ปิดงบสิ้นปี เตรียมตัวสำหรับผู้สอบบัญชี และยื่นให้ตรงกำหนด

เริ่มจากตรวจความครบถ้วนของเอกสารรับและจ่ายทั้งปี ต่อด้วยกระทบยอดเงินฝากทุกบัญชี แล้วจึงสอบยอดลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้าคงเหลือ และทรัพย์สิน จากนั้นบันทึกรายการปรับปรุง เช่น ค่าเสื่อมราคาประจำงวด ภาระค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้จ่าย เงินรับที่ยังไม่ถือเป็นรายได้ และประมาณการภาระในอนาคต ปิดท้ายด้วยการกระทบยอดภาษีซื้อขายกับแบบที่ยื่นไว้ ลำดับนี้ทำให้ข้อผิดพลาดถูกจับก่อนถึงขั้นทำงบ

งบทดลองหลังปรับปรุง รายละเอียดประกอบยอดคงเหลือทุกบัญชีที่มีสาระสำคัญ ใบแจ้งยอดธนาคารและใบกระทบยอด รายงานอายุลูกหนี้และเจ้าหนี้ รายงานสินค้าคงเหลือพร้อมวิธีคำนวณราคาทุน ทะเบียนทรัพย์สิน สัญญาเงินกู้และสัญญาสำคัญ แบบภาษีที่ยื่นทั้งปี รายงานเงินเดือน และรายงานการประชุมผู้ถือหุ้นกับกรรมการ

ยอดเงินสดย่อยไม่ตรงกับหลักฐาน รายจ่ายที่ไม่มีใบเสร็จตัวจริงหรือใบเสร็จไม่ระบุผู้รับ เงินให้กู้ยืมกรรมการที่ไม่มีสัญญาและไม่มีดอกเบี้ย สินค้าคงเหลือที่ไม่เคยตรวจนับ ทรัพย์สินที่ตัดจำหน่ายไปแล้วแต่ยังอยู่ในทะเบียน และรายการกับบุคคลที่เกี่ยวข้องกันที่ไม่เปิดเผยในหมายเหตุ ทั้งหมดแก้ได้ถ้าเตรียมเอกสารระหว่างปี

ควรนับ ณ วันสิ้นรอบบัญชีหรือใกล้เคียงที่สุดเท่าที่ทำได้ โดยหยุดการเคลื่อนไหวระหว่างนับหรือบันทึกเอกสารรับส่งช่วงนั้นแยกไว้ ใช้ใบนับสองชุดจากผู้นับต่างคน ระบุสินค้าเสียหายหรือเคลื่อนไหวช้าให้ชัด แล้วกระทบผลนับกับบัญชีพร้อมอธิบายผลต่าง ถ้ามีผู้สอบบัญชีเข้าร่วมสังเกตการณ์ ควรแจ้งวันนับล่วงหน้าหลายสัปดาห์

ต้องมีเอกสารรองรับว่าเป็นเงินกู้ยืมหรือเป็นทุน ถ้าเป็นเงินกู้ยืมควรมีสัญญาระบุวงเงิน กำหนดชำระ และอัตราดอกเบี้ยที่สมเหตุสมผล เพราะการให้กู้โดยไม่มีดอกเบี้ยเปิดช่องให้ประเมินรายได้เพิ่ม ถ้าเป็นการเพิ่มทุนต้องมีมติและจดทะเบียนตามขั้นตอน การปล่อยให้เป็นรายการค้างในบัญชีโดยไม่มีคำอธิบายเป็นจุดที่ถูกตั้งคำถามทุกปี

ต้องมีหลักฐานว่าภาระเกิดขึ้นแล้วในรอบบัญชีนั้น เช่น ใบส่งของ รายงานการรับบริการ สัญญาที่ระบุงวดงาน หรืออีเมลยืนยันปริมาณงาน แม้ใบแจ้งหนี้จะมาถึงในเดือนถัดไป การตั้งค่าใช้จ่ายโดยไม่มีฐานคำนวณจะถูกปรับออกทั้งในงบและในภาษี ควรเก็บกระดาษทำการที่แสดงวิธีคิดยอดไว้กับรายการปรับปรุงทุกรายการ

เพราะกฎการรับรู้ต่างกัน รายจ่ายบางประเภทบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทางบัญชีได้แต่หักภาษีไม่ได้หรือหักได้จำกัด เช่น ค่ารับรองเกินเกณฑ์ ค่าปรับ รายจ่ายที่ไม่มีหลักฐาน ค่าเสื่อมราคาที่ใช้อัตราต่างจากที่ภาษียอมรับ และประมาณการที่ยังไม่เกิดจริง การกระทบยอดระหว่างสองฐานควรทำเป็นกระดาษทำการถาวรที่ใช้ต่อได้ทุกปี

