บัญชีและภาษีโครงการพัฒนาอสังหาริมทรัพย์ บ้านจัดสรรและอาคารชุด

แกนกลางคือการทำบัญชีแยกตามโครงการและแยกตามแปลงหรือยูนิต ต้นทุนที่ดิน งานถมและถนน ระบบสาธารณูปโภค ค่าออกแบบ ดอกเบี้ยเงินกู้ระหว่างก่อสร้าง และค่าใช้จ่ายขออนุญาต ถูกรวบรวมเป็นงานระหว่างก่อสร้างก่อน แล้วจึงปันส่วนเข้าแต่ละหน่วยขายด้วยหลักเกณฑ์ที่ชี้แจงได้และยึดถือแบบเดิมทุกงวด เมื่อโอนกรรมสิทธิ์จึงตัดต้นทุนของหน่วยนั้นออกเป็นต้นทุนขาย ระบบที่ตั้งไว้ดีตั้งแต่ต้นทำให้รู้กำไรต่อยูนิตจริงและอธิบายต่อผู้ตรวจสอบได้

เกณฑ์ที่ใช้กันและอธิบายได้คือพื้นที่ขายได้ของแต่ละแปลง หรือมูลค่าขายประมาณการเมื่อแปลงมีทำเลและราคาต่างกันมาก สิ่งสำคัญกว่าการเลือกเกณฑ์คือความสม่ำเสมอและการมีเอกสารรองรับ เช่น ผังจัดสรรที่ระบุพื้นที่แต่ละแปลง และตารางคำนวณที่ผูกกับเลขแปลง เมื่อมีการแก้ผังหรือเพิ่มเฟส ต้องปรับตารางปันส่วนและบันทึกเหตุผลไว้ เพราะการเปลี่ยนเกณฑ์กลางทางโดยไม่มีคำอธิบายเป็นประเด็นที่ถูกตั้งคำถามเสมอ

ดอกเบี้ยที่เกิดขึ้นในช่วงที่มีการก่อสร้างอยู่จริงและเงินกู้นั้นใช้กับโครงการโดยตรง จะรวมเป็นต้นทุนของงานระหว่างก่อสร้างได้ แต่เมื่อการก่อสร้างหยุดเป็นเวลานานหรือหน่วยนั้นพร้อมขายแล้ว ดอกเบี้ยจะกลายเป็นค่าใช้จ่ายของงวด สิ่งที่ต้องเก็บไว้คือสัญญาเงินกู้ เอกสารการเบิกงวด และบันทึกช่วงเวลาก่อสร้างของแต่ละเฟส เพราะการรวมดอกเบี้ยเข้าต้นทุนเกินช่วงเวลาที่ควร ทำให้กำไรในงบสูงเกินจริงและต้องแก้ย้อนหลัง

ยังไม่ใช่รายได้ในทางบัญชี เงินที่รับล่วงหน้าบันทึกเป็นหนี้สินคือเงินรับล่วงหน้าจากลูกค้า และจะโอนเป็นรายได้เมื่อโอนกรรมสิทธิ์และส่งมอบตามสัญญา ในทางภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีธุรกิจเฉพาะมีจังหวะของตัวเองซึ่งไม่จำเป็นต้องตรงกับบัญชี จึงต้องทำตารางกระทบยอดระหว่างเงินรับ รายได้ทางบัญชี และฐานภาษีแต่ละเดือน หากลูกค้ายกเลิกและมีการริบเงินจองตามสัญญา ส่วนที่ริบจึงเป็นรายได้ในงวดที่สิทธิเกิดขึ้น

