Which bundle do foreign counterparties ask for?

The common set is a freshly issued company affidavit, the memorandum and articles, the current shareholder list, audited financial statements for the past two to three years, the VAT registration certificate, and a schedule of operating licences. Print them with close issue dates so nothing contradicts, because reviewers compare director names, capital, and address across every document at once.

What exactly does the notarial officer certify?

It certifies that the attached copy matches the original produced that day, or certifies the signature on a certificate of fact prepared by management. It does not vouch that the financial figures are correct or that the business is sound, which belongs to the auditor and the due diligence team. Understanding this scope keeps negotiations with the destination on point and avoids asking for something nobody can issue.

What goes into a certificate of incumbency?

State the company name, registration number, registered address, current directors with their positions, the binding signature condition, shareholders and their proportions, and a confirmation that the information is correct as at the signing date, with an authorised director signing in person for certification. It helps considerably when the destination expects a format familiar to its own system, since the Thai registry certificate may not show shareholder details in the same document.

Can financial statements be certified for investors?

Yes, as a true copy matching the version filed with the registry, with the auditor's report attached in full. Prepare alongside it evidence of timely filing and a confirmation from the preparer that no figures were changed after filing. If investors want interim unaudited information, mark the face of the document clearly as internal and unaudited, to prevent misunderstanding about the status of the numbers.

How detailed must the transaction resolution be?

It should identify the transaction specifically enough for the destination to see the authority covers what will be signed: contract name, counterparty, value or ceiling, and the named signatory. Broadly worded general authority resolutions are often sent back for redrafting, costing a cycle. Check the articles too on whether a shareholders' meeting is required, since some transactions such as disposing of a major asset carry added conditions.

How many layers of legalisation are needed?

It depends on the destination. The usual path is signature or copy certification by the notarial officer, then legalisation at the consular affairs department, and finally the destination country's embassy or consulate. Countries within simplified document arrangements need fewer steps. Obtain the destination's requirements in writing before starting, since doing more layers than needed wastes time and money without benefit.

How long do these documents stay acceptable?

Most review teams accept a company affidavit issued within about three months and audited statements for the latest financial year, based on commonly seen practice. If negotiations drag past a quarter, a fresh set and fresh legalisation are usually required, so time the work to land near the expected signing date rather than completing it months ahead and waiting on the counterparty.

What do individual shareholders need to provide?

Typically a certified copy of the identity card or passport, proof of current address, and in tightly reviewed deals, evidence of the source of investment funds. Shareholders abroad may sign before a competent officer there and have it legalised onward. Check that spelling matches across every document, since a single differing letter usually triggers an extra explanatory letter.

Must operating licences be certified too?

Where the deal concerns a licensed activity, reviewers ask to see the licence and its status as unexpired and unsuspended. Copies can be certified as usual, and the latest renewal evidence should be attached. If the licence restricts foreign shareholding or the place of business, raise that with the counterparty early, since it tends to affect deal structure more than the paperwork does.

Must the whole bundle be translated?

Most destinations want English translations of the registry documents and financial statements, and may not need every numerical annex translated. Ask precisely which items are required, then keep terminology consistent across the bundle for capital classifications, agency names, and director titles. Translations using different terms in different documents lead reviewers to ask whether the papers concern the same entity.

What to watch when sending data to reviewers?

Put a confidentiality agreement in place before sending non-public information such as customer lists, cost structures, and key contracts, and send through an access-controlled channel with a log of what went to whom and when. Redact unnecessary employee personal data first. Tiering information from the outset speeds negotiation and lowers risk if the deal falls through and you must ask for data destruction.

What is added for an overseas tender?

Usually added are references for past work, a declaration of not being debarred as the employer defines it, a bank statement of financial standing, and a power of attorney for the bid signatory, all legalised to the level the tender documents specify. Read the certification format requirements in the invitation closely, since a wrong format is commonly disqualified at the qualification stage without the price being considered.

How much time should be allowed?

Obtaining registry certificates takes a day to a few days, and signature or copy certification is done on the appointed day, while consular affairs and embassy legalisation together commonly run about one to two weeks depending on each queue. Where a closing date is already agreed, start assembling documents as soon as heads of terms are settled rather than waiting for the contract draft, since the two run in parallel.

How does the office help?

We turn the destination's list into a document table with owners and due dates, obtain registry extracts, draft the certificate of fact and resolutions in a usable form, check that names and figures agree across every document before certification, schedule signing, and coordinate the legalisation layers to completion, keeping a full copy set so the next transaction does not start from zero.

