รับรองสำเนาถูกต้องโดยทนาย

เอกสารส่วนตัวที่มีต้นฉบับชัดเจน เช่น พาสปอร์ต บัตรประชาชน ใบปริญญา ทะเบียนบ้าน โฉนดที่ดิน และเอกสารบริษัทอย่างหนังสือรับรองหรือบอจ.5 ล้วนรับรองได้เมื่อนำต้นฉบับมาแสดง เอกสารที่เป็นแบบร่างยังไม่ลงนามหรือไม่มีต้นฉบับให้เทียบจะรับรองแบบนี้ไม่ได้

เอกสารที่ยังไม่มีสถานะสมบูรณ์ เช่น สัญญาที่ยังไม่ลงนามครบทุกฝ่าย เอกสารที่ทนายเห็นว่ามีร่องรอยถูกแก้ไขหรือมีการปลอมแปลง และเอกสารราชการบางประเภทที่กฎหมายกำหนดให้ต้องขอสำเนารับรองจากหน่วยงานผู้ออกเองเท่านั้น เช่น ใบมรณบัตรบางกรณี

ต้องนำมาเสมอ เพราะคำรับรองยืนยันว่าทนายได้เห็นและเทียบต้นฉบับกับสำเนาด้วยตนเอง หากมีเพียงสำเนาของสำเนาหรือไฟล์สแกน จะรับรองในลักษณะอื่นแทน เช่น รับรองว่าไฟล์นี้ตรงกับที่ผู้ร้องแสดงในระบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งปลายทางบางแห่งไม่ยอมรับเทียบเท่าต้นฉบับกระดาษ

ได้ โดยนำโฉนดตัวจริงมาแสดง ทนายจะถ่ายและรับรองแต่ละหน้ารวมทั้งหน้าหลังที่มีรายการจดทะเบียน หากปลายทางต้องการภาษาอังกฤษประกอบ ต้องจัดทำคำแปลรับรองแนบไปด้วย เพราะโฉนดตัวจริงเป็นภาษาไทยทั้งฉบับ

ทะเบียนบ้านเป็นเอกสารของทางราชการที่ปรับปรุงบ่อย ควรใช้ฉบับที่คัดจากอำเภอหรือเขตล่าสุดก่อนนำมารับรองสำเนา เพราะหากรายชื่อผู้อาศัยเปลี่ยนไปแล้วสำเนาเก่าอาจถูกปลายทางตั้งคำถามเรื่องความเป็นปัจจุบัน

นำใบปริญญาตัวจริงมาแสดง ทนายรับรองว่าสำเนาตรงกับต้นฉบับเท่านั้น ไม่ได้ยืนยันความถูกต้องของหลักสูตรหรือสถานะของสถาบัน หากปลายทางต้องการตรวจสอบสถานะปริญญาโดยตรงกับมหาวิทยาลัย ต้องติดต่อมหาวิทยาลัยแยกต่างหาก

ได้ แต่ต้องเป็น statement ที่ธนาคารออกให้ตัวจริงพร้อมตราธนาคารหรือลายเซ็นเจ้าหน้าที่ หากเป็นเพียงภาพพิมพ์จากแอปธนาคารที่ไม่มีตราประทับ บางปลายทางจะไม่ยอมรับแม้ทนายรับรองสำเนาให้แล้ว ควรตรวจข้อกำหนดของปลายทางก่อนขอสำเนาจากธนาคาร

ได้ ทนายรับรองว่าสำเนาตรงกับต้นฉบับโดยไม่ต้องแปลเนื้อหา แต่หากปลายทางในไทยต้องใช้ประกอบกับหน่วยงานไทย มักต้องแนบคำแปลรับรองภาษาไทยเพิ่มเติม ควรสอบถามปลายทางว่าต้องการเพียงสำเนารับรอง คำแปลรับรอง หรือทั้งสองอย่าง

