บัญชีโรงแรมและเกสต์เฮาส์ ต้องวางระบบอย่างไรให้ถูกต้อง

รายได้ค่าห้องพัก รายได้ร้านอาหารและเครื่องดื่ม และรายได้บริการเสริมเช่นสปาหรือรถรับส่ง ล้วนต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มในอัตราปกติเหมือนกัน แต่ควรแยกรหัสบัญชีรายได้ตามแผนกตั้งแต่ต้น เพราะต้นทุนและอัตรากำไรของแต่ละแผนกต่างกันมาก การรวมยอดเป็นก้อนเดียวทำให้วิเคราะห์ผลประกอบการผิดพลาดและตรวจสอบยากเมื่อสรรพากรขอดูรายละเอียดที่มาของรายได้แต่ละประเภท

กฎหมายกำหนดเพดานไว้ที่หนึ่งล้านแปดแสนบาทต่อปีสำหรับรายรับรวมของธุรกิจที่พัก นับรวมทั้งค่าห้องและบริการที่เกี่ยวเนื่อง หากยอดสะสมทะลุจุดนี้เมื่อไร กิจการมีเวลาสามสิบวันไปยื่นขอเลขทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มกับกรมสรรพากร ส่วนโรงแรมหรือเกสต์เฮาส์รายเล็กที่รายได้ยังไม่ถึงระดับดังกล่าวก็จดทะเบียนล่วงหน้าได้เองหากต้องการทวงคืนภาษีซื้อที่จ่ายไปกับการสร้างหรือรีโนเวตอาคาร เพียงแต่ต้องแลกกับหน้าที่ยื่นแบบทุกเดือนและออกเอกสารภาษีให้ครบถ้วนตลอดไป

ค่าคอมมิชชั่นที่จ่ายให้แพลตฟอร์มจองห้องซึ่งเป็นนิติบุคคลต่างประเทศไม่มีสถานประกอบการถาวรในไทย ถือเป็นการรับบริการจากต่างประเทศ โรงแรมผู้จ่ายมีหน้าที่นำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มแทนผู้ให้บริการต่างประเทศตามแบบ ภ.พ.36 ในอัตราร้อยละเจ็ด และมีสิทธินำภาษีที่นำส่งนี้ไปเป็นภาษีซื้อของกิจการได้ในเดือนถัดไป หากคำนวณคอมมิชชั่นจากยอดขายห้องพักที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มไว้แล้วต้องระวังไม่ให้คำนวณฐานภาษีซ้ำซ้อน

โดยหลักเงินได้ประเภทค่าบริการที่จ่ายให้นิติบุคคลต่างประเทศที่ไม่มีสถานประกอบการถาวรในไทยต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตามมาตรา 70 ในอัตราร้อยละสิบห้า แต่หากประเทศที่แพลตฟอร์มจดทะเบียนมีอนุสัญญาภาษีซ้อนกับไทยและเข้าเงื่อนไขว่าเป็นกำไรทางธุรกิจที่ไม่มีสถานประกอบการถาวรในไทย โรงแรมอาจไม่ต้องหักภาษีส่วนนี้ แต่ต้องมีเอกสารรับรองถิ่นที่อยู่ทางภาษีของแพลตฟอร์มเก็บไว้เป็นหลักฐานประกอบการไม่หัก มิเช่นนั้นสรรพากรจะถือว่าโรงแรมมีหน้าที่หักและเรียกเก็บย้อนหลังจากโรงแรมเอง

เมื่อกิจการโรงแรมไปเช่าตึกหรือที่ดินจากเจ้าของรายอื่นมาใช้ดำเนินงาน กฎหมายบังคับให้หักภาษี ณ ที่จ่ายไว้ร้อยละห้าจากยอดค่าเช่าทุกงวดที่จ่ายจริง โดยไม่สนใจว่าผู้ให้เช่าจะจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลหรือเป็นบุคคลธรรมดา แล้วนำส่งกรมสรรพากรก่อนวันที่เจ็ดของเดือนถัดไปผ่านแบบ ภ.ง.ด.3 หรือ ภ.ง.ด.53 ตามประเภทผู้รับเงิน ส่วนเงินประกันการเช่าที่จะได้คืนเมื่อครบสัญญาไม่นับเป็นค่าเช่าจึงไม่ต้องหัก แต่ต้องกันบันทึกให้แยกจากเงินมัดจำที่ตั้งใจจะเอาไปตัดกับค่าเช่างวดท้ายสุด

