บัญชีธุรกิจขนส่งและโลจิสติกส์ ภาษีและต้นทุนต่อเที่ยว

การให้บริการขนส่งในราชอาณาจักรได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มตามประมวลรัษฎากร ดังนั้นผู้ประกอบการขนส่งล้วนจึงไม่ต้องเรียกเก็บภาษีจากลูกค้าและไม่มีภาษีขายจากรายการนั้น แต่ข้อยกเว้นนี้แคบกว่าที่หลายคนเข้าใจ เพราะครอบคลุมเฉพาะการรับขนของหรือคนจากที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่ง ถ้าสัญญารวมงานอื่นเข้าไปด้วย เช่น จัดเก็บในคลัง บรรจุหีบห่อ ยกขึ้นลง หรือรับจัดการพิธีการ ส่วนงานเหล่านั้นเป็นบริการที่อยู่ในข่ายเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ต้องแยกมูลค่าในใบแจ้งหนี้ให้ชัด

ค่าขนส่งที่ผู้จ่ายซึ่งเป็นนิติบุคคลจ่ายให้ผู้รับขนในไทย ถูกกำหนดให้หักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายในอัตราร้อยละหนึ่ง ต่างจากค่าบริการทั่วไปที่หักร้อยละสาม จุดที่มักผิดคือสัญญาที่รวมงานคลังหรือแรงงานยกของไว้กับค่าขนส่งเป็นก้อนเดียว เพราะเมื่อแยกมูลค่าไม่ได้ ผู้จ่ายมักหักในอัตราสูงกว่าไว้ก่อน วิธีป้องกันคือระบุมูลค่าค่าขนส่งและค่าบริการอื่นแยกบรรทัดในใบแจ้งหนี้ทุกใบ และเก็บหนังสือรับรองการหักภาษีให้ครบเพื่อใช้เครดิตตอนคำนวณภาษีสิ้นปี

ควรกำหนดให้ทุกครั้งที่เติมน้ำมันมีใบเสร็จที่ระบุทะเบียนรถ พร้อมบันทึกเลขไมล์ต้นทางปลายทางของเที่ยวนั้น แล้วผูกเข้ากับใบงานขนส่งที่ระบุลูกค้าและเส้นทาง เมื่อคำนวณอัตราสิ้นเปลืองต่อกิโลเมตรของรถแต่ละคัน ค่าที่หลุดจากช่วงปกติจะเห็นทันทีและตามสอบได้ก่อนสิ้นงวด การใช้บัตรเติมน้ำมันที่ผูกกับทะเบียนรถช่วยตัดปัญหาใบเสร็จไม่ระบุคันและการเติมข้ามรถส่วนตัว ซึ่งเป็นเหตุที่ทำให้ค่าใช้จ่ายส่วนนั้นถูกปฏิเสธเมื่อถูกตรวจ

ในสัญญาเช่าซื้อ กิจการบันทึกรถเป็นสินทรัพย์ตามราคาเงินสดเทียบเท่า พร้อมตั้งหนี้สินตามภาระที่ต้องจ่าย ส่วนดอกเบี้ยทยอยรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายตามงวดที่ผ่านไป ไม่ใช่รวมเป็นต้นทุนสินทรัพย์ทั้งก้อน ค่าเสื่อมราคาคิดตามอายุการใช้งานที่ประมาณไว้ของตัวรถ โดยพิจารณาลักษณะการใช้งานจริงประกอบ เพราะรถวิ่งระยะไกลต่อเนื่องมีอายุใช้งานสั้นกว่ารถที่วิ่งในเมือง หากมีการปรับปรุงตัวถังหรือติดตั้งอุปกรณ์ที่ทำให้ประโยชน์ใช้งานเพิ่มขึ้นอย่างชัดเจน รายการนั้นควรรวมเป็นต้นทุนสินทรัพย์แล้วตัดค่าเสื่อมตามอายุที่เหลือ

ถ้าจ้างผู้ประกอบการขนส่งรายอื่นให้วิ่งงานแทน ค่าจ้างนั้นเป็นค่าขนส่งที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายร้อยละหนึ่งและต้องมีสัญญาจ้างช่วงพร้อมใบงานที่ลงนามรับของ แต่ถ้าคนขับทำงานตามคำสั่งของกิจการเป็นปกติ ใช้รถของกิจการ และรับค่าตอบแทนสม่ำเสมอ ลักษณะนั้นเข้าข่ายลูกจ้างแม้เรียกว่าเหมาเที่ยว ต้องคำนวณภาษีเงินได้แบบเงินเดือนและนำส่งเงินสมทบประกันสังคม การจัดประเภทไม่ตรงข้อเท็จจริงเปิดความเสี่ยงพร้อมกันสองด้าน คือภาษีที่ถูกเรียกย้อนหลัง กับเงินสมทบและเงินเพิ่มที่หน่วยงานประกันสังคมเรียกเก็บภายหลัง

