ภาษีหัก ณ ที่จ่ายของธุรกิจ

เกิดขึ้นเมื่อมีการจ่ายเงินได้ประเภทที่กฎหมายกำหนดให้หัก ไม่ใช่เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้หรือเมื่อบันทึกค่าใช้จ่ายไว้ในบัญชี หากจ่ายเป็นงวด ต้องหักทุกงวดที่จ่าย และหากจ่ายบางส่วนเป็นเงินมัดจำที่ถือเป็นการชำระค่าบริการแล้ว ก็ต้องหักในจังหวะนั้นด้วย การเข้าใจจังหวะนี้ผิดทำให้เดือนที่ยื่นไม่ตรงกับเดือนที่จ่ายจริง

ที่พบมากคือค่าบริการและค่าจ้างทำของ ค่าเช่าทรัพย์สิน ค่าวิชาชีพอิสระ ค่าโฆษณา และค่าขนส่ง ซึ่งแต่ละประเภทใช้อัตราต่างกันตามที่กฎหมายกำหนด จุดที่ผิดบ่อยไม่ใช่การจำอัตรา แต่คือการจัดประเภทเงินได้ผิด เช่น แยกไม่ออกระหว่างค่าจ้างทำของกับการซื้อสินค้า หรือระหว่างค่าขนส่งกับค่าบริการทั่วไป ควรดูเนื้อหาของงานที่ทำจริงเป็นเกณฑ์

หากใบแจ้งหนี้แยกราคาสินค้าและค่าติดตั้งออกจากกันอย่างมีเหตุผลรองรับ จะหักเฉพาะส่วนค่าติดตั้งซึ่งเป็นค่าบริการ แต่ถ้ารวมเป็นยอดเดียวและลักษณะงานคือการรับจ้างทำของทั้งชิ้น ก็ต้องหักจากยอดรวม ทางปฏิบัติที่ปลอดภัยคือขอให้ผู้ขายแยกรายการในใบแจ้งหนี้ตั้งแต่ต้น พร้อมเก็บใบเสนอราคาที่แยกไว้เป็นหลักฐาน

ต้องมีชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งผู้จ่ายและผู้รับ ประเภทเงินได้ จำนวนเงินที่จ่าย จำนวนภาษีที่หัก วันเดือนปีที่จ่าย และการลงลายมือชื่อผู้มีอำนาจ ต้องออกให้ผู้รับในทันทีที่จ่าย และเก็บสำเนาไว้ให้ครบ เพราะคู่ค้าจะใช้ฉบับนี้เป็นหลักฐานเครดิตภาษี หากออกช้าหรือข้อมูลไม่ครบ มักกลายเป็นข้อโต้แย้งกับคู่ค้าและปัญหาเมื่อถูกตรวจ

หลักคือดูว่าผู้รับเงินเป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล การจ่ายให้บุคคลธรรมดาและการจ่ายให้นิติบุคคลใช้แบบต่างฉบับกัน ส่วนการจ่ายค่าจ้างพนักงานประจำมีแบบของตัวเองแยกออกไปอีก การยื่นสลับแบบกันทำให้ข้อมูลของคู่ค้าไม่ตรงกับระบบและต้องตามแก้ทีหลัง จึงควรตรวจสถานะผู้รับเงินจากเอกสารจดทะเบียน ไม่ใช่จากชื่อที่ดูเหมือนบริษัท

โดยหลักต้องยื่นและนำส่งภายในเจ็ดวันนับแต่วันสิ้นเดือนของเดือนที่จ่ายเงิน การยื่นผ่านระบบอินเทอร์เน็ตของกรมสรรพากรมีช่วงเวลาที่ขยายให้ตามประกาศที่ใช้อยู่ในขณะนั้น ควรตรวจกำหนดของรอบปีนั้นทุกครั้งเพราะมีการต่ออายุมาตรการเป็นช่วง ๆ ตัวเลขข้างต้นเป็นกรอบโดยประมาณสำหรับวางแผนงานภายใน

ผู้จ่ายยังมีหน้าที่นำส่งภาษีจำนวนนั้นอยู่ แม้จะไม่ได้หักจากคู่ค้าไว้ ทางปฏิบัติมีสองทางคือขอให้คู่ค้าคืนส่วนที่ควรหัก หรือผู้จ่ายออกภาษีให้แล้วบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายที่มักไม่ถือเป็นรายจ่ายทางภาษี ยิ่งนำส่งเร็วยิ่งลดเงินเพิ่มและเบี้ยปรับ จึงไม่ควรรอรวมไปยื่นพร้อมเดือนถัดไป

