รับรองเอกสารเพื่อใช้ในจีน ฮ่องกง และไต้หวัน

จีนแผ่นดินใหญ่ใช้สายรับรองตามลำดับ คือรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล แล้วนำไปรับรองที่สถานเอกอัครราชทูตจีน ฮ่องกงเข้าร่วมระบบอนุสัญญาจึงมักรับเอกสารที่ผ่านการรับรองแบบ apostille ส่วนไต้หวันใช้การรับรองที่สำนักงานเศรษฐกิจและวัฒนธรรมไทเปประจำประเทศไทย ทั้งสามสายเริ่มที่จุดเดียวกันคือคำแปลที่ถูกต้องและเอกสารต้นทางที่ออกใหม่

ขึ้นกับผู้รับปลายทาง หน่วยงานรัฐและศาลในจีนแผ่นดินใหญ่มักขอคำแปลภาษาจีนตัวย่อ ธนาคารและคู่ค้าจำนวนมากรับภาษาอังกฤษได้ ฮ่องกงรับอังกฤษเป็นปกติ ไต้หวันมักขอจีนตัวเต็ม วิธีที่ปลอดภัยที่สุดคือขอข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้รับก่อนเริ่มแปล เพราะการแปลผิดภาษาทำให้ต้องเริ่มสายรับรองใหม่ทั้งชุด

หนังสือรับรองบริษัท ทะเบียนบ้าน และหนังสือรับรองความเป็นโสด ส่วนมากปลายทางขอฉบับที่ออกภายในสามถึงหกเดือน ใบปริญญาและใบเกิดใช้ฉบับเดิมได้เพราะข้อเท็จจริงไม่เปลี่ยน แต่ถ้าเอกสารเก่ามากและพิมพ์ด้วยระบบเดิม บางหน่วยงานขอให้ขอคัดสำเนาใหม่จากผู้ออกเพื่อให้ตรวจลายมือชื่อได้

ขอเอกสารต้นทางฉบับใหม่ ตรวจการสะกดชื่อให้ตรงหนังสือเดินทาง จัดทำคำแปล ยื่นรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล แล้วจึงนำชุดที่ได้ไปรับรองที่สถานทูตหรือสำนักงานปลายทาง การสลับขั้นทำให้ถูกตีกลับทุกครั้ง เพราะแต่ละขั้นรับรองเฉพาะลายมือชื่อของขั้นก่อนหน้าเท่านั้น

แก้ที่ต้นทางก่อนเสมอ ถ้าทะเบียนราษฎรสะกดอย่างหนึ่งและหนังสือเดินทางสะกดอีกอย่าง ให้ขอเอกสารยืนยันจากนายทะเบียนว่าทั้งสองชื่อหมายถึงคนเดียว แล้วแนบไปกับชุดเอกสาร การแก้ในคำแปลเพียงฝ่ายเดียวเป็นเหตุให้ปลายทางสงสัยและปฏิเสธ ชื่อบริษัทที่มีคำภาษาอังกฤษต้องใช้ตัวสะกดตามที่จดทะเบียนไว้เท่านั้น

ใช้เมื่อเอกสารเป็นของเอกชนที่ไม่มีหน่วยงานรัฐออกให้ เช่น หนังสือมอบอำนาจ หนังสือยินยอม สัญญาซื้อขายระหว่างบริษัท หรือคำรับรองของกรรมการ ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อจะรับรองว่าผู้ลงนามลงลายมือชื่อต่อหน้าจริง จากนั้นชุดเอกสารจึงเดินตามสายรับรองต่อไปได้เหมือนเอกสารราชการ

ที่พบบ่อยคือหนังสือรับรองบริษัท สำเนาบัญชีผู้ถือหุ้นฉบับล่าสุด หนังสือจัดตั้งบริษัท งบการเงินปีล่าสุด หนังสือมอบอำนาจให้ผู้แทนเจรจา และมติที่ประชุมกรรมการที่อนุมัติรายการนั้น คู่ค้าฝ่ายจีนมักขอให้ทุกฉบับอยู่ในชุดเดียวกัน ลงวันที่ใกล้กัน และผ่านสายรับรองเดียวกันทั้งหมด

โดยประมาณ คำแปลและตรวจทานสองถึงสามวันทำการ รับรองที่กรมการกงสุลแบบปกติประมาณสามวันทำการและแบบด่วนภายในวันเดียวในบางกรณี ขั้นสถานทูตหรือสำนักงานปลายทางประมาณสี่ถึงสิบวันทำการตามคิว รวมทั้งสายมักอยู่ที่หนึ่งถึงสองสัปดาห์ครึ่ง หากเอกสารต้นทางต้องขอใหม่ให้เพิ่มเวลาส่วนนั้นเข้าไป

อันดับแรกคือคำแปลไม่ครบทุกส่วน เช่น ไม่แปลตราประทับ เชิงอรรถ หรือข้อความที่พิมพ์ด้านหลัง อันดับต่อมาคือเอกสารต้นทางเกินอายุที่ผู้รับกำหนด ถัดมาคือชุดเอกสารถูกแยกหน้าหรือแกะเย็บออกภายหลัง และสุดท้ายคือชื่อหน่วยงานปลายทางในหนังสือมอบอำนาจระบุไม่ตรงกับหน่วยงานที่ยื่นจริง

ภาพสแกนชัดของเอกสารต้นทางทุกหน้ารวมด้านหลัง สำเนาหนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชนของผู้ลงนาม ข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้รับปลายทางว่าขอภาษาใดและขั้นรับรองใด และกำหนดวันที่ต้องใช้เอกสาร จากข้อมูลชุดนี้เราจะแจ้งลำดับขั้น เอกสารที่ยังขาด และกรอบเวลาโดยประมาณให้ก่อนเริ่มดำเนินการ