บัญชีและภาษีบริษัทโฮลดิ้งที่ถือหุ้นบริษัทลูกและรับเงินปันผล

บริษัทแม่จะมีรายการหลักเป็นเงินลงทุนในบริษัทย่อยฝั่งสินทรัพย์ และมีรายได้หลักเป็นเงินปันผลรับกับค่าบริหารจัดการที่เรียกเก็บจากบริษัทในกลุ่ม งบของบริษัทแม่จึงเล็กแต่ต้องชัดเจนเรื่องที่มาของเงินสด เพราะหากโอนเงินไปมาระหว่างบริษัทโดยไม่มีสัญญาและใบแจ้งหนี้รองรับ รายการเหล่านั้นมักถูกตั้งคำถามว่าเป็นเงินกู้ยืมหรือรายได้ที่ยังไม่บันทึก แนวปฏิบัติที่มั่นคงคือแยกผังบัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้ระหว่างกันออกจากคู่ค้าภายนอกตั้งแต่ต้น

งบการเงินเฉพาะกิจการโดยทั่วไปบันทึกเงินลงทุนในบริษัทย่อยด้วยราคาทุน และรับรู้เงินปันผลเป็นรายได้เมื่อมีสิทธิได้รับ ไม่ปรับมูลค่าตามส่วนได้เสียในกำไรของบริษัทย่อย หากมีข้อบ่งชี้ว่ามูลค่าลดลงอย่างถาวร เช่น บริษัทย่อยขาดทุนต่อเนื่องหรือหยุดดำเนินงาน ต้องพิจารณารับรู้ผลขาดทุนจากการด้อยค่าพร้อมเอกสารประเมินประกอบ ทางเลือกในการใช้วิธีอื่นขึ้นอยู่กับชุดมาตรฐานรายงานทางการเงินที่กิจการถืออยู่ จึงควรระบุนโยบายบัญชีข้อนี้ไว้ในหมายเหตุให้ชัด

กฎหมายเปิดช่องยกเว้นภาษีเงินได้นิติบุคคลสำหรับเงินปันผลที่บริษัทไทยได้รับจากบริษัทไทย เมื่อเข้าเงื่อนไขเรื่องสัดส่วนการถือหุ้นและระยะเวลาถือหุ้นต่อเนื่องคร่อมวันที่มีสิทธิรับปันผล โดยแนวทางที่ใช้อ้างอิงคือถือหุ้นก่อนวันที่ได้รับสิทธิและถือต่ออีกช่วงหนึ่งตามที่กฎหมายกำหนด หากถือไม่ครบเงื่อนไข อาจได้รับยกเว้นเพียงบางส่วนหรือไม่ได้รับเลย ตัวเลขสัดส่วนและจำนวนเดือนโดยประมาณควรตรวจกับประกาศที่ใช้อยู่ในปีภาษีนั้นก่อนวางแผนจ่ายปันผลจริง

การจ่ายเงินปันผลให้ผู้รับที่เป็นบุคคลธรรมดามีการหักภาษี ณ ที่จ่ายตามอัตราที่กฎหมายกำหนด และผู้รับมีทางเลือกเรื่องการนำไปรวมคำนวณกับเครดิตภาษีเงินปันผล ส่วนการจ่ายให้บริษัทนิติบุคคลในประเทศจะมีเงื่อนไขยกเว้นการหักในบางกรณีที่ผู้รับเข้าหลักเกณฑ์ถือหุ้นตามที่กำหนด สิ่งที่ต้องทำให้ครบคือออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายและยื่นแบบนำส่งภายในกำหนดของเดือนถัดไป พร้อมเก็บมติที่ประชุมที่อนุมัติจ่ายปันผลไว้เป็นเอกสารตั้งต้นของรายการ

หลักคือจ่ายจากกำไรเท่านั้น หากยังมีขาดทุนสะสมต้องชดเชยให้หมดก่อน และต้องจัดสรรทุนสำรองตามกฎหมายในอัตราที่กำหนดของกำไรสุทธิในแต่ละครั้งจนครบเพดานที่กฎหมายกำหนด ลำดับเอกสารที่ถูกต้องคืองบการเงินที่ผ่านการอนุมัติ มติที่ประชุมผู้ถือหุ้นหรือกรรมการตามข้อบังคับ แล้วจึงจ่ายและบันทึกรายการ การจ่ายก่อนมีมติหรือจ่ายเกินกำไรที่จ่ายได้ มักถูกปรับเป็นเงินกู้ยืมกรรมการในภายหลัง ซึ่งทำให้เกิดประเด็นดอกเบี้ยรับที่ต้องรับรู้ตามมา

