รับรองเอกสารวีซ่านักเรียนโดยทนายผู้ทำคำรับรอง

สถาบันการศึกษาเท่านั้นที่ยืนยันได้ว่าผู้เรียนสำเร็จการศึกษาจริงและผลการเรียนตรงกับฐานข้อมูลของโรงเรียน ทนายไม่มีทางเข้าถึงฐานข้อมูลนั้นและไม่มีอำนาจตรวจสอบความจริงของวุฒิการศึกษา จึงรับรองได้เพียงว่าสำเนาที่ถืออยู่ตรงกับต้นฉบับที่นำมาแสดง ณ วันนัด มหาวิทยาลัยหลายแห่งต้องประทับตราหรือเซ็นกำกับต้นฉบับก่อน บางแห่งต้องส่งผ่านฝ่ายทะเบียนโดยตรงถึงปลายทางเป็นซองปิดผนึก หากข้ามขั้นนี้แล้วนำสำเนาธรรมดาไปให้ทนายรับรองเลย สถานศึกษาปลายทางมักปฏิเสธเพราะไม่เชื่อว่าฉบับที่เห็นมาจากต้นทางจริง

หมายความว่าทนายเปรียบเทียบสำเนากับต้นฉบับที่นำมาแสดงต่อหน้าตนเองในวันนั้น แล้วยืนยันว่าข้อความและรายละเอียดตรงกันทุกตัวอักษร ไม่ได้แปลว่าเนื้อหาในต้นฉบับนั้นเป็นความจริงหรือออกโดยหน่วยงานที่มีอำนาจจริง หากต้นฉบับเป็นเอกสารปลอมตั้งแต่ต้น การรับรองสำเนาก็ยังคงตรงกับต้นฉบับปลอมนั้นอยู่ดี ด้วยเหตุนี้สถานทูตหรือมหาวิทยาลัยปลายทางบางแห่งจึงกำหนดให้ต้นฉบับต้องผ่านการยืนยันจากหน่วยงานต้นทางก่อน แล้วจึงให้ทนายรับรองสำเนาซ้อนทับอีกชั้นเพื่อความสะดวกในการยื่นหลายชุด

โดยทั่วไปควรระบุชื่อผู้สนับสนุน ความสัมพันธ์กับผู้ยื่นวีซ่า จำนวนเงินและระยะเวลาที่รับผิดชอบค่าเล่าเรียนและค่าครองชีพ พร้อมลงชื่อต่อหน้าทนายเพื่อรับรองว่าเป็นลายมือชื่อจริงของผู้สนับสนุนคนนั้น ทนายไม่ตรวจสอบว่าผู้สนับสนุนมีเงินเพียงพอจริงหรือมีเจตนาจ่ายต่อเนื่องตลอดหลักสูตรหรือไม่ ตัวเลขและคำมั่นสัญญาทั้งหมดเป็นความรับผิดชอบของผู้ลงนามเอง สถานทูตบางแห่งมีแบบฟอร์มเฉพาะของตนซึ่งควรดาวน์โหลดมาให้ทนายพิจารณาก่อนวันนัด เพื่อไม่ต้องแก้ถ้อยคำและนัดลงนามใหม่

sponsor letter มักเป็นจดหมายธรรมดาที่ผู้สนับสนุนแสดงเจตนารับผิดชอบค่าใช้จ่าย ลงชื่อต่อหน้าทนายเพื่อรับรองลายมือชื่อเท่านั้น ส่วน affidavit of support มีลักษณะเป็นคำให้การที่ผู้สนับสนุนต้องสาบานตนต่อหน้าทนายว่าข้อความในเอกสารเป็นความจริง ซึ่งหากแจ้งเท็จอาจมีความผิดตามกฎหมาย ประเทศปลายทางบางแห่งกำหนดชัดว่าต้องใช้รูปแบบใดรูปแบบหนึ่งเท่านั้น จึงควรตรวจข้อกำหนดของสถานทูตหรือสถาบันปลายทางก่อนนัดวัน เพราะสองรูปแบบนี้ทนายเตรียมกระบวนการไม่เหมือนกันและใช้เวลาไม่เท่ากัน

