บัญชีร้านค้าออนไลน์ กระทบยอดแพลตฟอร์มและภาษีให้ครบ

ยอดที่โอนเข้าบัญชีเป็นยอดหลังหักค่าธรรมเนียมคำสั่งซื้อ ค่าธรรมเนียมชำระเงิน ค่าส่งที่แพลตฟอร์มออกให้ ส่วนลดที่แพลตฟอร์มร่วมออก และรายการคืนสินค้า วิธีที่ถูกคือดึงรายงานธุรกรรมของแต่ละงวดมาแยกเป็นบรรทัดแล้วลงรายได้ตามราคาที่ผู้ซื้อจ่าย ค่าธรรมเนียมทั้งหมดเป็นค่าใช้จ่าย และผลต่างที่เหลือต้องเท่ากับเงินที่เข้าบัญชีจริงพอดี ถ้ายังไม่เท่าให้ตามหาที่รายการที่คร่อมงวดหรือเงินประกันที่แพลตฟอร์มกันไว้

รับรู้เมื่อผู้ซื้อได้รับสินค้าและความเสี่ยงในสินค้าโอนไปแล้ว ไม่ใช่ตอนที่ผู้ให้บริการขนส่งโอนเงินกลับมา ระหว่างที่ของอยู่กับขนส่งและยังไม่ส่งถึงมือผู้ซื้อ ของนั้นยังเป็นสินค้าคงเหลือของร้าน เมื่อส่งถึงแล้วให้ตั้งลูกหนี้จากผู้ให้บริการขนส่งไว้จนกว่าเงินจะโอนเข้าบัญชี วิธีนี้ทำให้ยอดขายในงบตรงกับรายงานภาษีขายของเดือนนั้น และมองเห็นเงินค้างรับที่ขนส่งยังไม่ส่งคืนได้ชัดเจน

ขึ้นอยู่กับว่าผู้ให้บริการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มในไทยแล้วหรือยัง ถ้าจดแล้วและออกใบกำกับภาษีในนามกิจการ กิจการนำไปเป็นภาษีซื้อได้ตามปกติ แต่ถ้าจ่ายให้ผู้ให้บริการต่างประเทศที่ไม่ได้จดทะเบียนในไทย กิจการที่จดภาษีมูลค่าเพิ่มมีหน้าที่นำส่งภาษีแทนผู้ให้บริการตามแบบ ภ.พ.36 ภายในกำหนดของเดือนถัดไป แล้วนำใบเสร็จนำส่งไปใช้เป็นภาษีซื้อ ประเด็นนี้เป็นข้อผิดพลาดที่พบมากในร้านที่ยิงโฆษณาต่อเนื่องแต่ไม่เคยยื่นแบบดังกล่าว

กฎหมายกำหนดให้สถาบันการเงินและผู้ให้บริการเงินอิเล็กทรอนิกส์ส่งข้อมูลบัญชีที่มีลักษณะรับโอนเข้าจำนวนครั้งมากในปีเดียว หรือรับโอนเข้าถึงเกณฑ์จำนวนครั้งพร้อมยอดรวมที่กำหนด ให้กรมสรรพากรเป็นรายปี ข้อมูลนี้ไม่ใช่การประเมินภาษีในตัวเอง แต่เป็นข้อมูลตั้งต้นที่ทำให้เจ้าพนักงานเปรียบเทียบกับรายได้ที่ยื่นแบบไว้ ทางที่ปลอดภัยจึงอยู่ที่การแยกบัญชีขายออกจากบัญชีส่วนตัว บันทึกยอดขายให้ครบทุกช่องทาง และเก็บหลักฐานรายการที่ไม่ใช่รายได้ เช่น เงินยืมหรือเงินคืนลูกค้า ไว้อธิบายได้

กรณีผู้ขายจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มและได้ออกใบกำกับภาษีไปแล้ว การรับคืนสินค้าทำให้มูลค่าลดลง ต้องออกใบลดหนี้ระบุเลขที่ใบกำกับภาษีเดิม เหตุผลการลดหนี้ และมูลค่าที่ลด แล้วนำไปปรับรายงานภาษีขายในเดือนที่ออกใบลดหนี้ ส่วนการเปลี่ยนสินค้ารุ่นเดียวกันในมูลค่าเท่ากันไม่กระทบฐานภาษี แต่ควรบันทึกการเคลื่อนไหวสต๊อกให้ตรงกับของจริง ผู้ขายที่ยังไม่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มไม่ต้องออกใบลดหนี้ แต่ต้องปรับยอดขายและสต๊อกในสมุดบัญชีให้ถูกต้องเช่นกัน