หากยังไม่นำส่ง ให้แก้ตัวเลขในหนังสือรับรองและยกเลิกฉบับที่ออกผิดโดยเก็บฉบับยกเลิกไว้เป็นหลักฐาน หากนำส่งไปแล้ว ต้องยื่นแบบเพิ่มเติมเพื่อปรับปรุงข้อมูล และคู่ค้าที่ถูกหักเกินจะขอคืนส่วนเกินในการยื่นแบบประจำปีของตน ควรทำหนังสือชี้แจงให้คู่ค้าพร้อมเอกสารประกอบเพื่อไม่ให้ยอดเครดิตภาษีของเขาคลาดเคลื่อน

ต้องพิจารณาลักษณะเงินได้ก่อนว่าเข้าประเภทที่ต้องหักเมื่อจ่ายออกนอกประเทศหรือไม่ แล้วจึงดูอนุสัญญาภาษีซ้อนกับประเทศของผู้รับซึ่งอาจลดอัตราหรือยกเว้นได้ การอ้างสิทธิตามอนุสัญญาจะต้องแนบเอกสารที่ประเทศของผู้รับออกให้เพื่อยืนยันสถานะผู้มีถิ่นที่อยู่เพื่อการเสียภาษี ค่าบริการดิจิทัลและค่าสิทธิเป็นสองกลุ่มที่จัดประเภทผิดบ่อยที่สุด จึงควรตรวจสัญญาคู่กับใบแจ้งหนี้

มีเกณฑ์ยอดขั้นต่ำสำหรับบางประเภทเงินได้ที่ต่ำกว่านั้นไม่ต้องหัก แต่ต้องระวังการจ่ายให้ผู้รับรายเดิมหลายครั้งภายใต้สัญญาเดียวกัน ซึ่งพิจารณารวมกันไม่ใช่แยกใบ การแบ่งใบแจ้งหนี้ให้แต่ละใบต่ำกว่าเกณฑ์เพื่อเลี่ยงการหักเป็นพฤติการณ์ที่ถูกตั้งข้อสังเกตเมื่อถูกตรวจ

ไม่ควร เพราะสถานะพิจารณาจากข้อเท็จจริงของการทำงาน เช่น การกำหนดเวลาทำงาน การอยู่ใต้บังคับบัญชา และการใช้เครื่องมือของบริษัท หากข้อเท็จจริงคือลูกจ้าง ต้องหักภาษีแบบเงินเดือนและนำเข้าระบบประกันสังคม การจัดเป็นผู้รับจ้างอิสระผิดสถานะสร้างภาระย้อนหลังทั้งด้านภาษีและด้านประกันสังคมพร้อมกัน

ควรเก็บสำเนาหนังสือรับรอง แบบยื่น ใบเสร็จนำส่งภาษี และหลักฐานการจ่ายเงินไว้ตามกรอบการเก็บเอกสารทางบัญชีของกิจการ ซึ่งยาวกว่าช่วงที่มักถูกเรียกตรวจ การจัดแฟ้มควรเรียงตามเดือนที่จ่ายและมีทะเบียนคุมเลขที่หนังสือรับรอง เพื่อให้ตรวจสอบย้อนกลับจากรายการในบัญชีไปหาเอกสารต้นทางได้ภายในเวลาไม่นาน

กำหนดประเภทเงินได้และอัตราไว้ในผังผู้ขายตั้งแต่ขั้นเปิดบัญชีคู่ค้า ให้ระบบคำนวณอัตโนมัติเมื่อบันทึกใบแจ้งหนี้ ปิดรอบจ่ายเงินก่อนสิ้นเดือนหนึ่งรอบเพื่อตรวจรายการที่ยังไม่มีหนังสือรับรอง และกระทบยอดภาษีที่หักไว้กับยอดที่นำส่งทุกเดือนก่อนยื่น ขั้นตอนกระทบยอดนี้คือจุดที่จับความผิดพลาดได้มากที่สุด

เราจัดประเภทเงินได้ให้ถูกต้องตั้งแต่ต้นทาง จัดทำหนังสือรับรองและทะเบียนคุม ยื่นแบบและนำส่งภาษีตามกำหนด กระทบยอดรายเดือนกับบัญชีแยกประเภท และตรวจย้อนหลังในช่วงที่ผ่านมาเพื่อหาและแก้รายการที่หักผิดก่อนจะกลายเป็นประเด็นเมื่อถูกตรวจ พร้อมอบรมทีมจัดซื้อและการเงินให้คัดกรองเอกสารได้เองตั้งแต่ขั้นรับใบแจ้งหนี้