ต้องนำสมุดบัญชีเล่มจริงมาให้ทนายเทียบกับสำเนาทุกหน้าที่จะยื่น รวมทั้งหน้าที่มีตราธนาคารและยอดเงินล่าสุด หากปรับสมุดที่สาขาแล้วยังไม่พิมพ์รายการล่าสุดลงเล่ม ควรไปปรับให้เสร็จก่อนวันนัด เพราะทนายรับรองได้เฉพาะสิ่งที่ปรากฏในเล่มจริง ณ ขณะนั้น ไม่ได้ตรวจสอบว่าที่มาของเงินก้อนนั้นถูกต้องหรือเงินฝากเข้ามาชั่วคราวเพื่อยื่นวีซ่าเท่านั้น สถานทูตหลายแห่งจึงขอ bank statement ที่ธนาคารออกให้อย่างเป็นทางการควบคู่กันเสมอ เพราะให้ข้อมูลย้อนหลังที่ตรวจสอบความสม่ำเสมอของเงินได้มากกว่าสมุดบัญชี

bank statement มีตราประทับและการพิมพ์อย่างเป็นทางการจากธนาคารพร้อมลายเซ็นเจ้าหน้าที่ติดมาด้วยอยู่แล้ว บางสถานทูตจึงยอมรับเพียงเท่านี้โดยไม่ต้องผ่านทนายอีกขั้น แต่ถ้าปลายทางยืนกรานให้ยืนยันระดับกระทรวงสำหรับชุดเอกสารนี้ ทนายมักต้องรับรองลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ธนาคารหรือรับรองสำเนาไว้ก่อน เพื่อให้ฝ่ายกระทรวงมีสิ่งที่ขึ้นทะเบียนไว้ให้ตรวจทาน ควรถามสาขาว่าเอกสารที่ออกมามีลายเซ็นสดหรือเป็นเพียงสำเนาพิมพ์ธรรมดา เพราะคำตอบนั้นกำหนดว่าต้องผ่านกี่ชั้น

มักใช้เมื่อผู้สนับสนุนการเงินเป็นพ่อแม่หรือญาติ และสถานทูตต้องการยืนยันว่าผู้สมัครกับผู้สนับสนุนมีความสัมพันธ์กันจริงตามที่อ้าง ทนายรับรองสำเนาถูกต้องของสูติบัตรหรือทะเบียนบ้านที่แสดงความสัมพันธ์ โดยเทียบกับต้นฉบับที่คัดจากเขตหรืออำเภอเท่านั้น ไม่มีอำนาจสืบสวนหรือยืนยันความสัมพันธ์ทางสายเลือดเพิ่มเติม หากนามสกุลหรือข้อมูลในเอกสารไม่ตรงกันเนื่องจากเปลี่ยนชื่อหรือหย่าร้าง ควรเตรียมเอกสารเชื่อมโยง เช่น ใบเปลี่ยนชื่อหรือใบหย่า มารับรองประกอบไปพร้อมกันด้วย

หากผู้สมัครยังไม่บรรลุนิติภาวะและเดินทางโดยไม่มีพ่อแม่ทั้งสองไปด้วย มักต้องมีหนังสือยินยอมจากผู้ปกครองที่ไม่ได้เดินทาง ระบุชื่อบุตร ปลายทาง ระยะเวลา และผู้ดูแลระหว่างอยู่ต่างประเทศ ผู้ปกครองต้องมาลงชื่อต่อหน้าทนายเพื่อรับรองว่าเป็นลายมือชื่อจริงและยินยอมด้วยความสมัครใจ หากพ่อแม่หย่าร้างและอีกฝ่ายไม่สามารถติดต่อได้ ต้องแสดงคำสั่งศาลเรื่องอำนาจปกครองบุตรแต่เพียงผู้เดียวแทน เพราะทนายไม่มีอำนาจอนุโลมข้ามขั้นตอนนี้ให้แม้ผู้ปกครองอีกฝ่ายจะติดต่อไม่ได้จริง

