การรับจดหมาย เอกสารราชการ และความเป็นส่วนตัวของ Virtual Office

เจ้าหน้าที่ประจำที่อยู่นั้นรับและลงรับในทะเบียนเอกสาร โดยบันทึกวันเวลา ผู้ส่ง ประเภทเอกสาร และวิธีที่แจ้งให้ผู้รับทราบ ทะเบียนนี้สำคัญเมื่อต้องพิสูจน์ในภายหลังว่าหนังสือมาถึงเมื่อใด เพราะหลายเรื่องที่มีกำหนดเวลาตอบกลับขึ้นอยู่กับวันที่รับเอกสารเป็นจุดเริ่มนับ

ตามแนวปฏิบัติของเราจะแจ้งในวันทำการที่ได้รับ โดยส่งภาพหน้าซองหรือหน้าแรกให้ผู้ติดต่อที่ระบุไว้ และแจ้งซ้ำทางช่องทางที่สองสำหรับเอกสารที่มีกำหนดเวลา ผู้ใช้บริการควรแจ้งชื่อและช่องทางติดต่อของผู้รับผิดชอบไว้ล่วงหน้า และปรับปรุงทันทีเมื่อเปลี่ยนผู้ดูแล

ส่งได้ เพราะที่อยู่นี้เป็นที่ตั้งตามทะเบียนของนิติบุคคล จึงเป็นที่อยู่ที่หน่วยงานใช้ติดต่ออย่างเป็นทางการ ด้วยเหตุนี้การจัดการเอกสารประเภทนี้จึงต้องเร็วและมีร่องรอยชัดเจน กิจการควรกำหนดผู้รับผิดชอบหลักและผู้สำรอง เพื่อไม่ให้หนังสือที่มีกำหนดเวลาไปค้างอยู่ที่บุคคลเดียว

ผลขึ้นกับประเภทเรื่อง ตั้งแต่การถูกประเมินตามข้อมูลที่หน่วยงานมีอยู่ ไปจนถึงการเสียโอกาสยื่นคำให้การหรืออุทธรณ์ในคดี จึงควรจัดชั้นความเร่งด่วนของเอกสารตั้งแต่วันรับ และแยกกลุ่มเอกสารจากศาล กรมสรรพากร ประกันสังคม และธนาคาร ออกมาแจ้งเป็นลำดับแรกทุกครั้ง

เลือกได้ระหว่างมารับเองที่สำนักงาน ส่งไปรษณีย์ลงทะเบียนหรือ EMS ไปยังที่อยู่ที่แจ้ง ใช้บริการขนส่งเอกชนแบบมีเลขติดตาม หรือรับเป็นไฟล์สแกนก่อนแล้วตามด้วยตัวจริงตามรอบที่กำหนด สำหรับเอกสารที่ต้องใช้ตัวจริงในชั้นศาลหรือธนาคาร ควรเลือกวิธีที่มีหลักฐานการรับปลายทาง

ใช้เพื่อรับรู้เนื้อหาและเริ่มดำเนินการได้ทันที แต่หน่วยงานหลายแห่งยังต้องการตัวจริงหรือสำเนาที่รับรองเมื่อยื่นเรื่อง จึงควรถือว่าไฟล์สแกนเป็นเครื่องมือให้รู้เร็ว ไม่ใช่สิ่งที่ใช้แทนได้ในทุกขั้น และควรเก็บตัวจริงไว้ครบตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดสำหรับเอกสารประเภทนั้น

เก็บตามรอบที่ตกลงกันไว้ในข้อกำหนดการให้บริการ และสำหรับเอกสารที่มีกำหนดเวลาจะไม่ถือไว้รอรอบ แต่แจ้งและจัดส่งทันที ผู้ใช้บริการควรกำหนดรอบให้สอดคล้องกับจังหวะงานของตนเอง เช่น กิจการที่มีธุรกรรมกับหน่วยงานรัฐบ่อยควรเลือกรอบถี่กว่ากิจการที่รับเพียงจดหมายธนาคาร

เอกสารถูกเก็บในพื้นที่ที่จำกัดการเข้าถึงเฉพาะเจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้อง มีบันทึกการเข้าถึง และเจ้าหน้าที่อยู่ภายใต้ข้อกำหนดการรักษาความลับ ซองที่ปิดผนึกจะเปิดเพียงเมื่อผู้ใช้บริการร้องขอให้สแกนเนื้อหาไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ไม่เปิดโดยพลการ

จดหมายมักมีข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน ลูกค้า หรือคู่ค้า การรับ เก็บ สแกน และส่งต่อจึงเป็นการประมวลผลข้อมูล ผู้ให้บริการทำหน้าที่ตามคำสั่งของผู้ใช้บริการภายใต้ข้อกำหนดที่ทำไว้ และควรมีข้อตกลงระบุขอบเขตการประมวลผล ระยะเวลาเก็บ และวิธีทำลายเอกสารเมื่อครบกำหนด

ทำลายด้วยวิธีที่ทำให้อ่านเนื้อหาไม่ได้ เช่น การย่อยเอกสาร และบันทึกรายการที่ทำลายพร้อมวันที่ไว้ให้ตรวจย้อนได้ เอกสารที่อยู่ในกลุ่มที่กฎหมายกำหนดระยะเวลาเก็บ เช่น เอกสารบัญชีและภาษี จะไม่ถูกทำลายก่อนครบกำหนด แม้ผู้ใช้บริการแจ้งว่าไม่ต้องการแล้ว

ทำได้และช่วยลดความล่าช้าในองค์กรที่มีทีมแยกกัน เช่น เอกสารภาษีและประกันสังคมส่งถึงฝ่ายบัญชี หนังสือจากศาลและคู่ค้าส่งถึงฝ่ายกฎหมาย และเอกสารธนาคารส่งถึงผู้มีอำนาจลงนาม ควรทบทวนผังผู้รับทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนโครงสร้างทีม

บริการที่อยู่ทางทะเบียนมุ่งรับเอกสารและจดหมายทางธุรกิจ ไม่ใช่การเก็บสินค้าเพื่อกระจายสินค้า พัสดุขนาดเล็กที่เป็นเอกสารหรือของใช้สำนักงานรับได้ตามที่ตกลง แต่ผู้ที่ต้องรับสินค้าจำนวนมากควรใช้คลังสินค้าหรือผู้ให้บริการโลจิสติกส์ควบคู่ไป เพื่อไม่ให้กระบวนการเอกสารสำคัญถูกรบกวน

ควรจดทะเบียนเปลี่ยนที่ตั้งและแจ้งหน่วยงานกับคู่ค้าทุกรายก่อนวันสิ้นสุดบริการ และตกลงช่วงเวลาส่งต่อจดหมายหลังย้ายไว้ล่วงหน้า เพราะหนังสือราชการบางฉบับใช้ฐานข้อมูลที่ปรับปรุงไม่ทันที การมีช่วงส่งต่อจึงช่วยไม่ให้พลาดเอกสารที่มีกำหนดเวลาในช่วงเปลี่ยนผ่าน

ขอได้ตามช่วงเวลาที่ระบุ โดยจะจัดให้เป็นรายการที่มีวันเวลา ผู้ส่ง ประเภทเอกสาร วิธีแจ้ง และวิธีส่งต่อ รายการนี้มักถูกใช้ประกอบคำชี้แจงเรื่องกำหนดเวลา หรือใช้ตรวจสอบภายในเมื่อมีการเปลี่ยนผู้รับผิดชอบ จึงควรขอเก็บไว้เป็นระยะแม้ยังไม่มีเรื่องที่ต้องใช้