Notary Public ในไทย อำนาจรับรอง ข้อจำกัด และเส้นทางเอกสารไปต่างประเทศ

ไทยไม่มีตำแหน่งข้าราชการที่เรียกว่า Notary Public แบบระบบอังกฤษหรืออเมริกา ผู้ที่ทำงานนี้คือทนายความซึ่งผ่านการอบรมและได้รับหนังสือรับรองจากสภาทนายความให้เป็นผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร ผลคือเอกสารที่รับรองแล้วมีสถานะเป็นคำรับรองของทนายผู้มีใบอนุญาต ไม่ใช่ตราของหน่วยงานรัฐ ปลายทางบางประเทศจึงกำหนดให้ต้องผ่านการรับรองต่อจากหน่วยงานราชการอีกชั้นก่อนใช้ ผู้ว่าจ้างควรตรวจสถานะใบอนุญาตของผู้รับรองได้ก่อนใช้บริการทุกครั้ง

ประเภทที่ใช้บ่อยมีการรับรองลายมือชื่อผู้ลงนามซึ่งยืนยันว่าบุคคลนั้นลงนามต่อหน้าผู้รับรองจริง การรับรองสำเนาว่าตรงกับต้นฉบับที่นำมาแสดง การรับรองคำสาบานหรือคำแถลงที่ผู้ให้ถ้อยคำยืนยันความจริงต่อหน้า การรับรองสถานะหรืออำนาจของผู้ลงนามในนามนิติบุคคลโดยอ้างหนังสือรับรองบริษัท และการรับรองข้อเท็จจริงที่ผู้รับรองได้เห็นด้วยตนเอง การเลือกให้ตรงสำคัญมาก เพราะแบบฟอร์มจากปลายทางมักระบุไว้ชัดว่าต้องการชั้นใด ถ้ารับรองผิดประเภท ปลายทางจะให้ทำใหม่ทั้งชุด

สิ่งที่อยู่นอกอำนาจคือการรับรองความถูกต้องของเนื้อหาที่ผู้รับรองไม่มีทางรู้ เช่น รับรองว่าข้อความในสัญญาเป็นความจริงทั้งหมด รับรองว่าตัวเลขในงบการเงินถูกต้อง หรือรับรองว่าเอกสารที่นำมาแสดงเป็นของแท้เมื่อพิสูจน์ไม่ได้จากต้นฉบับ อีกกลุ่มคือรับรองสำเนาโดยไม่มีต้นฉบับให้ตรวจ รับรองลายมือชื่อของผู้ที่ไม่ได้มาปรากฏตัว และรับรองเอกสารที่มีร่องรอยแก้ไขโดยไม่มีการรับรองการแก้ไขนั้น การขอให้ทำสิ่งเหล่านี้ทำให้เอกสารเสี่ยงถูกปฏิเสธและกระทบผู้ขอเองมากกว่าผู้รับรอง

เส้นทางมาตรฐานคือนำเอกสารที่รับรองแล้วไปให้กรมการกงสุลรับรองต่อ แล้วจึงนำไปให้สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทางที่ตั้งอยู่ในไทยรับรองอีกชั้นตามที่ประเทศนั้นกำหนด บางประเทศยอมรับเพียงชั้นกรมการกงสุล บางประเทศต้องครบทั้งสองชั้น และบางประเทศต้องมีคำแปลภาษาราชการของตนแนบไปพร้อมกัน จุดที่ทำให้เสียเวลามากที่สุดคือทำคำแปลหลังรับรองเสร็จ เพราะบางกรณีต้องรับรองคำแปลด้วย ทำให้ต้องย้อนกลับไปเริ่มลำดับใหม่ ควรถามปลายทางให้ได้ลำดับที่ต้องการก่อนเริ่มขั้นแรก

คำว่า Apostille หมายถึงการรับรองชั้นเดียวภายใต้อนุสัญญาที่ประเทศภาคีใช้ร่วมกัน ผู้รับเอกสารในต่างประเทศจึงมักถามหาคำนี้โดยอนุโลม แต่สิ่งที่ปฏิบัติกันจริงสำหรับเอกสารที่ออกในไทยคือการรับรองเป็นลำดับชั้นตามที่อธิบายไว้ข้างต้น ทางที่เร็วที่สุดคือส่งภาพถ่ายแบบฟอร์มหรือหนังสือแจ้งจากปลายทางมาให้ตรวจก่อน เพราะข้อความในเอกสารนั้นมักระบุอยู่แล้วว่าต้องการตราจากหน่วยงานใด ทำให้จัดลำดับได้ถูกตั้งแต่ครั้งแรกและไม่ต้องเดินซ้ำ

