Apostille ตามอนุสัญญาเฮก 1961

แทนการนิติกรณ์โดยเจ้าหน้าที่ทูตหรือกงสุลของประเทศที่จะใช้เอกสาร ข้อ 2 ของอนุสัญญานิยามการนิติกรณ์ว่าเป็นการที่เจ้าหน้าที่ทูตหรือกงสุลของประเทศปลายทางรับรองลายมือชื่อ ตำแหน่งของผู้ลงนาม และตราประทับ ส่วนข้อ 3 กำหนดว่าระหว่างรัฐที่อนุสัญญาใช้บังคับ พิธีการเดียวที่เรียกได้คือใบรับรองตามแบบท้ายอนุสัญญาจากหน่วยงานของประเทศที่ออกเอกสาร และถ้ากฎหมายของรัฐผู้รับหรือความตกลงระหว่างรัฐยกเว้นเอกสารนั้นไว้แล้ว ก็เรียกแม้แต่ Apostille ไม่ได้ ขั้นที่ไม่ถูกแทน ได้แก่ การแปล การรับรองคำแปล และการรับรองลายมือชื่อบนเอกสารเอกชน ซึ่งยังต้องทำก่อนตามที่ปลายทางกำหนด

ไม่ ข้อ 5 ระบุว่าใบที่กรอกครบจะรับรองเพียงสามเรื่อง คือ ลายมือชื่อเป็นของจริง ผู้ลงนามลงนามในฐานะตำแหน่งที่ระบุ และตราประทับบนเอกสารเป็นตราจริง ความถูกต้องของข้อมูล เช่น ชื่อสะกดผิด วันเกิดคลาดเคลื่อน หรือสถานะสมรสที่เปลี่ยนไปแล้ว ยังเป็นเรื่องที่หน่วยงานผู้ออกเอกสารต้องแก้ ข้อ 5 ยังกำหนดให้ลายมือชื่อและตราบนใบ Apostille เองไม่ต้องรับรองต่ออีกชั้น จึงไม่ควรมีใครเรียกให้นำใบ Apostille ไปรับรองที่สถานทูตซ้ำ

ตามข่าวของ HCCH ไทยมอบภาคยานุวัติสารต่อผู้เก็บรักษาอนุสัญญา (กระทรวงการต่างประเทศเนเธอร์แลนด์) เมื่อ 30 มิถุนายน 2569 และอนุสัญญามีผลกับไทยวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 หน้าหน่วยงานผู้มีอำนาจตามข้อ 6 บนเว็บไซต์ HCCH ระบุกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ เป็นผู้ออกใบของไทย ก่อนวันมีผล เอกสารไทยยังต้องผ่านการรับรองที่กรมการกงสุลแล้วต่อด้วยสถานทูตหรือกงสุลของประเทศปลายทาง ณ วันที่เราตรวจ (8 พ.ย. 2569) หน้านั้นยังไม่แสดงค่าธรรมเนียม ช่องทางยื่น หรือทะเบียนออนไลน์ของไทย เราจึงไม่ระบุตัวเลขหรือขั้นตอนที่ยังไม่ประกาศ

ไทยเข้าเป็นภาคีโดยการภาคยานุวัติ ข้อ 12 ของอนุสัญญาให้รัฐภาคีเดิมแจ้งคัดค้านได้ภายในหกเดือนนับจากวันที่ผู้เก็บรักษาแจ้งการภาคยานุวัติ และอนุสัญญามีผลระหว่างไทยกับรัฐที่ไม่คัดค้านในวันที่หกสิบหลังจากหกเดือนนั้นสิ้นสุด จึงได้วันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ถ้ารัฐใดคัดค้าน อนุสัญญาจะไม่ใช้ระหว่างไทยกับรัฐนั้น เอกสารระหว่างสองประเทศยังต้องนิติกรณ์ผ่านสถานทูตตามเดิม จนกว่ารัฐนั้นถอนคำคัดค้าน ณ วันที่ตรวจ 8 พ.ย. 2569 แถวของไทยในตารางสถานะยังไม่มีหมายเหตุ แต่ช่วงคัดค้านยังไม่สิ้นสุด ควรเปิดตารางดูอีกครั้งในวันที่ยื่นจริง

เปิดตารางสถานะของ HCCH ซึ่งปรับปรุงล่าสุด 30 มิถุนายน 2569 และมีภาคี 130 ราย คำว่าภาคีในตารางรวมทั้งรัฐที่อนุสัญญามีผลแล้วและที่ยังไม่มีผล จึงต้องดูคอลัมน์ EIF ซึ่งเป็นวันมีผลของแต่ละรัฐ และคอลัมน์หมายเหตุเพื่อดูว่ามีการคัดค้านเกี่ยวกับรัฐใดหรือไม่ ตัวอย่างจากตาราง เวียดนามมีผล 11 กันยายน 2569 ซาอุดีอาระเบียมีผล 7 ธันวาคม 2565 ส่วนสหรัฐอาหรับเอมิเรตส์ กาตาร์ คูเวต และมาเลเซียไม่อยู่ในตาราง เอกสารไปประเทศเหล่านี้ยังต้องผ่านสถานทูตแม้หลังวันมีผลกับไทย

