บัญชีบริษัทซอฟต์แวร์และไอที รายได้ตามงวดและภาษีข้ามแดน

ไม่ได้ เพราะภาระที่ต้องปฏิบัติคือการให้ใช้ระบบตลอดช่วงสัญญา รายได้จึงทยอยรับรู้ตามระยะเวลาที่ให้บริการ ส่วนที่ยังไม่ถึงกำหนดให้บริการอยู่ในรายได้รับล่วงหน้าซึ่งเป็นหนี้สิน ในทางภาษีเงินได้นิติบุคคลก็ใช้เกณฑ์สิทธิเช่นเดียวกัน ประเด็นที่ต่างออกไปคือภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งความรับผิดเกิดขึ้นเมื่อได้รับชำระราคาสำหรับการให้บริการ จึงต้องออกใบกำกับภาษีตามเงินที่รับ แม้รายได้ในงบจะยังทยอยรับรู้ไม่ครบ ระบบบัญชีต้องรองรับความต่างของสองเกณฑ์นี้ให้กระทบยอดได้

ค่าสิทธิที่จ่ายออกไปให้นิติบุคคลซึ่งจัดตั้งในต่างประเทศและไม่มีสถานประกอบการถาวรอยู่ในไทย กฎหมายกำหนดให้ผู้จ่ายหักภาษีไว้ในอัตราร้อยละสิบห้าตามมาตรา 70 เว้นแต่ความตกลงเพื่อเว้นการเก็บภาษีซ้อนระหว่างไทยกับประเทศที่ผู้รับมีถิ่นที่อยู่จะให้อัตราที่ต่ำกว่านั้น ซึ่งมักอยู่ในช่วงร้อยละห้าถึงสิบห้าแล้วแต่ประเภทของสิทธิ การอ้างอัตราตามความตกลงดังกล่าวต้องมีเอกสารจากทางการประเทศผู้รับที่ยืนยันสถานะผู้มีถิ่นที่อยู่ทางภาษีเก็บไว้ในแฟ้มจ่ายเงินงวดนั้น นอกจากนี้การรับสิทธิใช้ซอฟต์แวร์จากต่างประเทศยังเข้าข่ายรับบริการจากต่างประเทศ ต้องนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มตามแบบ ภ.พ.36 อีกส่วนหนึ่งด้วย

เส้นแบ่งอยู่ที่ว่าผู้จ่ายได้อะไรตอบแทน ถ้าจ่ายเพื่อให้เขียนโปรแกรมตามข้อกำหนดและกรรมสิทธิ์หรือสิทธิในผลงานตกมาที่ผู้จ่ายเต็ม ลักษณะนั้นเป็นค่าจ้างทำงานให้ แต่ถ้าจ่ายเพื่อขอใช้สิทธิในซอฟต์แวร์ที่ผู้อื่นเป็นเจ้าของ โดยเจ้าของยังคงสิทธิไว้ นั่นคือค่าสิทธิ ผลต่างสำคัญเพราะอัตราหักภาษีและการใช้อนุสัญญาภาษีซ้อนต่างกัน สัญญาที่เขียนคลุมเครือทำให้ถูกประเมินใหม่ในภายหลังได้ จึงควรระบุขอบเขตงาน การโอนสิทธิ และเงื่อนไขการใช้งานให้ชัดในตัวสัญญาก่อนจ่ายเงินงวดแรก

ถ้าผู้ให้บริการต่างประเทศจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มในไทยตามระบบผู้ให้บริการอิเล็กทรอนิกส์แล้ว และออกเอกสารที่มีเลขทะเบียนไทย กิจการที่จดภาษีมูลค่าเพิ่มควรแจ้งเลขผู้เสียภาษีของตนเพื่อให้ธุรกรรมนั้นออกใบกำกับภาษีในนามกิจการและนำไปเป็นภาษีซื้อได้ ถ้าผู้ให้บริการไม่ได้จดทะเบียน กิจการต้องนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มแทนตามแบบ ภ.พ.36 ในเดือนถัดจากเดือนที่จ่าย แล้วใช้ใบเสร็จนำส่งเป็นภาษีซื้อ ส่วนภาษีหัก ณ ที่จ่ายต้องดูว่าเป็นค่าบริการหรือค่าสิทธิและมีอนุสัญญาคุ้มครองหรือไม่

ถ้าเป็นลูกจ้าง ค่าตอบแทนเป็นเงินได้จากการจ้างแรงงาน ต้องคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายแบบขั้นบันไดจากเงินได้ประมาณการทั้งปี ยื่นแบบรายเดือนและแบบสรุปปี พร้อมนำส่งเงินสมทบประกันสังคมทั้งสองฝ่าย ส่วนฟรีแลนซ์ที่รับงานเป็นชิ้นด้วยความอิสระ ผู้จ่ายที่เป็นนิติบุคคลหักภาษี ณ ที่จ่ายตามประเภทเงินได้ที่จ่ายและออกหนังสือรับรองให้ ข้อควรระวังคือหน่วยงานจัดเก็บภาษีและหน่วยงานด้านประกันสังคมพิจารณาจากอำนาจสั่งงาน ตารางเวลาทำงาน และเครื่องมือที่ฝ่ายใดจัดหา มากกว่าถ้อยคำที่เขียนไว้ในสัญญา

