บัญชีคลินิกสัตว์ โรงพยาบาลสัตว์ และบริการสัตว์เลี้ยง

อย่างน้อยห้าเส้น คือค่าตรวจรักษาและหัตถการ ค่ายาและเวชภัณฑ์ที่จ่ายให้สัตว์ป่วย ค่าบริการอาบน้ำตัดขนและดูแลความสะอาด ค่าที่พักรับฝากรายคืน และการขายสินค้าหน้าร้าน เหตุที่ต้องแยกคือแต่ละเส้นมีต้นทุนต่างชนิดกัน เส้นรักษาผูกกับเวลาของสัตวแพทย์ เส้นยาเป็นต้นทุนสินค้า เส้นตัดขนผูกกับเวลาช่างและวัสดุสิ้นเปลือง เส้นที่พักผูกกับพื้นที่กรงและรอบการทำความสะอาด การตั้งรหัสรายได้ตามนี้ตั้งแต่จุดขายทำให้รายงานกำไรรายเส้นออกมาได้เองโดยไม่ต้องมานั่งแยกภายหลัง

ทางบัญชีให้ดูว่าใบเสร็จแสดงรายการแยกหรือรวม ถ้าแยกบรรทัดค่าตรวจกับค่ายา ก็บันทึกเป็นสองรายได้และตัดต้นทุนยาออกจากสต๊อกตามจำนวนที่จ่าย ถ้ารวมเป็นแพ็กเกจ เช่น ชุดทำวัคซีนหรือชุดทำหมันที่คิดราคาเดียว ให้ปันส่วนราคาในระบบหลังบ้านตามต้นทุนของแต่ละองค์ประกอบ เพื่อให้เห็นว่าแพ็กเกจนั้นยังมีกำไรจริงหรือไม่ ประเด็นนี้สำคัญเมื่อกิจการเข้าระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม เพราะการแสดงรายการในเอกสารที่ออกให้ลูกค้าต้องสอดคล้องกับการบันทึกในบัญชี ไม่ควรออกเอกสารแบบหนึ่งแต่บันทึกอีกแบบหนึ่ง

ตั้งรหัสสินค้าให้ผูกสามอย่างไว้ในรายการเดียว คือชื่อสามัญของตัวยา ขนาดบรรจุ และรุ่นผลิตกับวันหมดอายุ ยาตัวเดียวกันแต่ต่างขนาดบรรจุต้องเป็นรหัสต่างกัน เพราะต้นทุนต่อหน่วยใช้งานไม่เท่ากัน วัคซีนและยาที่ต้องเก็บเย็นให้บันทึกอุณหภูมิตู้เก็บทุกวันไว้เป็นเอกสารประกอบ เพราะถ้าเกิดต้องตัดเป็นของเสียจากระบบความเย็นขัดข้อง บันทึกนั้นเป็นหลักฐานเดียวที่อธิบายได้ ส่วนยาที่แบ่งใช้หลายครั้งจากขวดเดียว ให้กำหนดจำนวนหน่วยใช้งานต่อขวดไว้ล่วงหน้า แล้วตัดสต๊อกตามหน่วยใช้งาน ไม่ใช่ตัดทั้งขวดเมื่อเปิดใช้

ทำเป็นรอบตายตัวเดือนละครั้ง ไม่ใช่ตัดเมื่อนึกได้ ขั้นตอนที่ใช้ได้คือพิมพ์รายการที่หมดอายุในเดือนนั้นจากระบบ ให้สัตวแพทย์ผู้รับผิดชอบลงนามยืนยันจำนวน ถ่ายภาพรายการก่อนทำลายหรือส่งกำจัด แนบหลักฐานการส่งกำจัดถ้าต้องส่งผู้รับกำจัดของเสียทางการแพทย์ แล้วบันทึกเป็นผลขาดทุนจากสินค้าเสื่อมสภาพในเดือนนั้น เอกสารชุดนี้คือสิ่งที่ทำให้ยอดตัดจำหน่ายอธิบายได้เมื่อถูกสอบถาม และยังทำให้เห็นแนวโน้มว่าสั่งยาตัวใดมากเกินความต้องการซ้ำ ๆ จนควรลดปริมาณสั่งต่อรอบ

ต่างกัน และควรแยกให้เด็ดขาด สัตว์ป่วยที่พักเพื่อการรักษาจะมีค่าที่พักรวมกับค่าเฝ้าติดตามอาการ ค่ายา และหัตถการที่ทำระหว่างพัก จึงควรผูกทุกบรรทัดเข้ากับเลขเวชระเบียนเดียว แล้วรับรู้รายได้ตามวันที่ให้บริการ ส่วนสัตว์รับฝากเป็นบริการที่พักล้วน คิดตามคืนและมักเก็บเงินล่วงหน้า เงินที่รับก่อนเข้าพักยังไม่ใช่รายได้จนกว่าจะให้บริการแล้ว หากคาบเกี่ยวสิ้นเดือน เช่น ฝากปลายเดือนถึงต้นเดือนถัดไป ให้แบ่งรายได้ตามจำนวนคืนที่อยู่ในแต่ละเดือน มิฉะนั้นกำไรรายเดือนจะแกว่งโดยไม่มีเหตุจริง