ผู้ลงนามต้องมาปรากฏตัวด้วยตนเองพร้อมเอกสารแสดงตนที่ยังไม่หมดอายุ สำหรับบุคคลต่างชาติมักใช้หนังสือเดินทางฉบับจริง ตัวเอกสารที่จะรับรองควรเป็นฉบับสมบูรณ์ที่ยังไม่ลงนาม เพราะการลงนามต้องเกิดต่อหน้าผู้รับรอง ถ้ารับรองในนามบริษัทต้องมีหนังสือรับรองบริษัทที่คัดใหม่และหลักฐานอำนาจของผู้ลงนาม ถ้ามีแบบฟอร์มถ้อยคำจากปลายทางให้นำมาด้วยทั้งชุด และถ้าต้องใช้พยานควรแจ้งล่วงหน้าเพื่อจัดเตรียมให้ครบในนัดเดียว

ได้ในกรณีที่การรับรองเป็นชั้นลายมือชื่อหรือชั้นคำสาบาน เพราะสิ่งที่รับรองคือการลงนามหรือการให้ถ้อยคำต่อหน้า ไม่ใช่การรับรองเนื้อหา แต่ผู้ลงนามต้องเข้าใจข้อความที่ตนลงนามจริง ถ้าใช้ภาษาที่ผู้ลงนามอ่านไม่ออก ควรมีคำแปลให้อ่านประกอบก่อนลงนามเพื่อกันข้อโต้แย้งภายหลังว่าไม่ทราบเนื้อหา ส่วนกรณีที่ปลายทางต้องการคำแปลเป็นภาษาราชการของตน ให้จัดทำคำแปลและวางลำดับการรับรองคำแปลไว้ในแผนตั้งแต่ต้น

ชุดที่พบบ่อยคือมติที่ประชุมหรือหนังสืออนุมัติการทำธุรกรรม หนังสือมอบอำนาจให้ผู้แทนลงนามในต่างประเทศ สำเนาหนังสือรับรองนิติบุคคลพร้อมบัญชีผู้ถือหุ้นฉบับล่าสุด หนังสือยืนยันตัวตนของกรรมการหรือผู้ถือหุ้นสำหรับการเปิดบัญชีธนาคารในต่างประเทศ และคำแถลงยืนยันข้อเท็จจริงบางประการที่คู่สัญญาปลายทางกำหนด แนวทางที่ทำให้เร็วขึ้นคือรวบรวมทั้งชุดให้ครบก่อนนัดเดียว ตรวจชื่อและตัวสะกดในทุกฉบับให้ตรงกับหนังสือเดินทาง เพราะความไม่ตรงกันเพียงตัวอักษรเดียวเป็นสาเหตุของการถูกตีกลับที่พบมากที่สุด

ตัวคำรับรองไม่มีวันหมดอายุในตัวเอง แต่ผู้รับปลายทางมักกำหนดอายุความสดของเอกสารไว้ เช่น ต้องออกไม่เกินสามหรือหกเดือน โดยเฉพาะงานยื่นวีซ่า งานสมัครเรียน และงานเปิดบัญชีธนาคาร นอกจากนี้เอกสารที่อ้างอิงข้อเท็จจริงที่เปลี่ยนได้ เช่น รายชื่อกรรมการหรือที่อยู่ ย่อมใช้ไม่ได้เมื่อข้อเท็จจริงเปลี่ยนไปแล้ว การใช้ซ้ำทำได้เมื่อปลายทางรับสำเนาที่รับรองเพิ่มอีกชั้น แต่หลายกรณีต้องการฉบับที่มีตราจริง จึงควรทำจำนวนฉบับให้พอตั้งแต่ครั้งแรกเพื่อลดรอบการเดินเอกสาร

ขั้นแรกคือขอเหตุผลการปฏิเสธเป็นลายลักษณ์อักษรหรือภาพถ่ายหน้าจอที่ระบุข้อบกพร่อง เพราะการเดาเหตุผลทำให้แก้ผิดจุดและเสียรอบเพิ่ม เหตุที่พบมากคือรับรองผิดชั้น ลำดับหน่วยงานไม่ครบ ชื่อสะกดไม่ตรงเอกสารแสดงตน ขาดคำแปลตามที่กำหนด หรือเอกสารเก่ากว่าช่วงเวลาที่ปลายทางยอมรับ เมื่อรู้เหตุแล้วบางกรณีแก้ได้ด้วยการเพิ่มชั้นรับรองที่ขาดไป แต่บางกรณีต้องเริ่มจากเอกสารต้นทางใหม่ทั้งชุด การเก็บสำเนาทุกชั้นและใบเสร็จค่าธรรมเนียมไว้ช่วยให้ตรวจย้อนได้เร็วกว่ามาก