ชุดพื้นฐานคือใบอนุญาตประกอบการขนส่งตามประเภทที่ได้รับจากกรมการขนส่งทางบก ทะเบียนรถทุกคันในความครอบครองพร้อมหลักฐานการต่อภาษีประจำปีและการตรวจสภาพ กรมธรรม์ประกันภัยทั้งภาคบังคับและภาคสมัครใจ ใบอนุญาตขับรถของคนขับตามประเภทรถ และบันทึกชั่วโมงขับขี่ตามข้อกำหนด ในทางบัญชีควรผูกเอกสารเหล่านี้เข้ากับทะเบียนสินทรัพย์รายคัน เพื่อให้ค่าใช้จ่ายต่ออายุและค่าเบี้ยประกันบันทึกไปที่คันที่ถูกต้องและตรวจสอบวันหมดอายุได้จากรายงานเดียว

แยกต้นทุนเป็นสองกลุ่มก่อน กลุ่มที่ผันแปรตามระยะทางคือน้ำมัน ยาง ค่าทางพิเศษ ค่าเบี้ยเลี้ยงคนขับ กับกลุ่มที่คงที่ต่อเดือนคือค่าเสื่อมราคา เบี้ยประกัน ค่าต่อทะเบียน เงินเดือนประจำ แล้วปันกลุ่มคงที่ลงเที่ยวตามระยะทางหรือชั่วโมงใช้งานที่วางแผนไว้ เมื่อได้ต้นทุนต่อเที่ยวจริงจะเห็นชัดว่าเส้นทางที่มีเที่ยวกลับเปล่าดึงกำไรลงมากเพียงใด และช่วยตัดสินใจเรื่องการรับงานเที่ยวกลับหรือปรับค่าบริการให้สะท้อนต้นทุนโดยไม่ต้องเดา

เมื่อเกิดความเสียหายที่กิจการต้องรับผิดต่อเจ้าของสินค้า ต้องประมาณภาระที่คาดว่าจะจ่ายแล้วบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายพร้อมหนี้สินในงวดที่เหตุเกิด ไม่รอจนจ่ายจริง ส่วนเงินที่คาดว่าจะได้จากบริษัทประกันบันทึกเป็นสินทรัพย์แยกรายการเมื่อมีความแน่นอนสูงว่าจะได้รับ ห้ามนำมาหักกลบกับภาระในบรรทัดเดียว เอกสารที่ต้องเก็บคือบันทึกประจำวันของเจ้าหน้าที่ตำรวจ ใบเคลมประกัน หนังสือเรียกร้องจากเจ้าของสินค้า และหลักฐานการชดใช้ เพราะรายการกลุ่มนี้ถูกตรวจสอบความสมเหตุสมผลอย่างละเอียดเสมอ

การขนส่งระหว่างประเทศโดยอากาศยานหรือเรือเดินทะเลที่กระทำโดยผู้ประกอบการซึ่งเป็นนิติบุคคล อยู่ในข่ายภาษีมูลค่าเพิ่มอัตราร้อยละศูนย์ ต่างจากการขนส่งในประเทศที่ได้รับยกเว้น ความต่างนี้สำคัญมาก เพราะอัตราศูนย์ยังเป็นกิจการที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม จึงขอคืนภาษีซื้อที่เกี่ยวข้องได้ ขณะที่กิจการที่ได้รับยกเว้นขอคืนไม่ได้ ผู้ประกอบการที่ทำทั้งสองแบบจึงต้องแยกรายได้และภาษีซื้อให้ชัด และปันภาษีซื้อร่วมตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด

เมื่อกิจการมีทั้งรายได้ที่ยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มจากค่าขนส่งในประเทศ และรายได้ที่อยู่ในข่ายเสียภาษีจากค่าคลังหรือค่าบรรจุ ภาษีซื้อที่ใช้เฉพาะฝั่งที่เสียภาษีขอคืนได้เต็ม ภาษีซื้อที่ใช้เฉพาะฝั่งยกเว้นขอคืนไม่ได้ ส่วนภาษีซื้อร่วม เช่น ค่าไฟสำนักงานหรือค่าที่ปรึกษา ต้องปันส่วนตามสัดส่วนรายได้ของแต่ละประเภท ทางปฏิบัติควรตั้งรหัสภาษีซื้อสามกลุ่มในระบบตั้งแต่ต้นงวด เพราะการย้อนกลับไปแยกทีหลังในปริมาณเอกสารระดับคลังสินค้าทำได้ยากและเสี่ยงถูกปรับปรุงเมื่อตรวจ