วางระบบบัญชีปีแรกของบริษัทที่เพิ่งจดทะเบียน

เปิดบัญชีธนาคารในชื่อบริษัท จัดเก็บเอกสารจดทะเบียนเป็นไฟล์ที่ค้นได้ ขึ้นทะเบียนผู้ประกอบการกับระบบยื่นแบบทางอิเล็กทรอนิกส์ ตกลงตัวผู้ทำบัญชีที่จะรับผิดชอบรอบแรก และกำหนดวิธีส่งเอกสารรายเดือน สี่เรื่องนี้ทำให้เดือนถัดไปเริ่มบันทึกบัญชีได้ทันทีโดยไม่ต้องตามเอกสารย้อนหลัง ซึ่งเป็นงานที่ใช้เวลามากที่สุดของกิจการใหม่

รอบแรกนับตั้งแต่วันที่นายทะเบียนรับจดจนถึงวันปิดรอบที่แจ้งไว้ โดยรอบแรกมักสั้นกว่าสิบสองเดือนและกฎหมายไม่ให้เกินสิบสองเดือน การเลือกวันสิ้นรอบควรดูฤดูกาลของธุรกิจและช่วงที่ทีมมีเวลาปิดงบ การเปลี่ยนรอบภายหลังต้องขออนุมัติและมีเหตุผลรองรับ จึงควรตัดสินใจให้ดีในครั้งแรกมากกว่าเลือกตามความสะดวกชั่วคราว

ใช้บัญชีธนาคารของบริษัทสำหรับทุกรายรับรายจ่ายของกิจการ ถ้าผู้ก่อตั้งจ่ายแทนไปก่อนให้ทำใบเบิกคืนพร้อมแนบหลักฐาน และถ้านำเงินเข้าให้ระบุว่าเป็นเงินกู้จากกรรมการหรือการชำระค่าหุ้น พร้อมทำเอกสารรองรับ การใช้บัญชีส่วนตัวสลับกับบัญชีบริษัทเป็นสาเหตุที่ทำให้ยอดเงินฝากกระทบไม่ลงและถูกตั้งคำถามเรื่องที่มาของรายรับ

รายการเดินบัญชีธนาคารทุกบัญชี ใบกำกับภาษีซื้อและขาย ใบเสร็จค่าใช้จ่าย เอกสารการจ่ายเงินเดือนและการหักภาษี สัญญาที่ทำใหม่ในเดือนนั้น และรายการสินค้าคงเหลือหากมีสต๊อก ควรตั้งรอบส่งภายในกำหนดวันของเดือนถัดไปให้ตรงกัน เพราะการส่งเอกสารเป็นชุดล่าช้าทำให้ยื่นแบบไม่ทันและเกิดเบี้ยปรับที่หลีกเลี่ยงได้

ขึ้นกับลูกค้าและต้นทุน หากผู้ซื้อส่วนใหญ่เป็นบริษัทซึ่งขอเอกสารกำกับภาษีเพื่อใช้เครดิต หรือช่วงลงทุนแรกมีภาษีซื้อสูง การจดตั้งแต่ต้นมักได้ประโยชน์ แต่จะมาพร้อมหน้าที่ยื่นแบบทุกเดือนและการจัดทำรายงานภาษีซื้อขาย หากขายผู้บริโภครายย่อยและต้นทุนไม่มีภาษีซื้อมาก การรอถึงเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนดก็เป็นทางที่สมเหตุสมผล

ทำสัญญาจ้างเป็นลายลักษณ์อักษร ขึ้นทะเบียนนายจ้างและลูกจ้างกับประกันสังคมภายในกำหนด ตั้งระบบคำนวณเงินเดือนที่แสดงการหักภาษี ณ ที่จ่ายและเงินสมทบ ออกสลิปเงินเดือนทุกงวด และเก็บทะเบียนลูกจ้างพร้อมบันทึกเวลาทำงาน ห้าเรื่องนี้เป็นสิ่งที่ถูกตรวจบ่อยและแก้ย้อนหลังยากกว่ารายการทางบัญชีทั่วไป

กรณีที่พบบ่อยคือจ่ายค่าบริการและค่าจ้างทำของ ค่าเช่า ค่าโฆษณา ค่าขนส่ง ค่าวิชาชีพ และเงินเดือนพนักงาน อัตราต่างกันตามประเภทและสถานะผู้รับ ต้องออกหนังสือรับรองการหักให้ผู้รับและนำส่งภายในกำหนดของเดือนถัดไป จุดที่พลาดบ่อยคือจ่ายค่าบริการรายย่อยแล้วลืมหัก ซึ่งภาระจะตกกับบริษัทผู้จ่ายเมื่อถูกตรวจ

