รับรองเอกสารการศึกษาเพื่อยื่นสถาบันต่างประเทศ

ให้ดูว่าปลายทางขอเอกสารชิ้นไหน หลายมหาวิทยาลัยขอใบแสดงผลการเรียนเป็นหลักเพราะบอกรายวิชาและหน่วยกิต ส่วนปริญญาบัตรใช้ยืนยันว่าจบจริง ถ้าเช็กลิสต์ขอทั้งสองชิ้น ให้ยื่นรับรองพร้อมกันในนัดเดียวเพื่อให้เลขทะเบียนคำรับรองเรียงต่อกันและตรวจย้อนได้ง่าย

ขึ้นกับผู้รับ ถ้าปลายทางยอมรับสำเนาที่สถาบันออกและประทับตราเอง ก็ไม่ต้องซ้ำ แต่หากเช็กลิสต์ระบุคำว่า notarised หรือขอให้มีผู้ประกอบวิชาชีพกฎหมายลงนามกำกับ สำเนาของสถาบันจะกลายเป็นต้นฉบับที่นำมาแสดงต่อทนายเพื่อออกคำรับรองอีกชั้น

ลำดับที่ใช้ได้จริงคือขอฉบับภาษาอังกฤษจากสถาบันก่อนถ้ามี เพราะเป็นเอกสารที่ออกโดยผู้ออกเอกสารเอง หากไม่มีจึงแปลแล้วให้ผู้แปลลงนามคำแถลงความถูกต้องต่อหน้าทนาย จากนั้นคำรับรองจะอ้างถึงทั้งฉบับไทยและฉบับแปลไว้ในหน้าเดียวกัน

ถ้าปลายทางเป็นหน่วยงานรัฐ สภาวิชาชีพ หรือใช้ประกอบการขอวีซ่า มักต้องผ่าน แต่ถ้าเป็นฝ่ายรับสมัครของมหาวิทยาลัยล้วน ๆ หลายแห่งจบที่คำรับรองของทนายพร้อมชุดแปล ให้อ่านหน้าเงื่อนไขของผู้รับก่อนเสมอเพราะสองกรณีนี้ต่างกันทั้งเวลาและค่าธรรมเนียมราชการ

ไม่ได้ในกรณีที่เงื่อนไขระบุว่าต้องส่งจากสถาบันในซองปิดผนึก เพราะสิ่งที่ผู้ประเมินต้องการคือช่องทางส่งที่ควบคุมได้ ไม่ใช่การยืนยันสำเนา ในทางปฏิบัติเรามักจัดสองชุดขนานกัน ชุดปิดผนึกจากสถาบันสำหรับผู้ประเมิน และชุดรับรองสำหรับหน่วยงานอื่นที่ขอสำเนา

อย่าให้ทนายแก้การสะกดในเอกสาร เพราะคำรับรองยืนยันได้เพียงสิ่งที่ปรากฏบนหน้ากระดาษ วิธีที่ผู้รับยอมรับคือทำคำแถลงยืนยันว่าเป็นบุคคลเดียวกัน แนบหลักฐานการเปลี่ยนชื่อหรือทะเบียนราษฎร์ แล้วให้ทนายรับคำสาบานในคำแถลงนั้น

รับรองได้ในฐานะสำเนาตรงต้นฉบับที่นำมาแสดง หรือรับรองลายมือชื่อผู้ออกหนังสือรับรองเมื่อผู้ลงนามมาลงชื่อด้วยตัวเอง สิ่งที่คำรับรองไม่ทำคือยืนยันว่าข้อความในหนังสือประสบการณ์เป็นความจริง ผู้รับปลายทางจะตรวจข้อเท็จจริงเอง

ผู้ปกครองต้องมาลงนามต่อหน้าทนายพร้อมบัตรตัวจริง ส่วนหลักฐานการเงินให้ขอหนังสือรับรองจากธนาคารฉบับใหม่แล้วรับรองเป็นสำเนาตรงต้นฉบับ อย่าใช้ภาพถ่ายหน้าจอแอปธนาคารเพราะทนายไม่มีต้นฉบับให้เทียบและผู้รับส่วนใหญ่ปฏิเสธ

ควรแยกชุด เพราะแต่ละปลายทางมีขั้นตอนต่อไปไม่เหมือนกัน บางประเทศจบที่ apostille บางประเทศต้องผ่านสถานทูตของตนเอง เราจะทำต้นทางพร้อมกันในนัดเดียวแล้วแยกเส้นทางนิติกรณ์ตามประเทศ วิธีนี้ประหยัดเวลากว่าการทำเสร็จทีละประเทศ

เราเก็บเลขทะเบียนและรายละเอียดคำรับรองไว้ จึงออกคำรับรองฉบับใหม่ได้เร็วเมื่อท่านนำต้นฉบับมาแสดงอีกครั้ง แต่ขั้นนิติกรณ์ของกรมการกงสุลหรือสถานทูตจะนับอายุจากวันประทับใหม่ ดังนั้นถ้าผู้รับกำหนดว่าเอกสารต้องออกไม่เกินกี่เดือน ต้องเดินขั้นนั้นใหม่