รับรองเอกสารแฟรนไชส์และสัญญาอนุญาตใช้สิทธิข้ามประเทศ

สิ่งที่รับรองได้คือข้อเท็จจริงที่ปรากฏต่อหน้า เช่น บุคคลนี้มาลงลายมือชื่อต่อหน้าจริง สำเนาชุดนี้ตรงกับต้นฉบับที่นำมาแสดง หรือผู้ให้ถ้อยคำได้สาบานหรือยืนยันข้อความนั้น ส่วนเนื้อหาของสัญญาว่าเป็นธรรมหรือให้สิทธิครอบคลุมเพียงใดไม่ใช่สิ่งที่การรับรองยืนยัน จึงควรให้ทนายตรวจเนื้อหาสัญญาแยกจากงานรับรอง เพื่อไม่ให้เข้าใจผิดว่าเอกสารที่รับรองแล้วได้รับการตรวจความเหมาะสมของข้อตกลงด้วย

ชุดที่พบมากคือสัญญาฉบับลงนาม หนังสือรับรองการจดทะเบียนของบริษัทฉบับปัจจุบัน รายชื่อผู้มีอำนาจลงนามและตัวอย่างลายมือชื่อ มติของที่ประชุมหรือมติกรรมการที่อนุมัติการเข้าทำสัญญา หนังสือมอบอำนาจหากผู้ลงนามไม่ใช่กรรมการ และหลักฐานสถานะของเครื่องหมายการค้าที่จะอนุญาตให้ใช้ บางประเทศขอคำแปลรับรองเพิ่มด้วย จึงควรถามรายการที่ต้องการเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่ม

แสดงด้วยหนังสือรับรองการจดทะเบียนที่ระบุเงื่อนไขการลงนาม เช่น ต้องลงนามร่วมกันสองคนและประทับตรา หากไม่ครบเงื่อนไขนั้น การรับรองลายมือชื่อยังทำได้แต่ปลายทางอาจปฏิเสธเอกสาร กรณีผู้ลงนามเป็นผู้รับมอบอำนาจ ต้องมีหนังสือมอบอำนาจที่ระบุขอบเขตชัดว่าให้ลงนามในสัญญาฉบับใด และควรตรวจว่าปลายทางยอมรับการมอบอำนาจช่วงหรือไม่ก่อนดำเนินการ

โดยทั่วไปเอกสารจะผ่านการรับรองของกระทรวงการต่างประเทศ แล้วจึงไปยังสถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทาง เว้นแต่ปลายทางใช้ระบบที่ยอมรับการรับรองรูปแบบเดียวจบ ลำดับนี้เปลี่ยนไม่ได้และข้ามขั้นไม่ได้ ฉะนั้นควรยืนยันเส้นทางกับผู้รับเอกสารก่อน เพราะการทำผิดลำดับทำให้ต้องเริ่มใหม่ทั้งชุดและเสียเวลามากกว่าการถามล่วงหน้าเสมอ

ขึ้นกับข้อกำหนดของผู้รับ บางแห่งรับเอกสารภาษาอังกฤษได้ทั้งฉบับ บางแห่งต้องมีคำแปลเป็นภาษาราชการของตนพร้อมคำรับรองของผู้แปล หากสัญญามีสองภาษาในฉบับเดียว ควรมีข้อกำหนดว่าภาษาใดใช้บังคับเมื่อขัดกัน เพราะประเด็นนี้เป็นต้นเหตุข้อพิพาทที่พบบ่อยเมื่อคำแปลสื่อความไม่ตรงกับต้นฉบับในข้อสำคัญ

จำเป็นมากเมื่อสัญญาให้สิทธิใช้เครื่องหมาย เพราะผู้รับสิทธิต้องมั่นใจว่าผู้ให้สิทธิมีสิทธิที่จะอนุญาตจริงและสิทธินั้นยังมีผลในดินแดนที่ตกลงกัน จึงมักขอสำเนาหนังสือสำคัญแสดงการจดทะเบียนที่รับรองแล้ว พร้อมรายการดินแดนและกลุ่มสินค้าที่ครอบคลุม หากยังอยู่ระหว่างการยื่นคำขอในบางดินแดน ควรระบุไว้ในสัญญาให้ตรงความจริงเพื่อไม่ให้กลายเป็นข้อกล่าวหาเรื่องการให้ข้อมูลคลาดเคลื่อนภายหลัง

นอกจากสัญญาหลัก มักมีเอกสารแสดงสิทธิในการอนุญาตช่วงให้ผู้ประกอบการรายย่อยในดินแดนนั้น แผนการเปิดสาขาตามกำหนดเวลา และหนังสือยืนยันความสามารถทางการเงิน เอกสารเหล่านี้บางฉบับต้องรับรองเพราะผู้ให้สิทธิต้นทางใช้ประกอบการอนุมัติ ควรจัดทำเป็นชุดพร้อมสารบัญและเลขหน้าเดียวกันทั้งชุด เพื่อให้แต่ละขั้นของการรับรองอ้างอิงได้ตรงกันโดยไม่สับสน

