How should a non-profit chart of accounts be designed?

Design it to answer two questions at once: where money came from and which activity used it. Receipts are typically split into unrestricted donations, purpose-specified donations, membership dues, activity income, and interest; expenses are split by project and central support. With that structure, donor reports and registrar filings both draw from one ledger.

Must purpose-specified donations be kept separately?

Keep them separate at least at sub-ledger and reporting level, so it is visible which balance remains tied to its original purpose. Spending them elsewhere without consent raises both credibility and legal issues. In practice large projects often get a dedicated bank account plus a control register tracking receipts against spending per project.

What must a donation receipt contain?

The organisation's name, address and registration number, the donor's name, the date received, the amount in figures and words, the channel used, the purpose if the donor specified one, and an authorised signature. Where the organisation appears on a list allowing donor deductions, cite the relevant notice correctly, since donors file with this document.

How are in-kind donations recorded?

Record at a reasonably supportable value, referencing the donor's purchase price, market prices for similar goods, or a valuation report for high-value assets. Keep the basis of value with the entry, and report goods destined for beneficiaries separately from assets the organisation retains for its own use, so the statements mirror actual use.

When are membership dues received in advance recognised?

Recognise them across the periods the membership covers, showing the unearned part as a liability. Where members pay several years at once, maintain a register with start and end dates so the amount spreads correctly. Recognising the whole sum on receipt flatters that year's result and leaves the next year unexplainably short.

What do the annual statements include, and where are they filed?

Commonly a statement of financial position, a statement of receipts and payments or activities, notes, and the auditor's report, together with an annual activity report explaining work against the stated objectives. The set goes to the general meeting, to the registrar within its cycle, and supports Revenue Department filings. Check each authority's deadline yearly, as they differ.

Is an audit by a licensed auditor required?

Registered legal entities generally need audited statements for the general meeting and for filing. An unregistered club may have no statutory duty, yet an external review still supports transparency to members. Agree scope and a document-delivery timetable with the auditor early so the meeting cycle is met.

What tax duties apply to a non-profit organisation?

It still has a tax ID and filing duties by receipt type, must withhold on wages, service fees and rent, and remit social security where it has employees. Some receipts, such as routine goods sales, can fall under VAT once thresholds are met. Keep commercial activity clearly separated in the books from mission work.

How are central costs allocated to projects?

Pick a defensible cost driver — team hours, beneficiary numbers, or floor area — and apply it consistently each period. Put the allocation policy in writing and attach it to funder reports, since most funders cap administrative costs and will ask how the figure was derived when it moves from last year.

How should funder reports be prepared?

Read the grant conditions before spending, then set project codes matching the funder's budget lines, file receipts and payment evidence by line, and reconcile the report to the ledger each period before submission. This avoids the common problem of report figures not matching the books, which often delays the next disbursement.

What controls suit cash and on-site donations?

Have at least two people count and sign the record, use numbered sealed collection boxes, bank the funds on the next business day and keep the slip with the count sheet, and reconcile against receipts issued each time. For transfers, match bank lines weekly so the year does not close with many unidentified donors.

What care is needed for transactions with committee members?

There must be a recorded approving resolution, disclosed connections, arm's-length pricing, and disclosure in the notes. Problems recur with premises rented from a member, engagements with a member-owned company, and loans; all three need complete documentation from the start, since retrospective explanation rarely satisfies either the auditor or the registrar.

What year-end timetable works?

As a general pattern, close the books and reconcile bank accounts within about a month after period end, send documents to the auditor the following month, allow roughly two to three weeks for review points, then hold the general meeting in time for filing deadlines. Working backwards from the meeting date avoids a last-week rush.

Which parts can an accounting office handle?

Setting the chart of accounts and allocation policy, monthly bookkeeping with bank reconciliation, donor and member registers, statements and the general-meeting pack, tax filings and social-security remittance, plus inspection-ready files and reports in each funder's format — with a document-submission cycle agreed in advance.

