ปิดงบย้อนหลังและงบค้างส่ง ทำให้กลับมาสะอาดได้อย่างไร

งบประจำปีของบริษัทจำกัดมีกำหนดต่อกันเป็นทอด คือ ต้องให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจและเสนอที่ประชุมใหญ่สามัญอนุมัติภายใน 4 เดือนนับแต่วันสิ้นรอบบัญชี จากนั้นงบที่อนุมัติแล้วต้องถึงกรมพัฒนาธุรกิจการค้าไม่เกิน 1 เดือนหลังวันประชุม (มาตรา 11 พ.ร.บ.การบัญชี) และยื่นบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) ภายใน 14 วันหลังประชุม ส่วนห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน นิติบุคคลต่างประเทศ และกิจการร่วมค้า ยื่นงบภายใน 5 เดือนนับแต่วันปิดบัญชี ฝั่งภาษียังมี ภ.ง.ด.50 ภายใน 150 วันนับแต่วันสิ้นรอบ ภ.ง.ด.51 ครึ่งปี และแบบรายเดือนอย่าง ภ.พ.30 กับแบบหักภาษี ณ ที่จ่าย การนับว่าค้างกี่รายการจึงต้องไล่ทีละหน่วยงานและทีละรอบ ไม่ใช่นับแค่จำนวนปี

เริ่มจากปีที่เก่าที่สุดเสมอ เพราะยอดยกไปของปีหนึ่งคือยอดยกมาของปีถัดไป และผู้สอบบัญชีจะลงนามปีหลังไม่ได้ถ้ายอดยกมายังไม่ผ่านการตรวจ ลำดับที่ใช้ได้จริงคือรวบรวมเอกสารทุกปีให้ครบก่อน แยกแฟ้มตามรอบ แล้วปิดไปข้างหน้าทีละปีพร้อมกระดาษทำการที่โยงยอดยกมาได้ ระหว่างนั้นให้ยื่นแบบรายเดือนที่ค้างควบคู่ไปด้วย เพราะเงินเพิ่มทางภาษีเดินทุกเดือน ส่วนค่าปรับส่งงบตามตารางของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าไม่เพิ่มอีกหลังพ้น 4 เดือน

ตามตารางอัตราค่าปรับที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าเผยแพร่ บริษัทจำกัดและห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนที่ยื่นช้าไม่เกิน 2 เดือน ปรับนิติบุคคล 1,000 บาทและกรรมการผู้จัดการหรือหุ้นส่วนผู้จัดการอีก 1,000 บาท รวม 2,000 บาท ช้าเกิน 2 ถึง 4 เดือน ฝ่ายละ 4,000 บาท รวม 8,000 บาท ช้าเกิน 4 เดือนหรือไม่ยื่นเลย ฝ่ายละ 6,000 บาท รวม 12,000 บาท นับแยกต่อปีบัญชี ค้างสามปีจึงอาจถึง 36,000 บาท ส่วนบริษัทมหาชนและนิติบุคคลต่างประเทศใช้อัตรา 2,000, 24,000 และ 36,000 บาทต่อฝ่าย เพดานตามมาตรา 30 คือไม่เกิน 50,000 บาท และปัจจุบันเป็นค่าปรับเป็นพินัย ไม่ใช่โทษอาญาแล้ว เมื่อได้รับหนังสือแจ้งข้อกล่าวหา บริษัทเลือกยอมรับและชำระ หรือทำหนังสือชี้แจงพร้อมหลักฐานได้ จำนวนจริงให้ยึดตามหนังสือที่กรมออก

แยกเป็นสามส่วน ส่วนแรกคือค่าปรับการยื่นแบบล่าช้าตามมาตรา 35 ซึ่ง ภ.ง.ด.50 นับสองกระทง คือแบบกับงบการเงิน กระทงละ 1,000 บาทถ้าไม่เกิน 7 วันนับแต่พ้นกำหนด หรือกระทงละ 2,000 บาทถ้าเกินกว่านั้น ส่วนที่สองคือเงินเพิ่มตามมาตรา 27 อัตรา 1.5% ทุกเดือนที่ล่าช้า (เศษเดือนนับเป็นหนึ่งเดือน) คิดบนภาษีที่ต้องชำระ และไม่เกินจำนวนภาษีนั้น ส่วนที่สามคือเบี้ยปรับภาษีมูลค่าเพิ่มที่ลดได้มากเมื่อยื่นและชำระเองก่อนได้รับหนังสือเตือน บริษัทที่ขาดทุนและไม่มีภาษีต้องชำระจึงมักเหลือแค่ค่าปรับรายแบบ ขณะที่บริษัทที่มีกำไรหรือมียอดขายที่ต้องเสีย VAT จะเห็นยอดโตเร็วที่สุดจากเงินเพิ่ม รายละเอียดการลดเบี้ยปรับอยู่ในหน้าคำถามเรื่องยื่นภาษีล่าช้า