ทนายไม่ได้เป็นผู้แปลเอกสารเอง แต่รับรองว่าผู้แปลที่ลงชื่อในคำรับรองคำแปลคือบุคคลที่มาลงนามต่อหน้าตนจริง และคำแปลนั้นแนบมากับต้นฉบับหรือสำเนาที่รับรองแล้วชุดใด ความถูกต้องของถ้อยคำแปลยังคงเป็นความรับผิดชอบของผู้แปลเอง หากมหาวิทยาลัยปลายทางต้องการนักแปลที่ได้รับอนุญาตเฉพาะหรือคำแปลที่ผ่านหน่วยงานรับรองในประเทศปลายทางเอง คำรับรองของทนายไทยเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ ควรตรวจข้อกำหนดเรื่องผู้แปลของปลายทางก่อนจัดทำคำแปลเพื่อไม่ต้องแปลซ้ำ

โดยทั่วไปสถานทูตสหรัฐอเมริกาเน้นความสม่ำเสมอของหลักฐานการเงินและความน่าเชื่อถือของผู้สมัครมากกว่าการเรียกเอกสารผ่านกระทรวงการต่างประเทศ เอกสารส่วนใหญ่ เช่น transcript หรือ bank statement ที่ทนายรับรองสำเนาถูกต้องแล้วมักใช้ยื่นตรงต่อสถานทูตหรือมหาวิทยาลัยได้เลย โดยไม่ต้องผ่านกองสัญชาติและนิติกรณ์เพิ่ม แต่หากมหาวิทยาลัยบางแห่งกำหนดเงื่อนไขพิเศษ เช่น ต้องมีตราประทับของกระทรวงการต่างประเทศกำกับ ควรตรวจกับมหาวิทยาลัยนั้นโดยตรงเพราะเงื่อนไขต่างกันเป็นรายสถาบัน

สหราชอาณาจักรมักไม่บังคับให้เอกสารการศึกษาผ่านกองสัญชาติและนิติกรณ์ กระทรวงการต่างประเทศเสมอไป แต่มหาวิทยาลัยจำนวนมากยอมรับสำเนาที่ทนายไทยรับรองแล้วโดยตรง ประกอบกับต้นฉบับที่สถาบันไทยลงตราไว้แล้ว ข้อที่ต้องระวังคือบางมหาวิทยาลัยกำหนดว่าผู้รับรองต้องระบุตำแหน่งและเลขใบอนุญาตทนายความอย่างชัดเจนบนตราประทับ หากตราประทับของทนายไม่มีข้อมูลนี้ครบ อาจถูกขอให้แก้ไขหรือรับรองใหม่ ควรแจ้งทนายล่วงหน้าว่าปลายทางเป็นมหาวิทยาลัยในสหราชอาณาจักรเพื่อให้ตราประทับตรงตามที่ต้องการตั้งแต่ครั้งแรก

สถานศึกษาและสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองออสเตรเลียมักใช้ระบบตรวจสอบออนไลน์ผ่านสถาบันต้นทางโดยตรงมากขึ้น จึงบางครั้งขอเพียงสำเนาที่ทนายรับรองประกอบคำยินยอมให้สถาบันปลายทางติดต่อสถาบันไทยเพื่อยืนยันได้เองโดยไม่ต้องผ่านกระทรวงการต่างประเทศ แต่หากปลายทางเป็นหน่วยงานราชการหรือสถานทูตออสเตรเลียโดยตรง อาจยังกำหนดให้ผ่านกองสัญชาติและนิติกรณ์ก่อน ผู้สมัครจึงควรถามสถาบันปลายทางตรงๆ ว่าต้องการรับรองซ้อนกี่ชั้น เพราะการรับรองเกินความจำเป็นเสียเวลาและค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็น