รับรองสำเนาได้ในหลักการเช่นเดียวกับเอกสารอื่น แต่ควรตรวจก่อนว่าหน่วยงานปลายทางยอมรับการรับรองสำเนาโดยทนายไทยสำหรับเอกสารต้นทางจากประเทศนั้นหรือไม่ บางกรณีต้องการให้รับรองสำเนาที่ประเทศต้นทางแทน แล้วค่อยผ่านขั้นถูกต้องตามกฎหมายระหว่างประเทศ

ควรประเมินจำนวนหน่วยงานปลายทางที่ต้องยื่นทั้งหมดก่อนนัดหมาย เพราะรับรองเพิ่มทีหลังต้องนำต้นฉบับมาแสดงใหม่อีกครั้ง การขอเผื่อไว้หนึ่งถึงสองชุดสำหรับเก็บสำรองมักคุ้มกว่าการต้องเดินทางมาซ้ำ

คำรับรองของทนายเองไม่มีวันหมดอายุตามกฎหมาย แต่หน่วยงานปลายทางส่วนใหญ่กำหนดกรอบเวลาของตัวเอง เช่น ไม่เกินสามหรือหกเดือนนับจากวันที่รับรอง เพราะต้องการความมั่นใจว่าข้อมูลในต้นฉบับยังเป็นปัจจุบัน ควรสอบถามปลายทางโดยตรงก่อนใช้งาน

หน่วยงานราชการบางแห่งรับรองสำเนาได้เฉพาะเอกสารที่ตนเองเป็นผู้ออก เช่น อำเภอรับรองสำเนาทะเบียนบ้านที่ตนออก ส่วนทนายผู้ทำคำรับรองรับรองได้กว้างกว่าครอบคลุมเอกสารหลายประเภทที่เจ้าของนำต้นฉบับมาแสดง จึงมักใช้เมื่อเอกสารมีที่มาหลากหลายในชุดเดียวกัน

ระบุว่าทนายได้เห็นต้นฉบับและสำเนาที่แนบตรงกันทุกประการ พร้อมวันที่ ชื่อ และตราประจำตัวทนาย ปกติเขียนเป็นภาษาอังกฤษหากเตรียมไว้ใช้ต่างประเทศ และมักประทับที่มุมหรือด้านหลังของแต่ละหน้าที่รับรอง ไม่ใช่เพียงหน้าแรกของเอกสารชุดนั้น

ได้ในหลักการ แต่ต้องระวังว่าหน่วยงานปลายทางบางแห่งต้องการให้รับรองทุกหน้ารวมทั้งหน้าที่ดูเหมือนไม่สำคัญ เช่น หน้าว่างที่มีตราประทับต่อเนื่อง เพื่อยืนยันว่าไม่มีหน้าใดถูกสอดแทรกหรือสลับภายหลัง

รับรองได้ตามสภาพจริงของต้นฉบับ ทนายจะระบุไว้ในคำรับรองว่าต้นฉบับมีรอยชำรุดหรือรอยแก้ไขตรงจุดใด เพื่อไม่ให้ปลายทางเข้าใจผิดว่าความชำรุดนั้นเกิดขึ้นระหว่างการทำสำเนา

หากเอกสารต้นทางเป็นดิจิทัลแท้ เช่น ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ที่มี e-signature ทนายจะออกคำรับรองในรูปแบบที่ระบุว่าได้ตรวจสอบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์นั้นแทน ซึ่งบางปลายทางยอมรับและบางปลายทางยังต้องการเพียงเอกสารกระดาษเท่านั้น ควรสอบถามก่อนเริ่มขั้นตอน

ไม่จำเป็นต้องเป็นเจ้าของเสมอไป ตัวแทนที่ถือต้นฉบับมาแสดงได้ก็ขอรับรองแทนได้ แต่ทนายอาจสอบถามที่มาของต้นฉบับหากเป็นเอกสารสำคัญ เช่น โฉนดที่ดินหรือหนังสือเดินทางของบุคคลอื่น เพื่อป้องกันการนำเอกสารของผู้อื่นมาใช้โดยไม่ได้รับอนุญาต