สินค้าที่ฝากไว้ในคลังของแพลตฟอร์มหรือผู้ให้บริการคลังยังเป็นสินค้าคงเหลือของกิจการจนกว่าจะขายออก จึงต้องรวมในยอดสต๊อกปลายงวด วิธีปฏิบัติคือดึงรายงานยอดคงเหลือจากระบบของผู้รับฝากในวันเดียวกับที่นับคลังตัวเอง แล้วเทียบกับทะเบียนสต๊อกกลาง ผลต่างที่พบต้องหาสาเหตุเป็นรายการ เช่น ของสูญหายระหว่างขนย้าย ของเสียหายที่ผู้รับฝากตัดออก หรือคำสั่งซื้อที่ยกเลิกแต่ของยังไม่กลับเข้าคลัง แล้วบันทึกปรับปรุงพร้อมเอกสารยืนยันจากผู้รับฝากทุกครั้ง

ถ้าผู้รับเป็นบุคคลธรรมดาในไทยและเป็นค่าจ้างทำงานให้ตามที่ตกลง เช่น ถ่ายคลิปรีวิวหรือโพสต์โฆษณา ร้านซึ่งจดเป็นนิติบุคคลมีภาระต้องกันภาษีไว้ตามชั้นเงินได้ของงานที่จ้าง และมอบเอกสารยืนยันจำนวนที่กันไว้ให้ผู้รับเงิน ส่วนค่านายหน้าจากยอดขายที่แนะนำได้ก็อยู่ในข่ายต้องหักเช่นกัน หากผู้รับอยู่ต่างประเทศต้องพิจารณาอนุสัญญาภาษีซ้อนและลักษณะของงานประกอบ ทุกกรณีต้องมีสัญญาหรือหลักฐานการตกลงพร้อมผลงานที่ส่งมอบเก็บไว้ เพราะรายการกลุ่มนี้ถูกตั้งคำถามเรื่องความเกี่ยวเนื่องกับกิจการบ่อย

เมื่อผู้ขายเป็นคู่สัญญาที่รับผิดชอบการส่งมอบสินค้าถึงมือผู้ซื้อ ค่าส่งที่เรียกเก็บถือเป็นส่วนหนึ่งของมูลค่าที่ได้รับจากการขาย จึงบันทึกเป็นรายได้และอยู่ในฐานภาษีมูลค่าเพิ่มถ้าผู้ขายจดทะเบียน ส่วนค่าขนส่งที่จ่ายให้ผู้ให้บริการเป็นค่าใช้จ่ายอีกฝั่งหนึ่ง การหักกลบกันจนเหลือเพียงยอดสุทธิจะกดทั้งฝั่งรายได้และฝั่งต้นทุนให้ต่ำกว่าที่เกิดขึ้น แล้วทำให้ตัวเลขไม่ลงรอยกับรายงานภาษีขายของเดือนนั้น ควรตั้งรหัสบัญชีรายได้ค่าขนส่งและค่าใช้จ่ายค่าขนส่งแยกกันตั้งแต่เริ่มระบบ

หน้าที่จดทะเบียนเกิดเมื่อรายรับจากการขายทั้งปีเกินหนึ่งล้านแปดแสนบาท โดยนับรวมทุกช่องทางในนามผู้ขายรายเดียวกัน ไม่ได้แยกตามแพลตฟอร์ม เมื่อทะลุเพดานต้องยื่นขอเลขทะเบียนภายในสามสิบวัน ก่อนถึงจุดนั้นการจดเองล่วงหน้าเหมาะกับร้านที่ซื้อสินค้าจากผู้ขายที่ออกใบกำกับภาษีได้และขายให้ลูกค้านิติบุคคล เพราะได้ภาษีซื้อคืนและลูกค้าต้องการใบกำกับภาษี แต่ไม่เหมาะกับร้านที่ซื้อจากแหล่งที่ไม่มีใบกำกับภาษีและขายให้ผู้บริโภคทั่วไป เพราะจะกลายเป็นต้นทุนที่ผลักให้ราคาสูงขึ้น

สัญญาณที่ควรพิจารณาคือกำไรต่อปีสูงจนอัตราภาษีบุคคลธรรมดาขั้นบนแพงกว่าภาษีนิติบุคคลรวมกับภาษีตอนจ่ายเงินปันผล มีการจ้างพนักงานประจำหลายคน ต้องทำสัญญากับคู่ค้ารายใหญ่ที่ขอเอกสารนิติบุคคล หรือเตรียมรับเงินลงทุน การย้ายต้องวางแผนเรื่องการโอนสต๊อกและสินทรัพย์เข้าบริษัทให้มีเอกสารครบ ปิดยอดในนามบุคคลให้เรียบร้อยก่อนเริ่มขายในนามบริษัท และเปลี่ยนบัญชีรับเงินของทุกแพลตฟอร์มให้ตรงกับนิติบุคคลใหม่ มิเช่นนั้นรายได้จะคาบเกี่ยวสองผู้เสียภาษีและอธิบายยากในภายหลัง