ค่าใช้จ่ายในช่วงค้นหาแนวทางและทดลองความเป็นไปได้ต้องรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายทันที เพราะยังไม่แน่ว่าจะเกิดประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ ส่วนต้นทุนในช่วงพัฒนาจะตั้งเป็นสินทรัพย์ไม่มีตัวตนได้เมื่อครบเงื่อนไขที่มาตรฐานกำหนด เช่น พิสูจน์ได้ว่าโครงการเสร็จได้ทางเทคนิค มีเจตนาและทรัพยากรที่จะทำให้เสร็จ วัดต้นทุนได้อย่างน่าเชื่อถือ และแสดงได้ว่าจะสร้างประโยชน์ในอนาคต หากตั้งเป็นสินทรัพย์ต้องตัดจำหน่ายตามอายุประโยชน์และทบทวนการด้อยค่าเมื่อผลิตภัณฑ์ไม่เป็นไปตามแผน

การให้บริการที่กระทำในไทยแต่ผู้รับบริการนำผลของบริการไปใช้ในต่างประเทศทั้งหมด เข้าข่ายเสียภาษีมูลค่าเพิ่มอัตราร้อยละศูนย์ ตามหลักการส่งออกบริการ เงื่อนไขสำคัญคือต้องพิสูจน์ได้ว่าใช้ผลงานนอกราชอาณาจักรจริง เอกสารที่ควรเก็บคือสัญญาที่ระบุคู่สัญญาต่างประเทศและสถานที่ใช้งาน ใบแจ้งหนี้ หลักฐานการรับเงินจากต่างประเทศ และเอกสารส่งมอบงาน หากผลงานถูกนำมาใช้ในไทยด้วยบางส่วน ส่วนนั้นต้องเสียภาษีในอัตราปกติ จึงควรแยกมูลค่าตามการใช้งานให้ชัดในสัญญาตั้งแต่ต้น

ในทางบัญชี การให้สิทธิที่อ้างอิงกับหุ้นเป็นการจ่ายผลตอบแทนที่ต้องวัดมูลค่าและรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายกระจายตามระยะเวลาที่พนักงานต้องทำงานให้ครบเงื่อนไข พร้อมบันทึกส่วนของเจ้าของคู่กัน ในทางภาษีของพนักงาน ประโยชน์ที่ได้รับถือเป็นเงินได้เนื่องจากการจ้างแรงงานเมื่อได้ใช้สิทธิ โดยคำนวณจากผลต่างระหว่างมูลค่าหุ้นในวันใช้สิทธิกับราคาที่จ่าย นายจ้างมีหน้าที่นำเข้าฐานคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายของเดือนนั้น การไม่วางแผนล่วงหน้าทำให้พนักงานเจอภาระภาษีก้อนใหญ่โดยไม่ได้เตรียมเงินสด

กิจการที่ได้รับสิทธิยกเว้นภาษีเงินได้นิติบุคคลสำหรับกิจการที่ได้รับส่งเสริม ต้องกั้นตัวเลขรายได้และรายจ่ายของกิจกรรมที่อยู่ในบัตรส่งเสริมไว้คนละชุดกับกิจกรรมนอกบัตร ค่าใช้จ่ายที่ใช้ร่วมกันต้องมีหลักเกณฑ์การปันส่วนที่สมเหตุสมผลและใช้อย่างสม่ำเสมอ พร้อมเก็บเอกสารอธิบายวิธีปันไว้ทุกปี เมื่อยื่นแบบต้องแสดงกำไรสุทธิของแต่ละส่วนแยกกัน และรายงานการปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ได้รับอนุมัติ การแยกบัญชีที่หลวมเป็นเหตุที่ทำให้สิทธิประโยชน์ถูกตั้งข้อสงสัยและอาจถูกประเมินภาษีในส่วนที่พิสูจน์ไม่ได้

เหมาะมากกับธุรกิจที่ออกเอกสารจำนวนมากและลูกค้าอยู่ต่างจังหวัดหรือต่างประเทศ เพราะลดต้นทุนจัดส่งและเก็บเอกสาร ทั้งยังทำให้กระทบยอดกับระบบเรียกเก็บเงินอัตโนมัติได้ ขั้นแรกต้องขอใบรับรองทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ลงลายมือชื่อในนามบริษัทให้เรียบร้อยก่อน แล้วยื่นคำขอไปที่หน่วยจัดเก็บภาษีตามช่องทางที่เปิดไว้ และเลือกวิธีจัดทำและนำส่งข้อมูลที่รองรับปริมาณเอกสารของกิจการ เมื่อเริ่มใช้แล้วต้องนำส่งข้อมูลตามรอบที่กำหนดและเก็บรักษาข้อมูลให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด