บัญชีภาษีธุรกิจให้เช่าอสังหาริมทรัพย์ ต้องรู้อะไรบ้าง

ค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์ เช่น บ้าน คอนโด อาคารพาณิชย์ หรือที่ดิน จัดเป็นเงินได้พึงประเมินตามมาตรา 40(5) ซึ่งแยกออกจากเงินได้จากการรับจ้างหรือค่าตอบแทนวิชาชีพโดยสิ้นเชิง ผู้ให้เช่าที่เป็นบุคคลธรรมดาต้องนำค่าเช่าทั้งปีมารวมยื่นแบบ ภ.ง.ด.90 และหากมีเงินได้ประเภทนี้เกินเกณฑ์ที่กำหนดยังต้องยื่นแบบครึ่งปี ภ.ง.ด.94 ด้วย การเลือกหักค่าใช้จ่ายทำได้สองทาง คือแบบเหมาตามอัตราที่กฎหมายกำหนดตามประเภททรัพย์สินซึ่งบ้านและโรงเรือนอยู่ที่ร้อยละสามสิบ หรือหักตามจริงหากมีหลักฐานค่าใช้จ่ายในการดูแลทรัพย์สินที่สูงกว่าอัตราเหมา ผู้ให้เช่าจึงควรแยกบัญชีรายรับรายจ่ายของแต่ละทรัพย์สินให้ชัดเจนตั้งแต่ต้นปี

ทรัพย์สินที่นำออกให้เช่าเพื่อหารายได้ถือเป็นการใช้ประโยชน์เชิงพาณิชย์ ไม่เข้าเกณฑ์อัตราภาษีที่อยู่อาศัยของเจ้าของเองที่ต่ำกว่า จึงต้องเสียภาษีที่ดินและสิ่งปลูกสร้างในอัตราพาณิชยกรรมซึ่งสูงกว่าอัตราที่อยู่อาศัย โดยคำนวณจากมูลค่าราคาประเมินทุนทรัพย์ของที่ดินและสิ่งปลูกสร้างรวมกันตามอัตราก้าวหน้าที่องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นประกาศ เจ้าของต้องยื่นแบบและชำระภาษีต่อองค์การบริหารส่วนตำบลหรือเทศบาลที่ทรัพย์สินตั้งอยู่ภายในเดือนเมษายนของทุกปี หากให้เช่าเพียงบางส่วนของอาคารและอยู่อาศัยเองอีกส่วน ควรแจ้งสัดส่วนการใช้ประโยชน์ให้ชัดเจนเพื่อให้เจ้าหน้าที่ประเมินอัตราภาษีแยกตามส่วนที่ใช้จริง มิเช่นนั้นอาจถูกประเมินอัตราพาณิชยกรรมทั้งหลัง

ค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์ล้วนเป็นกิจการที่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มตามกฎหมาย ไม่ว่าผู้ให้เช่าจะจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มไว้เพื่อธุรกิจอื่นหรือไม่ก็ตาม แต่ค่าบริการที่แยกต่างหากจากค่าเช่า เช่น ค่าส่วนกลาง ค่าที่จอดรถ ค่าไฟฟ้าส่วนเกินมิเตอร์ หรือค่าบริการทำความสะอาดที่เรียกเก็บเพิ่ม ถือเป็นการให้บริการซึ่งต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มหากผู้ให้บริการมีรายรับเกินเกณฑ์ที่ต้องจดทะเบียน ผู้ประกอบการที่ให้เช่าพร้อมบริการเสริมจึงควรแยกรายการในสัญญาและใบแจ้งหนี้ให้ชัดว่าส่วนใดเป็นค่าเช่าที่ยกเว้นภาษี และส่วนใดเป็นค่าบริการที่ต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มแยกต่างหาก เพื่อไม่ให้ถูกประเมินภาษีมูลค่าเพิ่มผิดพลาดจากยอดรวมทั้งสัญญา

สัญญาเช่าอสังหาริมทรัพย์ถูกจัดเป็นตราสารหนึ่งในบัญชีอัตราอากรแสตมป์ ซึ่งต้องปิดอากรในอัตราหนึ่งบาทต่อทุกจำนวนเงินหนึ่งพันบาท หรือเศษของหนึ่งพันบาทของค่าเช่ารวมตลอดทั้งอายุสัญญา ผู้มีหน้าที่เสียอากรตามกฎหมายคือฝ่ายผู้ให้เช่า แม้ในทางปฏิบัติคู่สัญญาอาจตกลงให้ฝ่ายผู้เช่าเป็นผู้รับภาระค่าอากรแทนก็ทำได้หากระบุไว้ในสัญญา ฐานคำนวณอากรต้องนับมูลค่าค่าเช่ารวมทั้งสัญญาตลอดอายุสัญญา ไม่ใช่แยกคำนวณเป็นรายเดือน และเมื่อมีการต่ออายุหรือขยายระยะเวลาเช่าภายหลัง ต้องปิดอากรเพิ่มตามส่วนของค่าเช่าที่เพิ่มขึ้นนั้น หากปิดอากรไม่ครบถ้วน สัญญาจะใช้เป็นพยานหลักฐานในชั้นศาลไม่ได้ ถึงแม้จะยังผูกพันคู่สัญญากันเองตามกฎหมายแพ่งอยู่ก็ตาม

