รับรองเอกสารสำหรับคนประจำเรือ ลูกเรือ และสัญญาจ้างกับบริษัทเรือต่างชาติ

งานที่ทำได้คือการรับรองลายมือชื่อของผู้ลงนามต่อหน้า การรับรองว่าสำเนาตรงกับต้นฉบับที่นำมาแสดง และการรับรองคำแปลที่ผู้แปลยืนยันความถูกต้อง ตัวอย่างที่พบบ่อยได้แก่ สัญญาจ้าง แบบฟอร์มยินยอมของบริษัท หนังสือมอบอำนาจ สำเนาหนังสือเดินทางและหนังสือคนประจำเรือ สำเนาประกาศนียบัตรและใบผ่านการฝึกอบรม สิ่งที่ผู้รับรองไม่ได้ทำคือยืนยันว่าข้อความในเอกสารเป็นความจริงหรือรับประกันว่าปลายทางจะยอมรับ จึงควรถามผู้ว่าจ้างก่อนว่าต้องการรูปแบบใดและต้องมีถ้อยคำเฉพาะหรือไม่

ต้องลงนามต่อหน้าผู้รับรองจึงจะรับรองลายมือชื่อได้ เพราะสาระของงานคือการยืนยันว่าผู้มีชื่อในเอกสารเป็นผู้ลงนามจริงในวันและสถานที่ที่ระบุ ดังนั้นห้ามเซ็นมาก่อนแล้วนำมาให้ประทับ สิ่งที่ควรนำมาคือหนังสือเดินทางฉบับจริงที่ยังไม่หมดอายุ เอกสารทุกหน้าที่จะลงนามในรูปแบบที่บริษัทส่งมา และอีเมลหรือหนังสือแจ้งจากบริษัทที่ระบุว่าต้องการการรับรองแบบใด หากมีหลายฉบับให้แจ้งจำนวนล่วงหน้าเพื่อเตรียมเวลาและจำนวนชุดสำเนาให้พอ

ทำหนังสือมอบอำนาจที่ระบุขอบเขตให้ชัดเจนว่าให้ทำเรื่องใดกับหน่วยงานใด ระยะเวลาที่ให้อำนาจ และสิ่งที่ห้ามทำ เช่น ห้ามจำหน่ายทรัพย์สิน การเขียนกว้างเกินไปทำให้เสี่ยงและหน่วยงานปลายทางมักไม่รับ เอกสารที่ควรเตรียมคือสำเนาบัตรประจำตัวของผู้มอบและผู้รับมอบ เอกสารแสดงสิทธิในเรื่องที่มอบอำนาจ และแบบฟอร์มเฉพาะของหน่วยงานถ้ามี ควรทำสองถึงสามชุดเพราะบางแห่งเก็บต้นฉบับ และถ่ายภาพเอกสารเก็บไว้ในโทรศัพท์เพื่ออ้างอิงระหว่างอยู่บนเรือ

ได้ โดยต้องนำต้นฉบับมาแสดงในวันนั้นเพื่อเทียบกับสำเนา จึงจะออกข้อความรับรองว่าตรงกับเอกสารที่นำมาแสดงได้ กรณีที่ต้นฉบับอยู่กับหน่วยงานหรือสถาบันฝึกอบรม ให้ขอหนังสือรับรองหรือสำเนาที่หน่วยงานนั้นรับรองมาก่อน แล้วนำฉบับนั้นมาเป็นต้นทาง ข้อควรระวังคือบางบริษัทกำหนดว่าต้องเห็นเลขทะเบียนและวันหมดอายุชัดเจน หากสำเนาเดิมเลือนควรขอฉบับใหม่จากผู้ออกก่อน เพื่อไม่ให้ถูกปฏิเสธเมื่อส่งไปแล้วและต้องเริ่มใหม่ทั้งชุด

