รับรองเอกสารเคลมประกัน เอกสารการรักษาพยาบาล และคำให้ถ้อยคำเพื่อใช้ต่างประเทศ

แบบฟอร์มเรียกร้องค่าสินไหมที่ผู้เอาประกันภัยลงนาม หนังสือมอบอำนาจให้ผู้อื่นดำเนินการเคลมแทน คำให้ถ้อยคำเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น หนังสือยินยอมให้เปิดเผยข้อมูลการรักษา และสำเนาเอกสารประกอบเช่นหนังสือเดินทางหรือเอกสารการรักษาที่นำต้นฉบับมาแสดง ทั้งหมดเป็นการรับรองลายมือชื่อหรือความถูกต้องของสำเนาเทียบต้นฉบับ

ไม่ใช่ การรับรองยืนยันว่าผู้ลงนามมาลงนามต่อหน้าและแสดงตนได้ หรือยืนยันว่าสำเนาตรงกับต้นฉบับที่นำมาแสดง แต่ไม่ได้ตรวจสอบว่าอาการเจ็บป่วย จำนวนค่าใช้จ่าย หรือเหตุการณ์ที่บรรยายเกิดขึ้นจริงอย่างที่เขียน ความรับผิดในเนื้อหายังอยู่ที่ผู้ให้ถ้อยคำ และผู้รับประกันภัยยังตรวจสอบเนื้อหาด้วยกระบวนการของตนต่อไป

ผู้ลงนามที่เป็นบุคคลไทยใช้บัตรประจำตัวประชาชนที่ยังไม่หมดอายุ ผู้ลงนามที่เป็นชาวต่างชาติใช้หนังสือเดินทางเล่มจริง ชื่อและนามสกุลในเอกสารต้องสะกดตรงกับเอกสารแสดงตน หากกรมธรรม์ระบุชื่อสะกดต่างจากหนังสือเดินทางเล่มปัจจุบัน ควรเตรียมเอกสารเชื่อมโยงเช่นหนังสือเดินทางเล่มเดิมหรือเอกสารเปลี่ยนชื่อมาด้วย

ขอเป็นเอกสารที่ออกโดยสถานพยาบาลซึ่งมีตราและลายมือชื่อผู้มีอำนาจ ระบุชื่อผู้ป่วย วันที่รับการรักษา การวินิจฉัย และรายการค่าใช้จ่าย หากผู้รับประกันภัยต้องการสำเนารับรอง ให้นำต้นฉบับที่สถานพยาบาลออกมาแสดงในวันนัด สำเนาที่ถ่ายจากสำเนาหรือภาพถ่ายจากโทรศัพท์มักไม่เพียงพอต่อการรับรองและต่อการพิจารณาของผู้รับประกันภัย

ใช้หนังสือมอบอำนาจที่ระบุขอบเขตชัดว่ามอบให้ยื่นเรียกร้อง รับเอกสาร ขอข้อมูลการรักษา และรับเงินสินไหมหรือไม่ ผู้มอบอำนาจต้องลงนามต่อหน้าและมีสติสัมปชัญญะเข้าใจเนื้อหา หากผู้ป่วยอยู่ในภาวะที่ไม่สามารถลงนามได้ เรื่องจะไม่ใช่การรับรองเอกสารแต่เป็นเรื่องการตั้งผู้อนุบาลหรือผู้พิทักษ์ตามกระบวนการศาล

เขียนตามลำดับเวลา ระบุวันเวลา สถานที่ และสิ่งที่ผู้ให้ถ้อยคำเห็นหรือประสบด้วยตนเอง แยกข้อเท็จจริงออกจากความเห็นหรือการคาดเดา อ้างอิงเอกสารแนบเป็นข้อ ๆ และหลีกเลี่ยงถ้อยคำสรุปแทนผู้ประเมิน ถ้อยคำที่กระชับและตรวจสอบย้อนได้กับเอกสารแนบมีน้ำหนักมากกว่าการบรรยายยาวที่ไม่มีหลักฐานรองรับ

ขึ้นกับภาษาที่ผู้รับประกันภัยกำหนด ส่วนใหญ่ต้องมีคำแปลเป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาของประเทศที่ยื่น แนวทางที่ลดการตีกลับคือรับรองสำเนาต้นฉบับก่อน แล้วจัดทำคำแปลพร้อมคำรับรองความถูกต้องของผู้แปลแนบคู่กัน ศัพท์ทางการแพทย์และชื่อยาควรคงรูปเดิมกำกับไว้ เพื่อให้ผู้พิจารณาเทียบกับต้นฉบับได้โดยไม่ต้องตีความ

