Notary Public ไทย ครบวงจร

ผู้รับรองในไทยยืนยันได้สามเรื่องคือ ตัวบุคคลที่มาลงชื่อ ความตรงกันของสำเนากับต้นฉบับ และคำสาบานหรือคำแถลงที่ผู้แถลงกล่าวด้วยตนเอง ทั้งสามเรื่องเป็นการบันทึกเหตุการณ์ที่ผู้รับรองเห็นด้วยตาต่อหน้า ไม่ใช่การยืนยันว่าข้อความในเอกสารเป็นความจริงหรือมีผลบังคับตามกฎหมายปลายทาง

สิ่งที่อยู่นอกขอบเขตคือการรับรองว่าคู่สัญญามีอำนาจตัดสินใจจริงในองค์กร การประเมินว่าราคาหรือเงื่อนไขในสัญญาเป็นธรรม และการยืนยันสถานะทางทะเบียนที่ต้องออกโดยหน่วยงานเจ้าของข้อมูล เช่น หนังสือรับรองนิติบุคคลต้องมาจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ทะเบียนราษฎรต้องมาจากสำนักทะเบียนอำเภอหรือเขต

การแยกสองส่วนนี้ให้ชัดตั้งแต่วันแรกช่วยประหยัดเวลาจริง เพราะเอกสารที่ปลายทางปฏิเสธจำนวนมากไม่ได้ผิดที่ตราประทับ แต่ผิดที่เนื้อหาต้องออกจากหน่วยงานอื่นตั้งแต่ต้น

ขั้นแรกคือการลงนามรับรองพร้อมบันทึกรายละเอียดผู้ลงชื่อและวิธีแสดงตน ขั้นที่สองคือการนำเอกสารเข้ารับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล ถนนแจ้งวัฒนะ หรือสำนักงานหนังสือเดินทางที่ให้บริการนิติกรณ์ ซึ่งจะตรวจตัวอย่างลายมือชื่อผู้รับรองที่จดแจ้งไว้ในระบบ

ขั้นที่สามขึ้นอยู่กับปลายทาง บางประเทศจบที่กรมการกงสุล บางประเทศต้องให้สถานทูตหรือสถานกงสุลของตนในไทยรับรองต่อ และบางกรณีปลายทางขอให้แปลเป็นภาษาราชการของตนโดยผู้แปลที่สถานทูตยอมรับเท่านั้น

กรอบเวลาที่พบโดยทั่วไปคือ การรับรองต่อหน้าเสร็จภายในวันเดียว นิติกรณ์แบบปกติประมาณสามวันทำการและแบบด่วนภายในวันทำการเดียวกันหากยื่นช่วงเช้า ส่วนขั้นสถานทูตแตกต่างกันมากจากหนึ่งวันถึงสองสัปดาห์ตามนโยบายของแต่ละแห่ง

ไทยยื่นภาคยานุวัติอนุสัญญายกเลิกการเรียกร้องให้ทำให้เอกสารมหาชนต่างประเทศเป็นเอกสารที่ถูกต้องเมื่อ 30 มิ.ย. 2569 และอนุสัญญามีผลกับไทยวันที่ 28 ก.พ. 2570 หลังวันนั้น เอกสารที่ออกในไทยและจะใช้ในประเทศภาคีใช้ใบ apostille แผ่นเดียวแทนการเดินสถานทูตได้ ก่อนวันนั้นยังต้องรับรองแบบเดิม และช่วงเปลี่ยนผ่านควรถามปลายทางก่อนทุกครั้ง

ประเด็นที่ต้องถามคือ หน่วยงานปลายทางพร้อมรับ apostille แล้วหรือยัง เอกสารของคุณจัดเป็นเอกสารมหาชนที่เข้าข่ายหรือไม่ และยังต้องแปลเป็นภาษาปลายทางเพิ่มอีกหรือเปล่า เพราะ apostille รับรองที่มาของลายมือชื่อและตรา ไม่ได้แทนคำแปล

สำหรับประเทศที่ไม่ได้เป็นภาคี เช่น หลายประเทศในตะวันออกกลางบางแห่ง เส้นทางเดิมยังใช้อยู่ คือรับรองโดยทนาย ต่อด้วยกรมการกงสุล แล้วจบที่สถานทูตปลายทาง

สาเหตุที่พบซ้ำที่สุดคือชื่อสะกดไม่ตรงกันระหว่างหนังสือเดินทาง ทะเบียนบ้าน และเอกสารที่นำมารับรอง ต่างกันแค่อักษรเดียวหรือลำดับชื่อกลางก็ถูกตีกลับได้ ทางแก้คือเลือกการสะกดตามหนังสือเดินทางเป็นหลักแล้วใช้ให้ตรงกันทุกฉบับในชุดเดียว

สาเหตุถัดมาคืออายุเอกสาร หลายหน่วยงานปลายทางรับเฉพาะฉบับที่ออกไม่เกินสามหรือหกเดือน เอกสารที่ขอไว้ล่วงหน้านานเกินไปจึงหมดอายุก่อนใช้ ควรไล่ลำดับจากเอกสารอายุสั้นที่สุดไปหายาวที่สุด

สาเหตุที่สามคือการรับรองผิดประเภท เช่น ต้องการคำแปลที่รับรองความถูกต้องแต่ได้เพียงรับรองสำเนา หรือปลายทางต้องการคำสาบานแต่ได้เพียงลายมือชื่อพยาน การถามปลายทางว่าต้องการถ้อยคำรับรองแบบใดก่อนนัดวันเซ็นช่วยตัดปัญหานี้ทั้งหมด

ถ้าผู้ลงชื่ออยู่ต่างประเทศ การรับรองต้องทำที่ประเทศนั้นโดยผู้มีอำนาจตามกฎหมายของที่นั้น แล้วนำเข้าไทยผ่าน apostille หรือการรับรองของสถานทูตไทย เมื่อเอกสารมาถึงไทยจึงใช้ยื่นต่อหน่วยงานได้ ทีมเราช่วยร่างถ้อยคำและกำหนดขอบอำนาจให้ตรงกับที่หน่วยงานไทยต้องการก่อนส่งออกไป

กรณีผู้สูงอายุหรือผู้ป่วยที่เดินทางไม่ได้ ทีมเดินทางไปรับรองนอกสถานที่ได้ ทั้งที่บ้าน โรงพยาบาล หรือเรือนจำตามระเบียบของสถานที่นั้น โดยต้องประเมินความสามารถในการเข้าใจเนื้อหาของผู้ลงชื่อก่อน หากมีข้อสงสัยจะขอความเห็นแพทย์ประกอบไว้ในสำนวน

หากผู้ลงชื่ออ่านหรือเขียนไม่ได้ ต้องอ่านเนื้อหาให้ฟังทั้งฉบับต่อหน้าพยานสองคนและบันทึกวิธีการไว้ในคำรับรอง ขั้นตอนนี้ทำให้เอกสารยืนอยู่ได้เมื่อถูกโต้แย้งในภายหลัง

กลุ่มแรกคือชุดเปิดบริษัทและเปิดบัญชีธนาคารในต่างประเทศ ต้องใช้สำเนาหนังสือเดินทางผู้ถือหุ้น หนังสือรับรองบริษัทแม่ในไทย และมติที่ประชุมกรรมการที่รับรองแล้ว ธนาคารปลายทางมักกำหนดรูปแบบมติไว้ชัดเจน ควรขอแบบฟอร์มจากธนาคารก่อนประชุม

กลุ่มที่สองคือเอกสารประมูลงานและสัญญาจัดซื้อระหว่างประเทศ เช่น หนังสือมอบอำนาจผู้ยื่นประมูล หนังสือรับรองผลงาน และงบการเงินที่ต้องรับรองสำเนา ผู้ว่าจ้างต่างประเทศมักกำหนดวันที่รับรองต้องอยู่ในช่วงเวลาที่ประกาศประมูลระบุ

กลุ่มที่สามคือเอกสารทรัพย์สินทางปัญญาและการโอนสิทธิ เช่น หนังสือโอนสิทธิเครื่องหมายการค้า และคำแถลงยืนยันการใช้เครื่องหมายในทางการค้า ซึ่งสำนักงานทะเบียนหลายประเทศต้องการคำสาบานพร้อมคำแปลที่รับรองไว้