ระบบเบิกค่าใช้จ่ายพนักงานที่ตรวจสอบได้และลงบัญชีถูกต้อง

เพราะระเบียบเป็นสิ่งที่ผู้ตรวจสอบใช้เทียบว่ารายจ่ายที่เกิดขึ้นเป็นไปตามที่กิจการกำหนดไว้ก่อนหรือเกิดขึ้นตามอำเภอใจ กิจการที่ไม่มีระเบียบมักถูกตั้งคำถามเป็นรายใบว่าเกี่ยวข้องกับกิจการอย่างไร ซึ่งกินเวลามาก ระเบียบที่ใช้ได้จริงควรระบุประเภทที่เบิกได้ วงเงินต่อครั้ง ผู้อนุมัติแต่ละระดับ กำหนดเวลาส่งเอกสาร และผลของการส่งล่าช้า ความยาวไม่จำเป็นต้องมาก แต่ต้องประกาศให้ทุกคนเห็นและใช้จริงทุกครั้ง

อย่างน้อยควรมีหลักฐานการจ่ายที่ระบุผู้ขาย วันที่ รายการ และจำนวนเงิน พร้อมคำอธิบายวัตถุประสงค์ที่เชื่อมกับงานของกิจการ เช่น ชื่อลูกค้าที่ไปพบหรือโครงการที่เกี่ยวข้อง หากเป็นรายจ่ายที่ต้องใช้สิทธิภาษีมูลค่าเพิ่ม ต้องเป็นใบกำกับภาษีที่มีรายการครบตามที่กฎหมายกำหนดและออกในชื่อกิจการ ไม่ใช่ชื่อพนักงาน จุดที่พลาดบ่อยคือใบเสร็จรับเงินอย่างย่อจากร้านค้าปลีกซึ่งใช้เป็นรายจ่ายได้แต่มักใช้เครดิตภาษีซื้อไม่ได้

ในทางปฏิบัติกิจการจ่ายคืนให้พนักงานได้ตามระเบียบภายใน แต่การถือเป็นรายจ่ายทางภาษีจะอ่อนกว่าเพราะขาดหลักฐานจากผู้รับเงิน ทางที่ใช้กันคือจัดทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินที่ผู้จ่ายลงนามรับรอง ระบุรายละเอียดการจ่ายและเหตุที่ไม่มีเอกสาร แล้วให้ผู้มีอำนาจอนุมัติกำกับไว้ วิธีนี้ควรใช้เป็นกรณียกเว้นและมีเพดานวงเงิน เพราะหากปริมาณมากเกินสัดส่วนปกติของธุรกิจ จะกลายเป็นประเด็นที่ถูกตรวจสอบโดยตรง

ค่ารับรองมีเงื่อนไขเฉพาะและมีเพดานตามกฎหมายภาษี จึงไม่ใช่รายจ่ายที่ใส่ได้เต็มจำนวนเหมือนค่าใช้จ่ายทั่วไป สิ่งที่ต้องมีคือหลักฐานว่าเป็นการรับรองบุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้องกับกิจการ ไม่ใช่การเลี้ยงกันภายใน พร้อมระบุชื่อผู้รับการรับรองและโอกาสที่รับรอง กิจการที่แยกรหัสบัญชีค่ารับรองออกจากค่าอาหารพนักงานตั้งแต่ต้นจะคำนวณเพดานได้ง่ายตอนปิดปี และลดการปรับปรุงรายการย้อนหลังที่ทำให้งบเคลื่อน

หลักคิดคือถามว่าประโยชน์นั้นตกที่ตัวพนักงานเป็นการส่วนตัวหรือเป็นเครื่องมือทำงานของกิจการ ค่าเดินทางไปพบลูกค้าตามงานไม่ใช่ประโยชน์ส่วนตัว แต่การจ่ายเหมาเป็นเงินรายเดือนที่ไม่ต้องแสดงหลักฐานการใช้ มีโอกาสถูกมองเป็นเงินได้ของพนักงานซึ่งต้องนำไปรวมคำนวณหัก ณ ที่จ่าย การออกแบบเป็นการเบิกตามจริงพร้อมหลักฐานจึงมักปลอดภัยกว่าการจ่ายเหมา และช่วยให้ยอดที่แสดงในหนังสือรับรองการหักภาษีตรงกับความเป็นจริง