จีนยังคงจัดอยู่ในกลุ่มปลายทางที่ต้องการให้เอกสารการศึกษา เช่น ใบปริญญาหรือ transcript ผ่านทนายก่อน จากนั้นให้กระทรวงการต่างประเทศยืนยันตราของทนายอีกชั้น ก่อนนำไปยื่นสถานทูตหรือสถานกงสุลจีนในไทยเพื่อประทับตรารับรองครั้งสุดท้าย เพราะจีนไม่ได้รับการยกเว้นขั้นตอนนี้แม้จะมีความตกลงทวิภาคีบางฉบับครอบคลุมเอกสารบางประเภทก็ตาม ผู้สมัครควรติดต่อสถานกงสุลจีนในเขตพื้นที่ของตนโดยตรงเพราะแต่ละแห่งอาจใช้แบบฟอร์มแนบท้ายที่ต่างกัน

สถาบันการศึกษาในญี่ปุ่นมักรับสำเนาที่ทนายรับรองสำเนาถูกต้องโดยไม่ต้องผ่านกองสัญชาติและนิติกรณ์เพิ่มเติมหากใช้ยื่นตรงต่อโรงเรียนภาษาหรือมหาวิทยาลัยเพื่อขอเอกสารรับรองสถานภาพนักเรียน แต่หากเป็นหนังสือรับรองฐานะการเงินของผู้ปกครองที่จะยื่นประกอบใบสมัครวีซ่าที่สถานทูตญี่ปุ่นในไทยโดยตรง สถานทูตอาจต้องการให้ผ่านกระทรวงการต่างประเทศก่อนเพื่อยืนยันตราประทับของทนาย ควรสอบถามฝ่ายกงสุลของสถานทูตญี่ปุ่นในกรณีเฉพาะของตนก่อนเสมอ เพราะเงื่อนไขเปลี่ยนได้ตามประเภทวีซ่า

ประเทศในกลุ่มยุโรปที่เข้าร่วมอนุสัญญาว่าด้วยการยกเว้นการรับรองเอกสารในบางหมวด อาจยอมรับคำรับรองของทนายไทยพร้อมกับตราประทับของกระทรวงการต่างประเทศไทยโดยไม่ต้องผ่านสถานทูตปลายทางเพิ่ม แต่ประเทศอื่นในยุโรปที่ไม่ได้เข้าร่วมยังคงกำหนดให้ต้องยื่นต่อสถานทูตหรือสถานกงสุลของตนในไทยเป็นขั้นสุดท้ายเช่นเดิม เนื่องจากอนุสัญญา Apostille ยังไม่มีผลกับไทยจนถึงวันที่ 28 ก.พ. 2570 ก่อนวันนั้นจึงไม่มีทางลัดข้ามกระทรวงการต่างประเทศได้ไม่ว่าปลายทางจะเป็นประเทศใดในยุโรป ควรสอบถามสถานทูตของประเทศปลายทางแต่ละแห่งแยกกันเพราะกฎเกณฑ์ไม่เหมือนกัน

ถ้าเอกสารต้องเดินสายผ่านกระทรวงการต่างประเทศและสถานทูตปลายทางด้วย ควรกันเวลาไว้อย่างน้อยหกถึงแปดสัปดาห์ เพราะแต่ละหน่วยงานมีคิวของตนเองที่เร่งข้ามไม่ได้ตามปกติ กรณีที่ต้องขอเอกสารตัวใหม่จากโรงเรียนหรือหน่วยราชการก่อน เช่น ใบเกิดหรือ transcript ให้บวกเวลาแยกต่างหากสำหรับขั้นนั้นด้วย ผู้สมัครที่เริ่มเตรียมช้ามักเป็นกลุ่มที่พลาดกำหนดรับสมัครหรือรอบสัมภาษณ์วีซ่าบ่อยที่สุด

