บัญชีเงินตราต่างประเทศและการใช้อัตราแลกเปลี่ยน

ใช้อัตราของวันที่รายการเกิดขึ้น คือวันที่ส่งมอบสินค้า วันที่งานบริการเสร็จตามสัญญา หรือวันที่ได้รับใบแจ้งหนี้จากผู้ขายต่างประเทศ แล้วแปลงเป็นเงินบาทเพื่อลงสมุดบัญชี สิ่งที่มักผิดคือใช้อัตราวันที่เงินเข้าบัญชีมาบันทึกยอดขายย้อนหลัง ทำให้ยอดลูกหนี้กับยอดขายไม่ตรงกันและอธิบายไม่ได้เมื่อถูกตรวจ ควรกำหนดแหล่งอ้างอิงอัตราไว้ในนโยบายบัญชีและใช้แหล่งเดียวกันตลอดปี

ต้องตีราคา สำหรับรายการที่เป็นตัวเงิน เช่น ลูกหนี้ เจ้าหนี้ เงินฝาก และเงินกู้สกุลต่างประเทศ โดยใช้อัตราณวันสิ้นงวดตามหลักที่กฎหมายภาษีกำหนด ผลต่างที่เกิดขึ้นถือเป็นผลกำไรหรือผลขาดทุนทางอัตราแลกเปลี่ยนซึ่งยังไม่มีการรับหรือจ่ายเงินจริง ส่วนรายการที่ไม่เป็นตัวเงิน เช่น เงินมัดจำค่าเครื่องจักรที่จ่ายล่วงหน้า และสินทรัพย์ถาวรที่ซื้อมา จะคงมูลค่าตามอัตราวันเริ่มต้นไม่ต้องตีใหม่

โดยหลักต้องนำมารวมคำนวณกำไรสุทธิในรอบบัญชีที่ตีราคา แม้ยังไม่ได้รับเงินจริง ซึ่งทำให้บางปีมีภาษีจากตัวเลขที่ยังไม่เป็นเงินสด ผู้ประกอบการควรประมาณการผลกระทบก่อนสิ้นปีเพื่อเตรียมกระแสเงินสด และเมื่อรับชำระในปีถัดไปผลต่างที่เกิดขึ้นจริงจะถูกปรับกลับตามอัตราที่ได้รับ ทำให้ยอดรวมสองปีสะท้อนผลที่แท้จริง การจดบันทึกอัตราที่ใช้ทุกครั้งช่วยให้กระทบยอดสองปีได้โดยไม่ต้องรื้อเอกสาร

ใบกำกับภาษีต้องแสดงจำนวนเงินเป็นเงินบาท หากตกลงราคากับลูกค้าเป็นสกุลอื่นให้ระบุทั้งสองสกุลพร้อมอัตราที่ใช้แปลงและวันที่ของอัตรานั้น เพื่อให้ผู้ซื้อใช้เป็นภาษีซื้อได้และผู้ขายชี้แจงฐานภาษีได้ตรงกัน กรณีขอใช้เงินตราต่างประเทศในการจัดทำรายงานภาษีต้องได้รับอนุมัติเป็นรายกรณี ซึ่งเป็นเรื่องแยกจากการแสดงราคาในเอกสารขาย

เลือกแหล่งที่ตรวจสอบย้อนหลังได้และเป็นกลาง เช่น อัตราอ้างอิงที่ธนาคารแห่งประเทศไทยประกาศ หรืออัตราซื้อขายของธนาคารพาณิชย์ที่กิจการใช้บริการจริง ข้อสำคัญคือแยกให้ถูกว่ารายการรับเงินใช้อัตราซื้อ รายการจ่ายเงินใช้อัตราขาย และเก็บหลักฐานประกาศอัตราของวันนั้นไว้กับชุดเอกสาร การสลับแหล่งอ้างอิงกลางปีเพื่อให้ตัวเลขดูดีขึ้นเป็นประเด็นที่ผู้ตรวจสอบตั้งคำถามเสมอ

เปิดบัญชีแยกในผังบัญชีต่อหนึ่งสกุลและต่อหนึ่งบัญชีธนาคาร บันทึกทั้งจำนวนหน่วยสกุลเดิมและจำนวนเงินบาทควบกัน เพื่อให้กระทบยอดกับใบแจ้งยอดธนาคารได้ตรงหน่วย เมื่อโอนเปลี่ยนเป็นเงินบาทจะเกิดผลต่างจากอัตราที่บันทึกไว้ ให้รับรู้เป็นกำไรขาดทุนที่เกิดขึ้นจริง หากรวมหลายสกุลไว้บัญชีเดียวจะกระทบยอดไม่ได้และมักพบผลต่างค้างที่หาที่มาไม่พบตอนปิดปี

แยกสองส่วน ส่วนแรกคือรายการค้าที่บันทึกด้วยอัตราวันเกิดรายการตามปกติ ส่วนที่สองคือสัญญาป้องกันความเสี่ยงที่ต้องเปิดเผยและวัดมูลค่าตามเงื่อนไขของสัญญา เมื่อครบกำหนดจะเห็นผลต่างระหว่างอัตราตามสัญญากับอัตราตลาด ซึ่งคือผลของการป้องกันความเสี่ยงที่ควรอธิบายในหมายเหตุประกอบงบ เอกสารที่ควรเก็บคือใบยืนยันสัญญาจากธนาคารและการเชื่อมโยงว่าสัญญานั้นคุ้มความเสี่ยงของรายการใด