มาตรา 15 แห่ง พ.ร.บ.การบัญชี ให้แจ้งต่อสารวัตรบัญชีภายใน 15 วันนับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบว่าบัญชีหรือเอกสารสูญหายหรือเสียหาย โดยยื่นแบบ ส.บช.2 ผ่านระบบ e-Permit ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ถ้าไม่แจ้งมีค่าปรับเป็นพินัยไม่เกิน 5,000 บาท และถ้าแจ้งเท็จว่าเอกสารหายมีโทษอาญาถึงจำคุก ส่วนกรณีที่เจ้าหน้าที่ตรวจพบเองว่าเอกสารสำคัญหาย กฎหมายสันนิษฐานว่าตั้งใจทำให้หาย การแจ้งตามจริงจึงคุ้มกว่า จากนั้นสร้างชุดหลักฐานทดแทนจากแหล่งที่ยังตรวจได้ เช่น รายการเดินบัญชีทุกบัญชี แบบภาษีที่เคยยื่นพร้อมใบเสร็จ รายงานภาษีซื้อขาย ใบกำกับที่คู่ค้าออกสำเนาให้ใหม่ และสัญญาที่คู่สัญญายังเก็บไว้ รายการที่หาหลักฐานไม่ได้เลยต้องบันทึกตามที่พิสูจน์ได้และแจ้งผู้สอบบัญชีตั้งแต่ต้น

รับได้ แต่จะขอดูความครบถ้วนของเอกสารก่อนตอบรับ และอาจแสดงความเห็นอย่างมีเงื่อนไขหรือไม่แสดงความเห็นในส่วนที่ตรวจไม่ได้ เช่น สินค้าคงเหลือปลายปีที่ผ่านมานานแล้วและนับย้อนไม่ได้ งบที่มีความเห็นแบบมีเงื่อนไขยังยื่นได้ แต่ธนาคารหรือผู้ร่วมลงทุนอาจถามต่อ สิ่งที่ช่วยให้งานเร็วคือกระทบยอดธนาคารครบทุกบัญชี ทะเบียนทรัพย์สินพร้อมค่าเสื่อมราคา รายละเอียดลูกหนี้และเจ้าหนี้รายตัว และหนังสือยืนยันยอดจากธนาคารกับคู่ค้ารายใหญ่ ถ้าเปลี่ยนผู้สอบบัญชี ผู้สอบรายใหม่มักติดต่อรายเดิมก่อนรับงานตามมาตรฐานวิชาชีพ จึงควรเคลียร์เรื่องที่ค้างกับรายเดิมให้จบ

กรมพัฒนาธุรกิจการค้าแจ้งว่าหากไม่นำส่งงบหรือเพิกเฉยต่อเนื่อง 3 ปี จะพิจารณาถอนทะเบียนเป็นบริษัทร้าง แต่การถูกขีดชื่อไม่ใช่การเลิกและชำระบัญชีอย่างถูกต้อง ค่าปรับที่ค้าง ภาษีที่ประเมินได้ และความรับผิดของกรรมการกับผู้ถือหุ้นยังตามได้ ทั้งยังอาจถูกขอให้ศาลสั่งคืนชื่อเข้าทะเบียนในภายหลัง บริษัทที่เลิกทำธุรกิจแล้วจึงควรปิดงบที่ค้างแล้วจดเลิกและชำระบัญชีตามขั้นตอน ส่วนบริษัทที่ยังจะทำธุรกิจต่อควรรีบตามงบให้ทันก่อนถึงจุดนั้น เพราะบริษัทที่สถานะผิดปกติจะเปิดบัญชีธนาคาร ขอสินเชื่อ หรือเข้าประมูลงานได้ยาก

การยื่นย้อนหลังไม่ได้เท่ากับการถูกตรวจ แต่ตัวเลขที่กระโดดผิดปกติ ขาดทุนต่อเนื่องหลายรอบ หรือรายได้ในงบไม่ตรงกับยอดขายใน ภ.พ.30 เป็นสัญญาณที่ดึงความสนใจได้ จึงควรเตรียมคำอธิบายรายปีไว้ล่วงหน้า ทั้งเหตุผลทางธุรกิจ เอกสารรองรับรายการใหญ่ และตารางกระทบยอดรายได้ระหว่างแบบภาษีมูลค่าเพิ่มกับงบ ถ้าพบว่าเคยยื่นแบบรายเดือนต่ำไป การยื่นเพิ่มเติมเองก่อนถูกเรียกตรวจช่วยลดเบี้ยปรับได้มากกว่ารอให้เจ้าหน้าที่พบ ถ้าเตรียมชุดนี้ไว้ การถูกสอบถามมักจบเร็วและไม่ลุกลาม

ตั้งรอบปิดรายเดือนที่มีวันตัดชัดเจน กำหนดให้ทุกใบเสร็จเข้าระบบภายในเจ็ดวันหลังเกิดรายการ ใช้บัญชีธนาคารแยกเงินบริษัทกับเงินส่วนตัวอย่างเคร่งครัด และวางปฏิทินยื่นทั้งปีไว้ล่วงหน้าพร้อมชื่อผู้รับผิดชอบแต่ละรายการ โดยนับย้อนจากวันประชุมใหญ่ที่ต้องจัดภายใน 4 เดือน เพื่อให้ผู้สอบบัญชีมีเวลาตรวจพอ เก็บเอกสารไว้อย่างน้อย 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชีตามมาตรา 14 และสำรองไฟล์ดิจิทัลไว้นอกสำนักงาน สิ่งที่ทำให้บริษัทกลับไปค้างซ้ำส่วนใหญ่คือไม่มีใครเป็นเจ้าของกำหนดเวลา ไม่ใช่ความยากของงาน