บริษัทที่มีรอบบัญชีครบสิบสองเดือนโดยทั่วไปมีหน้าที่ยื่นประมาณการกำไรสุทธิกลางรอบ ส่วนรอบแรกที่สั้นกว่าสิบสองเดือนมักไม่เข้าเงื่อนไข ควรตรวจกับรอบบัญชีที่จดไว้ให้ชัด เพราะการประมาณการต่ำกว่าที่ควรอย่างมากมีผลเรื่องเงินเพิ่ม การทำประมาณการจึงควรอิงงบทดลองที่ปรับรายการแล้ว ไม่ใช่ตัวเลขคาดการณ์ลอย ๆ

แยกระหว่างรายจ่ายที่เป็นค่าใช้จ่ายของงวดกับรายการที่ต้องตั้งเป็นทรัพย์สินและคิดค่าเสื่อมราคา โดยกำหนดเกณฑ์มูลค่าขั้นต่ำไว้เป็นนโยบายและใช้ให้ต่อเนื่อง จัดทำทะเบียนทรัพย์สินที่ระบุวันได้มา ต้นทุน อายุการใช้งาน และสถานที่ตั้ง หากไม่มีทะเบียนตั้งแต่ต้น การสร้างย้อนหลังในปีที่สามมักทำให้ตัวเลขค่าเสื่อมราคาคลาดเคลื่อน

บางรายการทำได้เมื่อเกี่ยวข้องกับการก่อตั้งและมีหลักฐานชัด เช่น ค่าธรรมเนียมจดทะเบียน ค่าจัดทำเอกสาร และค่าที่ปรึกษาเริ่มต้น โดยต้องมีใบเสร็จที่ระบุผู้จ่ายและมติรับรองการเบิกคืน ส่วนรายการที่เป็นการใช้จ่ายส่วนตัวหรือไม่มีหลักฐานเชื่อมโยงกับกิจการ ไม่ควรนำเข้าบัญชี เพราะจะกลายเป็นรายการที่อธิบายไม่ได้เมื่อถูกตรวจ

ปิดรายเดือนดีกว่าเกือบทุกกรณี เพราะทำให้เห็นกำไรขาดทุนที่ใช้ตัดสินใจได้ ตรวจพบเอกสารขาดตั้งแต่ยังตามได้ และกระจายงานปิดงบไม่ให้ไปกองที่ปลายปี ขั้นตอนขั้นต่ำต่อเดือนคือกระทบยอดธนาคาร ตรวจลูกหนี้เจ้าหนี้ค้าง ตรวจรายการภาษีที่ต้องนำส่ง และสอบทานรายการผิดปกติที่ยอดเปลี่ยนมากจากเดือนก่อน

ตรวจความครบของเอกสารทั้งรอบ กระทบยอดธนาคารและสต๊อก ปรับรายการค้างรับค้างจ่ายและค่าเสื่อมราคา จัดทำงบทดลองหลังปรับ ส่งให้ผู้สอบบัญชีตรวจ แก้ตามข้อสังเกต จัดประชุมอนุมัติงบ แล้วยื่นงบและแบบภาษีตามกำหนด ควรเริ่มเตรียมก่อนสิ้นรอบประมาณหนึ่งเดือน เพราะการตามเอกสารของเดือนแรก ๆ ใช้เวลามากกว่าที่คาดเสมอ

เก็บใบเสร็จไม่ครบเพราะคิดว่ายอดเล็ก ใช้บัญชีส่วนตัวรับเงินลูกค้า ลืมหักภาษี ณ ที่จ่ายกับผู้ให้บริการรายย่อย ไม่ขึ้นทะเบียนประกันสังคมให้พนักงานคนแรกตามกำหนด และไม่ทำทะเบียนทรัพย์สิน ทั้งห้าข้อแก้ได้ง่ายในเดือนที่เกิด แต่ใช้เวลาและมีภาระเพิ่มเมื่อพบตอนปิดงบหรือตอนถูกตรวจ

วางผังบัญชีและนโยบายพื้นฐานให้เหมาะกับลักษณะธุรกิจ ตั้งรอบส่งเอกสารและรายการตรวจรายเดือน บันทึกบัญชีและกระทบยอด จัดทำเงินเดือนพร้อมการนำส่ง ยื่นแบบภาษีตามรอบ ปิดงบและประสานผู้สอบบัญชี พร้อมสรุปตัวเลขที่ใช้ตัดสินใจให้ผู้บริหารอ่านเข้าใจได้ โดยตกลงขอบเขตและกำหนดเวลากันไว้ตั้งแต่ต้น