หลายผู้รับประกันภัยในต่างประเทศขอให้เอกสารผ่านการรับรองจากกระทรวงการต่างประเทศและสถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศนั้นต่อจากการรับรองลายมือชื่อ ทั้งนี้ขึ้นกับข้อกำหนดของผู้รับประกันภัยและกฎของประเทศปลายทาง ควรขอรายการเอกสารที่ต้องการเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้รับประกันภัยก่อนเริ่ม แล้วจัดลำดับชั้นให้ครบในคราวเดียว

แก้ที่ต้นทางก่อน คือขอให้สถานพยาบาลออกเอกสารแก้ไข หรือออกหนังสือระบุว่าทั้งสองชื่อหมายถึงผู้ป่วยรายเดียว โดยอ้างเลขประจำตัวหรือเลขหนังสือเดินทาง จากนั้นจึงนำเอกสารที่ถูกต้องมารับรอง การรับรองสำเนาที่ยังมีชื่อไม่ตรงจะทำให้ผู้รับประกันภัยตีกลับ และทำให้ต้องเริ่มลำดับชั้นรับรองใหม่ทั้งชุดซึ่งเสียเวลามากกว่า

มักประกอบด้วยเอกสารทะเบียนการตาย เอกสารแสดงสาเหตุการเสียชีวิตจากสถานพยาบาล เอกสารแสดงความสัมพันธ์ของผู้รับประโยชน์ และหนังสือของผู้รับประโยชน์ที่ลงนามรับรองลายมือชื่อ หากผู้รับประโยชน์อยู่ต่างประเทศ ต้องดูว่าจะให้ลงนามที่ประเทศนั้นหรือเดินทางมาลงนามในไทย เพราะลำดับชั้นรับรองจะต่างกันตามจุดที่ลงนาม

ทำได้ตามเงื่อนไขกรมธรรม์ แต่เอกสารที่ออกจากต่างประเทศมักต้องมีการรับรองตามกฎของประเทศที่ออกเอกสารก่อนนำมาใช้ในไทย ส่วนที่รับรองในไทยได้คือคำให้ถ้อยคำและหนังสือมอบอำนาจของผู้เอาประกันภัยที่ลงนามในไทย ควรสอบถามผู้รับประกันภัยว่าต้องการเอกสารต้นฉบับหรือสำเนารับรอง เพราะบางรายการต้องส่งต้นฉบับเท่านั้น

อย่างน้อยหนึ่งชุดสำหรับยื่นและอีกหนึ่งชุดสำหรับเก็บไว้ที่ผู้เรียกร้อง หากมีผู้รับประกันภัยหลายรายในเหตุการณ์เดียวกัน เช่น ประกันสุขภาพและประกันอุบัติเหตุแยกกรมธรรม์ ควรรับรองตามจำนวนรายที่ต้องยื่นตั้งแต่ครั้งแรก เพราะการกลับมารับรองเพิ่มภายหลังต้องนำต้นฉบับมาแสดงใหม่และต้องผ่านลำดับชั้นรับรองซ้ำทั้งชุด

การรับรองลายมือชื่อต้องมีการลงนามต่อหน้าและตรวจเอกสารแสดงตนตัวจริง จึงไม่สามารถรับรองจากภาพถ่ายหรือการประชุมทางวิดีโอได้ ส่วนการเตรียมงานทำล่วงหน้าได้ เช่น ส่งร่างเอกสารมาตรวจรูปแบบ ตรวจรายการเอกสารที่ผู้รับประกันภัยกำหนด และนัดเวลา เพื่อให้วันเข้ามาลงนามใช้เวลาไม่นานและได้เอกสารครบในครั้งเดียว

การรับรองลายมือชื่อหรือสำเนาทำได้ในนัดเดียวเมื่อเอกสารและหลักฐานแสดงตนครบ ส่วนคำแปลใช้เวลาตามปริมาณเอกสารการรักษา และขั้นรับรองของกระทรวงการต่างประเทศกับสถานทูตใช้เวลาตามคิวของแต่ละหน่วยงาน โดยประมาณทั้งชุดมักอยู่ในกรอบหนึ่งถึงสามสัปดาห์ จึงควรเริ่มทันทีที่ผู้รับประกันภัยแจ้งรายการเอกสาร

เอกสารแสดงตนตัวจริงของผู้ลงนามทุกคน ต้นฉบับเอกสารการรักษาและใบเสร็จที่จะรับรองสำเนา สำเนากรมธรรม์หรือหมายเลขกรมธรรม์ รายการเอกสารที่ผู้รับประกันภัยแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษร แบบฟอร์มของผู้รับประกันภัยที่ยังไม่ได้ลงนาม และข้อมูลประเทศที่จะใช้เอกสารเพื่อกำหนดลำดับชั้นรับรองที่ต้องทำต่อ