เงินประกันความเสียหายที่รับไว้เพื่อคืนให้ผู้เช่าเมื่อสิ้นสุดสัญญาโดยไม่มีการนำไปหักเป็นค่าเช่าหรือค่าเสียหายใด ๆ ไม่ถือเป็นเงินได้ของผู้ให้เช่า เพราะเป็นเพียงเงินที่ถือไว้ชั่วคราวและมีภาระต้องคืน จึงไม่ต้องนำมารวมคำนวณภาษีเงินได้ในปีที่รับ แต่หากเมื่อสิ้นสุดสัญญาแล้วผู้ให้เช่าริบเงินประกันบางส่วนหรือทั้งหมดเพื่อชดเชยค่าเสียหายหรือค่าเช่าที่ค้างชำระ เงินส่วนที่ริบนั้นถือเป็นเงินได้ที่ต้องนำมารวมคำนวณภาษีในปีที่มีการริบ ผู้ให้เช่าจึงควรบันทึกบัญชีแยกเงินประกันไว้เป็นรายการหนี้สินต่างหากจากรายได้ค่าเช่า และปรับปรุงบัญชีเมื่อมีการริบเงินจริงเท่านั้น เพื่อไม่ให้ยอดเงินได้ในแต่ละปีคลาดเคลื่อน

ผู้ให้เช่าที่เลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริงและถือครองทรัพย์สินในนามบุคคลธรรมดาสามารถนำค่าเสื่อมราคาของอาคารมาหักเป็นค่าใช้จ่ายได้ โดยทั่วไปอาคารถาวรใช้อัตราเสื่อมไม่เกินร้อยละห้าต่อปีของมูลค่าต้นทุนอาคาร ไม่รวมมูลค่าที่ดินซึ่งไม่มีการเสื่อมสภาพและไม่สามารถหักค่าเสื่อมได้ สำหรับนิติบุคคลที่ถือครองทรัพย์สินให้เช่า การคิดค่าเสื่อมราคาต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ของประมวลรัษฎากรและมาตรฐานการบัญชีที่รับรองทั่วไป ซึ่งอาจกำหนดอายุการใช้งานและวิธีคิดค่าเสื่อมที่ต่างจากบุคคลธรรมดา การแยกมูลค่าที่ดินออกจากมูลค่าอาคารตั้งแต่วันจดทะเบียนโอนกรรมสิทธิ์จึงเป็นขั้นตอนสำคัญที่มักถูกมองข้าม เพราะกระทบโดยตรงต่อฐานคำนวณค่าเสื่อมราคาที่หักได้ในแต่ละปี

การถือครองในนามบุคคลธรรมดามีขั้นตอนเรียบง่ายกว่า ไม่ต้องจัดทำงบการเงินหรือมีผู้สอบบัญชี แต่เสียภาษีตามอัตราก้าวหน้าบุคคลธรรมดาซึ่งอาจสูงถึงร้อยละสามสิบห้าเมื่อรายได้สุทธิสูง และไม่มีสิทธิหักค่าใช้จ่ายบางประเภทที่นิติบุคคลทำได้ เช่น เงินเดือนกรรมการหรือดอกเบี้ยเงินกู้เพื่อซื้อทรัพย์สินในบางกรณี ส่วนการถือครองผ่านบริษัทเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลในอัตราที่อาจต่ำกว่าเมื่อรายได้สูง และสามารถวางแผนหักค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการบริหารทรัพย์สินได้กว้างขึ้น แต่ต้องแบกภาระค่าใช้จ่ายในการจัดทำบัญชีและยื่นงบการเงินประจำปี รวมถึงหากภายหลังต้องการโอนขายทรัพย์สินออกจากบริษัทอาจมีภาระภาษีซ้ำซ้อนทั้งระดับบริษัทและระดับผู้ถือหุ้นเมื่อนำเงินปันผลออกมา จึงควรพิจารณาจากมูลค่าทรัพย์สิน รายได้ค่าเช่าต่อปี และแผนการถือครองระยะยาวประกอบกัน