ที่พบบ่อยคือนำสำเนามาให้รับรองโดยไม่มีต้นฉบับมาเทียบ ใช้เอกสารต้นฉบับที่หมดอายุตามเกณฑ์ปลายทางแล้ว ลงชื่อในเอกสารมาก่อนวันนัดจึงทำให้ทนายไม่ได้เห็นการลงลายมือชื่อจริง และข้ามลำดับขั้นโดยไปยื่นสถานทูตก่อนผ่านกระทรวงการต่างประเทศ อีกจุดที่พลาดบ่อยคือชื่อสะกดในเอกสารแต่ละฉบับไม่ตรงกัน เช่น หนังสือเดินทางกับใบเกิด เพราะทนายไม่มีอำนาจแก้ไขให้ตรงกันเอง ต้องแก้ที่ต้นทางก่อนแล้วนำมารับรองใหม่ ผู้ยื่นจึงควรตรวจรายชื่อเอกสารและสะกดชื่อทุกฉบับก่อนวันนัดเสมอ

ทนายไม่มีอำนาจยืนยันความจริงของเนื้อหาวุฒิการศึกษา เช่น ผู้สมัครสำเร็จการศึกษาจริงหรือเกรดที่ปรากฏถูกต้องหรือไม่ ไม่สามารถออกเอกสารแทนสถาบันการศึกษาหรือกรมการปกครอง ไม่ตรวจสอบว่าเงินในบัญชีมาจากแหล่งที่ถูกต้องตามกฎหมายหรือเป็นเงินยืมมาแสดงชั่วคราว และไม่มีอำนาจสั่งให้หน่วยงานปลายทางยอมรับเอกสารที่รับรองแล้ว การรับรองของทนายเป็นเพียงขั้นตอนหนึ่งในกระบวนการทั้งหมด ความเชื่อมั่นสุดท้ายว่าปลายทางจะยอมรับหรือไม่ขึ้นอยู่กับดุลพินิจของสถานทูตหรือสถาบันปลายทางเอง

ส่วนใหญ่ใช้แทนกันไม่ได้ เพราะมหาวิทยาลัยปลายทางจำนวนมากกำหนดว่า official transcript ต้องมาจากสถาบันต้นทางโดยตรงในซองปิดผนึกหรือผ่านระบบส่งอิเล็กทรอนิกส์ที่สถาบันควบคุมเอง เพื่อป้องกันการปลอมแปลงระหว่างทาง สำเนาที่ทนายรับรองมักใช้เป็นเอกสารประกอบสำหรับหน่วยงานอื่น เช่น สถานทูตหรือหน่วยงานตรวจคนเข้าเมือง ซึ่งพอใจเพียงหลักฐานว่าสำเนานั้นตรงกับต้นฉบับ ควรตรวจกับมหาวิทยาลัยปลายทางโดยตรงว่ายอมรับสำเนารับรองแทน official transcript ในกรณีใดบ้างก่อนวางแผนยื่นเอกสาร

ทนายรับรองสำเนาถูกต้องของหนังสือแจ้งผลทุนที่ออกโดยหน่วยงานให้ทุนเทียบกับต้นฉบับที่นำมาแสดง โดยไม่ยืนยันว่าเงินทุนนั้นครอบคลุมค่าใช้จ่ายทั้งหมดตามที่สถานทูตกำหนดหรือไม่ หากทุนครอบคลุมเพียงบางส่วน เช่น ค่าเล่าเรียนอย่างเดียว ผู้สมัครยังต้องแสดงหลักฐานการเงินส่วนที่เหลือแยกต่างหาก เช่น หนังสือสนับสนุนจากผู้ปกครองหรือสมุดบัญชีของตนเอง ควรอ่านเงื่อนไขทุนให้ชัดว่าครอบคลุมช่วงเวลาใดบ้าง เพราะสถานทูตมักต้องการเห็นความต่อเนื่องของเงินทุนตลอดระยะเวลาที่ระบุไว้ในหลักสูตร