เอกสารสถานะบุคคลออกโดยหน่วยงานทะเบียนราษฎร ไม่ใช่โดยผู้รับรองเอกสาร ขั้นตอนจึงเป็นการขอเอกสารจากหน่วยงานก่อน แล้วจึงนำมาทำคำแปลและรับรองคำแปลเพื่อส่งต่างประเทศ กรณีต้องใช้กับหน่วยงานต่างประเทศโดยตรง มักมีขั้นรับรองต่อโดยหน่วยงานการต่างประเทศของไทย แล้วจึงเป็นคณะผู้แทนทางการทูตของประเทศที่จะใช้เอกสาร ควรถามรายการที่ต้องใช้จากผู้ว่าจ้างเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่ม เพราะแต่ละบริษัทและแต่ละธงเรือขอไม่เหมือนกัน และลำดับขั้นที่ผิดทำให้ต้องทำซ้ำ

ธนาคารมักขอสัญญาจ้างหรือหนังสือยืนยันการจ้างจากบริษัท พร้อมเอกสารแสดงตัวและที่อยู่ที่ติดต่อได้ เอกสารจากต่างประเทศที่เป็นภาษาอื่นควรมีคำแปลที่รับรองแล้วเพื่อให้เจ้าหน้าที่พิจารณาได้เร็ว ในบางกรณีบริษัทส่งแบบฟอร์มให้ลงนามและต้องมีการรับรองลายมือชื่อก่อนส่งกลับ ควรตรวจว่าชื่อสะกดตรงกับหนังสือเดินทางทุกฉบับ เพราะความต่างเพียงตัวอักษรเดียวทำให้การจ่ายค่าจ้างล่าช้า และการแก้ภายหลังต้องติดต่อทั้งบริษัทและธนาคารใหม่ทั้งรอบ

ขึ้นกับว่าใครเป็นผู้ใช้เอกสาร ถ้าผู้ใช้เป็นบริษัทหรือตัวแทนเอกชนที่ระบุเพียงว่าต้องการลายมือชื่อที่มีผู้รับรอง มักจบที่ขั้นรับรองโดยทนายความผู้ทำคำรับรอง แต่ถ้าเอกสารต้องยื่นต่อหน่วยงานรัฐของประเทศปลายทาง เช่น งานทะเบียนหรือศาล มักต้องผ่านการรับรองต่อเป็นลำดับ วิธีที่เร็วที่สุดคือขอข้อความกำหนดรูปแบบจากปลายทางเป็นลายลักษณ์อักษร แล้ววางลำดับขั้นให้ครบก่อนออกจากบ้านครั้งเดียว เพราะบางขั้นมีวันทำการและคิวที่จำกัดต่อสัปดาห์

ควรเริ่มทันทีที่ได้รับหนังสือเสนอจ้างหรือแจ้งกำหนดเดินทาง เพราะงานที่ควบคุมเวลาไม่ได้คือการขอเอกสารจากหน่วยงานและขั้นรับรองต่อ ซึ่งมีคิวไม่เท่ากันในแต่ละช่วง ส่วนงานรับรองลายมือชื่อและรับรองสำเนาใช้เวลาไม่นานเมื่อเอกสารครบ แนวทางที่ปฏิบัติได้คือทำรายการเอกสารทั้งชุด ระบุผู้ออกและระยะเวลาที่คาด แล้วเริ่มจากรายการที่ใช้เวลานานที่สุดก่อน หากกำหนดเดินทางกระชั้น ควรแจ้งไว้ตั้งแต่วันแรกเพื่อจัดลำดับงานให้ทันวันที่ต้องส่งเอกสาร

แปลเฉพาะฉบับที่ผู้ใช้ต้องอ่านหรือหน่วยงานปลายทางกำหนด ไม่จำเป็นต้องแปลทั้งกอง คำแปลที่ใช้ได้ควรคงรูปแบบและเลขทะเบียนของต้นฉบับ สะกดชื่อตรงกับหนังสือเดินทาง และมีคำรับรองของผู้แปลแนบท้าย ปัญหาที่พบบ่อยคือแปลชื่อสถาบันหรือชื่อหลักสูตรไม่ตรงกับที่ปรากฏบนประกาศนียบัตรฉบับภาษาอังกฤษที่สถาบันออกเอง ทางที่ปลอดภัยคือใช้ถ้อยคำเดียวกับเอกสารภาษาอังกฤษที่ผู้ออกเคยออกให้ หากมีอยู่แล้วก็ใช้ฉบับนั้นแทนการแปลใหม่