การให้เช่าที่พักเป็นรายวันหรือรายคืนในลักษณะให้บริการคล้ายโรงแรม เข้าข่ายกิจการโรงแรมตามกฎหมายว่าด้วยโรงแรม แม้เจ้าของจะเรียกว่าเป็นการปล่อยเช่าคอนโดหรือบ้านพักตากอากาศก็ตาม จึงต้องขอใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรมจากกรมการปกครองก่อนเปิดให้บริการ ยกเว้นกรณีที่เข้าเงื่อนไขได้รับการยกเว้นตามกฎกระทรวง เช่น มีจำนวนห้องพักไม่เกินสี่ห้องและผู้พักรวมกันไม่เกินยี่สิบคน พร้อมมีการแจ้งเป็นสถานที่พักที่ไม่เป็นโรงแรมต่อหน่วยงานท้องถิ่น การปล่อยเช่ารายวันโดยไม่มีใบอนุญาตมีความเสี่ยงทั้งทางอาญาตามกฎหมายโรงแรมและยังกระทบสถานะภาษีที่ดินและสิ่งปลูกสร้างซึ่งจะถูกจัดเป็นการใช้ประโยชน์เชิงพาณิชย์อัตราสูงเช่นเดียวกับกิจการโรงแรมทั่วไป

เมื่อผู้เช่าเป็นนิติบุคคลจ่ายค่าเช่าให้แก่ผู้ให้เช่าไม่ว่าจะเป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคลด้วยกัน มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายในอัตราร้อยละห้าของค่าเช่าทุกครั้งที่จ่ายเงิน ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดในคำสั่งกรมสรรพากร และต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้ผู้ให้เช่าเก็บไว้เป็นหลักฐาน ผู้ให้เช่าที่เป็นบุคคลธรรมดานำภาษีที่ถูกหักไปเครดิตตอนยื่นแบบประจำปี ส่วนผู้ให้เช่าที่เป็นนิติบุคคลนำไปเครดิตกับภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปีเช่นกัน ข้อควรระวังคือเงินประกันที่มีลักษณะเป็นเงินมัดจำและมีภาระต้องคืนไม่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย เพราะยังไม่ถือเป็นเงินได้ในขณะที่รับ จึงต้องแยกให้ชัดว่าเงินที่จ่ายแต่ละงวดเป็นค่าเช่าหรือเป็นเงินประกันก่อนคำนวณอัตราหัก

สัญญาเช่าที่รวมเฟอร์นิเจอร์และเครื่องใช้ไฟฟ้าไว้ในค่าเช่าก้อนเดียวโดยไม่แยกราคา ยังคงถือเป็นค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์ที่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งจำนวน เพราะเฟอร์นิเจอร์ถือเป็นส่วนควบที่ให้เช่าไปพร้อมกับตัวอาคาร แต่หากผู้ให้เช่าแยกเรียกเก็บค่าเช่าเฟอร์นิเจอร์หรือเครื่องใช้ไฟฟ้าต่างหากจากค่าเช่าอาคารอย่างชัดเจนในสัญญา ส่วนที่แยกออกมานี้จัดเป็นการให้เช่าสังหาริมทรัพย์ซึ่งต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มหากผู้ให้เช่าจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือมีรายรับรวมเกินเกณฑ์ ผู้ให้เช่าที่มีทรัพย์สินหลายแห่งและให้เช่าพร้อมเฟอร์นิเจอร์จำนวนมากจึงควรพิจารณาว่าการแยกราคาทำให้ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มโดยไม่จำเป็นหรือไม่ ก่อนกำหนดโครงสร้างราคาในสัญญา

หลักทั่วไปตามประมวลรัษฎากรถือเงินได้ตามเกณฑ์เงินสด กล่าวคือผู้ให้เช่าที่เป็นบุคคลธรรมดาต้องนำเงินค่าเช่าล่วงหน้าทั้งก้อนมารวมเป็นเงินได้ในปีภาษีที่ได้รับเงินจริง แม้เงินนั้นจะครอบคลุมค่าเช่าของหลายปีข้างหน้าก็ตาม ซึ่งอาจทำให้ปีที่รับเงินมีเงินได้สุทธิสูงผิดปกติและเสียภาษีในอัตราก้าวหน้าที่สูงขึ้น ต่างจากนิติบุคคลที่ใช้เกณฑ์สิทธิและอาจสามารถทยอยรับรู้รายได้ตามส่วนของระยะเวลาเช่าในแต่ละปีบัญชีได้ตามมาตรฐานการบัญชี เจ้าของทรัพย์สินที่วางแผนจะรับค่าเช่าล่วงหน้าก้อนใหญ่จึงควรปรึกษาผู้ทำบัญชีก่อนตกลงเงื่อนไขการชำระเงินกับผู้เช่า เพื่อประเมินภาระภาษีที่แท้จริงล่วงหน้า

