บัญชีเกษตรและฟาร์ม ผลผลิตตามฤดูกาลและสินทรัพย์ชีวภาพ

ไม่ควร เพราะรายจ่ายเหล่านั้นก่อให้เกิดผลผลิตที่จะขายในภายหลัง ทางที่สมเหตุสมผลคือรวบรวมค่าเมล็ดพันธุ์ ปุ๋ย ยา ค่าน้ำ ค่าแรงเตรียมแปลง และค่าเครื่องจักรที่ปันส่วนได้ ไว้ในบัญชีงานระหว่างเพาะปลูกแยกตามแปลงหรือรุ่นการผลิต แล้วโอนเป็นต้นทุนขายเมื่อผลผลิตถูกขายออกไป การทำแบบนี้ทำให้เห็นกำไรต่อรุ่นได้จริง ต่างจากการลงค่าใช้จ่ายทั้งหมดทันทีซึ่งทำให้ทุกเดือนก่อนเก็บเกี่ยวขาดทุนโดยไม่มีความหมายทางบริหาร

แยกตามวัตถุประสงค์การถือครอง สัตว์ที่เลี้ยงเพื่อให้ผลผลิตซ้ำ ๆ เช่น แม่พันธุ์ที่ใช้ขยายพันธุ์หรือโครีดนม มีลักษณะเป็นสินทรัพย์ที่ใช้งานหลายรอบ จึงจัดเข้ากลุ่มสินทรัพย์ถาวรแล้วทยอยตัดค่าเสื่อมราคาตามช่วงปีที่ยังให้ผลผลิตได้ ส่วนสัตว์ที่เลี้ยงเพื่อขายเป็นเนื้อภายในรอบเดียวเป็นสินค้าคงเหลือ เมื่อวัตถุประสงค์เปลี่ยน เช่น ปลดแม่พันธุ์ออกขาย ต้องโอนประเภทและบันทึกผลต่างให้ชัด พร้อมเก็บทะเบียนสัตว์รายตัวหรือรายกลุ่มเป็นหลักฐาน

ต้นไม้ที่ปลูกเพื่อเก็บผลผลิตต่อเนื่องหลายปีมีบทบาทเหมือนโรงงานผลิตมากกว่าสินค้า ต้นทุนปลูกและดูแลจนถึงช่วงที่เริ่มให้ผลผลิตควรรวมเป็นต้นทุนของสวน แล้วเริ่มตัดค่าเสื่อมเมื่อเข้าสู่ช่วงเก็บผลผลิตตามอายุที่ประมาณได้ ค่าดูแลรายปีหลังจากนั้นเป็นค่าใช้จ่ายดำเนินงานตามปกติ ส่วนผลผลิตที่ตัดได้ในแต่ละรอบเป็นสินค้าคงเหลือจนกว่าจะขาย การแยกช่วงก่อนและหลังให้ผลผลิตเป็นหัวใจของความถูกต้องในกลุ่มนี้

ต้องพิสูจน์ได้ว่ามีการจ่ายจริงให้บุคคลที่ระบุตัวได้ เอกสารพื้นฐานคือทะเบียนคุมการเข้าทำงานรายวัน ใบสำคัญรับเงินที่มีชื่อ เลขบัตรประจำตัว ลายมือชื่อผู้รับ และยอดเงิน พร้อมสรุปยอดจ่ายแต่ละรอบที่ผู้มีอำนาจอนุมัติ หากผู้รับเป็นคนต่างชาติต้องตรวจสิทธิทำงานตามประเภทที่กฎหมายอนุญาตด้วย รายจ่ายค่าแรงที่ไม่มีหลักฐานผู้รับมักถูกตัดเป็นรายจ่ายที่พิสูจน์ไม่ได้เมื่อมีการตรวจสอบ ซึ่งกระทบทั้งภาษีและความน่าเชื่อถือของงบ

กิจการยังต้องบันทึกรายได้ตามความจริงแม้ผู้ซื้อไม่ออกเอกสารให้ วิธีปฏิบัติคือกิจการออกเอกสารการขายของตนเองทุกครั้ง ระบุชื่อผู้ซื้อ น้ำหนักหรือปริมาณ ราคาต่อหน่วย และวันที่ ควบคู่กับใบชั่งน้ำหนักและหลักฐานการรับเงินหรือรายการเดินบัญชี ชุดเอกสารสามชิ้นนี้ทำให้ยอดขายตรวจสอบย้อนได้ การพึ่งเพียงสมุดจดมือโดยไม่มีใบชั่งและเส้นทางเงิน คือจุดที่ทำให้ยอดรายได้ถูกตั้งคำถามมากที่สุดในธุรกิจเกษตร

