บริการสำนักงานบัญชีครบวงจร ขอบเขตงาน ความรับผิดชอบ และสิ่งที่ได้รับ

ขอบเขตที่ถือว่าครบควรไล่ตั้งแต่รับเอกสารและจัดหมวด บันทึกรายการเข้าสมุดบัญชี กระทบยอดธนาคารทุกบัญชี จัดทำและยื่นแบบภาษีรายเดือนที่กิจการมีหน้าที่ ทำเงินเดือนและนำส่งเงินสมทบ จัดทำงบทดลองและงบการเงินประจำปี ประสานงานกับผู้สอบบัญชีจนปิดงบ ยื่นแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลทั้งครึ่งปีและสิ้นปี และนำส่งงบการเงินต่อหน่วยงานทะเบียนตามกำหนด ถ้าข้อใดไม่รวมอยู่ในราคาที่เสนอ ควรระบุในสัญญาให้ชัดว่าเป็นงานนอกขอบเขต เพื่อป้องกันงานตกหล่นโดยไม่มีผู้รับผิดชอบ

ผู้ทำบัญชีมีหน้าที่จัดทำบัญชีให้ถูกต้องตามหลักการและเก็บเอกสารประกอบให้ครบ ส่วนผู้สอบบัญชีเป็นบุคคลภายนอกที่แสดงความเห็นต่องบการเงินอย่างเป็นอิสระ จึงไม่สามารถเป็นคนเดียวกันหรืออยู่ใต้การบังคับบัญชาเดียวกันได้ เหนือทั้งสองฝ่ายคือกรรมการผู้มีอำนาจซึ่งเป็นผู้รับผิดชอบสูงสุดต่อความถูกต้องของงบและการยื่นตามกำหนด การจ้างสำนักงานบัญชีไม่ได้โอนความรับผิดชอบตามกฎหมายของกรรมการไป แต่ช่วยให้กรรมการมีระบบและหลักฐานที่พร้อมชี้แจงได้

โครงของปฏิทินคือกลุ่มรายเดือนซึ่งมีแบบภาษีหัก ณ ที่จ่าย แบบภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับผู้จดทะเบียน และการนำส่งเงินสมทบประกันสังคม กลุ่มรายปีมีการปิดงบและตรวจสอบ การประชุมอนุมัติงบตามที่กฎหมายกำหนด การนำส่งงบต่อหน่วยงานทะเบียน และแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลทั้งรอบครึ่งปีและรอบสิ้นปี ผู้ให้บริการที่ทำงานเป็นระบบจะส่งปฏิทินของกิจการให้ตั้งแต่เริ่มงาน ระบุวันที่ต้องได้รับเอกสารจากลูกค้าถอยหลังจากวันยื่นแต่ละรายการ เพราะเบี้ยปรับและเงินเพิ่มเกิดจากเอกสารมาช้าบ่อยกว่าเกิดจากการคำนวณผิด

ชุดที่ควรได้รับประกอบด้วยงบทดลอง งบแสดงฐานะการเงินและงบกำไรขาดทุนอย่างย่อ รายละเอียดลูกหนี้และเจ้าหนี้แยกตามอายุหนี้ รายงานกระทบยอดเงินฝากทุกบัญชี สรุปภาษีที่ยื่นในเดือนพร้อมหลักฐานการยื่นและการชำระ และรายการที่ยังรอเอกสารจากลูกค้า ถ้าได้รับเพียงตัวเลขสรุปหนึ่งหน้าโดยไม่มีรายละเอียดประกอบ ผู้บริหารจะตรวจสอบเองไม่ได้และจะรู้ปัญหาช้าจนแก้ไม่ทันรอบ ความสม่ำเสมอของชุดรายงานคือสัญญาณคุณภาพที่ดูได้ง่ายที่สุด

หลักคือส่งครบเป็นชุดตามรอบและตั้งชื่อไฟล์ให้ค้นได้ ทางที่ใช้ได้จริงคือแยกโฟลเดอร์ตามเดือน ภายในแยกเป็นรายรับ รายจ่าย ธนาคาร เงินเดือน และอื่น ๆ ตั้งชื่อไฟล์ด้วยวันที่ ชื่อคู่ค้า และจำนวนเงิน สิ่งที่ขาดบ่อยและทำให้งานสะดุดคือใบแจ้งยอดธนาคารที่ครบทุกบัญชีรวมบัญชีที่แทบไม่เคลื่อนไหว สลิปโอนที่จับคู่กับใบแจ้งหนี้ได้ และเอกสารของรายการเงินสดย่อย เมื่อรอบไหนส่งไม่ครบ ควรได้รับรายการที่ยังขาดกลับมาเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้ง

