ระบบใบกำกับภาษีและใบรับแบบอิเล็กทรอนิกส์

ผู้ที่ได้ประโยชน์ชัดที่สุดคือกิจการที่ออกเอกสารจำนวนมากต่อเดือน มีลูกค้าเป็นองค์กรที่ขอไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ หรือมีทีมงานกระจายหลายพื้นที่จนการเดินเอกสารกระดาษเป็นภาระ ส่วนกิจการที่ออกเอกสารน้อยและลูกค้าเป็นผู้บริโภคทั่วไปอาจรอจนกระบวนการภายในนิ่งก่อน เพราะการเปลี่ยนต้องปรับทั้งระบบขายและวิธีจัดเก็บ

เริ่มจากตรวจว่ากิจการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มและมีผู้มีอำนาจลงนามชัดเจน จากนั้นจัดหาใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกโดยผู้ให้บริการที่ได้รับการรับรอง แล้วยื่นคำขอกับกรมสรรพากรพร้อมข้อมูลระบบที่จะใช้ออกเอกสาร เมื่ออนุมัติจึงทดสอบส่งข้อมูลจริงหนึ่งรอบก่อนใช้งานเต็มรูปแบบ กรอบเวลารวมมักอยู่ในช่วงไม่กี่สัปดาห์โดยประมาณ

ใบรับรองของนิติบุคคลผูกกับเลขทะเบียนกิจการและใช้ลงนามในนามองค์กร เหมาะกับการออกเอกสารอัตโนมัติจำนวนมากเพราะไม่ต้องผูกกับตัวบุคคลที่อาจลาออก ส่วนใบรับรองของบุคคลผูกกับผู้มีอำนาจรายนั้นและต้องเปลี่ยนเมื่อเปลี่ยนตัวผู้ลงนาม กิจการที่วางระบบระยะยาวมักเลือกแบบนิติบุคคลเพื่อลดงานดูแลภายหลัง

หลักคือส่งข้อมูลของเอกสารที่ออกในเดือนภาษีนั้นภายในกรอบเวลาที่ประกาศกำหนด ซึ่งผูกกับรอบเดือนถัดไป ไม่ใช่ส่งทันทีทุกใบ ระบบที่ตั้งค่าดีจะรวบรวมและส่งเป็นรอบพร้อมเก็บผลตอบรับไว้เป็นหลักฐาน จุดที่พลาดบ่อยคือเอกสารที่ออกปลายเดือนแล้วค้างในคิวส่ง ทำให้ยอดที่ส่งไม่ตรงกับรายงานภาษีขาย

เก็บไว้ในรูปแบบที่ตรวจสอบความถูกต้องของลายมือชื่อได้ตลอดระยะเวลาที่กฎหมายบัญชีและภาษีกำหนด ซึ่งโดยทั่วไปอยู่ในช่วงห้าปีขึ้นไปนับจากวันที่ออกเอกสาร สถานที่เก็บต้องเข้าถึงได้เมื่อเจ้าหน้าที่ขอตรวจ การเก็บเฉพาะไฟล์ภาพที่พิมพ์ออกใหม่ไม่เพียงพอ เพราะสิ่งที่ต้องรักษาไว้คือไฟล์ต้นฉบับพร้อมข้อมูลลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์

ไม่ลบไฟล์เดิม แนวทางคือยกเลิกฉบับที่ผิดและออกฉบับใหม่ที่อ้างถึงเลขที่เดิมพร้อมเหตุผลของการแก้ไข เพื่อให้เส้นทางตรวจสอบต่อเนื่อง หากเป็นการปรับจำนวนหรือราคาหลังส่งมอบแล้วให้ใช้ใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้ตามกรณี แล้วส่งข้อมูลของเอกสารทุกฉบับที่เกี่ยวข้องเข้าระบบในรอบเดียวกันเพื่อไม่ให้ยอดคลาดเคลื่อน

ออกให้เป็นกระดาษได้โดยระบุให้ชัดว่าเป็นสำเนาจากต้นฉบับอิเล็กทรอนิกส์และเก็บต้นฉบับไว้ในระบบตามเดิม สิ่งที่ห้ามทำคือออกทั้งสองรูปแบบเป็นต้นฉบับซ้อนกันสำหรับรายการเดียว เพราะจะเกิดเอกสารซ้ำในรายงานภาษี วิธีจัดการที่เรียบร้อยคือบันทึกความต้องการของลูกค้าแต่ละรายไว้ในข้อมูลผู้ติดต่อ

