ระบบควบคุมภายในและการรับมือการทุจริตในกิจการที่เจ้าของบริหารเอง

หลักที่ต้องรักษาไว้คือคนบันทึกรายการต้องไม่ใช่คนถือเงินหรืออนุมัติจ่าย เมื่อมีสองคนให้แบ่งเป็นคนตั้งเรื่องจ่ายกับคนกดโอน แล้วให้เจ้าของอนุมัติวงเงินที่เกินเพดานที่กำหนดเอง ถ้าเลี่ยงไม่ได้จริงให้ใช้การสอบทานย้อนหลังทุกเดือนโดยผู้ทำบัญชีภายนอกแทน เพื่อให้มีสายตาที่สามอ่านรายการเดียวกัน

เรียงตามที่พบจริง คือเงินสดรับหน้าร้านที่ไม่ออกเอกสารทุกใบ เงินสดย่อยที่เบิกด้วยใบเสร็จซื้อของทั่วไปซึ่งตรวจย้อนไม่ได้ การคืนสินค้าและส่วนลดที่พนักงานคนเดียวกันทั้งอนุมัติและบันทึก และค่าใช้จ่ายเดินทางที่ไม่มีใบกำกับ ทั้งสี่จุดแก้ได้ด้วยการกำหนดวงเงินและผู้อนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรก่อน แล้วจึงทำสุ่มตรวจเดือนละครั้ง

ช่วยได้มากถ้าทำทุกเดือนและให้คนที่ไม่ได้บันทึกรายการเป็นคนกระทบยอด รายการที่ควรสะดุดตาคือเงินโอนออกที่ไม่มีคู่กับใบแจ้งหนี้ ยอดที่ปัดเป็นเลขกลม ๆ ซ้ำ ๆ และรายการที่ค้างในบัญชีพักนานเกินหนึ่งงวด ถ้ากระทบยอดล่าช้าสองถึงสามเดือน หลักฐานฝั่งคู่ค้าจะเริ่มตามกลับได้ยาก

เพราะการเพิ่มชื่อผู้รับเงินใหม่คือประตูที่ใช้ถ่ายเงินออกได้ง่ายที่สุด ควรกำหนดว่าการเพิ่มหรือแก้เลขบัญชีธนาคารต้องมีผู้อนุมัติแยกจากผู้บันทึก และต้องแนบหน้าบัญชีธนาคารกับหนังสือรับรองของนิติบุคคลไว้ทุกครั้ง จากนั้นพิมพ์รายชื่อที่แก้ไขในเดือนนั้นให้เจ้าของอ่านสั้น ๆ ก็ปิดช่องได้เกือบทั้งหมด

กิจการที่สินค้ามีมูลค่าสูงต่อชิ้นควรนับหมุนเวียนทุกสัปดาห์เฉพาะกลุ่มที่มีมูลค่ารวมสูง ส่วนกิจการทั่วไปนับทั้งคลังปีละครั้งพร้อมนับหมุนเวียนรายเดือนเป็นกลุ่มก็เพียงพอ สิ่งที่สำคัญกว่าความถี่คือผู้นับต้องไม่ใช่ผู้ดูแลคลังคนเดียวกัน และผลต่างทุกครั้งต้องมีคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนปรับบัญชี

อย่าเผชิญหน้าก่อนเก็บหลักฐาน ลำดับที่ปลอดภัยคือสำรองข้อมูลระบบบัญชีและอีเมลไว้ทันที ขอ statement ธนาคารย้อนหลังตามช่วงที่สงสัย รวบรวมเอกสารอนุมัติที่เกี่ยวข้อง แล้วจึงจำกัดสิทธิเข้าถึงระบบอย่างเงียบ ๆ การรีบเรียกคุยก่อนมักทำให้ไฟล์และเอกสารหายไปในคืนเดียว

ขึ้นกับเป้าหมายหลัก ถ้าต้องการเงินคืนและลูกจ้างยังมีทรัพย์หรือรายได้ให้บังคับ ทางแพ่งพร้อมการเจรจาผ่อนชำระมักได้ผลเร็วกว่า ถ้าพฤติการณ์ชัดและต้องการยับยั้งไม่ให้เกิดซ้ำในองค์กร การดำเนินคดีอาญาจะมีน้ำหนัก หลายเรื่องเดินทั้งสองทางโดยเริ่มจากรวบรวมพยานเอกสารให้ครบก่อนยื่นเรื่องใด

ต้องดูว่ามีความคุ้มครองความซื่อสัตย์ของลูกจ้างไว้ในกรมธรรม์หรือไม่ เพราะประกันทรัพย์สินทั่วไปมักไม่รวมกรณีนี้ หากมีความคุ้มครอง เงื่อนไขเรื่องระยะเวลาแจ้งเหตุจะเข้มมาก จึงควรแจ้งผู้รับประกันเป็นหนังสือทันทีที่พบเหตุ ควบคู่ไปกับการรวบรวมหลักฐาน ไม่ใช่รอให้สอบข้อเท็จจริงเสร็จก่อน

ไม่มีตัวเลขมาตรฐาน แต่วิธีตั้งที่ใช้ได้คือดูยอดจ่ายจริงย้อนหลังหนึ่งปี แล้ววางเพดานให้รายการประมาณแปดสิบเปอร์เซ็นต์ผ่านผู้จัดการได้เอง ส่วนที่เหลือให้เจ้าของอนุมัติ ตั้งสูงเกินไปจะไม่มีการคุม ตั้งต่ำเกินไปเจ้าของจะเซ็นแบบไม่อ่านและกลายเป็นการอนุมัติที่ไร้ความหมาย

ให้สิทธิเท่าที่งานต้องใช้ และแยกสิทธิลบหรือแก้ไขรายการย้อนหลังไว้ที่เจ้าของหรือผู้บริหารเท่านั้น ควรเปิดบันทึกการแก้ไขในระบบไว้ตลอดและปิดงวดบัญชีทุกเดือนเพื่อไม่ให้ย้อนแก้ตัวเลขที่ยื่นภาษีไปแล้ว เมื่อมีพนักงานลาออกให้ยกเลิกบัญชีผู้ใช้ในวันสุดท้าย ไม่ใช่รอสิ้นเดือน

ช่วยที่การแยกคนบันทึกออกจากคนถือเงินได้ทันทีโดยไม่ต้องเพิ่มพนักงาน และได้สายตาที่อ่านเอกสารจากภายนอกทุกเดือน แต่จะไม่ช่วยเลยถ้ากิจการส่งเฉพาะเอกสารที่คัดมาแล้ว จุดที่ต้องตกลงให้ชัดคือขอบเขตเอกสารที่ต้องส่งครบทุกใบ และรายงานผลต่างที่พบให้เจ้าของอ่านโดยตรง ไม่ผ่านผู้ที่ถูกสอบทาน

สี่อย่างคือยอดเงินฝากคงเหลือเทียบกับที่ควรเป็น รายการจ่ายที่เกินเพดานทั้งหมด รายชื่อผู้รับเงินที่เพิ่มหรือแก้บัญชีธนาคารในเดือนนั้น และลูกหนี้ที่เกินกำหนดเกินหกสิบวัน อ่านสี่ชุดนี้ใช้เวลาราวยี่สิบนาทีต่อเดือน และจับปัญหาได้เร็วกว่าการอ่านงบการเงินเต็มฉบับตอนสิ้นปี