ควรนำต้นฉบับเอกสารทุกฉบับที่ต้องรับรองมาด้วย พร้อมสำเนาจำนวนชุดที่ต้องการ บัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของผู้ที่จะลงชื่อต่อหน้าทนาย และหากเป็นหนังสือยินยอมหรือหนังสือสนับสนุนที่ยังไม่ได้ลงชื่อ ควรเก็บไว้ลงชื่อในวันนัดเท่านั้น ไม่ควรเซ็นล่วงหน้ามาก่อน หากมีแบบฟอร์มเฉพาะจากสถานทูตหรือมหาวิทยาลัย ควรส่งให้ทนายตรวจก่อนล่วงหน้าเพื่อยืนยันว่ารูปแบบตราประทับตรงตามที่ปลายทางต้องการ การเตรียมให้ครบตั้งแต่ครั้งแรกช่วยลดจำนวนครั้งที่ต้องเดินทางมานัดใหม่

ควรนับจำนวนหน่วยงานที่ต้องยื่นทั้งหมดก่อน เช่น มหาวิทยาลัย สถานทูต และหน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองปลายทางเมื่อเดินทางถึง แล้วเผื่อสำรองอีกอย่างน้อยหนึ่งถึงสองชุดสำหรับกรณีเอกสารสูญหายระหว่างส่งไปรษณีย์หรือปลายทางขอเพิ่ม เพราะการกลับมารับรองซ้ำภายหลังต้องนำต้นฉบับมาใหม่และเสียเวลานัดหมายอีกรอบ ทนายบางรายรับรองหลายชุดพร้อมกันในนัดเดียวได้หากต้นฉบับพร้อม จึงควรแจ้งจำนวนที่ต้องการทั้งหมดตั้งแต่ตอนติดต่อนัดหมาย ไม่ใช่มาเพิ่มจำนวนหน้างานในวันนัด

โดยหลักการรับรองยังผูกกับสำเนากระดาษที่ทนายประทับตราและลงชื่อด้วยตนเอง สำเนาสแกนเป็นเพียงภาพของเอกสารที่รับรองแล้ว ไม่ใช่การรับรองใหม่ในตัวมันเอง หน่วยงานปลายทางบางแห่งที่รับสมัครออนไลน์อาจยอมรับไฟล์สแกนคุณภาพสูงของสำเนาที่รับรองแล้วเป็นการชั่วคราว แต่มักยังขอให้ส่งต้นฉบับกระดาษตามไปภายหลังหรือแสดงในวันสัมภาษณ์ ควรสอบถามให้แน่ชัดว่าปลายทางรับไฟล์สแกนเป็นที่สิ้นสุดหรือเป็นเพียงขั้นตอนชั่วคราวก่อนกำหนดส่งต้นฉบับจริง

หากสถานทูตต้องการทราบว่าผู้สมัครทำอะไรในช่วงที่ไม่ได้เรียน มักขอหนังสือรับรองการทำงานจากนายจ้างระบุตำแหน่งและระยะเวลาทำงาน ทนายรับรองได้เฉพาะลายมือชื่อของผู้มีอำนาจลงนามฝ่ายนายจ้างว่าลงนามจริงต่อหน้าตน หรือรับรองสำเนาถูกต้องหากใช้ต้นฉบับที่นายจ้างออกให้แล้ว ไม่มีอำนาจยืนยันว่าตำแหน่งหรือเงินเดือนที่ระบุตรงกับความเป็นจริงหรือไม่ หากผู้สมัครทำงานอิสระที่ไม่มีนายจ้างชัดเจน อาจต้องใช้หนังสือรับรองตนเองที่สาบานตนเป็น affidavit แทน ซึ่งมีขั้นตอนต่างจากการรับรองลายมือชื่อทั่วไป