วิธีที่ตรวจสอบได้ดีที่สุดคือบันทึกการเดินทางที่ระบุวันที่ ต้นทาง ปลายทาง วัตถุประสงค์ และระยะทาง แล้วคิดคืนตามอัตราต่อกิโลเมตรที่ประกาศไว้ในระเบียบ หรือคิดคืนตามใบเสร็จค่าน้ำมันที่ผูกกับบันทึกการเดินทางเดียวกัน สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงคือการจ่ายเหมาโดยไม่มีบันทึก เพราะพิสูจน์ความเกี่ยวข้องกับกิจการได้ยาก หากมีรถของกิจการเองควรแยกบัตรเติมน้ำมันเป็นรายคันเพื่อให้กระทบยอดกับระยะทางที่ใช้จริงได้

ใช้ระบบวงเงินคงที่ที่เบิกชดเชยเท่าที่จ่ายจริง กำหนดผู้รักษาเงินหนึ่งคนที่ไม่ใช่ผู้บันทึกบัญชี และนับเงินคงเหลือเทียบกับเอกสารการจ่ายเป็นรอบสม่ำเสมอโดยผู้อื่น รายการที่เกินวงเงินให้ผ่านการโอนจ่ายแทนเงินสดเพื่อให้มีร่องรอยธนาคาร กิจการขนาดเล็กที่รวมหน้าที่ไว้ที่คนเดียวควรให้เจ้าของเป็นผู้นับเงินเองอย่างน้อยเดือนละครั้ง เพราะการแยกหน้าที่ไม่ได้ทำให้การสอบยอดโดยผู้ที่ไม่ได้บันทึกเป็นการควบคุมที่เหลืออยู่จริง

หลักที่ใช้ได้กับกิจการทุกขนาดคือกำหนดวงเงินให้หัวหน้าสายงานอนุมัติรายการประจำวันได้เอง ส่วนรายการที่กระทบต้นทุนโครงการหรือเกินสัดส่วนที่กำหนดให้ขึ้นถึงผู้บริหารการเงิน และรายการที่เกี่ยวกับผู้มีส่วนได้เสียให้เจ้าของอนุมัติเสมอ ตัวเลขที่เหมาะสมขึ้นกับยอดขายและความถี่ของรายการ แต่หลักที่ไม่ควรยืดหยุ่นคือห้ามอนุมัติรายการที่ตนเองเป็นผู้เบิก เพราะเป็นช่องทางที่พบการทุจริตมากที่สุดในกิจการขนาดกลาง

ควรบันทึกเป็นลูกหนี้พนักงานไม่ใช่รายจ่ายทันที กำหนดกำหนดเวลาเคลียร์ที่ชัดเจน และไม่อนุมัติงวดใหม่ก่อนเคลียร์งวดก่อน ยอดคงค้างในบัญชีลูกหนี้พนักงานที่ยืดยาวข้ามปีเป็นสัญญาณที่ผู้สอบบัญชีให้ความสนใจ เพราะอาจเป็นรายจ่ายที่เอกสารไม่ครบสะสมไว้ หรือถูกมองเป็นประโยชน์ที่พนักงานได้รับ การรายงานยอดคงค้างรายบุคคลให้ผู้บริหารเห็นทุกเดือนมักลดปัญหาได้เร็วกว่าการออกหนังสือเตือนเป็นรอบ