อาคารโรงแรมและที่ดินที่ใช้ประกอบกิจการถือเป็นการใช้ประโยชน์เชิงพาณิชย์ ต้องเสียภาษีที่ดินและสิ่งปลูกสร้างในอัตราสำหรับที่ดินและสิ่งปลูกสร้างอื่นซึ่งสูงกว่าอัตราที่อยู่อาศัย โดยคิดจากมูลค่าประเมินทุนทรัพย์ที่กรมธนารักษ์กำหนดในอัตราขั้นบันไดตามมูลค่า เกสต์เฮาส์ขนาดเล็กที่เจ้าของพักอาศัยเองบางส่วนและให้เช่าบางส่วนต้องแบ่งสัดส่วนพื้นที่ใช้ประโยชน์แต่ละประเภทให้องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นทราบ เพื่อคำนวณภาษีตามสัดส่วนพื้นที่ใช้จริงแทนการเหมาอัตราเชิงพาณิชย์ทั้งหลัง

เมื่อกิจการเรียกเก็บเงินเป็นรายวันหรือรายคืนจากคนทั่วไปที่มาพักแรม ลักษณะนี้เข้าข่ายกิจการโรงแรมตามกฎหมายว่าด้วยโรงแรม เจ้าของจึงต้องยื่นขอใบอนุญาตจากนายทะเบียนก่อนเปิดรับแขก ขั้นตอนนี้รวมถึงการให้เจ้าหน้าที่ตรวจแบบแปลนอาคาร ระบบดับเพลิงและสัญญาณเตือนภัย รวมถึงยืนยันว่าที่ตั้งไม่ขัดกับผังเมืองในพื้นที่นั้น หากฝ่าฝืนเปิดโดยไม่มีใบอนุญาต นอกจากโทษจำคุกและปรับแล้ว ยังทำให้เอกสารทางบัญชีของกิจการขาดน้ำหนักเวลานำไปยื่นกู้หรือยื่นภาษี

มีข้อยกเว้นตามกฎกระทรวงสำหรับที่พักขนาดจิ๋ว คือมีห้องพักรวมกันไม่เกินสี่ห้อง รับแขกพร้อมกันได้ไม่เกินยี่สิบคน เจ้าของลงมือดูแลเองเป็นรายได้เสริมนอกเวลางานหลัก และตั้งอยู่ในทำเลที่ผังเมืองไม่ห้าม กรณีแบบนี้เปิดให้บริการได้โดยไม่ต้องขอใบอนุญาตโรงแรมแบบเต็มรูป แต่ก็ยังต้องแจ้งให้เจ้าหน้าที่ท้องถิ่นรับทราบและทำตามมาตรฐานความปลอดภัยขั้นพื้นฐาน ที่สำคัญคือรายได้จากช่องทางนี้ยังต้องเอาไปรวมคำนวณภาษีเงินได้ตามปกติ แม้จะไม่ต้องขอใบอนุญาตก็ตาม

โรงแรมต้องจัดทำทะเบียนผู้เข้าพักตามแบบ ร.ร.4 บันทึกชื่อ สัญชาติ และหมายเลขหนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชนของผู้เข้าพักทุกคน และเจ้าของหรือผู้จัดการต้องแจ้งคนต่างด้าวที่เข้าพักต่อสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองภายในยี่สิบสี่ชั่วโมงตามแบบ ตม.30 แม้ไม่ใช่เอกสารทางภาษีโดยตรง แต่ทะเบียนผู้เข้าพักคือหลักฐานสอบยันจำนวนคืนพักจริงเทียบกับรายได้ที่บันทึกในบัญชี หากรายได้ที่รับรู้ต่ำกว่าจำนวนคืนพักตามทะเบียนมาก สรรพากรมักใช้เป็นข้อสังเกตในการประเมินเพิ่ม

อาคารถาวรหักค่าเสื่อมราคาไม่เกินร้อยละห้าต่อปีตามอายุใช้งานยี่สิบปีตามประมวลรัษฎากร ส่วนเฟอร์นิเจอร์และเครื่องใช้ในห้องพักที่มีอายุใช้งานนานหักค่าเสื่อมได้ในอัตราไม่เกินร้อยละยี่สิบต่อปี ผ้าปูที่นอน ผ้าเช็ดตัว และของใช้สิ้นเปลืองที่เสื่อมสภาพเร็วมักไม่บันทึกเป็นทรัพย์สินถาวรแต่บันทึกเป็นวัสดุสิ้นเปลืองตัดจ่ายเป็นค่าใช้จ่ายเมื่อเบิกใช้จริง การแยกประเภททรัพย์สินผิดกลุ่มทำให้คำนวณค่าเสื่อมราคาทางภาษีคลาดเคลื่อนและอาจถูกปรับปรุงเมื่อตรวจสอบ