หลักที่ใช้กับการขายหน่วยที่สร้างเสร็จคือรับรู้เมื่อโอนอำนาจควบคุมให้ผู้ซื้อ ซึ่งโดยทั่วไปตรงกับวันจดทะเบียนโอนกรรมสิทธิ์ที่สำนักงานที่ดินและส่งมอบการครอบครอง เอกสารที่ยืนยันคือหนังสือสัญญาซื้อขาย หลักฐานการจดทะเบียนโอน และใบส่งมอบที่ผู้ซื้อลงนาม กรณีที่เงื่อนไขสัญญาแตกต่างออกไปหรือมีการรับเงินก่อนโอนเป็นสัดส่วนสูง ควรทบทวนเงื่อนไขสัญญาทีละแบบ เพราะถ้อยคำในสัญญาเป็นตัวกำหนดจังหวะการรับรู้

การขายอสังหาริมทรัพย์เป็นทางค้าหรือหากำไรอยู่ในข่ายภาษีธุรกิจเฉพาะ คำนวณจากราคาที่สูงกว่าระหว่างราคาซื้อขายกับราคาประเมินทุนทรัพย์ พร้อมภาษีท้องถิ่นที่เก็บเพิ่มจากยอดภาษีนั้น ส่วนค่าธรรมเนียมจดทะเบียนโอนคำนวณจากราคาประเมินและชำระที่สำนักงานที่ดินในวันโอน เรื่องที่ควรตกลงให้ชัดในสัญญาคือฝ่ายใดรับภาระส่วนใด เพราะเมื่อไม่ระบุจะเกิดข้อโต้แย้งหน้าเคาน์เตอร์ในวันโอนซึ่งทำให้นัดหมายล่มได้

ทรัพย์สินที่ยังอยู่ในชื่อผู้พัฒนาเป็นภาระของผู้พัฒนาตามการใช้ประโยชน์ที่ปรากฏ ซึ่งมีการจัดกลุ่มและอัตราต่างกันตามลักษณะการใช้ และมีหลักเกณฑ์สำหรับที่ดินที่อยู่ในระหว่างพัฒนาเพื่อขาย งานที่ควรทำทุกปีคือตรวจข้อมูลแปลงที่ท้องถิ่นใช้คำนวณให้ตรงกับผังและสถานะจริง เช่น แปลงที่โอนไปแล้ว แปลงที่เป็นสาธารณูปโภค และแปลงที่ยังว่าง เพราะฐานข้อมูลที่ไม่อัปเดตทำให้ได้รับแจ้งประเมินเกินและต้องยื่นคัดค้านภายในกำหนด

ต้นทุนของงานสาธารณูปโภคและทรัพย์ส่วนกลางถือเป็นส่วนหนึ่งของต้นทุนโครงการที่ปันส่วนเข้าหน่วยขายอยู่แล้ว ดังนั้นเมื่อจดทะเบียนนิติบุคคลและส่งมอบ จึงไม่เกิดรายได้จากการส่งมอบนั้น สิ่งที่ต้องจัดให้ครบคือรายการทรัพย์สินที่ส่งมอบ เอกสารรับรองการก่อสร้างตามที่ได้รับอนุญาต หลักประกันหรือเงินกองทุนที่ต้องนำส่งตามกฎหมาย และเอกสารส่งมอบที่คณะกรรมการลงนาม เก็บชุดนี้ไว้เพราะเป็นหลักฐานปิดภาระของผู้พัฒนา

แยกศูนย์ต้นทุนตามเฟสเป็นแนวทางที่ทำให้ตัดสินใจได้ดีกว่า เพราะราคาที่ดิน ต้นทุนก่อสร้าง และราคาขายของแต่ละเฟสไม่เท่ากัน การรวมทุกเฟสไว้ก้อนเดียวทำให้กำไรของเฟสที่ขาดทุนถูกกลบและมองไม่เห็นปัญหา สิ่งที่ต้องทำเพิ่มคือกำหนดวิธีปันต้นทุนที่ใช้ร่วมกันหลายเฟส เช่น ถนนสายหลักและสำนักงานขาย ให้มีเกณฑ์ชัดเจนและใช้เหมือนกันทุกงวด พร้อมทำรายงานกำไรต่อเฟสควบคู่กับงบรวมของบริษัท