ลำดับตามปฏิบัติคือ ผู้สอบบัญชีเซ็นรายงาน แล้วจัดประชุมผู้ถือหุ้นอนุมัติงบ จากนั้นนำส่งงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า และยื่นแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลพร้อมงบที่ผ่านการตรวจสอบ ทั้งหมดมีกรอบเวลานับจากวันสิ้นรอบบัญชี ควรทำตารางย้อนกลับโดยกันเวลาให้ผู้สอบบัญชีอย่างน้อยหลายสัปดาห์ และเผื่อเวลาสำหรับการแก้ไขตามข้อสังเกต

ประมาณการที่ยื่นกลางปีต้องใกล้เคียงผลจริงในระดับที่อธิบายได้ ถ้าประมาณต่ำกว่าผลจริงมากเกินเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนดโดยไม่มีเหตุอันสมควร อาจมีเงินเพิ่มจากส่วนที่ขาด ดังนั้นตอนปิดงบควรย้อนดูสมมติฐานที่ใช้กลางปี เก็บเอกสารประกอบ เช่น แผนขายและคำสั่งซื้อที่มีอยู่ ณ เวลานั้น เพื่ออธิบายเหตุของผลต่างได้

รอบแรกนับจากวันจดทะเบียนถึงวันสิ้นรอบที่กำหนดไว้ในข้อบังคับ จึงมักสั้นกว่าสิบสองเดือน ต้องปิดงบและยื่นตามรอบนั้นแม้ยังไม่มีรายได้ ค่าใช้จ่ายก่อตั้งควรแยกให้เห็นชัด รายการที่จ่ายด้วยเงินส่วนตัวของผู้ก่อตั้งต้องมีหลักฐานและบันทึกเป็นรายการกับผู้เกี่ยวข้อง การเลือกวันสิ้นรอบที่สอดคล้องกับฤดูกาลธุรกิจช่วยให้ปีถัดไปอ่านผลง่ายขึ้น

ต้องทำ เพราะหน้าที่ยื่นงบการเงินที่ผ่านการตรวจสอบและยื่นแบบภาษีผูกกับสถานะนิติบุคคล ไม่ใช่กับการมีรายได้ งบของบริษัทที่ไม่มีรายการเคลื่อนไหวยังต้องแสดงยอดคงเหลือ ทุนที่ชำระแล้ว และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง เช่น ค่าธรรมเนียมและค่าบริการ การปล่อยว่างหลายปีทำให้มีค่าปรับสะสมและเป็นอุปสรรคเมื่อจะกลับมาใช้บริษัทอีกครั้ง

ทำได้ โดยผู้ถือหุ้นมีมติแต่งตั้งผู้สอบบัญชีสำหรับรอบนั้น แต่ควรเปลี่ยนก่อนเริ่มงานตรวจสอบเพื่อไม่ให้งานซ้อน ผู้สอบบัญชีรายใหม่จะขอข้อมูลยอดยกมาและกระดาษทำการสำคัญของปีก่อน ถ้าปีก่อนมีข้อสังเกตค้าง ควรสรุปให้ครบเพื่อให้ผู้สอบบัญชีรายใหม่ประเมินยอดยกมาได้ และควรเก็บมติแต่งตั้งไว้ในทะเบียนเอกสารบริษัท

ดูว่ายอดขายและต้นทุนสอดคล้องกับที่รู้จากการดำเนินงานจริง ดูลูกหนี้ค้างนานว่ามีการติดตามและตั้งค่าเผื่อเหมาะสม ดูสินค้าคงเหลือว่ามีของค้างสต๊อกที่ควรปรับมูลค่า ดูรายการกับบุคคลที่เกี่ยวข้องกันว่าเปิดเผยครบ ดูหมายเหตุเรื่องภาระผูกพันและคดีความ และถามผู้ทำบัญชีว่ามีรายการใดที่ใช้ดุลพินิจมากที่สุดในปีนี้

ต้องเก็บบัญชีและเอกสารประกอบตามระยะเวลาที่กฎหมายบัญชีและกฎหมายภาษีกำหนด ซึ่งโดยทั่วไปนับหลายปีจากวันปิดรอบ และต้องพร้อมให้เจ้าพนักงานตรวจได้ การเก็บเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ช่วยค้นหาได้เร็ว แต่ควรคงต้นฉบับที่กฎหมายกำหนดไว้ และจัดแฟ้มตามรอบบัญชีพร้อมสารบัญ เพื่อให้การตรวจสอบย้อนหลังใช้เวลาน้อยและไม่กระทบงานประจำ