ทรัพย์สินที่มีชื่อเจ้าของร่วมหลายคนในโฉนดถือเป็นห้างหุ้นส่วนสามัญหรือคณะบุคคลตามกฎหมายภาษีอากรหากรับเงินได้ร่วมกันและไม่ได้แบ่งกรรมสิทธิ์ในสัดส่วนที่ชัดเจนเป็นเงินได้ของแต่ละคน ในกรณีนี้เงินได้ค่าเช่าอาจต้องยื่นแบบในนามคณะบุคคลก่อน แล้วจึงแบ่งเงินได้สุทธิที่เหลือหลังหักค่าใช้จ่ายและภาษีให้เจ้าของร่วมแต่ละคนตามสัดส่วน แต่หากเจ้าของร่วมแต่ละคนแยกรับเงินได้ตามสัดส่วนกรรมสิทธิ์ของตนโดยตรงจากผู้เช่าตั้งแต่ต้น ก็สามารถนำเงินได้ส่วนของตนไปยื่นแบบภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาแยกกันได้เลยโดยไม่ต้องตั้งเป็นคณะบุคคล การเลือกโครงสร้างใดควรตกลงกันตั้งแต่ก่อนทำสัญญาเช่าและระบุวิธีรับเงินให้สอดคล้องกับโครงสร้างภาษีที่เลือกไว้

ค่าใช้จ่ายในการซ่อมแซมตามปกติเพื่อรักษาสภาพทรัพย์สินให้ใช้งานได้ เช่น ทาสีใหม่ ซ่อมท่อประปา หรือเปลี่ยนอุปกรณ์ที่ชำรุด ถือเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่หักได้เต็มจำนวนในปีที่จ่ายหากเลือกหักตามจริง แต่ค่าใช้จ่ายในการปรับปรุงหรือต่อเติมที่ทำให้ทรัพย์สินมีมูลค่าเพิ่มขึ้นหรืออายุการใช้งานยืนยาวขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ เช่น ต่อเติมห้องใหม่หรือเปลี่ยนโครงสร้างหลังคาทั้งหมด ถือเป็นรายจ่ายฝ่ายทุนที่ต้องบันทึกเป็นสินทรัพย์และทยอยหักเป็นค่าเสื่อมราคาตามอายุการใช้งาน ไม่สามารถหักเป็นค่าใช้จ่ายทั้งก้อนในปีเดียวได้ การแยกประเภทรายจ่ายผิดพลาดเป็นสาเหตุหนึ่งที่ทำให้ถูกประเมินภาษีย้อนหลังบ่อยครั้ง จึงควรขอใบเสร็จระบุรายละเอียดงานที่ทำให้ชัดเจนทุกครั้ง

หากเจ้าของอสังหาริมทรัพย์ที่ตั้งอยู่ในไทยเป็นชาวต่างชาติและมีรายรับจากการปล่อยเช่า รายรับนั้นต้องเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาในไทยเสมอ ไม่ว่าเจ้าของจะพำนักอยู่ในไทยครบหนึ่งร้อยแปดสิบวันในปีนั้นหรือไม่ เพราะเกณฑ์ที่ใช้คือแหล่งที่มาของเงินได้อยู่ในประเทศไทย ไม่ใช่การนับวันพำนักตามหลักถิ่นที่อยู่ หากผู้เช่าเป็นนิติบุคคลไทย ผู้เช่ายังต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายในอัตราร้อยละห้าเช่นเดียวกับกรณีเจ้าของสัญชาติไทย และเจ้าของต่างชาติมีหน้าที่ยื่นแบบ ภ.ง.ด.90 หรือ ภ.ง.ด.91 ตามลักษณะเงินได้เพื่อคำนวณภาษีสุทธิพร้อมขอเครดิตภาษีที่ถูกหักไว้แล้ว และหากประเทศถิ่นที่อยู่ของเจ้าของมีอนุสัญญาภาษีซ้อนกับไทย ควรตรวจสอบเพิ่มเติมว่าเงินได้ประเภทนี้ได้รับยกเว้นหรือลดอัตราภาษีในไทยหรือไม่ตามเงื่อนไขของอนุสัญญานั้น

