รับทำบัญชี จดบริษัท และดูแลภาษี

การย้ายผู้ทำบัญชีล้มเหลวเพราะข้อมูลไม่ครบ ไม่ใช่เพราะความสามารถของทีมใหม่ สิ่งที่ต้องได้มาก่อนวันแรกคืองบทดลองล่าสุด ทะเบียนสินทรัพย์ รายละเอียดลูกหนี้เจ้าหนี้คงค้าง สำเนาแบบภาษีที่ยื่นแล้วย้อนหลังหนึ่งปี และรหัสเข้าระบบยื่นภาษีอิเล็กทรอนิกส์

เราตรวจยอดยกมาโดยกระทบยอดภาษีขายภาษีซื้อกับแบบที่ยื่นไว้ กระทบยอดเงินฝากกับสมุดบัญชี และตรวจว่าภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่บันทึกไว้มีหนังสือรับรองครบถ้วน ความต่างที่พบจะสรุปให้เจ้าของธุรกิจเห็นก่อนเริ่มบันทึกรายการใหม่

ถ้าพบว่าปีก่อนยังไม่ได้ยื่นหรือยื่นไม่ครบ เราแยกงานส่วนนั้นออกเป็นงานปิดย้อนหลัง พร้อมประเมินเบี้ยปรับเงินเพิ่มตามจริงและลำดับการยื่นที่ลดภาระได้มากที่สุด แทนการรวมเข้ากับงานประจำเดือนซึ่งทำให้ทั้งสองส่วนช้า

งานรายเดือนของนิติบุคคลไทยมีสามกลุ่มหลัก คือภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากการจ่ายเงินในเดือนก่อน ภาษีมูลค่าเพิ่มจากยอดขายและยอดซื้อ และเงินสมทบประกันสังคมของลูกจ้าง แต่ละกลุ่มมีวันครบกำหนดต่างกัน การยื่นผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ให้เวลาเพิ่มจากการยื่นกระดาษโดยประมาณหนึ่งสัปดาห์

สาเหตุของเบี้ยปรับที่พบบ่อยที่สุดไม่ใช่การลืมยื่น แต่เป็นเอกสารมาถึงทีมบัญชีช้า ใบกำกับภาษีซื้อที่ตกหล่นทำให้ต้องยื่นเพิ่มเติมภายหลัง ส่วนการจ่ายเงินที่ไม่มีหนังสือรับรองการหักภาษีทำให้ผู้รับเงินปฏิเสธยอดในภายหลัง

เราจึงกำหนดวันปิดรับเอกสารของแต่ละเดือนไว้ล่วงหน้า และแจ้งเตือนสองรอบก่อนถึงวันนั้น พร้อมรายการเอกสารที่ยังขาดเป็นรายฉบับ ไม่ใช่การขอ “เอกสารเพิ่ม” แบบรวม ๆ

งบการเงินรายปีต้องผ่านผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ได้รับอนุมัติจากที่ประชุมผู้ถือหุ้น แล้วจึงนำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคล ลำดับนี้กำหนดว่างานต้องเริ่มตั้งแต่ต้นปีถัดไป ไม่ใช่เดือนสุดท้ายก่อนครบกำหนด

รายการที่ผู้สอบบัญชีถามถึงเสมอคือความมีอยู่ของสินค้าคงเหลือ การตัดค่าเสื่อมราคาให้สอดคล้องกับทะเบียนสินทรัพย์ เงินให้กู้ยืมกรรมการ และรายการกับบุคคลที่เกี่ยวข้องกัน เตรียมสี่เรื่องนี้ไว้ล่วงหน้าช่วยย่นเวลาตรวจสอบได้มาก

สำหรับบริษัทที่ตั้งใหม่หรือยังไม่มีรายได้ หน้าที่ปิดงบและยื่นแบบยังคงอยู่ การเว้นปีใดปีหนึ่งทำให้เกิดค่าปรับและกระทบการขอสินเชื่อหรือใบอนุญาตในอนาคต

การวางแผนภาษีที่ใช้ได้จริงเริ่มจากการจัดประเภทรายได้และรายจ่ายให้ตรงกับข้อเท็จจริง ใช้สิทธิลดหย่อนและอัตราพิเศษที่กฎหมายเปิดให้ เช่น สิทธิสำหรับวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม สิทธิตามบัตรส่งเสริมการลงทุน และอนุสัญญาภาษีซ้อนสำหรับการจ่ายเงินออกต่างประเทศ

รายจ่ายที่ถูกปฏิเสธบ่อยที่สุดคือรายจ่ายที่ไม่มีหลักฐานว่าเกี่ยวกับกิจการ รายจ่ายส่วนตัวของผู้ถือหุ้นที่บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายบริษัท และค่าใช้จ่ายจากผู้ขายที่ไม่มีหลักฐานการชำระเงินที่ตรวจสอบได้ เราชี้จุดเหล่านี้ตั้งแต่ระหว่างปี ไม่ใช่รอถึงวันปิดงบ

เมื่อถูกเรียกตรวจสอบ สิ่งที่ช่วยได้มากที่สุดคือแฟ้มเอกสารที่เรียงตามแบบที่ยื่นไว้ ทำให้ตอบคำถามเจ้าหน้าที่ได้เป็นรายรายการ ลดการขยายขอบเขตการตรวจไปยังปีอื่น

งานเงินเดือนไม่ใช่เพียงการโอนเงิน แต่รวมการคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาหัก ณ ที่จ่ายรายเดือน เงินสมทบประกันสังคมทั้งฝ่ายนายจ้างและลูกจ้าง กองทุนเงินทดแทน และหนังสือรับรองการหักภาษีที่ต้องออกให้พนักงานเมื่อสิ้นปี

ธุรกิจที่มีลูกจ้างต่างชาติต้องประสานงานเงินเดือนกับใบอนุญาตทำงาน เพราะค่าจ้างที่แจ้งไว้ในเอกสารขออนุญาตต้องสอดคล้องกับที่จ่ายจริงและที่ยื่นภาษี

เราจัดสลิปเงินเดือนและรายงานสรุปให้ผู้บริหารในรูปแบบที่ตรวจได้ พร้อมแยกข้อมูลที่ต้องเก็บเป็นความลับออกจากรายงานที่ใช้ภายในทีม