ข้อ 6 ให้แต่ละรัฐกำหนดหน่วยงานผู้มีอำนาจโดยอ้างอิงตำแหน่งหน้าที่ และแจ้งต่อผู้เก็บรักษา ไม่จำเป็นต้องเป็นกระทรวงต่างประเทศ บางรัฐมีหลายหน่วยงาน ตารางสถานะมีคอลัมน์ Auth บอกจำนวนหน่วยงานและลิงก์ไปยังรายละเอียด เช่น จีนมีสามหน่วยงาน กฎที่ต้องจำคือใบต้องออกโดยหน่วยงานของรัฐที่ออกเอกสารต้นทาง สูติบัตรที่ออกในประเทศหนึ่งไม่อาจขอ Apostille จากประเทศอื่น แม้ผู้ถือจะอาศัยอยู่ประเทศนั้น

อนุสัญญาใช้กับเอกสารมหาชนเท่านั้น ข้อ 1 แบ่งเป็นสี่กลุ่ม คือ เอกสารจากศาลหรือเจ้าหน้าที่ศาล เอกสารทางปกครอง นิติกรรมโดยโนตารี และคำรับรองทางการที่ประทับบนเอกสารซึ่งเอกชนลงนาม เช่น คำรับรองลายมือชื่อ เอกสารเอกชนจึงต้องมีคำรับรองแบบนี้ก่อน แล้ว Apostille จะรับรองผู้ทำคำรับรองนั้น ไม่ใช่ตัวผู้มอบอำนาจ สำหรับฝั่งไทย ประเทศไทยไม่มีตำแหน่ง Notary Public ผู้ทำหน้าที่คือทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร ส่วนกรมการกงสุลจะรับคำรับรองของทนายโดยตรงหรือต้องผ่านขั้นใดก่อน ยังต้องรอระเบียบที่กรมฯ ประกาศ

ข้อ 1 วรรคท้ายตัดออกไปสองประเภท ประเภทแรกเป็นเอกสารซึ่งผู้แทนทางทูตหรือกงสุลจัดทำ ประเภทที่สองเป็นเอกสารฝ่ายปกครองที่ว่าด้วยธุรกรรมการค้าหรือพิธีการศุลกากรโดยตรง บันทึกของ HCCH ปี 2564 อธิบายว่าผู้ร่างตั้งใจให้เอกสารสองกลุ่มนี้ไม่ต้องรับรองเลย ไม่ใช่ให้กลับไปนิติกรณ์ และคณะกรรมาธิการพิเศษแนะนำให้ตีความข้อยกเว้นอย่างแคบมาก สัญญา หนังสือมอบอำนาจ และหนังสือรับรองจากสำนักงานสิทธิบัตรจึงยังอยู่ในขอบเขต ในทางปฏิบัติแต่ละรัฐจัดการเอกสารการค้าต่างกัน บางรัฐยกเว้นการรับรอง บางรัฐออก Apostille และบางรัฐยังเรียกนิติกรณ์ จึงต้องถามผู้รับก่อน

เมื่ออนุสัญญามีผลระหว่างไทยกับรัฐต้นทาง ข้อ 2 ผูกพันให้ไทยยกเว้นการนิติกรณ์เอกสารมหาชนของรัฐนั้น หน่วยงานไทยจึงควรรับใบ Apostille แทนการรับรองที่สถานทูตไทยในต่างประเทศ และข้อ 9 ให้รัฐภาคีหยุดให้เจ้าหน้าที่ทูตกงสุลทำนิติกรณ์ในกรณีที่อนุสัญญายกเว้นไว้ แต่สิ่งที่อนุสัญญาไม่ได้แก้ คือผู้รับฝั่งไทย ไม่ว่าจะเป็นนายทะเบียนอำเภอหรือเขต นายทะเบียนหุ้นส่วนบริษัท หรือพนักงานเจ้าหน้าที่ที่ดิน ยังกำหนดให้แปลเป็นภาษาไทยและให้รับรองคำแปลตามระเบียบของตนได้ เอกสารที่ทำก่อนวันมีผลและผ่านการรับรองแบบเดิมครบแล้วไม่ต้องทำ Apostille ซ้ำ

ข้อ 4 กำหนดให้ติดบนตัวเอกสารหรือบนแผ่นต่อท้าย (allonge) ตามแบบท้ายอนุสัญญา ซึ่งมีหัวเรื่องเป็นภาษาฝรั่งเศสเสมอว่า Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) และมีรายการลำดับเลขสิบช่อง ได้แก่ ประเทศ ผู้ลงนาม ตำแหน่ง ตราของหน่วยงาน สถานที่ วันที่ หน่วยงานผู้ออก เลขที่ใบ ตราของผู้ออก และลายมือชื่อ เนื้อความอื่นจะใช้ภาษาราชการของผู้ออกหรือมีภาษาที่สองกำกับได้ ข้อ 5 ให้ออกตามคำขอของผู้ลงนามหรือผู้ถือเอกสาร ใบที่ไม่มีเลขที่หรือวันที่ หรือแยกจากเอกสารโดยไม่มีการเย็บติด เป็นจุดที่เจ้าหน้าที่ผู้รับมักปฏิเสธ