สำหรับบุคคลธรรมดาที่ใช้เกณฑ์เงินสด เงินได้ค่าเช่าจะถือเป็นเงินได้ก็ต่อเมื่อได้รับเงินจริงเท่านั้น ดังนั้นค่าเช่าที่ค้างชำระและยังไม่ได้รับจริงจึงไม่ต้องนำมารวมคำนวณภาษีในปีนั้น แต่หากภายหลังได้รับชำระคืนไม่ว่าจะทั้งหมดหรือบางส่วน เงินที่ได้รับจริงต้องนำมารวมเป็นเงินได้ในปีที่ได้รับ สำหรับนิติบุคคลที่ใช้เกณฑ์สิทธิ รายได้ค่าเช่าจะถูกรับรู้ตามสัญญาตั้งแต่ถึงกำหนดชำระแม้ยังไม่ได้รับเงินจริง แต่สามารถตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญหรือตัดเป็นหนี้สูญได้ในภายหลังหากดำเนินการตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด เช่น มีการติดตามทวงถามและฟ้องร้องตามขั้นตอน เจ้าของทรัพย์สินจึงควรเก็บหลักฐานการค้างชำระและการติดตามหนี้ไว้ให้ครบเพื่อรองรับการตัดหนี้สูญในอนาคต

ผู้เช่าที่นำทรัพย์สินไปปล่อยเช่าช่วงต่อโดยได้รับความยินยอมจากเจ้าของทรัพย์สินเดิม มีสถานะเป็นผู้มีเงินได้จากการให้เช่าช่วงตามมาตรา 40(5) เช่นเดียวกับเจ้าของทรัพย์สินโดยตรง ต้องนำเงินได้ค่าเช่าช่วงที่ได้รับมาคำนวณภาษี และสามารถหักค่าเช่าที่ตนเองจ่ายให้เจ้าของเดิมเป็นค่าใช้จ่ายได้หากเลือกหักตามจริงและมีหลักฐานสัญญาเช่าและใบเสร็จครบถ้วน ส่วนต่างระหว่างค่าเช่าช่วงที่ได้รับกับค่าเช่าที่จ่ายไปคือกำไรที่ต้องเสียภาษีสุทธิ นอกจากนี้ควรตรวจสอบสัญญาเช่าเดิมว่ามีข้อห้ามการเช่าช่วงหรือไม่ เพราะหากผิดเงื่อนไขสัญญาอาจถูกเจ้าของเดิมบอกเลิกสัญญาได้แม้จะไม่กระทบภาระภาษีที่เกิดขึ้นไปแล้วก็ตาม

เจ้าของที่มีทรัพย์สินให้เช่าหลายยูนิตควรแยกบันทึกรายรับค่าเช่าและค่าใช้จ่ายเป็นรายทรัพย์สินแทนการรวมทุกยูนิตไว้ในบัญชีเดียว เพราะแต่ละยูนิตอาจมีอัตราค่าเช่า วันครบกำหนดชำระ และค่าใช้จ่ายในการดูแลที่แตกต่างกัน การแยกบัญชีช่วยให้ตรวจสอบได้ง่ายว่ายูนิตใดขาดทุนหรือมีผู้เช่าค้างชำระ และช่วยให้คำนวณค่าเสื่อมราคาของแต่ละอาคารแยกกันได้ถูกต้อง ควรมีทะเบียนคุมสัญญาเช่าแต่ละฉบับพร้อมวันเริ่มต้นและสิ้นสุด อัตราค่าเช่า และเงื่อนไขการต่อสัญญา รวมถึงเก็บสำเนาหนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ได้รับจากผู้เช่าแต่ละรายไว้เป็นชุดแยกตามปีภาษี เพื่อให้การกระทบยอดเงินได้กับภาษีที่ถูกหักไว้ตอนยื่นแบบประจำปีทำได้รวดเร็วและถูกต้อง

ภาษีที่ดินและสิ่งปลูกสร้างพิจารณาจากลักษณะการใช้ประโยชน์ของทรัพย์สิน ณ วันที่หนึ่งมกราคมของปีภาษีเป็นหลัก หากทรัพย์สินนั้นมีสภาพเป็นอาคารพาณิชย์หรือที่ใช้เพื่อการให้เช่าตามปกติของธุรกิจแม้ในวันประเมินจะยังไม่มีผู้เช่าอยู่จริง ก็ยังคงถูกจัดอยู่ในอัตราพาณิชยกรรมตามการใช้ประโยชน์โดยสภาพของทรัพย์สิน ไม่ใช่ตามสถานะว่างหรือไม่ว่างในขณะนั้น ส่วนที่ดินหรือสิ่งปลูกสร้างที่ปล่อยว่างเปล่าไม่ได้ใช้ประโยชน์ใด ๆ ต่อเนื่องเป็นเวลาสามปีติดต่อกันจะถูกจัดอยู่ในกลุ่มที่ดินรกร้างว่างเปล่าซึ่งมีอัตราภาษีสูงกว่าและเพิ่มขึ้นทุกสามปีที่ยังคงปล่อยว่าง เจ้าของจึงควรแจ้งการใช้ประโยชน์ที่แท้จริงต่อองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นให้ตรงกับสภาพจริงเพื่อป้องกันการถูกจัดกลุ่มผิดประเภท