ค่าจ้างพนักงานรายวันถือเป็นเงินได้ตามมาตรา 40(1) เช่นเดียวกับเงินเดือน ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายหากรายได้สะสมทั้งปีเกินเกณฑ์ที่ต้องเสียภาษี และต้องขึ้นทะเบียนประกันสังคมเช่นเดียวกับพนักงานประจำหากทำงานต่อเนื่อง เซอร์วิสชาร์จที่เรียกเก็บจากลูกค้าเพิ่มเติมจากราคาห้องพักหรืออาหารถือเป็นรายได้ของกิจการที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเช่นเดียวกับราคาขาย เมื่อกิจการนำมาจ่ายคืนให้พนักงานตามนโยบายแบ่งเซอร์วิสชาร์จ เงินส่วนนี้ถือเป็นเงินได้ของพนักงานที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตามปกติ ไม่ใช่เงินที่ผ่านบัญชีโดยไม่ต้องเสียภาษี

ตราบใดที่มีลูกจ้างทำงานให้แม้เพียงคนเดียว เจ้าของกิจการมีหน้าที่พาทั้งตัวเองในฐานะนายจ้างและลูกจ้างไปขึ้นทะเบียนกับสำนักงานประกันสังคมให้เสร็จภายในสามสิบวันนับจากวันเริ่มจ้าง กฎนี้ใช้กับเกสต์เฮาส์เล็กๆ ไม่ต่างจากโรงแรมขนาดใหญ่ ทั้งสองฝ่ายต้องนำส่งเงินสมทบฝ่ายละร้อยละห้าของค่าจ้างตามฐานเงินเดือนที่กำหนดไว้ทุกวันที่สิบห้าของเดือนถัดไป หากช้าหรือละเลยไม่ขึ้นทะเบียนจะโดนเงินเพิ่มร้อยละสองต่อเดือนของยอดที่ค้าง และถ้าเกิดอุบัติเหตุระหว่างทำงานโดยที่ยังไม่ได้ขึ้นทะเบียนไว้ นายจ้างต้องแบกรับค่าใช้จ่ายส่วนที่กองทุนควรออกให้เองทั้งหมด

สินค้ามินิบาร์ควรตั้งบัญชีสินค้าคงเหลือแยกต่างหากจากสต๊อกบาร์หรือร้านอาหารหลัก เพราะเบิกจ่ายกระจายตามห้องพักและตรวจนับยากกว่า ควรมีใบเบิกและใบเติมสต๊อกประจำวันที่แผนกแม่บ้านเซ็นรับรองพร้อมยอดขายที่แจ้งบิลลูกค้า ผลต่างระหว่างสต๊อกที่เบิกกับยอดขายจริงที่เกิดจากการบริโภคโดยไม่คิดเงินหรือของหายต้องบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายสูญเสียแยกต่างหาก ไม่ปะปนกับต้นทุนขายปกติ เพื่อให้วิเคราะห์อัตราสูญเสียได้ตรงและใช้ควบคุมภายในได้จริง

เงินที่แขกโอนมาก่อนล่วงหน้าเพื่อล็อกห้องพักยังไม่นับเป็นรายได้ทั้งในทางบัญชีและทางภาษี จนกว่าจะถึงวันเข้าพักจริงหรือเกิดเงื่อนไขที่ทำให้เงินนั้นตกเป็นสิทธิของกิจการแบบเบ็ดเสร็จ ระหว่างนั้นจึงบันทึกไว้เป็นหนี้สินในหมวดรายได้รับล่วงหน้าก่อน อย่างไรก็ตามถ้าโรงแรมออกใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จให้ตอนรับเงินมัดจำ ภาระภาษีมูลค่าเพิ่มจะเกิดขึ้นทันทีตามวันที่ออกเอกสารนั้น เพราะกฎเรื่องจุดความรับผิดกำหนดให้นับจากวันรับเงินก่อนส่งมอบบริการ แม้ตัวเลขรายได้ทางบัญชีจะยังไม่ถูกรับรู้ก็ตาม