ต้องตกลงเรื่องนี้เป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มงาน ไม่ใช่ตอนจะเลิกจ้าง ข้อที่ควรระบุคือกิจการเป็นเจ้าของข้อมูลและเอกสารต้นฉบับทั้งหมด เมื่อสิ้นสุดสัญญาผู้ให้บริการจะส่งมอบสมุดบัญชี ผังบัญชี รายละเอียดยอดยกมาแยกรายตัว ไฟล์สำรองในรูปแบบที่นำเข้าระบบอื่นได้ และเอกสารต้นฉบับคืนภายในกำหนดวันที่ตกลงกัน หากผูกกับซอฟต์แวร์ที่ผู้ให้บริการถือสิทธิเพียงรายเดียวโดยไม่มีทางออกข้อมูล ความเสี่ยงจะตกที่กิจการทั้งหมดในวันที่ต้องเปลี่ยนผู้ให้บริการ

ไม่ต้องมีคนมากก็ทำได้ถ้าแยกสามอย่างออกจากกัน คือคนอนุมัติรายการ คนจ่ายเงิน และคนบันทึกบัญชี เมื่อคนไม่พอให้ใช้กรรมการหรือเจ้าของเป็นผู้อนุมัติและเป็นผู้สอบทานรายการเดินบัญชีทุกเดือนด้วยตนเอง กำหนดวงเงินที่ต้องมีผู้อนุมัติสองคน ตั้งกฎว่าการเพิ่มผู้รับเงินรายใหม่ต้องมีหลักฐานยืนยันตัวตนก่อน และจำกัดสิทธิผู้ใช้ในระบบบัญชีไม่ให้แก้รายการย้อนหลังโดยไม่มีร่องรอย มาตรการเท่านี้ป้องกันความเสียหายได้มากกว่าการเพิ่มรายงานอีกสิบฉบับ

งานเพิ่มมักอยู่สามกลุ่ม กลุ่มแรกคือรายงานสำหรับผู้ถือหุ้นซึ่งต้องการงบเป็นภาษาอังกฤษและมักใช้รอบรายงานของบริษัทแม่ที่ไม่ตรงกับรอบภาษีในประเทศ กลุ่มที่สองคือรายการกับกิจการที่เกี่ยวข้องกัน ทั้งค่าบริหารจัดการ ค่าสิทธิ และเงินกู้ยืม ซึ่งต้องมีสัญญาและเหตุผลของราคาให้ตรวจสอบได้ กลุ่มที่สามคือการจ่ายเงินออกนอกประเทศซึ่งต้องพิจารณาภาระหักภาษีและอนุสัญญาภาษีซ้อนก่อนโอน การเตรียมสามกลุ่มนี้ตั้งแต่ต้นปีทำให้การปิดงบไม่กลายเป็นการรวบรวมเอกสารย้อนหลังทั้งปี

ใช้ตัวชี้วัดที่ตรวจได้จากหลักฐาน ไม่ใช่ความรู้สึก ข้อแรกคือทุกแบบยื่นตรงกำหนดและมีหลักฐานการยื่นครบทุกครั้งโดยไม่มีเบี้ยปรับที่เกิดจากฝ่ายผู้ให้บริการ ข้อสองคือรายงานรายเดือนออกภายในจำนวนวันที่ตกลงกัน ข้อสามคือยอดกระทบธนาคารไม่มีรายการค้างที่อธิบายไม่ได้ ข้อสี่คือคำถามจากผู้สอบบัญชีตอนปิดงบมีจำนวนลดลงทุกปีเพราะเอกสารครบขึ้น ข้อห้าคือได้รับการเตือนล่วงหน้าเมื่อมีเรื่องที่กระทบภาระภาษี ไม่ใช่รู้ตอนที่แก้ไม่ได้แล้ว

ควรมีขอบเขตงานเป็นรายการชัดเจนพร้อมสิ่งที่ไม่รวม กำหนดเวลาส่งเอกสารของฝ่ายผู้ว่าจ้างและกำหนดส่งรายงานของฝ่ายผู้ให้บริการ ชื่อผู้รับผิดชอบหลักและช่องทางติดต่อสำรอง ข้อตกลงเรื่องการรักษาความลับและการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานลูกค้า วิธีจัดการเมื่อเกิดข้อผิดพลาดและใครรับภาระเบี้ยปรับที่เกิดจากความล่าช้าของฝ่ายใด เงื่อนไขการบอกเลิกและการส่งมอบข้อมูลคืน รวมถึงข้อความว่าการให้บริการไม่ใช่การรับรองงบการเงินแทนผู้สอบบัญชี