ใช้อัตราต่อชั่วโมงที่คำนวณจากค่าตอบแทนรวมทั้งปีหารด้วยชั่วโมงที่ให้บริการได้จริง ซึ่งต้องหักเวลาประชุม อบรม และเวลาที่ไม่มีนัดออกไปก่อน อัตราที่ได้นี้ใช้สองทาง ทางแรกคือใช้ทดสอบว่าราคาหัตถการแต่ละรายการคุ้มเวลาที่ใช้หรือไม่ ทางที่สองคือใช้ประเมินว่าควรเพิ่มคนหรือเพิ่มรอบนัด สำหรับช่างตัดขนที่ได้ส่วนแบ่งจากค่าบริการ ให้บันทึกส่วนแบ่งนั้นเป็นต้นทุนของเส้นรายได้ตัดขนโดยตรง ไม่ใช่รวมอยู่ในค่าใช้จ่ายพนักงานก้อนเดียว เพราะถ้ารวมไว้จะมองไม่เห็นว่าเส้นตัดขนเหลือกำไรเท่าใดหลังจ่ายส่วนแบ่งแล้ว

ทั้งสองอย่างเป็นภาระที่ต้องให้บริการในอนาคต จึงลงเป็นหนี้สินก่อน ไม่ใช่รายได้ทันที เงินมัดจำที่รับตอนจองที่พักหรือจองคิวหัตถการให้บันทึกเป็นเงินรับล่วงหน้า แล้วโอนเป็นรายได้เมื่อให้บริการหรือเมื่อลูกค้าสละสิทธิตามเงื่อนไขที่แจ้งไว้ แพ็กเกจ เช่น ชุดอาบน้ำตัดขนสิบครั้ง ให้ตัดเป็นรายได้ครั้งละหนึ่งส่วนตามจำนวนครั้งที่ใช้ และต้องมีทะเบียนคุมว่าลูกค้าแต่ละรายเหลือสิทธิเท่าใด ทะเบียนนี้เป็นตัวเลขที่ต้องกระทบยอดกับยอดคงเหลือในบัญชีหนี้สินทุกสิ้นเดือน ถ้าสองตัวไม่ตรงแสดงว่ามีการให้บริการที่ไม่ได้ตัดสิทธิหรือขายแพ็กเกจที่ไม่ได้บันทึก

สามเรื่อง เรื่องแรกคืออาหารเฉพาะโรคที่จ่ายตามคำแนะนำของสัตวแพทย์ ควรแยกรหัสจากอาหารทั่วไป เพราะกำไรและรอบการหมุนต่างกันมาก เรื่องที่สองคือสินค้าที่มีวันหมดอายุ ต้องจัดเรียงให้ขายของเข้าก่อนออกก่อนจริง และนับรอบย่อยทุกเดือนในกลุ่มที่อายุสั้น เรื่องที่สามคือของที่หยิบไปใช้ในคลินิกเอง เช่น ทรายแมวหรือปลอกคอที่เอาไปใช้กับสัตว์ที่พักรักษา ต้องทำใบเบิกภายในทุกครั้ง เพราะถ้าไม่ทำ ต้นทุนขายจะบวมและกำไรของเส้นค้าปลีกจะดูแย่กว่าความจริง ในขณะที่ต้นทุนของเส้นรักษาจะดูดีเกินจริง

แยกตามอายุการใช้งานที่ต่างกันจริง เครื่องอัลตราซาวด์ เครื่องเอกซเรย์ เครื่องวิเคราะห์เลือด และโต๊ะผ่าตัดเป็นสินทรัพย์ที่ใช้ได้หลายปีและควรตั้งเป็นรายตัวพร้อมเลขเครื่อง เพราะต้องแยกค่าบำรุงรักษาและค่าสอบเทียบของแต่ละเครื่องให้เห็น อุปกรณ์ตัดขน เช่น ปัตตะเลี่ยนและใบมีด มีอายุสั้นกว่าและบางส่วนเป็นวัสดุสิ้นเปลืองที่ลงเป็นค่าใช้จ่ายทันที เกณฑ์ที่ควรตั้งไว้ในนโยบายบัญชีคือมูลค่าขั้นต่ำที่จะถือเป็นสินทรัพย์ และอายุการใช้งานของแต่ละกลุ่ม เพื่อให้การบันทึกคงเส้นคงวาทุกปีและอธิบายได้เมื่อมีการตรวจ