เงินมัดจำที่ยึดไว้เมื่อลูกค้ายกเลิกการจองหรือไม่มาเข้าพักตามนโยบายที่แจ้งไว้ล่วงหน้า ถือเป็นค่าตอบแทนจากการให้บริการห้องพักที่จองไว้ ไม่ใช่ค่าเสียหายทางแพ่งล้วน จึงยังต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเช่นเดียวกับรายได้ค่าห้องพักปกติ และต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อรับรู้เป็นรายได้จริง แตกต่างจากค่าปรับผิดสัญญาที่ไม่เกี่ยวกับการให้บริการซึ่งไม่อยู่ในฐานภาษีมูลค่าเพิ่ม การจัดประเภทผิดพลาดระหว่างสองกรณีนี้เป็นจุดที่มักถูกปรับปรุงเมื่อตรวจสอบ

ค่าธรรมเนียมที่ธนาคารหรือผู้ให้บริการรับชำระบัตรเครดิตหักจากยอดขายก่อนโอนเข้าบัญชีถือเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของโรงแรม ต้องบันทึกรายได้เต็มจำนวนตามราคาขายก่อน แล้วบันทึกค่าธรรมเนียมแยกเป็นค่าใช้จ่าย ไม่ใช่หักสุทธิแล้วบันทึกรายได้เพียงยอดที่ได้รับจริง เพราะกระทบฐานภาษีมูลค่าเพิ่มและความถูกต้องของรายงานยอดขายเทียบกับใบกำกับภาษีที่ออกให้ลูกค้า ค่าธรรมเนียมนี้หากจ่ายให้ผู้ให้บริการในไทยต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตามอัตราค่าบริการทั่วไปด้วย

แม้จะอยู่ภายใต้นิติบุคคลและใบอนุญาตโรงแรมเดียวกัน แต่ละหน่วยควรมีบัญชีย่อยแยกต้นทุนและรายได้ เพราะมีโครงสร้างต้นทุนต่างกันมาก เช่น สปาต้องคำนวณค่าตอบแทนพนักงานนวดที่อาจเป็นค่าคอมมิชชั่นแยกจากเงินเดือน ร้านอาหารต้องควบคุมสต๊อกวัตถุดิบสดที่เสื่อมสภาพเร็ว หากเปิดให้บุคคลภายนอกเข้าใช้บริการโดยไม่ได้พักโรงแรม รายได้ส่วนนี้ก็ยังต้องรวมเข้าฐานภาษีมูลค่าเพิ่มของกิจการเดียวกัน การแยกบัญชีย่อยช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจปิดหรือขยายแผนกใดแผนกหนึ่งได้แม่นยำขึ้น

สมมติว่าทุกสาขาหรือทุกทรัพย์สินอยู่ภายใต้นิติบุคคลเดียวกันทั้งหมด กรมสรรพากรวางกฎให้ยื่นแบบภาษีมูลค่าเพิ่มแยกเป็นรายสถานประกอบการ ยกเว้นจะขออนุมัติยื่นรวมที่สำนักงานใหญ่แทน ทางที่ดีควรกำหนดรหัสแยกแต่ละทรัพย์สินไว้ในผังบัญชีตั้งแต่วันเริ่มกิจการ จะได้ดึงตัวเลขกำไรขาดทุนเป็นรายทรัพย์สินได้ทันทีโดยไม่ต้องมานั่งแยกทีหลัง และถ้าบางทรัพย์สินถูกแยกไปจดเป็นนิติบุคคลต่างหากเพื่อกันความเสี่ยง ต้องระวังธุรกรรมระหว่างกัน เช่นค่าบริหารจัดการ ซึ่งต้องมีสัญญาและตั้งราคาแบบตลาดจริงรองรับ ไม่ใช่โยกกำไรไปมาโดยไม่มีเหตุผลทางธุรกิจรองรับ

ผลขาดทุนสุทธิทางภาษีของนิติบุคคลสามารถนำไปหักกลบกับกำไรสุทธิในปีถัดไปได้ไม่เกินห้ารอบระยะเวลาบัญชีนับแต่ปีที่เกิดผลขาดทุน ซึ่งเหมาะกับธุรกิจโรงแรมที่มักลงทุนก่อสร้างหรือปรับปรุงจำนวนมากในปีแรกและยังไม่ทำกำไรในช่วงต้น ต้องยื่นแบบแสดงรายการภาษีให้ครบทุกปีแม้ปีที่ขาดทุนไม่มีภาษีต้องชำระ เพราะสิทธินำผลขาดทุนไปใช้ในปีถัดไปผูกกับการยื่นแบบที่ถูกต้องและตรงเวลา หากขาดยื่นปีใดปีหนึ่งอาจเสียสิทธิใช้ผลขาดทุนของปีนั้นทั้งจำนวน

