เตรียมงบการเงินและเอกสารเพื่อขอสินเชื่อธุรกิจ

งบการเงินที่ผู้สอบบัญชีรับรองย้อนหลังสามปีหากมี งบภายในของงวดล่าสุด รายการเดินบัญชีธนาคารย้อนหลังหกถึงสิบสองเดือน แบบยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลและภาษีมูลค่าเพิ่มพร้อมใบเสร็จรับชำระ เอกสารรับรองสถานะนิติบุคคลที่ออกใหม่ไม่นาน และรายชื่อผู้ถือหุ้นชุดที่นายทะเบียนรับไว้ล่าสุด รายละเอียดลูกหนี้เจ้าหนี้แยกอายุหนี้ และเอกสารหลักประกันถ้ามี

เพราะรายการเดินบัญชีเป็นข้อมูลที่ผู้ให้สินเชื่อตรวจสอบเองได้ ถ้ารายได้ในงบสูงกว่าเงินรับเข้าบัญชีอย่างมีนัย ต้องอธิบายให้ได้ว่าส่วนต่างมาจากอะไร เช่น การขายเชื่อที่ยังไม่เก็บ หรือการรับชำระผ่านช่องทางที่ไม่ผ่านบัญชีหลัก คำอธิบายที่มีเอกสารประกอบช่วยได้ ส่วนคำอธิบายลอย ๆ มักทำให้คำขอถูกพักไว้

โดยประมาณควรเริ่มก่อนหกถึงสิบสองเดือน เพราะสิ่งที่ผู้ให้สินเชื่อดูคือพฤติกรรมต่อเนื่อง ไม่ใช่ภาพเดือนเดียว ช่วงเวลานี้ใช้จัดให้เงินรับผ่านบัญชีบริษัทเป็นระบบ แยกเงินส่วนตัวของกรรมการออก ปรับรายการเงินยืมกรรมการให้มีเอกสาร และทำให้กำไรที่แสดงสอดคล้องกับแบบภาษีที่ยื่นจริง

ทำให้ประเมินรายได้จริงของกิจการยาก และเป็นเหตุให้ผู้ให้สินเชื่อลดวงเงินหรือขอหลักประกันเพิ่ม เพราะมองว่าการแยกกิจการกับเจ้าของยังไม่ชัด ทางแก้คือย้ายช่องทางรับชำระเข้าบัญชีบริษัททั้งหมด บันทึกรายการที่เคยรับผ่านบัญชีส่วนตัวให้ครบ และจัดทำหลักฐานการนำส่งเงินเข้ากิจการอย่างเป็นระบบ

ดูกำไรจากการดำเนินงานก่อนหักดอกเบี้ยและค่าเสื่อมราคา เทียบกับภาระผ่อนต้นและดอกเบี้ยทั้งหมดต่อปี รวมหนี้ที่มีอยู่เดิม จุดที่มักพลาดคือลืมนับภาระเช่าซื้อรถ ลีสซิ่งเครื่องจักร และวงเงินหมุนเวียนที่ใช้อยู่ การทำตารางภาระหนี้ทั้งหมดแนบไปพร้อมคำขอ ช่วยให้บทสนทนาเดินไปที่โครงสร้างวงเงิน ไม่ใช่การตั้งคำถามเรื่องความครบถ้วน

มีผลมาก เพราะลูกหนี้เกินกำหนดนานถูกมองว่าอาจเก็บไม่ได้ และกระทบทั้งกำไรที่แสดงและกระแสเงินสดที่คาดหมาย ควรจัดตารางแยกอายุหนี้ ระบุเหตุผลของยอดค้างแต่ละราย แนบหลักฐานการติดตาม และตัดยอดที่เก็บไม่ได้จริงออกตามหลักเกณฑ์ ความโปร่งใสตรงนี้ให้ผลดีกว่าการปล่อยยอดสวยแต่ตอบคำถามไม่ได้

ต้องอ้างฐานจากผลจริงย้อนหลัง ระบุสมมติฐานรายตัวว่าปริมาณขาย ราคา อัตรากำไรขั้นต้น และรอบเก็บเงินอิงจากอะไร แสดงกรณีฐานและกรณีระมัดระวัง และเชื่อมโยงเงินกู้ที่ขอเข้ากับการใช้เงินเฉพาะเรื่อง เช่น ซื้อเครื่องจักรหรือเพิ่มสินค้าคงเหลือ ประมาณการที่โตเป็นเส้นตรงโดยไม่มีที่มา คือสิ่งที่ผู้พิจารณาตัดออกก่อน