เมื่อรายรับรวมทั้งกิจการถึงเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด ซึ่งนับรวมทุกเส้นรายได้ในนิติบุคคลหรือในชื่อผู้ประกอบการเดียวกัน ไม่ใช่นับแยกเฉพาะเส้นค้าปลีก ผลกระทบที่ต้องเตรียมมีสี่อย่าง หนึ่ง ต้องออกเอกสารตามรูปแบบที่กำหนดและเก็บสำเนาเป็นระบบ สอง ต้องแยกภาษีซื้อที่ขอคืนได้กับที่ขอไม่ได้ สาม ระบบจุดขายต้องแสดงยอดและภาษีให้ถูกในทุกประเภทรายการ รวมแพ็กเกจและเงินรับล่วงหน้า สี่ ต้องยื่นแบบและชำระตามกำหนดรายเดือน การเตรียมล่วงหน้าก่อนถึงเกณฑ์ช่วยได้มาก เพราะการย้อนแก้เอกสารที่ออกไปแล้วเป็นงานที่ใช้เวลาและมักมีเบี้ยปรับตามมา

ต้องระบุสถานะของความสัมพันธ์ให้ชัดก่อน ว่าเป็นลูกจ้างตามสัญญาจ้างแรงงานหรือเป็นผู้ให้บริการอิสระที่รับงานเป็นรอบ เพราะเอกสารและการหักภาษีต่างกัน ถ้าเป็นผู้ให้บริการอิสระ ควรมีหนังสือตกลงที่ระบุรอบเวลาออกตรวจ ขอบเขตงาน วิธีคิดค่าตอบแทน และผู้รับผิดชอบเวชระเบียน พร้อมเก็บหลักฐานการจ่ายและหนังสือรับรองการหักภาษีที่ออกให้ทุกครั้ง สิ่งที่มักทำไม่ครบคือตารางแนบท้ายที่แสดงรอบเวลาและจำนวนเคสที่ใช้คำนวณค่าตอบแทน ทั้งที่ตารางนี้เป็นเอกสารเดียวที่เชื่อมยอดจ่ายกับงานที่ทำจริง

หกฉบับที่พอเห็นภาพทั้งหมด หนึ่ง กำไรขั้นต้นแยกตามเส้นรายได้ห้าเส้น สอง รายการยาและเวชภัณฑ์ที่ใกล้หมดอายุในสามเดือนหน้า สาม อัตราการใช้กรงเทียบกับจำนวนกรงทั้งหมดในแต่ละคืน สี่ ชั่วโมงให้บริการของสัตวแพทย์และช่างเทียบกับชั่วโมงที่เปิดทำการ ห้า ยอดสิทธิแพ็กเกจคงเหลือกับเงินรับล่วงหน้าที่ยังไม่ให้บริการ หก ลูกหนี้ที่ค้างเกินกำหนด แยกระหว่างลูกค้ารายบุคคลกับหน่วยงานหรือมูลนิธิที่วางบิลเป็นรอบ อ่านหกฉบับนี้พร้อมกันจะเห็นว่าเดือนนั้นกำไรหายไปที่การตั้งราคา ที่การใช้กำลังการให้บริการ หรือที่การเก็บเงิน

แยกเป็นงานโครงการ เพราะมีผู้จ่ายเงินและเงื่อนไขการเบิกที่ต่างจากลูกค้าเดินเข้า ควรตั้งรหัสโครงการต่อหนึ่งข้อตกลง แล้วผูกทั้งรายได้ ยาที่ใช้ และชั่วโมงทำงานเข้ากับรหัสนั้น เพื่อรู้ว่าอัตราที่ตกลงไว้ครอบคลุมต้นทุนจริงหรือไม่ การวางบิลมักต้องแนบรายชื่อสัตว์ จำนวนหัตถการ และภาพประกอบตามที่ผู้ให้ทุนกำหนด จึงควรเก็บเอกสารแนบไว้คู่กับใบแจ้งหนี้ตั้งแต่ต้น ถ้ามีส่วนที่กิจการออกให้เองโดยไม่เรียกเก็บ ให้บันทึกส่วนนั้นเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการอย่างชัดเจน ไม่ปล่อยให้กลายเป็นต้นทุนที่ไม่มีที่มาในเส้นรักษาปกติ

เจ็ดกลุ่ม หนึ่ง สรุปยอดขายจากระบบจุดขายแยกตามเส้นรายได้และวิธีรับชำระ สอง ใบเสร็จและใบกำกับที่ออกให้ลูกค้าครบตามเลขที่ รวมใบที่ยกเลิก สาม ใบซื้อยา เวชภัณฑ์ อาหาร และอุปกรณ์ สี่ รายการปรับสต๊อกและใบตัดจำหน่ายของหมดอายุที่มีผู้ลงนาม ห้า ทะเบียนเงินรับล่วงหน้าและสิทธิแพ็กเกจคงเหลือ หก เอกสารค่าตอบแทนบุคลากรและหนังสือรับรองการหักภาษี เจ็ด สเตทเมนต์ของบัญชีธนาคารทุกบัญชีที่กิจการใช้หมุนเงิน ส่งครบตามนี้ทุกเดือนทำให้ปิดงบได้เร็วและลดการต้องย้อนถามข้อมูลซึ่งเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้งบล่าช้า