โรงแรมขนาดเล็กที่ทุนจดทะเบียนซึ่งชำระแล้วไม่เกินห้าล้านบาท และมีรายได้จากการขายห้องพักหรือบริการไม่เกินสามสิบล้านบาทต่อรอบบัญชี จะได้สิทธิเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลแบบขั้นบันไดสำหรับ SME กล่าวคือกำไรสุทธิสามแสนบาทแรกได้รับยกเว้นทั้งหมด ช่วงถัดมาตั้งแต่สามแสนถึงสามล้านบาทเสียร้อยละสิบห้า ส่วนที่เกินสามล้านบาทขึ้นไปเสียร้อยละยี่สิบ แต่ถ้าโรงแรมมีทุนหรือรายได้เกินเพดานที่ว่านี้ ก็ต้องกลับไปเสียภาษีในอัตราคงที่ร้อยละยี่สิบเต็มจากกำไรสุทธิทั้งก้อนเหมือนบริษัททั่วไป

รายได้ที่ผันผวนตามฤดูกาลท่องเที่ยวไม่กระทบหลักการบันทึกบัญชีตามเกณฑ์คงค้าง แต่ควรจัดทำงบประมาณและประมาณการภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งปีให้สอดคล้องกับรูปแบบรายได้จริง เพราะการยื่นแบบภาษีเงินได้ครึ่งรอบระยะเวลาบัญชีตามมาตรา 67 ทวิ ต้องประมาณกำไรสุทธิทั้งปีให้ใกล้เคียงความเป็นจริง หากประมาณต่ำกว่ากำไรสุทธิที่เกิดขึ้นจริงเกินร้อยละยี่สิบห้าโดยไม่มีเหตุอันสมควร ต้องเสียเงินเพิ่มร้อยละยี่สิบของภาษีที่ชำระขาดในงวดครึ่งปีนั้น

กิจการโรงแรมและเกสต์เฮาส์ที่จดทะเบียนประกอบธุรกิจต้องใช้อัตราค่าไฟฟ้าและค่าน้ำประปาประเภทกิจการขนาดกลางหรือขนาดใหญ่ตามที่การไฟฟ้าและการประปากำหนด ซึ่งมีโครงสร้างอัตราตามช่วงเวลาการใช้งานที่ต่างจากอัตราที่อยู่อาศัย แม้ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะไม่ใช่ประเด็นภาษีโดยตรง แต่การใช้มิเตอร์ประเภทที่อยู่อาศัยทั้งที่ประกอบกิจการจริงถือเป็นการผิดเงื่อนไขของหน่วยงานสาธารณูปโภคและอาจถูกเรียกเก็บย้อนหลังพร้อมค่าปรับ ซึ่งเมื่อเกิดขึ้นจะกลายเป็นค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ที่กระทบงบกำไรขาดทุนของปีที่ถูกเรียกเก็บ

ต้องเทียบราคาขายหรือมูลค่าซากกับมูลค่าตามบัญชีคงเหลือหลังหักค่าเสื่อมราคาสะสม ผลต่างที่เป็นกำไรหรือขาดทุนจากการจำหน่ายทรัพย์สินถือเป็นรายได้หรือค่าใช้จ่ายทางภาษีในปีที่จำหน่ายนั้น หากขายให้บุคคลทั่วไปและกิจการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มอยู่ ต้องออกใบกำกับภาษีและเสียภาษีมูลค่าเพิ่มจากราคาขายด้วยแม้เป็นการขายทรัพย์สินที่ไม่ใช่สินค้าหลักของกิจการ การทิ้งทรัพย์สินโดยไม่มีมูลค่าซากต้องมีบันทึกและภาพถ่ายหรือเอกสารยืนยันการทำลายเพื่อรองรับการตัดบัญชีเป็นค่าใช้จ่าย