ต้องมีบริการจริงและมีหลักฐานว่าบริษัทลูกได้ประโยชน์ เช่น งานบัญชีกลาง งานบุคคล งานจัดซื้อ หรือระบบไอที การตั้งราคาควรอิงต้นทุนที่ปันตามตัวผลักที่อธิบายได้ เช่น จำนวนพนักงาน จำนวนรายการ หรือยอดขาย พร้อมสัญญาบริการ ใบแจ้งหนี้รายเดือน และรายงานสรุปงานที่ให้ หากตั้งเป็นยอดคงที่โดยไม่มีที่มาหรือปรับเพิ่มเพื่อย้ายกำไร มักถูกซักถามเรื่องราคาโอนระหว่างกัน และอาจถูกปรับปรุงรายได้รายจ่ายทั้งสองฝั่งพร้อมภาษีที่เกี่ยวข้อง

เงินปันผลเป็นผลตอบแทนจากการลงทุน ไม่ใช่ค่าบริการ จึงไม่อยู่ในบังคับภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่ค่าบริหารจัดการที่เรียกเก็บระหว่างบริษัทเป็นการให้บริการ หากผู้ให้บริการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องเรียกเก็บและออกใบกำกับภาษีตามปกติ ประเด็นที่พบบ่อยคือบริษัทแม่มีรายได้ค่าบริการถึงเกณฑ์ต้องจดทะเบียนแล้วแต่ยังไม่ได้จด ทำให้เกิดภาระย้อนหลัง ควรติดตามยอดค่าบริการสะสมทุกไตรมาสและจดทะเบียนเมื่อเข้าเกณฑ์ภายในกำหนดที่กฎหมายให้ไว้

การให้กู้ระหว่างบริษัทในกลุ่มควรมีสัญญา กำหนดอัตราดอกเบี้ยที่อธิบายได้ และบันทึกดอกเบี้ยรับตามงวด หากให้กู้โดยไม่มีดอกเบี้ยหรือต่ำกว่าอัตราตลาดอย่างไม่มีเหตุผล เจ้าพนักงานประเมินอาจปรับรายได้ดอกเบี้ยตามอัตราที่ควรได้รับ นอกจากนี้ดอกเบี้ยจ่ายของบริษัทลูกจะถือเป็นค่าใช้จ่ายได้เมื่อมีหลักฐานว่านำเงินไปใช้ในกิจการ การเก็บหลักฐานเส้นทางเงินตั้งแต่โอนเข้าบัญชีถึงการใช้จ่ายจริงจึงเป็นเอกสารที่ควรจัดแฟ้มแยกไว้ทุกสัญญา

เมื่อบริษัทมีอำนาจควบคุมกิจการอื่น โดยทั่วไปพิจารณาจากสิทธิออกเสียงเกินกึ่งหนึ่งหรืออำนาจกำหนดนโยบายการเงินและการดำเนินงาน ชุดมาตรฐานที่กิจการถืออยู่เป็นตัวกำหนดว่าต้องจัดทำงบรวมหรือมีข้อยกเว้นให้กิจการที่ไม่ใช่บริษัทมหาชนหรือไม่ งานที่ต้องเตรียมคือปรับผังบัญชีให้เทียบกันได้ กำหนดรอบปิดบัญชีให้ตรงกัน และตัดรายการระหว่างกันทั้งรายได้ ค่าใช้จ่าย ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และกำไรที่ยังไม่เกิดขึ้นจริงจากการขายสินทรัพย์ภายในกลุ่มออกให้หมด