ค่าคอมมิชชันหรือค่าบริหารจัดการทรัพย์สินที่จ่ายให้บริษัทบริหารทรัพย์สินหรือนายหน้าถือเป็นค่าใช้จ่ายในการหารายได้ที่หักได้หากเจ้าของเลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริง โดยต้องมีสัญญาว่าจ้างและใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีเป็นหลักฐาน หากผู้ว่าจ้างเป็นนิติบุคคลหรือเจ้าของทรัพย์สินที่มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย และผู้รับค่าบริการเป็นนิติบุคคลหรือบุคคลธรรมดาที่ให้บริการ จะต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายในอัตราร้อยละสามสำหรับค่าบริการทั่วไปตามมาตรา 3 เตรส หากบริษัทบริหารทรัพย์สินเป็นผู้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มด้วย เจ้าของทรัพย์สินยังต้องพิจารณาภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บจากค่าบริการนั้นแยกต่างหากจากค่าเช่าที่ตนได้รับซึ่งยังคงได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มตามเดิม

กฎหมายกำหนดเกณฑ์เงินได้ขั้นต่ำที่ต้องยื่นแบบแสดงรายการภาษีไว้ตามประเภทเงินได้และสถานภาพผู้มีเงินได้ แม้เงินได้ค่าเช่าจะมีจำนวนน้อยแต่ถ้าเข้าเกณฑ์เงินได้ขั้นต่ำที่ต้องยื่นแบบ ผู้มีเงินได้ก็ยังมีหน้าที่ยื่นแบบ ภ.ง.ด.90 แม้คำนวณแล้วไม่มีภาษีต้องชำระเพิ่มก็ตาม เพราะหน้าที่ยื่นแบบกับหน้าที่เสียภาษีเป็นคนละเรื่องกัน การไม่ยื่นแบบทั้งที่เข้าเกณฑ์มีความเสี่ยงถูกปรับทางอาญาแยกต่างหากจากเงินเพิ่มกรณีเสียภาษีล่าช้า นอกจากนี้หากมีเงินได้จากแหล่งอื่นรวมอยู่ด้วย เช่น เงินเดือนประจำ ต้องนำเงินได้ค่าเช่ามารวมคำนวณกับเงินได้ประเภทอื่นทั้งหมดในแบบเดียวกัน ไม่สามารถแยกยื่นเฉพาะเงินได้ค่าเช่าต่างหากได้

เมื่อเจ้าของอาคารเดินสายมิเตอร์ย่อยและเรียกเก็บค่าน้ำค่าไฟจากผู้เช่าตามหน่วยที่ใช้จริงโดยไม่บวกส่วนต่างกำไร เงินที่เรียกเก็บคืนลักษณะนี้ยังถือเป็นการให้บริการที่ต้องพิจารณาภาษีมูลค่าเพิ่มแยกจากค่าเช่า เพราะสรรพากรมองว่าเป็นการส่งต่อภาระค่าสาธารณูปโภคซึ่งเข้าลักษณะบริการ ไม่ใช่ค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์ที่ได้รับยกเว้น หากผู้ให้เช่าจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มอยู่แล้วหรือมีรายรับรวมทุกกิจกรรมเกินเกณฑ์ที่ต้องจดทะเบียน ต้องนำค่าน้ำค่าไฟที่เรียกเก็บมารวมคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มด้วย แม้จะเรียกเก็บเท่าทุนไม่มีกำไรก็ตาม เจ้าของอาคารที่มีผู้เช่าหลายรายจึงควรระบุในสัญญาให้ชัดว่าค่าน้ำค่าไฟเป็นรายการแยกต่างหากจากค่าเช่า และเก็บใบแจ้งหนี้ของการไฟฟ้าประปาไว้เทียบกับยอดที่เรียกเก็บจริงเพื่อพิสูจน์ว่าไม่ได้บวกกำไรแฝง