งานที่ต้องลงนามต่อหน้าจำเป็นต้องพบกันจริง จึงทำจากบนเรือไม่ได้ สิ่งที่ทำได้ล่วงหน้าคือเตรียมหนังสือมอบอำนาจไว้ก่อนออกเดินทางเพื่อให้ผู้รับมอบดำเนินการต่อในเรื่องที่ระบุไว้ กรณีอยู่ต่างจังหวัด สามารถส่งภาพเอกสารมาตรวจความครบถ้วนล่วงหน้า นัดวันเข้ามาลงนามครั้งเดียว และให้จัดส่งเอกสารที่รับรองแล้วไปยังที่อยู่ที่กำหนด หากบริษัทยอมรับเอกสารในรูปแบบไฟล์ ควรขอข้อความยืนยันไว้เป็นหลักฐานก่อนใช้วิธีนั้น

คำรับรองไม่มีวันหมดอายุในตัว แต่ผู้รับมักกำหนดว่าต้องออกภายในช่วงเวลาหนึ่ง เช่น ไม่เกินสามหรือหกเดือน และเอกสารต้นทางบางอย่างมีวันหมดอายุของตัวเอง เช่น หนังสือเดินทางและใบผ่านการฝึกอบรมบางประเภท ดังนั้นควรจัดตารางวันหมดอายุของเอกสารทั้งชุดไว้ในที่เดียว และทำใหม่เฉพาะรายการที่จำเป็นก่อนสัญญาฉบับถัดไป การเก็บชุดสำเนาที่รับรองไว้เกินจำนวนที่ใช้เล็กน้อยช่วยลดการเดินทางซ้ำเมื่อบริษัทขอเพิ่มระหว่างรอบ

โดยทั่วไปพิจารณาจากประเภทงานและจำนวนฉบับที่ต้องลงนามและประทับ เพราะแต่ละฉบับต้องบันทึกในสมุดทะเบียนแยกรายการ งานที่มีคำแปลหรือมีขั้นรับรองต่อจะมีค่าใช้จ่ายของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพิ่มเข้ามา ซึ่งเป็นค่าธรรมเนียมตามที่หน่วยงานนั้นกำหนด ไม่ใช่ค่าบริการของสำนักงาน แนวทางที่ชัดเจนคือส่งรายการเอกสารที่ต้องใช้มาก่อน เพื่อจะแจ้งขอบเขตงาน จำนวนฉบับ และขั้นตอนที่ต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษร แล้วจึงนัดวันเข้าดำเนินการ

สาเหตุที่พบซ้ำคือชื่อสะกดไม่ตรงกันระหว่างเอกสารแต่ละฉบับ ลงนามไม่ครบทุกหน้าที่กำหนด ใช้แบบฟอร์มรุ่นเก่าที่บริษัทเปลี่ยนแล้ว สำเนาอ่านเลขทะเบียนไม่ชัด และขาดขั้นรับรองที่ปลายทางกำหนดไว้ วิธีลดความเสี่ยงคือขอตัวอย่างเอกสารที่บริษัทเคยรับไว้แล้วมาดูเป็นแบบ ตรวจรายการกับผู้ประสานงานของบริษัทก่อนวันนัด และสแกนเก็บทุกฉบับหลังรับรองเสร็จ เพื่อใช้ยืนยันสิ่งที่ส่งไปหากมีการสอบถามย้อนหลัง

เราตรวจรายการเอกสารที่บริษัทหรือตัวแทนกำหนด บอกลำดับขั้นที่ต้องทำและจุดที่ใช้เวลานาน ร่างหนังสือมอบอำนาจตามขอบเขตที่ต้องการใช้จริง ดำเนินการรับรองลายมือชื่อและรับรองสำเนาพร้อมบันทึกทะเบียน ประสานงานคำแปลและขั้นรับรองต่อเมื่อปลายทางกำหนด และจัดชุดเอกสารพร้อมสำเนาสำรองให้เก็บไว้ หากกำหนดขึ้นเรือกระชั้น เราจะจัดลำดับงานให้ทันวันที่ต้องส่งและแจ้งสิ่งที่ต้องเตรียมมาในวันนัดอย่างชัดเจน