ผู้สอบบัญชีจะให้ความสำคัญกับรายการระหว่างกันว่าตรงกันทั้งสองฝั่ง ยอดเงินลงทุนและเงินปันผลรับสอดคล้องกับมติและงบของบริษัทย่อย และการปันต้นทุนส่วนกลางมีเกณฑ์ที่ใช้สม่ำเสมอ เอกสารที่ขอบ่อยคือหนังสือยืนยันยอดระหว่างกัน สัญญาบริการและสัญญากู้ ตารางคำนวณค่าบริการ และงบของบริษัทย่อยที่ตรวจแล้ว การจัดแฟ้มกลุ่มไว้ล่วงหน้าตั้งแต่ระหว่างปีช่วยลดเวลาตรวจช่วงปิดงบและลดโอกาสพบผลต่างที่ต้องปรับปรุงย้อนหลังหลายบริษัทพร้อมกัน

เงินปันผลจากต่างประเทศมีหลักเกณฑ์แยกจากปันผลในประเทศ โดยต้องดูทั้งกฎหมายภาษีไทยเรื่องเงื่อนไขยกเว้นสำหรับเงินปันผลจากบริษัทต่างประเทศที่เสียภาษีในประเทศนั้น และอนุสัญญาภาษีซ้อนกับประเทศที่เกี่ยวข้อง เอกสารที่ควรเก็บคือหลักฐานการเสียภาษีของบริษัทผู้จ่าย หนังสือรับรองถิ่นที่อยู่ทางภาษี และหลักฐานอัตราแลกเปลี่ยนวันที่รับรู้รายได้ ควรสอบทานเงื่อนไขกับประกาศที่ใช้อยู่ในปีนั้นก่อน เพราะรายละเอียดอัตราภาษีในประเทศต้นทางมีผลต่อสิทธิยกเว้นโดยตรง

ต้องแยกลักษณะรายจ่าย ค่าที่ปรึกษาและค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวกับการได้มาซึ่งเงินลงทุนมักถือเป็นส่วนหนึ่งของต้นทุนเงินลงทุน ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายในงวด ส่วนค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับการดำเนินงานปกติ เช่น ค่าจัดทำเอกสารประชุม ค่าธรรมเนียมจดทะเบียนแก้ไขข้อมูล และค่าบริการวิชาชีพที่ให้บริการช่วงปีนั้น ตั้งเป็นค่าใช้จ่ายได้เมื่อมีใบเสร็จและคำอธิบายว่าเกี่ยวกับกิจการ การแยกประเภทให้ถูกตั้งแต่วันบันทึกช่วยเลี่ยงการปรับปรุงกำไรทางภาษีย้อนหลังในปีที่มีการตรวจ

แม้ธุรกรรมน้อยแต่ยังมีงานประจำ คือบันทึกค่าใช้จ่ายสำนักงานและค่าบริการวิชาชีพ ออกใบแจ้งหนี้ค่าบริหารจัดการให้บริษัทในกลุ่ม นำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่จ่ายให้ผู้ให้บริการ ยื่นแบบภาษีมูลค่าเพิ่มหากจดทะเบียน กระทบยอดบัญชีธนาคาร และปรับยอดลูกหนี้เจ้าหนี้ระหว่างกันให้ตรงกับบริษัทคู่รายการ การทำรายการเดือนต่อเดือนช่วยให้ยอดระหว่างกันไม่สะสมเป็นผลต่างก้อนใหญ่ตอนปลายปี ซึ่งเป็นงานที่ใช้เวลาแก้มากที่สุดเมื่อปล่อยไว้ทั้งปี

ขอบเขตที่ทำได้ครอบคลุมวางผังบัญชีกลุ่มให้เทียบกันได้ ตั้งระบบเอกสารรายการระหว่างกัน คำนวณและออกเอกสารค่าบริหารจัดการตามเกณฑ์ปันต้นทุน จัดทำบัญชีและยื่นแบบภาษีของทุกบริษัทในกลุ่มตามกำหนด เตรียมกระดาษทำการตัดรายการสำหรับงบรวม ประสานงานกับผู้สอบบัญชี และสรุปผลการดำเนินงานรวมให้ผู้บริหารอ่านได้รายเดือน ก่อนเริ่มงานควรทำรายการบริษัทในกลุ่ม สัดส่วนถือหุ้น และรอบบัญชีของแต่ละแห่งให้ครบ เพื่อวางปฏิทินปิดบัญชีที่สอดคล้องกันทั้งกลุ่ม