ต้องประเมินว่ามูลค่าที่คาดว่าจะได้รับสุทธิยังสูงกว่าต้นทุนที่บันทึกไว้หรือไม่ หากราคาขายที่ทำได้จริงลดลง หรือมีต้นทุนที่ต้องใส่เพิ่มเพื่อขายให้ได้ ก็ต้องปรับลดมูลค่าให้สะท้อนความจริงในงวดที่พบ หลักฐานที่ใช้ประกอบคือราคาขายจริงล่าสุดในโครงการ ราคาโครงการใกล้เคียง และแผนงานที่เหลือพร้อมประมาณการต้นทุน การเลี่ยงไม่ปรับทำให้งบไม่สะท้อนฐานะและกระทบการขอสินเชื่อในรอบต่อไป

การขายอสังหาริมทรัพย์ที่อยู่ในข่ายภาษีธุรกิจเฉพาะไม่ใช่กิจการที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีซื้อที่เกี่ยวกับการขายนั้นจึงไม่อยู่ในข่ายขอคืน และต้องรวมเป็นต้นทุนโครงการ แต่หากบริษัทมีรายได้ประเภทอื่นที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม เช่น รับจ้างก่อสร้างหรือให้เช่าพร้อมบริการ ต้องแยกภาษีซื้อให้ชัดว่าใช้กับกิจการใด และจัดทำเอกสารรองรับการปันส่วน ประเด็นนี้เป็นเรื่องที่ตรวจพบบ่อย จึงควรวางผังบัญชีให้แยกตั้งแต่ต้น

ชุดที่ใช้บริหารได้จริงมีห้าอย่าง คือ รายงานยอดขายและสถานะยูนิตแยกเป็นจอง ทำสัญญา และโอนแล้ว รายงานต้นทุนที่เกิดจริงเทียบงบประมาณของแต่ละเฟส ประมาณการกระแสเงินสดสิบสองเดือนที่ผูกกับกำหนดโอนและงวดชำระผู้รับเหมา รายงานเงินรับล่วงหน้าคงเหลือแยกตามลูกค้า และสรุปภาระภาษีที่ครบกำหนดในเดือนถัดไป ห้ารายงานนี้ทำให้ตัดสินใจเรื่องเปิดเฟสใหม่หรือชะลอได้บนข้อมูลจริง

ใช้ลำดับเดียวกันทุกครั้ง คือใบเสนอราคาและสัญญาที่ระบุงวดงานชัดเจน ใบตรวจรับงานที่ผู้ควบคุมงานลงนาม ใบแจ้งหนี้ที่อ้างงวดตามสัญญา แล้วจึงอนุมัติจ่ายและบันทึกเข้าต้นทุนของเฟสและยูนิตที่เกี่ยวข้อง พร้อมหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายตามประเภทงาน กรณีมีเงินประกันผลงานให้บันทึกเป็นรายการคงค้างแยก เพื่อไม่ให้ลืมคืนหรือลืมหักเมื่อมีงานแก้ไข วิธีนี้ทำให้ต้นทุนต่อยูนิตน่าเชื่อถือและตรวจย้อนได้

เตรียมผังโครงการที่ระบุจำนวนแปลงและพื้นที่ สัญญาซื้อที่ดินและเอกสารสิทธิ สัญญาเงินกู้และตารางเบิกงวด สัญญาผู้รับเหมาหลัก แบบสัญญาจะซื้อจะขายที่ใช้กับลูกค้า และงบการเงินหรือสมุดบัญชีที่มีอยู่ ถ้ามีโครงการเดิมอยู่แล้วให้ส่งรายงานยอดขายและสถานะยูนิตล่าสุดมาด้วย จากข้อมูลชุดนี้จะวางผังบัญชี ศูนย์ต้นทุน ตารางปันส่วน และปฏิทินภาษีให้ใช้ได้ตั้งแต่งวดถัดไป