ค่าใช้จ่ายในการต้อนรับตัวแทนท่องเที่ยวหรือสื่อมวลชนเพื่อประชาสัมพันธ์โรงแรม เช่น ค่าที่พักและอาหารที่จัดให้ฟรี ถือเป็นรายจ่ายเพื่อการหารายได้และหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ตามหลักทั่วไป แต่ต้องมีหลักฐานสนับสนุนว่าเป็นการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจจริง เช่น รายชื่อผู้เข้าร่วม กำหนดการ และภาพถ่าย เพราะสรรพากรมักตรวจสอบว่าเป็นค่ารับรองตามหลักเกณฑ์ที่จำกัดเพดานร้อยละศูนย์จุดสามของรายได้หรือทุนที่ชำระแล้วแล้วแต่จำนวนใดสูงกว่า แต่ไม่เกินสิบล้านบาทต่อรอบระยะเวลาบัญชี

การซ่อมแซมเพื่อบำรุงรักษาให้ทรัพย์สินใช้งานได้ตามสภาพเดิม เช่น ทาสีผนัง เปลี่ยนหลอดไฟ หรือซ่อมท่อน้ำ ถือเป็นค่าใช้จ่ายที่หักเป็นรายจ่ายในปีที่เกิดขึ้นได้ทันที แต่การปรับปรุงที่ทำให้ทรัพย์สินมีสภาพดีขึ้นกว่าเดิมหรือยืดอายุการใช้งานออกไปอย่างมีนัยสำคัญ เช่น เปลี่ยนโครงสร้างห้องน้ำทั้งหมดหรือต่อเติมพื้นที่ ต้องบันทึกเป็นทรัพย์สินและทยอยหักค่าเสื่อมราคาตามอายุการใช้งานที่เหลือ การจัดประเภทผิดระหว่างสองกรณีนี้เป็นประเด็นที่สรรพากรตรวจสอบบ่อยเมื่อยอดค่าซ่อมแซมสูงผิดปกติในปีเดียว

กิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วสามารถนำภาษีซื้อจากค่าก่อสร้าง วัสดุ และค่าบริการที่เกี่ยวข้องกับการก่อสร้างโรงแรมมาหักออกจากภาษีขายหรือขอคืนเป็นเงินสดได้ตามรอบเดือนภาษีที่เกิดรายการ แม้กิจการยังไม่เปิดให้บริการและยังไม่มีรายได้ก็ตาม แต่ใบกำกับภาษีซื้อต้องออกในนามและที่อยู่ตามที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มให้ถูกต้อง หากขอคืนเป็นเงินสดกรมสรรพากรมีสิทธิเรียกตรวจสอบเอกสารก่อนคืนเงินซึ่งอาจใช้เวลาหลายเดือน กิจการจึงควรพิจารณาเก็บสะสมไว้หักกลบกับภาษีขายในอนาคตแทนหากกระแสเงินสดไม่ตึงตัว

หากกิจการเป็นนิติบุคคล การให้เจ้าของหรือกรรมการเข้าพักโดยไม่คิดค่าบริการถือเป็นการให้ประโยชน์แก่ผู้ถือหุ้นหรือกรรมการซึ่งกรมสรรพากรอาจถือว่ากิจการมีรายได้ตามราคาตลาดที่ควรได้รับ ต้องบันทึกรายได้และเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเสมือนขายให้บุคคลภายนอก และมูลค่าที่ได้รับอาจถือเป็นเงินได้ของกรรมการที่ต้องนำไปรวมคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาด้วย การกำหนดนโยบายห้องพักฟรีให้พนักงานหรือครอบครัวจึงควรมีระเบียบเป็นลายลักษณ์อักษรและจำกัดจำนวนคืนที่ชัดเจนเพื่อลดความเสี่ยงถูกประเมิน

กฎหมายกำหนดให้นิติบุคคลทุกแห่งต้องมีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่กฎหมายว่าด้วยการบัญชีกำหนดรับผิดชอบการจัดทำบัญชี ไม่ว่าจะเป็นพนักงานในกิจการเองหรือผู้รับจ้างทำบัญชีภายนอกก็ได้ ประเด็นสำคัญของธุรกิจโรงแรมคือปริมาณเอกสารรายวันจากหลายแผนกและความซับซ้อนของภาษีข้ามพรมแดนจาก OTA ซึ่งต้องอาศัยผู้ทำบัญชีที่เข้าใจธุรกิจเฉพาะทางนี้ ไม่ว่าจะเลือกทำเองหรือจ้างภายนอก กิจการยังต้องรับผิดชอบความถูกต้องของงบการเงินและการยื่นภาษีในนามกิจการเองเสมอ