ค่าส่วนกลางรายเดือนที่เจ้าของห้องชุดจ่ายให้นิติบุคคลอาคารชุดถือเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานตามปกติที่หักได้เต็มจำนวนในปีที่จ่ายหากเลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริงและมีหลักฐานใบเสร็จจากนิติบุคคลอาคารชุด เพราะเป็นรายจ่ายที่จำเป็นต่อการรักษาสภาพทรัพย์สินให้เช่าได้ต่อเนื่อง ส่วนเงินกองทุนสำรองซึ่งมักเรียกเก็บครั้งเดียวตอนโอนกรรมสิทธิ์หรือเรียกเพิ่มเป็นครั้งคราวเพื่อซ่อมบำรุงใหญ่มีลักษณะเป็นเงินลงทุนเพื่อประโยชน์ระยะยาวของอาคาร จึงมักไม่ให้หักเป็นค่าใช้จ่ายทั้งก้อนในปีเดียว แต่ควรทยอยรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายตามส่วนหรือรวมเข้ากับต้นทุนทรัพย์สินแล้วแต่ลักษณะการจ่ายจริง เจ้าของที่มีข้อสงสัยในการจัดประเภทเงินก้อนใหญ่เช่นนี้ควรตรวจสอบใบเสร็จจากนิติบุคคลอาคารชุดว่าระบุวัตถุประสงค์การเรียกเก็บไว้อย่างไร

ผู้ให้เช่าที่เลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริงสามารถนำดอกเบี้ยเงินกู้ที่กู้มาเพื่อซื้อทรัพย์สินซึ่งนำออกให้เช่าโดยตรงมาหักเป็นค่าใช้จ่ายในการหารายได้ได้ เพราะถือเป็นต้นทุนทางการเงินที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการสร้างรายได้ค่าเช่า แต่หากเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบเหมาจะไม่สามารถนำดอกเบี้ยมาหักเพิ่มอีกเพราะอัตราเหมาครอบคลุมค่าใช้จ่ายทุกประเภทไว้แล้ว ผู้ให้เช่าจึงต้องเก็บหนังสือรับรองดอกเบี้ยจากธนาคารในแต่ละปีไว้เป็นหลักฐาน และหากใช้เงินกู้ก้อนเดียวซื้อทั้งบ้านที่อยู่อาศัยเองและทรัพย์สินให้เช่ารวมกัน ต้องแบ่งสัดส่วนดอกเบี้ยตามมูลค่าที่ใช้เพื่อการให้เช่าจริงเท่านั้น ไม่สามารถนำดอกเบี้ยทั้งก้อนมาหักได้หากบางส่วนใช้เพื่อที่อยู่อาศัยส่วนตัว

การให้เช่าทรัพย์สินแก่ญาติหรือบริษัทในเครือโดยไม่คิดค่าเช่าเลยหรือคิดในราคาต่ำกว่าที่ควรจะเป็นเมื่อเทียบกับราคาตลาดทั่วไป มีความเสี่ยงที่เจ้าพนักงานประเมินจะใช้อำนาจประเมินค่าเช่าตามราคาตลาดแล้วนำมาคำนวณภาษีเงินได้ของผู้ให้เช่าใหม่ โดยเฉพาะกรณีนิติบุคคลที่ให้กรรมการหรือผู้ถือหุ้นใช้ทรัพย์สินของบริษัทฟรี อาจถูกมองว่าเป็นการให้ประโยชน์ที่ต้องนำมารวมเป็นเงินได้ของผู้รับประโยชน์และกระทบการหักค่าใช้จ่ายของบริษัทด้วย หลักการนี้ใกล้เคียงกับการทำธุรกรรมระหว่างบุคคลที่มีความสัมพันธ์กันซึ่งต้องเป็นไปตามราคาตลาดที่เป็นธรรม ผู้ให้เช่าที่มีเหตุผลทางธุรกิจในการให้เช่าราคาต่ำ เช่น เป็นส่วนหนึ่งของสวัสดิการพนักงาน ควรมีเอกสารประกอบเหตุผลนั้นไว้ชัดเจนเพื่อรองรับการตรวจสอบ

