บัญชีโรงเรียนกวดวิชาและสถาบันอบรม ภาษีและค่าเรียนล่วงหน้า

ไม่ใช่ทุกกรณี ข้อยกเว้นตามประมวลรัษฎากรให้กับการให้บริการการศึกษาของสถานศึกษาที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายว่าด้วยโรงเรียนเอกชนหรือกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นสถาบันที่ได้รับใบอนุญาตจัดตั้งเป็นโรงเรียนนอกระบบย่อมอยู่ในข่ายยกเว้นสำหรับค่าเรียนตามหลักสูตรที่ได้รับอนุญาต ส่วนผู้จัดอบรมที่ดำเนินการในรูปบริษัททั่วไปโดยไม่ได้จัดตั้งเป็นสถานศึกษา ค่าอบรมที่เรียกเก็บเป็นค่าบริการที่อยู่ในข่ายเสียภาษีมูลค่าเพิ่มตามปกติเมื่อรายรับถึงเกณฑ์จดทะเบียน

การจัดตั้งโรงเรียนนอกระบบต้องยื่นขอใบอนุญาตต่อสำนักงานคณะกรรมการส่งเสริมการศึกษาเอกชนหรือสำนักงานศึกษาธิการจังหวัดตามพื้นที่ พร้อมเสนอหลักสูตร คุณสมบัติผู้สอน แผนผังอาคารที่ผ่านการตรวจความปลอดภัย และผู้ลงนามแทนโรงเรียน ต่างจากการจดทะเบียนบริษัทซึ่งใช้เวลาสั้นและไม่ต้องผ่านการอนุมัติหลักสูตร ผลต่างที่สำคัญคือสถานะทางภาษีของค่าเรียนและความน่าเชื่อถือต่อผู้ปกครอง แต่แลกกับภาระการรายงานต่อหน่วยงานกำกับและข้อจำกัดในการปรับหลักสูตรหรือขยายสาขา

รับรู้ตามความคืบหน้าของการสอนในเทอมนั้น โดยทั่วไปใช้สัดส่วนจำนวนคาบที่สอนไปแล้วต่อคาบทั้งหมดของหลักสูตร ส่วนที่ยังไม่ได้สอนคงอยู่เป็นค่าเรียนรับล่วงหน้าซึ่งเป็นหนี้สิน วิธีนี้ทำให้กำไรของแต่ละเดือนสะท้อนงานสอนที่เกิดขึ้นจริงและเทียบกับค่าตอบแทนครูในเดือนเดียวกันได้ตรง ถ้ารับรู้ทั้งก้อนตอนเปิดเทอม เดือนแรกจะเห็นกำไรสูงผิดปกติแล้วเดือนถัดไปเห็นขาดทุนจากค่าครูที่ยังต้องจ่ายต่อเนื่อง ซึ่งทำให้ตัดสินใจเรื่องราคาและการจ้างครูผิดพลาด

ถ้าครูสอนตามตารางที่สถาบันกำหนด ใช้ห้องเรียนและสื่อของสถาบัน และอยู่ใต้ระเบียบของสถาบัน ลักษณะนั้นเป็นการจ้างแรงงานแม้จ่ายเป็นรายชั่วโมง ต้องคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามหลักเงินได้จากการจ้างแรงงานและพิจารณาหน้าที่นำส่งเงินสมทบประกันสังคมตามเงื่อนไขของงานนั้น แต่ถ้าเป็นวิทยากรอิสระที่ออกแบบเนื้อหาเอง รับงานเป็นครั้ง และรับผิดชอบผลงานของตน สถาบันซึ่งเป็นนิติบุคคลต้องหักภาษีไว้ให้ตรงกับประเภทเงินได้ของงานนั้น แล้วส่งมอบหลักฐานการหักภาษีให้วิทยากรทุกงวดที่จ่าย

ด้านภาษี ครูต่างชาติที่อยู่ในไทยถึงเกณฑ์ระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดในปีภาษีถือเป็นผู้มีถิ่นที่อยู่ในไทย ต้องเสียภาษีจากเงินได้ที่ได้รับในไทยและยื่นแบบแสดงรายการเช่นเดียวกับคนไทย นายจ้างมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายและนำส่งตามปกติ ด้านใบอนุญาต ต้องมีใบอนุญาตทำงานที่ระบุตำแหน่งและสถานที่ทำงานตรงกับที่สอนจริง พร้อมการตรวจลงตราประเภทที่ถูกต้อง สถาบันควรเก็บสำเนาเอกสารทั้งชุดผูกกับแฟ้มพนักงาน เพราะเป็นชุดที่ถูกเรียกดูทั้งจากเจ้าหน้าที่แรงงานและจากผู้ตรวจของหน่วยงานการศึกษา