FAQ

รับรองเอกสารตรวจสอบสถานะบริษัทเพื่อธุรกรรมกับต่างประเทศ

สำหรับบริษัทไทยที่กำลังขายหุ้น รับเงินลงทุน เข้าร่วมประมูลงานต่างประเทศ หรือถูกคู่ค้าต่างชาติขอตรวจสถานะก่อนทำสัญญา ครอบคลุมชุดเอกสารที่ฝ่ายตรงข้ามมักขอ การรับรองสำเนาเอกสารทะเบียนและงบการเงิน หนังสือรับรองข้อเท็จจริงของกรรมการ และลำดับการรับรองต่อจนใช้งานในประเทศปลายทางได้

ถามคำถามของคุณ บริการทนาย Notary Public

ชุดที่พบบ่อยคือหนังสือรับรองนิติบุคคลที่ออกใหม่ หนังสือบริคณห์สนธิและข้อบังคับบริษัท บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นฉบับปัจจุบัน งบการเงินที่ผู้สอบบัญชีแสดงความเห็นแล้วย้อนหลังสองถึงสามปี ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม และรายการใบอนุญาตที่ใช้ประกอบกิจการ เอกสารทั้งชุดต้องพิมพ์วันที่ใกล้กันเพื่อไม่ให้ข้อมูลขัดกันเอง เพราะฝ่ายตรวจสอบจะเทียบชื่อกรรมการ ทุน และที่ตั้งจากทุกฉบับพร้อมกัน

ลัดไปยังคำถามในหมวดนี้

คู่ค้าต่างชาติมักขอเอกสารชุดใด
ทนายรับรองส่วนใดในเอกสารเหล่านี้
หนังสือรับรองผู้ดำรงตำแหน่งต้องเขียนอะไร
รับรองงบการเงินส่งนักลงทุนได้ไหม
มติที่ประชุมสำหรับธุรกรรมต้องมีรายละเอียดเพียงใด
ต้องรับรองต่อกี่ชั้นจึงใช้งานได้
เอกสารมีอายุใช้งานนานเท่าไร
ผู้ถือหุ้นบุคคลต้องให้เอกสารอะไร
ใบอนุญาตประกอบกิจการต้องรับรองด้วยไหม
ต้องแปลทั้งชุดหรือไม่
ส่งข้อมูลให้ฝ่ายตรวจสอบควรระวังอะไร
ยื่นประมูลงานต่างประเทศต้องเพิ่มอะไร
ควรเผื่อเวลาเท่าไร
สำนักงานช่วยอย่างไร

ค้นหาคำถามทั้งหมด + ตัวกรอง

หัวข้ออื่น

รับรองเอกสารตรวจสอบสถานะบริษัทเพื่อธุรกรรมกับต่างประเทศ

ลัดไปยังคำถามในหมวดนี้

แปลเอกสารและรับรองคำแปล

คำแปล NAATI สำหรับออสเตรเลีย

รับรองเอกสารโดยทนาย Notary Public

รับรองนิติกรณ์กรมการกงสุลและสถานทูต

Apostille ตามอนุสัญญาเฮก 1961

วีซ่าและใบอนุญาตทำงาน

หนังสือรับรองความประพฤติและตรวจประวัติอาชญากรรม

จดทะเบียนสมรสและเอกสารครอบครัว

บัญชี ภาษี และงบการเงินสำหรับธุรกิจในไทย

จดทะเบียนบริษัทและการถือหุ้นของชาวต่างชาติ

บัตรเดินทางนักธุรกิจเอเปค (APEC Business Travel Card)

นิติกรณ์เอกสารรายประเทศปลายทาง

เอกสารการศึกษาและใบรับรองวิชาชีพ

ทะเบียนราษฎร หย่า และรับบุตรบุญธรรม

งานแปลเฉพาะทาง สัญญา การแพทย์ และเอกสารคดี

บริการล่ามในงานราชการ ศาล และการเจรจาธุรกิจ

ที่ดิน คอนโด และสัญญาเช่าสำหรับผู้ซื้อชาวต่างชาติ

พันธสัญญา มรดก และการจัดการทรัพย์สินข้ามประเทศ

สัญญาจ้าง เลิกจ้าง และคดีแรงงาน

ส่งเสริมการลงทุน BOI และใบอนุญาตประกอบธุรกิจต่างชาติ

ภาษีบุคคลธรรมดาของชาวต่างชาติและการแลกเปลี่ยนข้อมูลบัญชี

ประกันสังคม กองทุนเงินทดแทน และสิทธิของลูกจ้างต่างชาติ

เครื่องหมายการค้า ลิขสิทธิ์ และทรัพย์สินทางปัญญา

ร่างและตรวจสัญญาธุรกิจ

บังคับคดีและสืบทรัพย์

คดีอาญาและการประกันตัว

ใบอนุญาตประกอบกิจการและ อย.