ข้อ 7 บังคับให้หน่วยงานผู้ออกเก็บทะเบียนเลขที่และวันที่ของทุกใบ พร้อมชื่อและตำแหน่งผู้ลงนามในเอกสาร และต้องตรวจให้เมื่อผู้มีส่วนได้เสียร้องขอ ภายใต้โครงการ e-APP ของ HCCH หลายรัฐเปิดทะเบียนออนไลน์ (e-Register) ให้ผู้รับกรอกเลขที่และวันที่ตรวจเองได้ และบางรัฐออก e-Apostille เป็นไฟล์ PDF ลงลายมือชื่อดิจิทัล การยอมรับไฟล์ดิจิทัลขึ้นกับหน่วยงานผู้รับ ถ้าปลายทางยังรับแต่กระดาษ ให้ขอฉบับพิมพ์ ส่วนไทย ณ วันที่ตรวจยังไม่มีการประกาศทะเบียนออนไลน์

คำแปลโดยนักแปลเอกชนไม่ใช่เอกสารมหาชนตามข้อ 1 จึงขอ Apostille บนคำแปลตรง ๆ ไม่ได้ ต้องมีคำรับรองจากผู้มีอำนาจบนคำแปลก่อน และใบจะรับรองเพียงผู้ทำคำรับรอง ไม่ได้รับรองความแม่นยำของคำแปล ถ้าปลายทางต้องการทั้งต้นฉบับและคำแปลอยู่ในชุดเดียวที่มีใบกำกับ ให้แปลและรับรองคำแปลก่อน ถ้าปลายทางกำหนดให้ใช้นักแปลสาบานตนหรือนักแปลที่ศาลแต่งตั้งในประเทศตน เช่น หลายประเทศในยุโรป ให้ขอ Apostille บนต้นฉบับแล้วส่งไปแปลที่ปลายทาง สองแนวทางนี้กลับลำดับภายหลังไม่ได้ จึงต้องถามผู้รับเป็นลายลักษณ์อักษรก่อน

อนุสัญญาไม่ได้กำหนดอายุของใบ Apostille ไว้ แต่หน่วยงานผู้รับอาจกำหนดอายุของเอกสารฐานเอง เช่น ให้หนังสือรับรองความประพฤติหรือหนังสือรับรองบริษัทออกไม่เกินจำนวนเดือนที่กำหนด หรือให้ทะเบียนครอบครัวคัดใหม่ เมื่อเอกสารฐานถูกคัดใหม่ ใบเดิมใช้ต่อไม่ได้เพราะผูกกับเอกสารฉบับนั้น ต้องขอใบใหม่สำหรับฉบับที่ออกใหม่ ควรตรวจกรอบเวลาของผู้รับก่อนคัดเอกสาร เพื่อไม่ให้เอกสารหมดอายุระหว่างรอคิวแปลหรือรอนัด

เพราะระเบียบภายในของสำนักงานผู้รับมักปรับตามวันมีผลไม่ทัน ตัวอย่างในตารางสถานะ จีนมอบภาคยานุวัติสาร 8 มีนาคม 2566 และอนุสัญญามีผลกับจีน 7 พฤศจิกายน 2566 ช่วงแรกหลังวันนั้นยังมีหน่วยงานที่ขอเอกสารผ่านสถานทูตอยู่ ไทยก็อาจเจอสถานการณ์คล้ายกันหลัง 28 ก.พ. 2570 ทั้งเอกสารไทยที่ส่งออกและเอกสารต่างประเทศที่ยื่นต่อหน่วยงานไทย ทางที่ปลอดภัยคือขอให้ผู้รับระบุเป็นหนังสือว่ารับ Apostille หรือไม่ และเก็บหลักฐานนั้นไว้แสดงเมื่อมีข้อโต้แย้ง

ก่อน 28 ก.พ. 2570 เราเตรียมฝั่งไทยครบ คือคัดเอกสาร แปล รับรองลายมือชื่อโดยทนายผู้ทำคำรับรอง ยื่นนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล และประสานขั้นสถานทูต หลังวันมีผล เราตรวจว่าประเทศปลายทางอยู่ในระบบและไม่มีการคัดค้าน เตรียมเอกสารให้ตรงเงื่อนไขของกรมการกงสุล และยื่นตามระเบียบที่กรมฯ ประกาศ กรมการกงสุลหรือหน่วยงานผู้มีอำนาจของต่างประเทศเป็นผู้ออกใบเอง เราไม่ใช่ตัวแทนของหน่วยงานเหล่านั้นและรับประกันผลการพิจารณาไม่ได้ ค่าบริการโปรดสอบถามเจ้าหน้าที่เพื่อขอใบเสนอราคา