ธุรกิจขนส่งและคลังสินค้า ใบอนุญาต บัญชี และความรับผิด

การรับจ้างขนส่งสินค้าด้วยรถบรรทุกเพื่อสินจ้างต้องขอใบอนุญาตประเภทไม่ประจำทางสำหรับรถบรรทุก ซึ่งออกโดยกรมการขนส่งทางบก พร้อมจดทะเบียนรถให้ตรงประเภทการใช้งาน หากขนส่งเฉพาะสินค้าของบริษัทตนเองจะเป็นการขนส่งส่วนบุคคลซึ่งเงื่อนไขต่างกัน การใช้รถส่วนบุคคลไปรับจ้างเป็นเหตุให้ถูกเปรียบเทียบปรับและกระทบการเคลมประกัน

ใบกำกับการขนส่งหรือใบส่งของที่ระบุผู้ส่ง ผู้รับ ชนิดและจำนวนสินค้า สำเนาใบอนุญาตประกอบการ สำเนาทะเบียนรถและประกันภัย ใบอนุญาตขับรถชนิดที่ตรงกับรถ และหลักฐานน้ำหนักบรรทุกเมื่อผ่านด่านชั่ง ชุดนี้ใช้ทั้งกันข้อพิพาทเรื่องของขาดและใช้เป็นหลักฐานประกอบการบันทึกรายได้ในบัญชี

ผูกค่าน้ำมันกับทะเบียนรถและเที่ยววิ่งเป็นรายคัน ใช้บัตรเติมน้ำมันแยกตามรถหรือใบเสร็จที่ระบุทะเบียนไว้บนเอกสาร แล้วกระทบยอดกับระยะทางและงานที่รับจริงในเดือนนั้น เจ้าหน้าที่มักตั้งข้อสังเกตเมื่อปริมาณน้ำมันสูงกว่าที่ระยะทางอธิบายได้ หรือเมื่อใบเสร็จไม่ระบุทะเบียนรถเลย

ใช้วิธีเส้นตรงตามอายุการใช้งานที่สมเหตุสมผลและใช้เกณฑ์เดียวกันทุกปี รถบรรทุกและหางลากมักตั้งอายุห้าปีขึ้นไป ส่วนอุปกรณ์ต่อเติมเช่นตู้ทำความเย็นหรือเครนแยกเป็นสินทรัพย์รายการต่างหากเมื่อมูลค่าสูงและอายุใช้งานไม่เท่ากับตัวรถ การเปลี่ยนเกณฑ์กลางปีโดยไม่มีเหตุผลรองรับเป็นประเด็นที่ถูกสอบถามเสมอ

การขนส่งในประเทศได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่บริการอื่นที่ให้ควบคู่ เช่น การจัดเก็บในคลัง การบรรจุหีบห่อ การยกขึ้นลงเป็นงานแยก และค่าบริการจัดการขนส่งแบบตัวกลาง มักอยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม การออกใบแจ้งหนี้จึงควรแยกบรรทัดให้ชัดว่ารายการใดเป็นค่าขนส่งและรายการใดเป็นค่าบริการอื่น

ค่าขนส่งที่จ่ายให้นิติบุคคลถูกหักในอัตราหนึ่งเปอร์เซ็นต์ ส่วนค่าบริการอื่นเช่นค่าเช่าคลังหรือค่าบริหารจัดการใช้อัตราของบริการนั้นซึ่งต่างออกไป ผู้ประกอบการควรเก็บหนังสือรับรองการหักภาษีทุกฉบับและกระทบยอดกับรายได้ในแบบแสดงรายการ เพราะยอดที่ไม่ตรงกันเป็นเหตุให้ถูกเรียกตรวจย้อนหลังบ่อยที่สุด

ผู้ขนส่งรับผิดเมื่อสินค้าสูญหายหรือเสียหายในระหว่างที่อยู่ในความดูแล เว้นแต่พิสูจน์ได้ว่าเกิดจากเหตุสุดวิสัย สภาพของสินค้าเอง หรือความผิดของผู้ส่ง การจำกัดความรับผิดในสัญญาใช้ได้เมื่อระบุชัดและคู่สัญญารับรู้ ภาพถ่ายสภาพสินค้าตอนรับและตอนส่งมอบเป็นหลักฐานที่ตัดสินข้อพิพาทได้เร็วที่สุด

ประกันภัยรถภาคบังคับและภาคสมัครใจสำหรับตัวรถ ประกันความรับผิดของผู้ขนส่งสำหรับสินค้าในความดูแล และประกันคลังสินค้าสำหรับทรัพย์สินและสินค้าของลูกค้าที่จัดเก็บ ควรตรวจว่ากรมธรรม์ครอบคลุมชนิดสินค้าที่ขนจริง เพราะสินค้าควบคุมอุณหภูมิ วัตถุอันตราย และสินค้ามีมูลค่าสูงมักถูกยกเว้นไว้หากไม่แจ้งล่วงหน้า

พื้นที่และจุดที่ใช้จริงพร้อมแผนผังแนบ น้ำหนักบรรทุกสูงสุดต่อตารางเมตร สิทธิใช้ทางเข้าออกและลานจอดรถบรรทุก ผู้รับผิดชอบระบบดับเพลิงและการตรวจประจำปี เงื่อนไขการเข้าตรวจของผู้ให้เช่า และสิ่งที่ต้องคืนสภาพเมื่อสิ้นสัญญา ควรระบุด้วยว่าผู้เช่าใช้ที่อยู่นี้จดทะเบียนสถานประกอบการได้หรือไม่

ต่างกันทั้งภาระประกันสังคม การหักภาษี และความรับผิดต่อบุคคลภายนอก คนขับที่รับคำสั่งเรื่องเวลาและเส้นทาง ใช้รถของบริษัท และได้ค่าตอบแทนประจำ ถูกถือเป็นลูกจ้างแม้เรียกชื่อสัญญาว่ารับเหมา ข้อพิพาทที่พบบ่อยคือการเลิกจ้างและค่าล่วงเวลา จึงควรทำสัญญาให้ตรงกับลักษณะงานจริงตั้งแต่ต้นและเก็บบันทึกเวลาทำงานไว้