FAQ

บัญชีและการรายงานของมูลนิธิ สมาคม และชมรม

องค์กรที่ไม่แบ่งผลกำไรมีหน้าที่รายงานคนละชุดกับบริษัททั่วไป เพราะต้องตอบทั้งนายทะเบียน กรมสรรพากร และผู้บริจาคที่อยากเห็นว่าเงินถูกใช้ตามวัตถุประสงค์ กลุ่มคำถามนี้อธิบายการวางผังบัญชีตามแหล่งเงิน การแยกเงินที่มีข้อจำกัดการใช้ การจัดทำงบและรายงานประจำปี การหักภาษี ณ ที่จ่ายจากการจ้างงาน และการเตรียมเอกสารรับการตรวจ

ถามคำถามของคุณ บริการสำนักงานบัญชี

ออกแบบให้ตอบสองคำถามพร้อมกัน คือเงินมาจากไหนและถูกใช้กับกิจกรรมใด จึงมักแยกรายรับเป็นเงินบริจาคทั่วไป เงินบริจาคที่ระบุวัตถุประสงค์ ค่าบำรุงสมาชิก รายรับจากกิจกรรม และดอกผลจากเงินฝาก ส่วนรายจ่ายแยกตามโครงการและงานสนับสนุนส่วนกลาง โครงสร้างแบบนี้ทำให้รายงานต่อผู้บริจาคและต่อนายทะเบียนดึงจากบัญชีชุดเดียวได้

ลัดไปยังคำถามในหมวดนี้

ผังบัญชีขององค์กรไม่แบ่งผลกำไรควรออกแบบอย่างไร
เงินบริจาคที่ระบุวัตถุประสงค์ต้องแยกบัญชีไหม
การออกใบเสร็จรับเงินบริจาคควรมีข้อมูลอะไร
ของบริจาคที่ไม่ใช่เงินบันทึกบัญชีอย่างไร
ค่าบำรุงสมาชิกที่รับล่วงหน้ารับรู้เมื่อไร
งบการเงินประจำปีต้องประกอบด้วยอะไร และยื่นที่ใด
ต้องมีผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบหรือไม่
องค์กรไม่แบ่งผลกำไรมีหน้าที่ทางภาษีอะไร
ค่าใช้จ่ายส่วนกลางปันเข้าโครงการอย่างไร
รายงานต่อผู้ให้ทุนควรจัดเตรียมอย่างไร
การควบคุมเงินสดและเงินบริจาคหน้างานทำอย่างไร
รายการกับกรรมการหรือผู้เกี่ยวข้องต้องระวังอะไร
กรอบเวลาปิดบัญชีประจำปีควรวางไว้อย่างไร
สำนักงานบัญชีช่วยงานส่วนใดได้

ค้นหาคำถามทั้งหมด + ตัวกรอง

หัวข้ออื่น

บัญชีและการรายงานของมูลนิธิ สมาคม และชมรม

ลัดไปยังคำถามในหมวดนี้

แปลเอกสารและรับรองคำแปล

คำแปล NAATI สำหรับออสเตรเลีย

รับรองเอกสารโดยทนาย Notary Public

รับรองนิติกรณ์กรมการกงสุลและสถานทูต

Apostille ตามอนุสัญญาเฮก 1961

วีซ่าและใบอนุญาตทำงาน

หนังสือรับรองความประพฤติและตรวจประวัติอาชญากรรม

จดทะเบียนสมรสและเอกสารครอบครัว

บัญชี ภาษี และงบการเงินสำหรับธุรกิจในไทย

จดทะเบียนบริษัทและการถือหุ้นของชาวต่างชาติ

บัตรเดินทางนักธุรกิจเอเปค (APEC Business Travel Card)

นิติกรณ์เอกสารรายประเทศปลายทาง

เอกสารการศึกษาและใบรับรองวิชาชีพ

ทะเบียนราษฎร หย่า และรับบุตรบุญธรรม

งานแปลเฉพาะทาง สัญญา การแพทย์ และเอกสารคดี

บริการล่ามในงานราชการ ศาล และการเจรจาธุรกิจ

ที่ดิน คอนโด และสัญญาเช่าสำหรับผู้ซื้อชาวต่างชาติ

พันธสัญญา มรดก และการจัดการทรัพย์สินข้ามประเทศ

สัญญาจ้าง เลิกจ้าง และคดีแรงงาน

ส่งเสริมการลงทุน BOI และใบอนุญาตประกอบธุรกิจต่างชาติ

ภาษีบุคคลธรรมดาของชาวต่างชาติและการแลกเปลี่ยนข้อมูลบัญชี

ประกันสังคม กองทุนเงินทดแทน และสิทธิของลูกจ้างต่างชาติ

เครื่องหมายการค้า ลิขสิทธิ์ และทรัพย์สินทางปัญญา

ร่างและตรวจสัญญาธุรกิจ

บังคับคดีและสืบทรัพย์

คดีอาญาและการประกันตัว

ใบอนุญาตประกอบกิจการและ อย.

