ย้ายสำนักงานบัญชีหรือเปลี่ยนระบบกลางปี ทำอย่างไรไม่ให้ข้อมูลหาย

ย้ายกลางรอบได้และบางกรณีควรย้ายทันที เช่น เมื่อแบบภาษีเริ่มยื่นล่าช้าซ้ำ ๆ หรือขอดูสมุดบัญชีแล้วไม่ได้ ต้นทุนของการรออยู่ที่ค่าปรับที่จะสะสมต่อไป จุดที่ต้องวางแผนคือกำหนดวันตัดยอดให้ตรงกับสิ้นเดือนที่ยื่นแบบมูลค่าเพิ่มแล้ว เพื่อให้มีจุดอ้างอิงที่ทั้งสองฝ่ายเถียงกันไม่ได้

งบทดลองและงบการเงินฉบับที่ยื่นแล้วทุกปี แบบภาษีทุกประเภทพร้อมใบเสร็จรับชำระ ทะเบียนสินทรัพย์พร้อมตารางคิดค่าเสื่อม ยอดคงค้างฝ่ายลูกหนี้และฝ่ายเจ้าหนี้แยกราย รายงานภาษีซื้อขาย สมุดรายวันในรูปไฟล์ที่เปิดได้ และเอกสารตัวจริงทั้งกล่อง ควรทำใบส่งมอบระบุจำนวนกล่องและช่วงเดือน แล้วให้ทั้งสองฝ่ายลงชื่อ

อย่าปรับตัวเลขให้ตรงด้วยรายการปรับปรุงลอย ๆ ให้ตั้งต้นจากงบที่ยื่นต่อหน่วยงานเป็นฐาน แล้วไล่หาสาเหตุของผลต่างเป็นรายบัญชี ส่วนใหญ่มาจากลูกหนี้ที่เก็บไม่ได้แต่ไม่เคยตัด สินค้าคงเหลือที่ไม่เคยนับ และเงินกู้กรรมการที่ไม่มีสัญญา จากนั้นบันทึกการแก้ไขพร้อมเหตุผลไว้เป็นแฟ้มเดียว

ต้องแจ้ง เพราะกิจการมีหน้าที่ระบุผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามกฎหมายไว้ในระบบ และผู้ทำบัญชีเองก็มีเพดานจำนวนกิจการที่รับได้ หากไม่แจ้งเปลี่ยน ผู้ทำบัญชีรายเดิมจะยังผูกกับกิจการทั้งที่ไม่ได้ทำงานให้แล้ว ซึ่งกลายเป็นปัญหาตอนยื่นงบและตอนถูกสอบถามที่มาของตัวเลข

เริ่มจากผังบัญชีที่จัดกลุ่มให้ตรงกับรายงานที่ผู้บริหารใช้จริง ไม่ใช่ยกผังเดิมมาทั้งชุด แล้วนำเข้าเฉพาะยอดยกมาต่อบัญชี ทะเบียนสินทรัพย์ และรายชื่อคู่ค้า ส่วนรายการย้อนหลังให้เก็บไว้ในไฟล์อ่านอย่างเดียวเพื่อค้นหา การพยายามนำเข้าทุกรายการห้าปีเป็นสาเหตุอันดับหนึ่งที่ทำให้โครงการย้ายค้างกลางทาง

เอกสารตัวจริงของกิจการเป็นทรัพย์สินของกิจการ ไม่ใช่ของผู้ทำบัญชี ให้ทำหนังสือทวงถามระบุรายการและกำหนดวันรับ ส่งแบบมีหลักฐาน หากยังเงียบ ยังมีช่องร้องเรียนต่อองค์กรวิชาชีพและฟ้องเรียกคืนพร้อมค่าเสียหาย ระหว่างนั้นเราสร้างชุดข้อมูลใหม่จากแบบภาษีที่ดึงได้และรายการเดินบัญชีธนาคารเพื่อให้งานเดินต่อได้ทันที

ตรวจย้อนหลังตามกรอบเวลาที่เจ้าหน้าที่ยังประเมินเพิ่มได้ โดยเน้นสามจุด คือ ภาษีซื้อที่ใช้สิทธิไม่ครบเงื่อนไข รายจ่ายที่ไม่มีเอกสารรับรอง และเงินให้กู้กับกรรมการที่ไม่คิดดอกเบี้ย การรู้ตัวเลขความเสี่ยงก่อนจะเลือกได้ว่าควรยื่นเพิ่มเติมด้วยตัวเองหรือเตรียมคำอธิบายไว้รอ ซึ่งต่างกันมากในเรื่องค่าปรับ

เรามีลำดับงานสามสิบวันแรกที่ชัดเจน คือ รับมอบเอกสารและทำใบส่งมอบ กระทบยอดยกมากับแบบที่ยื่นแล้ว จัดการแบบภาษีเดือนปัจจุบันให้ทันกำหนด แล้วส่งรายงานสรุปความเสี่ยงพร้อมข้อเสนอแก้ไข ลูกค้าจึงเห็นสถานะจริงของกิจการตั้งแต่เดือนแรก และมีที่ปรึกษาคุยได้ตลอดไม่ใช่เจอกันปีละครั้งตอนปิดงบ