คำสาบาน คำแถลงตามกฎหมาย และหนังสือยืนยันข้อเท็จจริง

ต่างกันที่รูปแบบการให้ถ้อยคำ อย่างแรกผู้ให้ถ้อยคำสาบานตามความเชื่อทางศาสนาหรือคำปฏิญาณ อย่างที่สองเป็นการแถลงอย่างจริงจังโดยไม่อ้างศาสนา ผลผูกพันในทางความรับผิดหากให้ข้อความเท็จนั้นใกล้เคียงกัน ให้เลือกตามรูปแบบที่หน่วยงานผู้รับกำหนดไว้ในเช็กลิสต์

เนื้อหาต้องเป็นถ้อยคำของผู้ให้ถ้อยคำเอง ทนายช่วยจัดโครงเรื่องให้ตรงประเด็นที่ผู้รับต้องการและตัดข้อความที่เกินความรู้เห็นของท่านออก แต่จะไม่ใส่ข้อเท็จจริงที่ท่านไม่ได้ยืนยัน เพราะสิ่งที่ลงนามคือคำยืนยันของท่าน ไม่ใช่ความเห็นของทนาย

เขียนได้ถ้าระบุชัดว่าทราบมาจากใครและด้วยวิธีใด ไม่ใช่เขียนเหมือนเห็นด้วยตัวเอง หน่วยงานหลายแห่งยอมรับข้อความลักษณะนี้เมื่อแยกส่วนที่รู้เห็นเองออกจากส่วนที่ได้รับแจ้ง การเขียนรวมกันเป็นเหตุให้ถูกตั้งข้อสงสัยทั้งฉบับ

ให้ตั้งหมายเลขเอกสารแนบและอ้างถึงหมายเลขนั้นในข้อความ จากนั้นลงลายมือชื่อกำกับที่หน้าแรกของแนบทุกฉบับในนัดเดียวกัน ทนายจะบันทึกจำนวนแผ่นและรายการแนบไว้ในคำรับรอง เพื่อไม่ให้มีการเพิ่มหรือถอนแผ่นหลังลงนาม

ต้องดูกฎวิธีพิจารณาของศาลนั้นก่อน บางศาลกำหนดถ้อยคำรับรองท้ายเอกสารและผู้รับคำสาบานที่ยอมรับได้ไว้เฉพาะ บางเรื่องต้องใช้ช่องทางความช่วยเหลือทางกฎหมายระหว่างประเทศแทนการทำคำแถลงฝ่ายเดียว การตรวจข้อนี้ก่อนช่วยเลี่ยงการทำเอกสารที่ศาลไม่รับ

โดยหลักหน่วยงานปลายทางต้องการทั้งหลักฐานจากทะเบียนราษฎร์และคำแถลงของตัวท่านเอง เพราะทะเบียนไทยแสดงข้อมูลที่บันทึกไว้ ส่วนคำแถลงยืนยันว่าปัจจุบันไม่มีการสมรสที่ยังมีผลที่ใดอีก ทนายรับคำสาบานในคำแถลง ส่วนเอกสารทะเบียนจะรับรองเป็นสำเนาตรงต้นฉบับ

คำแถลงใช้อธิบายว่าเอกสารสูญหายอย่างไรและได้ทำอะไรไปแล้ว แต่ไม่ทำให้เนื้อหาของเอกสารที่หายกลับมามีผล ลำดับที่ผู้รับส่วนใหญ่ยอมรับคือขอฉบับใหม่จากผู้ออกเอกสารเป็นหลัก และใช้คำแถลงเป็นส่วนประกอบเพื่ออธิบายช่องว่าง

ต้องมีล่ามอ่านและอธิบายเนื้อหาให้ครบก่อนลงนาม แล้วบันทึกไว้ในคำรับรองว่ามีล่ามคนใดทำหน้าที่และใช้ภาษาใด หากลงนามโดยไม่มีบันทึกส่วนนี้ ผู้รับอาจตั้งข้อสงสัยว่าผู้ให้ถ้อยคำเข้าใจข้อความที่สาบานหรือไม่

ความเสี่ยงมีสองชั้น ชั้นแรกคือธุรกรรมหรือคำขอถูกเพิกถอนเมื่อผู้รับพบว่าอาศัยข้อความที่ไม่ถูกต้อง ชั้นที่สองคือความรับผิดของผู้ให้ถ้อยคำเองตามกฎหมายของประเทศที่ใช้เอกสาร ถ้าพบความคลาดเคลื่อนภายหลัง ทางที่ปลอดภัยคือทำคำแถลงแก้ไขและแจ้งผู้รับ ไม่ใช่ปล่อยไว้

ไม่ควร เพราะคำแถลงผูกกับวันที่และวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้ในตัวเอกสาร ผู้รับรายใหม่จะดูว่าข้อเท็จจริงยังเป็นปัจจุบันในวันที่ยื่นหรือไม่ การทำฉบับใหม่ใช้เวลาไม่มากเมื่อโครงร่างเดิมมีอยู่แล้ว และปลอดภัยกว่าการอธิบายว่าเหตุใดจึงใช้ฉบับเก่า