บัญชีและการรายงานของมูลนิธิ สมาคม และชมรม

ออกแบบให้ตอบสองคำถามพร้อมกัน คือเงินมาจากไหนและถูกใช้กับกิจกรรมใด จึงมักแยกรายรับเป็นเงินบริจาคทั่วไป เงินบริจาคที่ระบุวัตถุประสงค์ ค่าบำรุงสมาชิก รายรับจากกิจกรรม และดอกผลจากเงินฝาก ส่วนรายจ่ายแยกตามโครงการและงานสนับสนุนส่วนกลาง โครงสร้างแบบนี้ทำให้รายงานต่อผู้บริจาคและต่อนายทะเบียนดึงจากบัญชีชุดเดียวได้

ควรแยกอย่างน้อยในระดับบัญชีย่อยและรายงาน เพื่อแสดงว่ายอดคงเหลือส่วนใดยังผูกกับวัตถุประสงค์เดิม หากนำไปใช้กับกิจกรรมอื่นโดยไม่ได้รับความยินยอม จะเป็นทั้งประเด็นความน่าเชื่อถือและประเด็นทางกฎหมาย ในทางปฏิบัติมักเปิดบัญชีธนาคารแยกสำหรับโครงการใหญ่ และทำทะเบียนคุมยอดรับกับยอดใช้ของแต่ละโครงการไว้ควบคู่กัน

ชื่อและที่อยู่ขององค์กรพร้อมเลขทะเบียน ชื่อผู้บริจาค วันที่รับเงิน จำนวนเงินเป็นตัวเลขและตัวอักษร ช่องทางที่รับ วัตถุประสงค์หากผู้บริจาคระบุ และลายมือชื่อผู้มีอำนาจ หากองค์กรอยู่ในรายชื่อที่ผู้บริจาคใช้สิทธิลดหย่อนได้ ควรระบุข้อความอ้างอิงประกาศที่เกี่ยวข้องให้ถูกต้อง เพราะผู้บริจาคจะใช้เอกสารนี้ประกอบการยื่นภาษี

บันทึกตามมูลค่าที่ประเมินได้อย่างมีเหตุผล โดยอ้างอิงราคาซื้อของผู้บริจาค ราคาตลาดของสินค้าประเภทเดียวกัน หรือรายงานประเมินสำหรับทรัพย์สินมูลค่าสูง ควรเก็บหลักฐานที่มาของมูลค่าไว้กับรายการ และแยกรายงานสิ่งของที่ต้องส่งต่อให้ผู้รับประโยชน์ออกจากทรัพย์สินที่องค์กรเก็บไว้ใช้งาน เพื่อให้งบแสดงภาพที่ตรงกับการใช้จริง

รับรู้ตามงวดที่ให้สิทธิสมาชิก ส่วนที่ยังไม่ถึงงวดแสดงเป็นรายรับรับล่วงหน้าในหนี้สิน หากสมาชิกจ่ายหลายปีในครั้งเดียว ควรมีทะเบียนสมาชิกที่ระบุวันเริ่มและวันสิ้นสุดสิทธิเพื่อกระจายยอดได้ถูกต้อง การรับรู้ทั้งก้อนในปีที่รับเงินจะทำให้ผลการดำเนินงานของปีนั้นดูดีเกินจริงและปีถัดไปขาดรายรับอย่างไม่มีเหตุผล

ตามปฏิบัติทั่วไปประกอบด้วยงบแสดงฐานะการเงิน งบรายรับรายจ่ายหรืองบกิจกรรม หมายเหตุประกอบ และรายงานผู้สอบบัญชี พร้อมรายงานผลการดำเนินงานประจำปีที่อธิบายกิจกรรมตามวัตถุประสงค์ เอกสารชุดนี้ใช้เสนอที่ประชุมใหญ่ ยื่นต่อนายทะเบียนตามรอบที่กำหนด และประกอบการยื่นแบบต่อกรมสรรพากร ควรตรวจกำหนดเวลาของแต่ละหน่วยงานทุกปีเพราะไม่ตรงกัน

องค์กรที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคลตามกฎหมายโดยทั่วไปต้องมีงบที่ผ่านการตรวจสอบเสนอที่ประชุมใหญ่และยื่นต่อหน่วยงาน กรณีชมรมที่ไม่ได้จดทะเบียนอาจไม่มีหน้าที่ตามกฎหมาย แต่การให้บุคคลภายนอกสอบทานยังช่วยเรื่องความโปร่งใสต่อสมาชิก ควรตกลงขอบเขตงานและกำหนดเวลาส่งเอกสารกับผู้สอบบัญชีล่วงหน้าเพื่อให้ทันรอบประชุม

ยังมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและหน้าที่ยื่นแบบตามประเภทรายรับ หน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายเมื่อจ่ายค่าจ้าง ค่าบริการ หรือค่าเช่า และหน้าที่นำส่งประกันสังคมหากมีลูกจ้าง รายรับบางประเภทเช่นการขายสินค้าอย่างเป็นปกติอาจเข้าข่ายภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อถึงเกณฑ์ ควรแยกกิจกรรมเชิงพาณิชย์ออกจากงานตามวัตถุประสงค์ให้ชัดในบัญชี

เลือกตัวผลักดันต้นทุนที่อธิบายได้ เช่น ชั่วโมงทำงานของทีม จำนวนผู้รับประโยชน์ หรือพื้นที่ใช้งาน แล้วใช้เกณฑ์เดียวกันต่อเนื่องทุกงวด เขียนนโยบายการปันไว้เป็นลายลักษณ์อักษรและแนบไว้กับรายงานที่ส่งผู้ให้ทุน เพราะผู้ให้ทุนส่วนใหญ่กำหนดเพดานค่าบริหารจัดการและจะสอบถามวิธีคำนวณเมื่อยอดเปลี่ยนจากปีก่อน

อ่านเงื่อนไขในสัญญาให้ทุนก่อนเริ่มใช้เงิน แล้วตั้งรหัสโครงการในบัญชีให้ตรงกับหมวดงบที่ผู้ให้ทุนกำหนด เก็บใบเสร็จและหลักฐานการจ่ายแยกแฟ้มตามหมวด และกระทบยอดรายงานกับบัญชีทุกงวดก่อนส่ง วิธีนี้ลดปัญหาที่พบบ่อยคือยอดในรายงานไม่ตรงกับบัญชี ซึ่งมักทำให้งวดถัดไปถูกชะลอการเบิก

ใช้อย่างน้อยสองคนร่วมกันในการนับและลงนามบันทึก ใช้ตู้รับบริจาคที่มีหมายเลขผนึก นำฝากธนาคารในวันทำการถัดไปโดยเก็บสลิปไว้กับบันทึกการนับ และกระทบยอดกับใบเสร็จที่ออกทุกครั้ง หากมีการรับผ่านช่องทางโอนควรดึงรายการเดินบัญชีมาจับคู่ทุกสัปดาห์ เพื่อไม่ให้มีรายการค้างระบุตัวผู้บริจาคจำนวนมากเมื่อสิ้นปี

ต้องมีมติอนุมัติที่บันทึกไว้ เปิดเผยความเกี่ยวโยง ใช้ราคาที่เทียบเคียงได้กับบุคคลภายนอก และแสดงรายการในหมายเหตุประกอบงบ รายการที่พบปัญหาบ่อยคือการเช่าสถานที่จากกรรมการ การจ้างบริษัทที่กรรมการถือหุ้น และการให้ยืมเงิน สามเรื่องนี้ควรมีเอกสารครบตั้งแต่ต้น เพราะการอธิบายย้อนหลังมักไม่เพียงพอต่อทั้งผู้สอบบัญชีและนายทะเบียน

ตามประสบการณ์ทั่วไป ควรปิดยอดและกระทบบัญชีธนาคารภายในประมาณหนึ่งเดือนหลังสิ้นรอบ ส่งเอกสารให้ผู้สอบบัญชีในเดือนถัดไป เผื่อเวลาแก้ไขตามข้อสังเกตประมาณสองถึงสามสัปดาห์ แล้วจัดประชุมใหญ่ให้ทันกำหนดยื่นต่อหน่วยงาน การถอยกำหนดจากวันประชุมใหญ่กลับมาตั้งวันส่งเอกสารช่วยให้ไม่ต้องเร่งในสัปดาห์สุดท้าย

วางผังบัญชีและนโยบายการปันต้นทุน บันทึกบัญชีรายเดือนพร้อมกระทบยอดธนาคาร จัดทำทะเบียนผู้บริจาคและทะเบียนสมาชิก จัดทำงบและชุดเอกสารเพื่อเสนอที่ประชุมใหญ่ ยื่นแบบภาษีและนำส่งประกันสังคม รวมถึงเตรียมแฟ้มเอกสารรับการตรวจและจัดทำรายงานตามรูปแบบที่ผู้ให้ทุนกำหนด โดยตกลงรอบส่งข้อมูลกันไว้ล่วงหน้า