มักขอสำเนาสัญญาแฟรนไชส์ที่รับรองแล้ว หลักฐานว่าผู้ลงนามมีอำนาจ และคำยืนยันว่าสัญญาไม่ได้ถูกแก้ไขหลังวันที่ระบุ บางรายขอให้ผู้รับสิทธิให้ถ้อยคำยืนยันข้อเท็จจริงเกี่ยวกับเงินลงทุนและแหล่งเงิน ซึ่งเป็นงานรับรองถ้อยคำอีกประเภท ควรถามรายการทั้งหมดจากผู้ให้กู้ครั้งเดียวและทำพร้อมกัน เพราะการนัดลงนามซ้ำหลายรอบทำให้ค่าใช้จ่ายและเวลาสูงขึ้นโดยไม่จำเป็น

แนวทางที่ใช้ได้คือแต่ละฝ่ายลงนามในฉบับของตนต่อหน้าผู้รับรองในประเทศของตน แล้วนำสองชุดมาประกอบเป็นสัญญาฉบับสมบูรณ์ตามข้อกำหนดเรื่องการลงนามคนละฉบับที่เขียนไว้ในสัญญา สิ่งที่ต้องตรวจคือปลายทางยอมรับวิธีนี้หรือไม่ และรูปแบบวันที่มีผลบังคับจะนับจากวันใด ควรเขียนข้อกำหนดนี้ไว้ในสัญญาให้ชัดก่อนเริ่มลงนาม ไม่ใช่มาตกลงกันหลังเอกสารเดินทางแล้ว

ถ้าปลายทางต้องเห็นฉบับแก้ไข ต้องรับรองเอกสารแก้ไขนั้นและเดินลำดับการรับรองต่อใหม่เช่นเดียวกับฉบับแรก การเขียนแก้ด้วยปากกาบนเอกสารที่รับรองแล้วแล้วเซ็นกำกับมักถูกปฏิเสธ วิธีที่เรียบร้อยคือทำบันทึกแก้ไขเป็นเอกสารแยกที่อ้างถึงสัญญาเดิมด้วยวันที่และคู่สัญญา แล้วรับรองบันทึกนั้นเป็นชุดใหม่ เอกสารจะอ่านเข้าใจได้และตรวจสอบย้อนหลังง่าย

งานรับรองของทนายทำได้เร็วเมื่อเอกสารและผู้ลงนามพร้อม แต่ขั้นการรับรองต่อของหน่วยงานและสถานทูตมีคิวและรอบทำงานที่ควบคุมไม่ได้ จึงควรเผื่อหลายสัปดาห์สำหรับปลายทางที่ต้องผ่านสถานทูต และเผื่อเพิ่มอีกหากต้องมีคำแปลรับรอง วิธีลดความเสี่ยงคือเริ่มจากยืนยันรายการเอกสารกับปลายทาง แล้วทำทุกฉบับเป็นชุดเดียวคราวเดียวแทนการส่งทีละฉบับ

ที่พบบ่อยคือชื่อบริษัทในสัญญาไม่ตรงกับหนังสือรับรองแม้ต่างเพียงคำเดียว ลงนามไม่ครบตามเงื่อนไขที่ระบุ วันที่ในเอกสารกับวันที่รับรองขัดกัน หนังสือรับรองที่ใช้เก่าเกินกำหนดที่ปลายทางยอมรับ และเลขหน้าเอกสารไม่ต่อเนื่องทำให้สงสัยว่ามีการสลับหน้า ตรวจห้าจุดนี้ก่อนเข้าขั้นรับรองจะตัดการถูกตีกลับได้เกือบทั้งหมด

เก็บสำเนาที่สแกนครบทุกหน้ารวมหน้ารับรองและตราประทับ พร้อมบันทึกว่าเอกสารต้นฉบับชุดใดส่งไปที่ใครเมื่อไรและด้วยวิธีใด เพราะเมื่อปลายทางแจ้งว่าไม่ได้รับ ท่านต้องมีข้อมูลนี้ยืนยันได้ทันที ควรเก็บไว้ในที่เดียวกับทะเบียนสัญญาของบริษัท เพื่อให้ผู้ที่เข้ามาดูแลภายหลังเห็นทั้งสัญญาและร่องรอยการรับรองได้ในที่เดียว

ส่งรายการเอกสารที่ปลายทางขอ ร่างสัญญา หนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุด และข้อมูลผู้ลงนามมาให้ตรวจก่อน เราจะยืนยันว่าอำนาจลงนามครบถ้วน จัดชุดเอกสารให้ตรงรูปแบบที่ปลายทางรับ นัดวันลงนามและรับรองในคราวเดียว และแจ้งลำดับกับกรอบเวลาของขั้นรับรองต่อให้ท่านวางแผนวันปิดดีลได้ หากต้องมีคำแปลรับรอง เราจะจัดทำให้สอดคล้องกับต้นฉบับทุกข้อ