ชายไทยที่อายุถึงเกณฑ์แต่ยังไม่ได้ปลดพันธะทหารมักต้องแสดงใบสำคัญทางทหาร เช่น สด.9 หรือ สด.43 ประกอบการยื่นวีซ่าหรือขอผ่อนผัน ทนายรับรองสำเนาถูกต้องของเอกสารเหล่านี้เทียบกับต้นฉบับที่หน่วยงานทหารออกให้เท่านั้น ไม่มีอำนาจออกเอกสารแทนหน่วยสัสดีหรือยืนยันสิทธิ์ผ่อนผันใดๆ หากยังไม่เคยขึ้นทะเบียนหรือเอกสารสูญหาย ต้องติดต่อสัสดีอำเภอเพื่อขอคัดหรือดำเนินการใหม่ก่อน แล้วจึงนำมาให้ทนายรับรองสำเนาในภายหลัง

ค่าธรรมเนียมมักคิดตามจำนวนหน้าหรือจำนวนฉบับที่รับรอง และแยกต่างหากจากค่าธรรมเนียมของกองสัญชาติและนิติกรณ์ กระทรวงการต่างประเทศ หากต้องส่งต่อ ซึ่งกำหนดเป็นอัตราราชการของหน่วยงานนั้นเอง ไม่ใช่ค่าบริการของทนาย ผู้สมัครควรสอบถามอัตราและวิธีคิดค่าธรรมเนียมจากสำนักงานทนายที่จะใช้บริการโดยตรงก่อนวันนัด และแยกให้ชัดว่าค่าใช้จ่ายส่วนใดเป็นของทนาย ส่วนใดเป็นค่าธรรมเนียมราชการที่ต้องชำระต่างหากที่กระทรวงการต่างประเทศหรือสถานทูต

ขึ้นอยู่กับว่าปลายทางกำหนดอายุการใช้งานของเอกสารต้นฉบับหรือไม่ เช่น bank statement หรือหนังสือรับรองสถานภาพนักเรียนที่มักต้องออกใหม่ไม่เกินสามหรือหกเดือนก่อนยื่น หากเอกสารประเภทนั้นหมดอายุตามเกณฑ์ปลายทางแล้ว แม้คำรับรองของทนายจะยังอยู่ในสภาพดี ก็ต้องไปคัดต้นฉบับใหม่มาให้รับรองอีกรอบอยู่ดี ส่วนเอกสารที่ไม่มีอายุกำหนด เช่น สูติบัตร มักใช้สำเนารับรองเดิมซ้ำได้ตราบใดที่ปลายทางยอมรับ ควรตรวจเงื่อนไขอายุเอกสารของปลายทางใหม่ทุกครั้งก่อนนำของเก่ามาใช้

สถานทูตส่วนใหญ่ขอดูทั้งต้นฉบับและสำเนาที่รับรองแล้วในวันสัมภาษณ์ เพื่อเจ้าหน้าที่จะตรวจต้นฉบับด้วยตาตนเองอีกครั้งก่อนรับสำเนาไว้เป็นหลักฐานในแฟ้ม จึงไม่ควรฝากต้นฉบับไว้ที่อื่นหรือส่งไปรษณีย์ล่วงหน้าโดยไม่เหลือไว้ใช้วันสัมภาษณ์ หากต้นฉบับบางฉบับต้องส่งให้มหาวิทยาลัยไปแล้วจริงๆ ควรแจ้งสถานทูตล่วงหน้าว่าเหลือเพียงสำเนารับรองจากทนายและขอทราบว่าเพียงพอสำหรับนัดนั้นหรือไม่ เพื่อไม่ให้ต้องเลื่อนนัดสัมภาษณ์กะทันหัน