ถ้าผู้ขายเป็นบริษัทไทยที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มและให้บริการที่ผู้เรียนใช้ผลของบริการในต่างประเทศทั้งหมด รายการนั้นเข้าข่ายอัตราร้อยละศูนย์ตามหลักการส่งออกบริการ แต่ต้องเก็บหลักฐานที่แสดงว่าผู้รับบริการอยู่และใช้บริการนอกราชอาณาจักร เช่น ข้อมูลที่อยู่ผู้ซื้อ หลักฐานการชำระเงินจากต่างประเทศ และบันทึกการเข้าใช้ระบบ ส่วนผู้เรียนในไทยเสียภาษีอัตราปกติ ถ้าขายผ่านแพลตฟอร์มต่างประเทศต้องดูด้วยว่าใครเป็นผู้ขายตามข้อตกลงของแพลตฟอร์ม เพราะเปลี่ยนตัวผู้มีหน้าที่ออกเอกสารภาษี

ค่าจัดพิมพ์เอกสารที่แจกผู้เรียนเป็นต้นทุนที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการให้บริการในงวดนั้น ควรบันทึกเป็นต้นทุนการสอนไม่ใช่ค่าใช้จ่ายบริหาร เพื่อให้คำนวณกำไรต่อหลักสูตรได้ ถ้าซื้อสิทธิใช้เนื้อหาหรือแบบฝึกจากเจ้าของลิขสิทธิ์เป็นรายปี ค่าสิทธินั้นเป็นค่าใช้จ่ายตามงวดที่ได้ใช้ประโยชน์ แต่ถ้าจ่ายก้อนเดียวเพื่อได้สิทธิใช้ระยะยาวหลายปี ควรพิจารณาตั้งเป็นสินทรัพย์ไม่มีตัวตนแล้วตัดจำหน่ายตามอายุสิทธิ และถ้าเจ้าของลิขสิทธิ์อยู่ต่างประเทศต้องพิจารณาหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายและการนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มแทนด้วย

ส่วนลดที่ให้ณจุดขายและปรากฏในใบเสร็จให้หักออกจากรายได้ทันที เพราะมูลค่าที่กิจการมีสิทธิได้รับคือยอดหลังหักส่วนลดแล้ว ไม่ใช่บันทึกรายได้เต็มแล้วตั้งค่าใช้จ่ายส่วนลดคู่กัน วิธีที่สองทำให้ยอดขายในงบสูงกว่าเงินที่จะได้รับจริงและกระทบยอดกับใบเสร็จไม่ตรง ต่างจากของแถมหรือคูปองที่ให้ใช้ในเทอมถัดไป กรณีนั้นถือเป็นภาระที่ต้องปฏิบัติในอนาคต ควรกันมูลค่าส่วนหนึ่งของค่าเรียนที่รับไว้เป็นหนี้สินและรับรู้เป็นรายได้เมื่อผู้เรียนใช้สิทธินั้นจริง

ค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์ที่จ่ายให้ผู้ให้เช่าในไทย ผู้จ่ายที่เป็นนิติบุคคลต้องหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายในอัตราร้อยละห้า และค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์ไม่อยู่ในข่ายภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่ถ้าสัญญาระบุเป็นค่าบริการใช้พื้นที่พร้อมสิ่งอำนวยความสะดวกโดยผู้ให้บริการยังควบคุมพื้นที่ ลักษณะนั้นอาจเป็นค่าบริการที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มและหักภาษีในอัตราร้อยละสาม ความต่างนี้ทำให้ต้องอ่านสัญญาให้ละเอียดก่อนตั้งรหัสภาษีในระบบ ส่วนค่าไฟค่าน้ำที่ผู้ให้เช่าเรียกเก็บต่อควรมีเอกสารแยกให้เห็นฐานการคำนวณชัดเจน

ควรมีระเบียบการคืนค่าเรียนที่แจ้งผู้ปกครองเป็นลายลักษณ์อักษรตั้งแต่วันสมัคร ระบุสัดส่วนที่คืนตามช่วงเวลาที่เรียนไปแล้วและกรณีที่สถาบันเป็นฝ่ายยกเลิก เพราะข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรมต่อผู้บริโภคอาจใช้บังคับไม่ได้ ทางบัญชีเมื่อคืนเงินให้ตัดค่าเรียนรับล่วงหน้าส่วนที่ยังไม่ได้สอนออก พร้อมบันทึกเงินจ่ายคืน ส่วนที่สอนไปแล้วยังคงเป็นรายได้ของงวดนั้น หากสถาบันยกเลิกคลาสเองและไม่มีการสอนเลย ต้องคืนเต็มจำนวนที่รับไว้และปรับเอกสารภาษีที่ออกไปแล้วให้ตรงกัน