ค่าส่วนกลางที่เจ้าของห้องชุดจ่ายให้นิติบุคคลอาคารชุดถือเป็นเงินที่จ่ายให้แก่นิติบุคคลอาคารชุดในฐานะนิติบุคคลตามกฎหมายอาคารชุด ซึ่งกรมสรรพากรเคยวางแนวปฏิบัติว่าโดยทั่วไปไม่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย เนื่องจากนิติบุคคลอาคารชุดไม่ได้ประกอบกิจการเพื่อหากำไรและเงินที่เรียกเก็บเป็นการเรียกเก็บเพื่อนำไปใช้จ่ายในการดูแลทรัพย์สินส่วนกลางเท่านั้น อย่างไรก็ตามหากนิติบุคคลอาคารชุดให้บริการเพิ่มเติมนอกเหนือจากงานดูแลส่วนกลางตามปกติ เช่น ให้เช่าพื้นที่ส่วนกลางเพื่อจัดกิจกรรมและเรียกเก็บค่าตอบแทน เงินได้ส่วนนั้นอาจเข้าเงื่อนไขที่ต้องพิจารณาแยกต่างหาก เจ้าของห้องชุดที่ไม่แน่ใจควรสอบถามนิติบุคคลอาคารชุดโดยตรงว่าได้รับการยกเว้นตามหนังสือตอบข้อหารือใดไว้หรือไม่ก่อนตัดสินใจไม่หัก

รายได้ที่เจ้าของที่พักได้รับผ่านแพลตฟอร์มจองที่พักออนไลน์ยังคงเป็นเงินได้จากการให้เช่าอสังหาริมทรัพย์ตามมาตรา 40(5) หรือเข้าลักษณะกิจการโรงแรมย่อยแล้วแต่ความถี่และรูปแบบการให้บริการ โดยต้องนำยอดรายรับเต็มจำนวนก่อนหักค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์มมารวมคำนวณเป็นเงินได้ ส่วนค่าธรรมเนียมที่แพลตฟอร์มหักไว้ถือเป็นค่าใช้จ่ายที่นำมาหักได้หากเลือกหักตามจริงและมีหลักฐานสรุปยอดจากแพลตฟอร์ม เจ้าของควรดาวน์โหลดรายงานสรุปรายได้ประจำปีจากระบบของแพลตฟอร์มเก็บไว้เป็นหลักฐานเนื่องจากบางครั้งไม่มีใบเสร็จแบบทางการออกให้ นอกจากนี้หากแพลตฟอร์มมีการโอนเงินจากต่างประเทศเข้าบัญชีธนาคารในไทย ธนาคารอาจรายงานธุรกรรมเข้าข่ายที่กรมสรรพากรตรวจสอบร่วมกับข้อมูลจากหน่วยงานต่างประเทศได้

เมื่อเจ้าของทรัพย์สินโอนกรรมสิทธิ์ให้ทายาทหรือบุคคลอื่นระหว่างสัญญาเช่ายังไม่สิ้นสุด สัญญาเช่าเดิมยังคงผูกพันผู้รับโอนตามกฎหมายทรัพย์สินหากเป็นสัญญาเช่าที่จดทะเบียนหรือเข้าเงื่อนไขที่กฎหมายคุ้มครอง ผู้เช่ายังต้องจ่ายค่าเช่าต่อไปตามปกติแต่เปลี่ยนผู้รับเงินเป็นเจ้าของใหม่ ซึ่งเจ้าของใหม่ต้องเริ่มนำเงินได้ค่าเช่าตั้งแต่วันที่ตนเป็นเจ้าของมารวมคำนวณภาษีของตนเอง ส่วนเจ้าของเดิมยังคงมีหน้าที่นำค่าเช่าที่ตนได้รับจริงก่อนวันโอนมารวมยื่นแบบตามปกติ หากเป็นการโอนโดยไม่มีค่าตอบแทนในลักษณะการให้ระหว่างบุพการีกับผู้สืบสันดานอาจได้รับยกเว้นภาษีเงินได้บางส่วนตามหลักเกณฑ์การให้โดยเสน่หา แต่ยังต้องพิจารณาภาษีการรับให้และค่าธรรมเนียมการโอนที่กรมที่ดินแยกต่างหาก

รายได้ค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มโดยตัวของมันเองไม่ว่าผู้ให้เช่าจะมีธุรกิจอื่นที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มควบคู่กันหรือไม่ ดังนั้นยอดรายรับค่าเช่าจึงไม่ต้องนำไปรวมกับยอดรายรับของธุรกิจที่เสียภาษีมูลค่าเพิ่มเพื่อคำนวณว่าครบเกณฑ์ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือไม่ เพราะเป็นกิจการคนละประเภทที่แยกพิจารณาตามลักษณะรายได้ อย่างไรก็ตามผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วจากธุรกิจหลักยังต้องออกใบกำกับภาษีให้ถูกต้องเฉพาะรายการที่เข้าข่ายเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น และต้องแยกบันทึกรายได้ค่าเช่าที่ยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มไว้ต่างหากในรายงานภาษีขายเพื่อไม่ให้ยอดขายที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มปนกับยอดค่าเช่าที่ได้รับยกเว้น