คัดหนังสือรับรองฉบับใหม่จากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าก่อน แล้วนำต้นฉบับมารับรองสำเนาพร้อมคำแปลภาษาอังกฤษ จากนั้นส่งต่อขั้นรับรองระหว่างประเทศตามที่ประเทศปลายทางกำหนด เพราะการจดทะเบียนธุรกิจต่างประเทศมักไม่ยอมรับสำเนาที่รับรองในไทยเพียงชั้นเดียว

ไม่ต่างกันในแง่ผลของการรับรอง เพราะสิ่งที่สำคัญคือทนายได้เทียบเนื้อหากับต้นฉบับจริงและเห็นว่าตรงกัน ไม่ว่าสำเนานั้นจะทำจากเครื่องถ่ายเอกสารหรือพิมพ์จากไฟล์สแกน ขอเพียงข้อความและภาพในสำเนาชัดเจนอ่านได้ครบถ้วน

ทนายรับรองบนพื้นฐานสิ่งที่เห็นและปรากฏชัดในขณะนั้น หากต้นฉบับมีร่องรอยผิดปกติที่สังเกตได้ ทนายมีหน้าที่ปฏิเสธการรับรองไว้ก่อน แต่หากเป็นการปลอมแปลงที่แนบเนียนจนสังเกตไม่ได้ด้วยตาเปล่า ผู้นำเอกสารปลอมมาแสดงต้องรับผิดตามกฎหมายอาญาที่เกี่ยวข้อง

ได้เมื่อโรงพยาบาลออกต้นฉบับหรือสำเนาที่มีตราโรงพยาบาลรับรองมาให้ก่อน ทนายรับรองเพียงว่าสำเนานี้ตรงกับเอกสารที่โรงพยาบาลออก ไม่ได้ยืนยันเนื้อหาทางการแพทย์ หากบริษัทประกันต้องการยืนยันข้อมูลทางคลินิกเพิ่มเติมต้องติดต่อโรงพยาบาลโดยตรง

ไม่ใช่เอกสารเดียวกัน คำแปลรับรองยืนยันว่าข้อความที่แปลตรงกับต้นฉบับในความหมาย ส่วนสำเนารับรองถูกต้องยืนยันว่าภาพหรือสำเนากระดาษตรงกับต้นฉบับทุกตัวอักษร บางปลายทางต้องการทั้งสองอย่างประกบกันเป็นชุดเดียว

นำใบแสดงผลการเรียนตัวจริงที่สถานศึกษาออกให้มาแสดง ทนายรับรองสำเนาให้ตรงกับต้นฉบับ มหาวิทยาลัยปลายทางบางแห่งต้องการให้ส่งตรงจากสถานศึกษาถึงมหาวิทยาลัยเองแทนการรับรองสำเนา จึงควรตรวจข้อกำหนดของแต่ละมหาวิทยาลัยก่อนเริ่มกระบวนการ

ได้ โดยนำทะเบียนสมรสตัวจริงมาแสดง แต่หน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองต่างประเทศจำนวนมากต้องการให้เอกสารผ่านขั้นรับรองระหว่างประเทศเพิ่มเติมด้วย เช่น Apostille หรือรับรองผ่านสถานทูต ไม่ใช่เพียงสำเนารับรองจากทนายไทยชั้นเดียว

ต้องนำต้นฉบับมาขอรับรองสำเนาใหม่อีกครั้ง เพราะแก้ไขสำเนาที่รับรองแล้วโดยไม่มีต้นฉบับประกอบไม่สามารถทำได้ หากต้นฉบับเองก็มีจุดที่อ่านไม่ชัดอยู่แล้ว ควรแจ้งทนายเพื่อบันทึกข้อสังเกตนั้นไว้ในคำรับรองแทนการแก้ไขสำเนา