บันทึกเป็นเงินรับล่วงหน้าด้วยอัตราวันที่เงินเข้าบัญชี และคงมูลค่าบาทนั้นไว้จนกว่าจะรับรู้รายได้ เพราะเป็นภาระที่จะส่งมอบงานไม่ใช่สิทธิเรียกเงิน เมื่อส่งมอบงานแล้วให้โอนเป็นรายได้ด้วยมูลค่าเดิมที่บันทึกไว้ ส่วนที่เหลือเก็บที่ยังไม่ได้รับจึงใช้อัตราวันส่งมอบ วิธีนี้ทำให้ยอดรายได้ไม่ผันผวนตามอัตราหลังจากรับเงินแล้ว และตรงกับหลักการแยกรายการที่เป็นตัวเงินออกจากรายการที่ไม่เป็นตัวเงิน

ใช้อัตราที่กรมศุลกากรใช้คำนวณในใบขนสินค้าเป็นฐานสำหรับภาษีนำเข้าและภาษีมูลค่าเพิ่ม ส่วนต้นทุนสินค้าในสมุดบัญชีใช้อัตราวันที่ได้รับสิทธิในสินค้าตามเงื่อนไขการส่งมอบที่ระบุในสัญญา สองตัวเลขนี้ต่างกันได้และไม่ถือว่าผิด แต่ต้องมีกระดาษทำการแสดงการกระทบยอดไว้ เพราะเป็นจุดที่ถูกสอบถามบ่อยเมื่อเปรียบเทียบยอดตามใบขนกับยอดในบัญชีสินค้าคงเหลือ

คำนวณจากยอดที่แปลงเป็นเงินบาทด้วยอัตราวันที่จ่ายเงินหรือวันที่มีหน้าที่ต้องหัก แล้วนำส่งเป็นเงินบาทตามแบบที่กำหนด หากมีอนุสัญญาภาษีซ้อนกับประเทศผู้รับ อัตราที่ใช้อาจลดลงได้เมื่อยื่นเอกสารรับรองการเป็นผู้มีถิ่นที่อยู่เพื่อการเสียภาษีของผู้รับเงินอย่างครบถ้วน สิ่งที่ควรระวังคือกรณีคู่สัญญากำหนดให้ผู้จ่ายรับภาระภาษี ซึ่งต้องคำนวณยอดตั้งต้นใหม่ให้ยอดสุทธิที่ผู้รับได้ตรงตามสัญญา

ต้องตีราคายอดหนี้คงเหลือปลายงวด ซึ่งทำให้เกิดผลต่างจำนวนมากได้เมื่อค่าเงินเคลื่อนไหวแรง แม้กิจการยังผ่อนตามกำหนดปกติ ผลต่างนี้กระทบกำไรสุทธิและอัตราส่วนหนี้สินต่อทุนที่ธนาคารใช้พิจารณา จึงควรแจ้งผู้ให้กู้ล่วงหน้าพร้อมคำอธิบายว่าเป็นผลจากการตีราคาไม่ใช่ผลการดำเนินงาน ดอกเบี้ยที่จ่ายให้เจ้าหนี้ต่างประเทศยังมีประเด็นการหักภาษี ณ จ่ายที่ต้องดูควบกัน

ชุดที่ถูกขอบ่อยคือรายงานสรุปอัตราที่ใช้ในแต่ละรายการพร้อมแหล่งอ้างอิง กระดาษทำการตีราคาปลายงวดแยกตามสกุล ใบแจ้งยอดบัญชีสกุลต่างประเทศทั้งปี สัญญาการค้าที่ระบุสกุลและเงื่อนไขการชำระ และการกระทบยอดกำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนที่บันทึกกับที่ปรากฏในงบ การจัดเก็บเป็นแฟ้มรายปีตั้งแต่ต้นทำให้ตอบคำถามได้ภายในไม่กี่วัน แทนการรื้อค้นย้อนหลัง

ทำเป็นแฟ้มรายรายการก็เพียงพอ โดยแนบใบแจ้งหนี้ หลักฐานการโอนเงินจากธนาคาร ภาพประกาศอัตราของวันนั้น และบันทึกสั้นว่าใช้อัตราใดเพราะเหตุใด ไว้ด้วยกันในชุดเดียว วิธีนี้ลดเวลาปิดงบและทำให้ผู้สอบบัญชีตรวจได้เร็ว ข้อควรเลี่ยงคือการใช้อัตราประมาณที่จำไว้เองแล้วค่อยแก้ทีหลัง เพราะเมื่อรายการเพิ่มขึ้นจะกลายเป็นงานแก้ย้อนหลังทั้งปี

เริ่มจากกำหนดนโยบายอัตราแลกเปลี่ยนเป็นลายลักษณ์อักษรให้เหมาะกับลักษณะธุรกิจ จัดผังบัญชีแยกสกุล วางแบบกระดาษทำการตีราคาที่ใช้ซ้ำได้ทุกงวด และประมาณการผลกระทบทางภาษีก่อนสิ้นรอบบัญชีเพื่อวางแผนกระแสเงินสด ระหว่างปีจะกระทบยอดบัญชีสกุลต่างประเทศทุกเดือนพร้อมสรุปผลต่างที่เกิดขึ้น เพื่อให้เจ้าของธุรกิจเห็นภาพก่อนถึงวันปิดงบ ไม่ใช่รู้ตอนได้รับงบการเงิน