ภาระเพิ่มในช่วงตั้งระบบเพราะต้องจัดผังข้อมูลลูกค้าและสินค้าให้สะอาด แต่ลดลงต่อเนื่องหลังจากนั้นเพราะไม่ต้องพิมพ์ ส่งไปรษณีย์ และค้นแฟ้มย้อนหลัง ผลลัพธ์ที่เห็นชัดคือปิดงบเร็วขึ้นเพราะเอกสารขายอยู่ในรูปข้อมูลตั้งแต่ต้นทาง จึงกระทบเวลาทำงานของทีมบัญชีมากกว่าการกระทบต้นทุนอุปกรณ์

ไม่จำเป็นในหลายกรณี เพราะโปรแกรมบัญชีและระบบขายส่วนใหญ่รองรับการเชื่อมต่อผ่านผู้ให้บริการที่ทำหน้าที่ลงนามและส่งข้อมูลแทน สิ่งที่ควรตรวจก่อนตัดสินใจคือรูปแบบข้อมูลที่โปรแกรมส่งออกได้ ความสามารถในการเก็บเลขที่อ้างอิงกลับ และวิธีจัดการเอกสารยกเลิก หากสามข้อนี้ทำได้ การต่อระบบเดิมมักคุ้มกว่าการเปลี่ยนใหม่

ตั้งรอบกระทบยอดรายเดือนระหว่างเลขที่เอกสารที่ออก ผลตอบรับจากการส่งข้อมูล และยอดในรายงานภาษีขาย โดยตรวจสามจุดคือเอกสารที่ออกแต่ยังไม่ส่ง เอกสารที่ส่งแล้วแต่ถูกยกเลิก และเอกสารข้ามเดือน เมื่อพบผลต่างให้แก้ที่ต้นทางของข้อมูลแทนการปรับตัวเลขในรายงาน เพราะการปรับปลายทางทำให้ตรวจสอบย้อนหลังไม่ได้

เตรียมไฟล์ต้นฉบับตามช่วงที่ขอ รายการเลขที่เอกสารต่อเนื่อง หลักฐานการส่งข้อมูลพร้อมผลตอบรับ และเอกสารยกเลิกกับฉบับแทน ควรมีวิธีแสดงว่าลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ยังตรวจสอบได้ ณ วันตรวจ การจัดโครงสร้างโฟลเดอร์ตามเดือนภาษีไว้ล่วงหน้าทำให้ขั้นตอนนี้ใช้เวลาไม่มาก

ใช้ได้สำหรับการอ้างอิงทางการค้าและการบันทึกบัญชีของผู้ซื้อ แต่ถ้าผู้ซื้อต้องนำไปยื่นต่อหน่วยงานในประเทศของตน อาจต้องมีคำแปลหรือการรับรองเพิ่มตามกฎของประเทศนั้น สำหรับการขายบริการไปต่างประเทศควรเก็บหลักฐานการชำระเงินและหลักฐานการให้บริการไว้คู่กัน เพราะเป็นส่วนสำคัญของการพิสูจน์อัตราภาษีที่ใช้

ทำได้ถ้าแยกชุดเลขที่เอกสารให้ชัดและกำหนดวันตัดที่แน่นอนสำหรับแต่ละกลุ่มลูกค้า เงื่อนไขสำคัญคือหนึ่งรายการต้องมีต้นฉบับเพียงรูปแบบเดียว และรายงานภาษีต้องรวมทั้งสองชุดเข้าด้วยกันได้ การวางแผนตัดรอบให้ตรงกับต้นเดือนภาษีช่วยลดความสับสนในการกระทบยอดอย่างมาก

แจ้งจำนวนเอกสารต่อเดือนโดยประมาณ โปรแกรมขายหรือโปรแกรมบัญชีที่ใช้อยู่ และกลุ่มลูกค้าหลักว่าเป็นองค์กรหรือผู้บริโภค ทีมงานจะเสนอลำดับงานตั้งแต่จัดข้อมูลลูกค้า ขึ้นทะเบียน ทดสอบส่งข้อมูล จนถึงรอบกระทบยอดประจำเดือน ส่งรายละเอียดเข้ามาได้ผ่านแบบฟอร์มในหน้าติดต่อ