มีผลต่อวงเงิน อัตราดอกเบี้ย และระยะเวลา โดยทั่วไปที่ดินและสิ่งปลูกสร้างมีน้ำหนักมากกว่าเครื่องจักรหรือสินค้าคงเหลือ การค้ำประกันโดยกรรมการเป็นเรื่องปกติในธุรกิจขนาดเล็ก ควรอ่านขอบเขตความรับผิดให้ชัดว่าครอบเฉพาะวงเงินนี้หรือครอบทุกวงเงินในอนาคต และมีเงื่อนไขปลดภาระเมื่อใด

ได้ ถ้าอธิบายสาเหตุได้ชัดและแสดงการฟื้นตัวที่วัดได้ เช่น ขาดทุนจากการตัดจำหน่ายรายการครั้งเดียว หรือการลงทุนเปิดสาขาที่เริ่มให้ผลแล้ว ควรแนบงบภายในงวดล่าสุด ยอดขายรายเดือนล่าสุด และมาตรการลดต้นทุนที่ทำไปแล้วพร้อมผลลัพธ์ การแสดงตัวเลขเดือนต่อเดือนมักมีน้ำหนักกว่าคำอธิบายเชิงบรรยาย

เปิดเผยให้ครบทั้งยอดคงเหลือ เงื่อนไขการชำระ และเหตุผลทางธุรกิจ เพราะเงินยืมไปมาระหว่างบริษัทในเครือคือประเด็นที่ถูกซักมากที่สุด ถ้ามีการโยกเงินเพื่อเสริมสภาพคล่องข้ามบริษัท ควรทำสัญญาเงินกู้ระหว่างกันพร้อมกำหนดชำระ และแสดงว่าอัตราผลตอบแทนอยู่ในระดับที่อธิบายได้ตามหลักการตั้งราคาระหว่างกัน

ข้อกำหนดให้ส่งงบการเงินภายในกำหนด ข้อรักษาอัตราส่วนทางการเงิน ข้อห้ามก่อหนี้เพิ่มหรือให้หลักประกันแก่ผู้อื่น ข้อห้ามจ่ายเงินปันผลเมื่อผิดเงื่อนไข ข้อเรียกคืนก่อนกำหนด และค่าธรรมเนียมชำระคืนก่อนครบอายุ ควรประเมินว่าอัตราส่วนที่กำหนดยังทำได้จริงในปีที่ยอดขายตก ไม่ใช่เฉพาะปีที่ดี

ช่วยในแง่ที่ทำให้มีข้อมูลยอดขายที่ยื่นต่อหน่วยงานรัฐเป็นรายเดือน ซึ่งผู้ให้สินเชื่อใช้ตรวจความสม่ำเสมอได้ แต่ต้องมาพร้อมการยื่นที่ครบถ้วนและตรงกับบัญชี เพราะแบบยื่นที่ขัดกับงบจะกลายเป็นข้อสงสัยแทนที่จะเป็นข้อสนับสนุน กิจการที่ยังไม่ถึงเกณฑ์จดทะเบียนควรชั่งประโยชน์นี้กับภาระปฏิบัติที่เพิ่มขึ้น

โดยประมาณนับจากยื่นเอกสารครบ วงเงินหมุนเวียนขนาดเล็กอาจรู้ผลในไม่กี่สัปดาห์ ส่วนวงเงินที่ต้องประเมินหลักประกันและอนุมัติหลายชั้นมักใช้เวลานานกว่านั้นหลายเท่า ตัวแปรที่ทำให้ยืดที่สุดคือการขอเอกสารเพิ่มเป็นรอบ ๆ จึงควรส่งชุดเอกสารให้ครบตั้งแต่ครั้งแรกและเตรียมคำอธิบายรายการที่ผิดปกติไว้ล่วงหน้า

จัดงบให้สะท้อนผลการดำเนินงานจริงและตรงกับแบบภาษี ทำกระดาษทำการกระทบยอดบัญชีกับรายการเดินบัญชี จัดตารางอายุลูกหนี้เจ้าหนี้และภาระหนี้ทั้งหมด ทำประมาณการที่อ้างฐานจากผลจริง และเตรียมบันทึกอธิบายรายการผิดปกติเป็นภาษาที่เจ้าหน้าที่สินเชื่ออ่านแล้วตรวจต่อได้ทันที