PDPA และการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

ภาษีที่ดิน สิ่งปลูกสร้าง และค่าโอน

ล้มละลายและฟื้นฟูกิจการ

อุบัติเหตุ ประกันภัย และการเรียกค่าเสียหาย

e-Tax Invoice และระบบภาษีดิจิทัล

พิธีการศุลกากร นำเข้า-ส่งออก

แฟรนไชส์ ไลเซนส์ และตัวแทนจำหน่าย

อนุญาโตตุลาการและการไกล่เกลี่ย

ขายออนไลน์และธุรกิจดิจิทัล

ครอบครัวข้ามชาติ หย่า และอำนาจปกครองบุตร

หน้าที่รายงานตัวและการรักษาสถานะคนต่างชาติ

โอนเงินเข้าออกประเทศและหลักฐานแหล่งเงิน

สัญญาก่อสร้างและงานรับเหมา

สมาคม มูลนิธิ และองค์กรไม่แสวงหากำไร

ขอ อย. อาหาร เครื่องสำอาง และผลิตภัณฑ์สมุนไพร

วีซ่าพำนักระยะยาวในไทย

ใบอนุญาตทำงานและหน้าที่ของนายจ้าง

ภาษีรายได้ดิจิทัลและสินทรัพย์ดิจิทัล

ใบอนุญาตขนส่งและโลจิสติกส์

ใบอนุญาตโรงแรม สถานบริการ และสุรา

ภาษีมูลค่าเพิ่มและใบกำกับภาษี

ใบอนุญาตโรงงานและนิคมอุตสาหกรรม

ใบอนุญาตฟินเทค การชำระเงินและสินทรัพย์ดิจิทัล

ใบอนุญาตคลินิก สปาและธุรกิจสุขภาพ

การเปิดบัญชีธนาคารและการเข้าถึงสินเชื่อของชาวต่างชาติ

ใบขับขี่ การจดทะเบียนรถและการนำรถเข้าประเทศ

ใบสำคัญถิ่นที่อยู่ถาวรและการแปลงสัญชาติ

ใบอนุญาตธุรกิจนำเที่ยวและบัตรมัคคุเทศก์

นิติบุคคลอาคารชุดและหมู่บ้านจัดสรร

การไปทำงานต่างประเทศของแรงงานไทย

ใบอนุญาตโรงเรียนเอกชนและสถาบันกวดวิชา

ที่ดินเกษตรกรรมและเอกสารสิทธิ์แต่ละชั้น

ติดตั้งโซลาร์และใบอนุญาตด้านพลังงาน

งานเงินเดือน สลิปพนักงาน และภาษีหัก ณ ที่จ่ายรายเดือน

ขั้นตอนคดีแพ่งในศาลไทย ตั้งแต่ยื่นฟ้องถึงชั้นฎีกา

หมิ่นประมาท ข้อความออนไลน์ และความผิดทางคอมพิวเตอร์

ถูกสรรพากรตรวจสอบภาษี การประเมิน และการอุทธรณ์

งบการเงิน การสอบบัญชี และการรายงานให้บริษัทแม่

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ใช้อัตราไหน ยื่นแบบใด และแก้ผิดพลาดอย่างไร

ราคาโอนระหว่างบริษัทในเครือ เอกสารที่ต้องมีและวิธีตั้งราคา

ไกล่เกลี่ยและทำสัญญาประนีประนอม ทางจบคดีที่เร็วกว่าการสืบพยาน

ฟ้องหน่วยงานรัฐในศาลปกครอง เงื่อนไข ระยะเวลา และสิ่งที่ขอได้

ข้อพิพาทผู้ถือหุ้นและกรรมการ แก้ทางไหนได้ก่อนถึงศาล

คดีผู้บริโภค ฟ้องร้านหรือถูกลูกค้าฟ้อง ต้องเตรียมอะไร

ภาษีเงินได้นิติบุคคล ยื่นครึ่งปีและปลายปีให้ไม่ถูกปรับ

ย้ายสำนักงานบัญชีหรือเปลี่ยนระบบกลางปี ทำอย่างไรไม่ให้ข้อมูลหาย

งานเลขานุการบริษัท ทะเบียนกรรมการ ประชุมผู้ถือหุ้น และการนำส่งงบ

อากรแสตมป์ ตราสารที่ต้องติด อัตรา และผลเมื่อไม่ปิดอากร

สินค้าคงเหลือและต้นทุน ตรวจนับสต๊อก วิธีคิดต้นทุน และผลต่างที่อธิบายได้

หนังสือมอบอำนาจ เขียนให้ใช้ได้จริงกับที่ดิน ธนาคาร ศาล และหน่วยราชการ

ปิดงบย้อนหลังและงบค้างส่ง ทำให้กลับมาสะอาดได้อย่างไร