PDPA และการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

ภาษีที่ดิน สิ่งปลูกสร้าง และค่าโอน

ล้มละลายและฟื้นฟูกิจการ

อุบัติเหตุ ประกันภัย และการเรียกค่าเสียหาย

e-Tax Invoice และระบบภาษีดิจิทัล

พิธีการศุลกากร นำเข้า-ส่งออก

แฟรนไชส์ ไลเซนส์ และตัวแทนจำหน่าย

อนุญาโตตุลาการและการไกล่เกลี่ย

ขายออนไลน์และธุรกิจดิจิทัล

ครอบครัวข้ามชาติ หย่า และอำนาจปกครองบุตร

หน้าที่รายงานตัวและการรักษาสถานะคนต่างชาติ

โอนเงินเข้าออกประเทศและหลักฐานแหล่งเงิน

สัญญาก่อสร้างและงานรับเหมา

สมาคม มูลนิธิ และองค์กรไม่แสวงหากำไร

ขอ อย. อาหาร เครื่องสำอาง และผลิตภัณฑ์สมุนไพร

วีซ่าพำนักระยะยาวในไทย

ใบอนุญาตทำงานและหน้าที่ของนายจ้าง

ภาษีรายได้ดิจิทัลและสินทรัพย์ดิจิทัล

ใบอนุญาตขนส่งและโลจิสติกส์

ใบอนุญาตโรงแรม สถานบริการ และสุรา

ภาษีมูลค่าเพิ่มและใบกำกับภาษี

ใบอนุญาตโรงงานและนิคมอุตสาหกรรม

ใบอนุญาตฟินเทค การชำระเงินและสินทรัพย์ดิจิทัล

ใบอนุญาตคลินิก สปาและธุรกิจสุขภาพ

การเปิดบัญชีธนาคารและการเข้าถึงสินเชื่อของชาวต่างชาติ

ใบขับขี่ การจดทะเบียนรถและการนำรถเข้าประเทศ

ใบสำคัญถิ่นที่อยู่ถาวรและการแปลงสัญชาติ

ใบอนุญาตธุรกิจนำเที่ยวและบัตรมัคคุเทศก์

นิติบุคคลอาคารชุดและหมู่บ้านจัดสรร

การไปทำงานต่างประเทศของแรงงานไทย

ใบอนุญาตโรงเรียนเอกชนและสถาบันกวดวิชา

ที่ดินเกษตรกรรมและเอกสารสิทธิ์แต่ละชั้น

ติดตั้งโซลาร์และใบอนุญาตด้านพลังงาน

งานเงินเดือน สลิปพนักงาน และภาษีหัก ณ ที่จ่ายรายเดือน

ขั้นตอนคดีแพ่งในศาลไทย ตั้งแต่ยื่นฟ้องถึงชั้นฎีกา

หมิ่นประมาท ข้อความออนไลน์ และความผิดทางคอมพิวเตอร์

ถูกสรรพากรตรวจสอบภาษี การประเมิน และการอุทธรณ์

งบการเงิน การสอบบัญชี และการรายงานให้บริษัทแม่

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ใช้อัตราไหน ยื่นแบบใด และแก้ผิดพลาดอย่างไร

ราคาโอนระหว่างบริษัทในเครือ เอกสารที่ต้องมีและวิธีตั้งราคา

ไกล่เกลี่ยและทำสัญญาประนีประนอม ทางจบคดีที่เร็วกว่าการสืบพยาน

ฟ้องหน่วยงานรัฐในศาลปกครอง เงื่อนไข ระยะเวลา และสิ่งที่ขอได้

ข้อพิพาทผู้ถือหุ้นและกรรมการ แก้ทางไหนได้ก่อนถึงศาล

คดีผู้บริโภค ฟ้องร้านหรือถูกลูกค้าฟ้อง ต้องเตรียมอะไร

ภาษีเงินได้นิติบุคคล ยื่นครึ่งปีและปลายปีให้ไม่ถูกปรับ

ย้ายสำนักงานบัญชีหรือเปลี่ยนระบบกลางปี ทำอย่างไรไม่ให้ข้อมูลหาย

งานเลขานุการบริษัท ทะเบียนกรรมการ ประชุมผู้ถือหุ้น และการนำส่งงบ

อากรแสตมป์ ตราสารที่ต้องติด อัตรา และผลเมื่อไม่ปิดอากร

สินค้าคงเหลือและต้นทุน ตรวจนับสต๊อก วิธีคิดต้นทุน และผลต่างที่อธิบายได้

หนังสือมอบอำนาจ เขียนให้ใช้ได้จริงกับที่ดิน ธนาคาร ศาล และหน่วยราชการ

ปิดงบย้อนหลังและงบค้างส่ง ทำให้กลับมาสะอาดได้อย่างไร