ต้องมีหลักฐานยืนยันความเสียหายก่อนตัดบัญชี ได้แก่ บันทึกเหตุการณ์พร้อมวันเวลา ภาพถ่ายพื้นที่เสียหาย รายงานประเมินปริมาณที่เสียหายโดยผู้รับผิดชอบ และหากมีหนังสือรับรองจากหน่วยงานท้องถิ่นหรือรายงานเคลมประกันก็ยิ่งหนักแน่น เมื่อครบแล้วจึงตัดต้นทุนที่สะสมไว้ของรุ่นที่เสียหายออกเป็นผลขาดทุน หากได้รับค่าสินไหมภายหลังให้บันทึกเป็นรายได้อื่นแยกจากรายได้ขายผลผลิตปกติ เพื่อไม่ให้อัตรากำไรของกิจการบิดเบือน

ควรใช้ตัวขับที่วัดได้จริง เช่น ชั่วโมงเดินเครื่องหรือไร่ที่ทำงาน โดยจดบันทึกทุกครั้งที่ใช้งานว่าเป็นงานของฟาร์มเองหรือรับจ้าง ค่าเสื่อมราคา ค่าน้ำมัน และค่าซ่อมบำรุงจึงปันส่วนตามสัดส่วนที่บันทึกไว้ ส่วนรายได้จากการรับจ้างเป็นรายได้บริการที่ต้องบันทึกและพิจารณาภาระภาษีตามประเภทเงินได้ การไม่แยกสองส่วนทำให้ต้นทุนต่อไร่ของฟาร์มสูงเกินจริงและมองไม่เห็นว่าการรับจ้างคุ้มค่าหรือไม่

การขายผลผลิตทางการเกษตรในสภาพที่ยังไม่แปรรูปหลายรายการอยู่ในกลุ่มที่กฎหมายยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่เมื่อนำไปแปรรูปหรือบรรจุในลักษณะที่กฎหมายถือว่าพ้นสภาพเดิม ภาระภาษีจะเปลี่ยนไป จุดที่ต้องระวังคือกิจการที่ทำทั้งขายดิบและแปรรูป เพราะต้องแยกรายได้สองกลุ่มและแยกภาษีซื้อที่เกี่ยวข้องให้ถูก ควรตรวจสอบสถานะของสินค้าแต่ละรายการกับหลักเกณฑ์ที่ใช้บังคับก่อนกำหนดราคาและออกเอกสาร ไม่ควรอนุมานจากธรรมเนียมของผู้ค้ารายอื่น

ต้องดูเงื่อนไขของเงินที่ได้รับ ถ้าเป็นการชดเชยค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้ว ให้รับรู้ในงวดที่ค่าใช้จ่ายนั้นเกิด เพื่อให้จับคู่กันตรง แต่ถ้าเป็นเงินสนับสนุนการลงทุนในสินทรัพย์ ควรรับรู้ทยอยไปตามอายุการใช้ประโยชน์ของสินทรัพย์นั้น และถ้ามีเงื่อนไขที่ยังต้องปฏิบัติให้ครบก่อน ก็ยังไม่ควรรับรู้จนกว่าจะมั่นใจว่าปฏิบัติได้ ทุกกรณีต้องเก็บหนังสือแจ้งสิทธิและเงื่อนไขไว้ประกอบการบันทึกบัญชี

สัญญาณที่ควรพิจารณาคือรายได้เริ่มมั่นคงและมีขนาดที่ทำให้ฐานภาษีบุคคลสูงกว่าฐานนิติบุคคล ต้องกู้เงินลงทุนเครื่องจักรหรือโรงเรือนที่ผู้ให้กู้ขอดูงบการเงิน มีคู่ค้าที่ต้องการเอกสารภาษีครบถ้วน หรือมีผู้ร่วมลงทุนที่ต้องแบ่งสิทธิให้ชัด ก่อนตัดสินใจควรวางเรื่องการโอนที่ดินและสินทรัพย์ ภาระภาษีจากการโอน และการจัดทำบัญชีตามมาตรฐานให้พร้อม เพราะการเปลี่ยนรูปแบบกลางฤดูกาลผลิตมักทำให้ต้นทุนของรุ่นนั้นกระจัดกระจายและตรวจสอบยาก