สาเหตุที่เสียสิทธิบ่อยคือใบกำกับภาษีออกในชื่อพนักงาน ที่อยู่ไม่ตรงกับที่จดทะเบียน หรือส่งเอกสารเข้ามาหลังรอบที่ยื่นแบบไปแล้วเกินระยะที่ใช้ได้ ทางแก้คือแจกบัตรข้อมูลกิจการให้พนักงานถือไว้แสดงต่อร้านค้า กำหนดวันตัดรอบส่งเอกสารก่อนวันยื่นแบบ และให้ฝ่ายบัญชีตรวจความครบถ้วนของใบกำกับก่อนอนุมัติจ่ายคืน การตรวจตอนอนุมัติได้ผลกว่าการไปแก้ตอนปิดรอบ เพราะยังขอให้ร้านค้าออกเอกสารใหม่ได้ทัน

ใช้ได้และมักลดเวลาปิดงบลงชัดเจน ข้อสำคัญคือไฟล์ที่เก็บต้องอ่านออกครบทุกรายการ เก็บในที่ที่ค้นย้อนหลังได้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด และมีร่องรอยผู้อนุมัติที่แก้ไม่ได้ย้อนหลัง หากกิจการเข้าระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ควรออกแบบให้การเบิกดึงข้อมูลจากเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เดียวกันเพื่อลดการคีย์ซ้ำ กิจการที่ยังไม่พร้อมทั้งระบบ เริ่มจากการถ่ายเอกสารเข้าระบบทันทีในวันที่จ่ายก็ช่วยลดเอกสารหายไปได้มากแล้ว

สัญญาณที่พบบ่อยคือใบเสร็จเลขต่อเนื่องจากร้านเดียวกันในวันต่างกัน ยอดเบิกที่ต่ำกว่าวงเงินอนุมัติเพียงเล็กน้อยเป็นประจำ เอกสารที่ส่งพร้อมกันเป็นชุดใหญ่ตอนสิ้นงวด รายการที่ไม่มีชื่อลูกค้าหรือโครงการกำกับ และผู้เบิกรายเดียวที่สัดส่วนสูงกว่าทีมอย่างผิดสังเกต วิธีตรวจที่ทำได้เองคือสุ่มตรวจรายใบเดือนละไม่กี่รายการแต่ทำสม่ำเสมอ เพราะการรู้ว่ามีการสุ่มตรวจจริงมีผลต่อพฤติกรรมมากกว่าการตรวจครั้งใหญ่ปีละครั้ง

เก็บเอกสารต้นฉบับพร้อมคำแปลรายการที่จำเป็นเมื่อเป็นภาษาที่อ่านไม่ได้ทั่วไป และเขียนกำกับว่าใช้อัตราแลกเปลี่ยนเท่าใด อ้างจากแหล่งใด ณ วันเกิดรายการหรือวันจ่ายเงินตามที่ระเบียบประกาศไว้ ควรใช้วิธีเดียวกันทุกครั้งเพื่อให้เทียบข้ามงวดได้ หากจ่ายด้วยบัตรเครดิตของกิจการ ยอดตามใบแจ้งยอดใช้เป็นหลักฐานประกอบได้ดี เพราะแสดงอัตราที่แปลงจริง ส่วนค่าเบี้ยเลี้ยงแบบเหมาต่อวันควรกำหนดอัตราไว้ในระเบียบล่วงหน้าเพื่อลดข้อโต้แย้งภายหลัง

เริ่มจากดูรายการเบิกย้อนหลังสองถึงสามเดือนเพื่อหาจุดที่เอกสารไม่ครบและจุดที่เสียสิทธิภาษีซื้อ แล้วร่างระเบียบการเบิกกับผังบัญชีให้สอดคล้องกัน พร้อมแบบฟอร์มและใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินที่ใช้ได้จริง จากนั้นวางวันตัดรอบเอกสารให้เชื่อมกับกำหนดยื่นแบบภาษี และตั้งรายงานยอดลูกหนี้พนักงานคงค้างรายเดือนให้ผู้บริหารเห็น กิจการส่วนใหญ่เห็นผลจากการลดรายการที่ต้องแก้ย้อนหลังภายในสองถึงสามรอบบัญชีโดยประมาณ