บัญชีและภาษีงานรับเหมาก่อสร้าง รับรู้รายได้ตามงวดงาน เงินประกันผลงาน และภาษีหัก ณ ที่จ่าย

งานที่กินเวลาข้ามรอบบัญชีรับรู้รายได้ตามความก้าวหน้าของงาน ไม่ใช่ตอนรับเงิน วิธีที่ใช้กันคือวัดจากต้นทุนที่เกิดขึ้นเทียบต้นทุนทั้งโครงการที่ประมาณไว้ หรือวัดจากปริมาณงานที่ผู้ควบคุมงานรับรอง สิ่งสำคัญคือต้องมีประมาณการต้นทุนที่ทบทวนจริง เพราะถ้าประมาณการคลาดเคลื่อน กำไรที่รายงานแต่ละงวดจะบิดเบือนทั้งโครงการ

ใบแจ้งหนี้เป็นการเรียกเก็บตามเงื่อนไขสัญญา ส่วนใบกำกับภาษีออกเมื่อความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้นตามหลักของงานบริการ ผู้รับเหมาหลายรายออกสองใบนี้พร้อมกันจนเข้าใจว่าเป็นเรื่องเดียวกัน ปัญหาจะปรากฏเมื่อผู้ว่าจ้างจ่ายช้าข้ามเดือน เพราะการนำส่งภาษีของเราไม่ได้ผูกกับวันที่เงินเข้าเสมอไป

บันทึกเป็นลูกหนี้ที่ยังไม่ถึงกำหนดรับ ไม่ใช่ตัดออกจากรายได้ เพราะรายได้เกิดครบตามงานที่ทำแล้ว จำนวนนี้จะได้รับคืนเมื่อพ้นระยะรับประกันตามสัญญา สิ่งที่ควรทำคือทำทะเบียนเงินประกันแยกตามโครงการพร้อมวันครบกำหนดเรียกคืน เพราะเงินก้อนนี้เป็นสภาพคล่องที่ผู้รับเหมาลืมตามมากที่สุด

ผู้ว่าจ้างที่เป็นนิติบุคคลมีหน้าที่หักภาษีจากค่าจ้างทำงานให้ตามอัตราที่กำหนดสำหรับงานรับจ้างทำของ และออกหนังสือรับรองการหักให้เรา ยอดที่ถูกหักนำไปใช้เป็นเครดิตตอนยื่นแบบประจำปี จุดที่ต้องระวังคือหนังสือรับรองที่ระบุเลขผู้เสียภาษีหรือชื่อผิด เพราะจะใช้เครดิตไม่ได้จนกว่าจะแก้ไข

โดยทั่วไปงานรับจ้างทำของที่ผู้รับเหมาจัดหาวัสดุเองถือเป็นค่าจ้างทั้งจำนวน ฐานจึงเป็นยอดตามสัญญาไม่แยกวัสดุออก แต่ถ้าสัญญาแยกการขายวัสดุออกจากค่าแรงอย่างชัดเจนและมีการส่งมอบแยกกันจริง ผลทางภาษีอาจต่างไป จึงต้องออกแบบสัญญาให้ตรงกับการดำเนินงานจริงตั้งแต่ต้น ไม่แยกเฉพาะบนกระดาษ

กำหนดรหัสโครงการให้ทุกรายการซื้อและทุกใบเบิกวัสดุตั้งแต่ต้นทาง ไม่รอปันตอนปิดงวด แล้วเทียบต้นทุนจริงกับงบประมาณทุกเดือนเป็นหมวดวัสดุ แรงงาน ผู้รับเหมาช่วง และค่าใช้จ่ายหน้างาน ผู้รับเหมาที่ขาดทุนโดยไม่รู้ตัวมักไม่ใช่เพราะราคาต่ำ แต่เพราะไม่รู้ว่าวัสดุถูกเบิกไปโครงการอื่น

ต้องมีสัญญาจ้างช่วง ใบเสนอราคา ใบส่งมอบงานที่ผู้ควบคุมงานลงนาม และหลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่ายพร้อมนำส่ง ถ้าจ่ายเป็นเงินสดให้บุคคลธรรมดาต้องมีใบสำคัญรับเงินที่มีเลขประจำตัวและลายมือชื่อครบ รายจ่ายกลุ่มนี้เป็นรายการที่ถูกตัดเป็นรายจ่ายไม่ได้บ่อยที่สุดเมื่อเอกสารไม่ครบ

ต้องรับรู้ผลขาดทุนที่คาดว่าจะเกิดทั้งจำนวนทันทีที่ประมาณการได้ ไม่รอให้เกิดตามงวด หลักนี้ทำให้งบการเงินสะท้อนความจริงและช่วยผู้บริหารตัดสินใจเรื่องเจรจาเพิ่มงบหรือหยุดงานได้เร็วขึ้น การเลื่อนรับรู้ไว้ปลายโครงการทำให้กำไรงวดแรกดูดีเกินจริงและมักนำไปสู่การรับงานใหม่บนสมมติฐานที่ผิด

ไม่ใช่ เป็นหนี้สินจนกว่าจะทำงานส่งมอบตามสัญญา และจะถูกหักกลบตามงวดงานที่กำหนดในสัญญา ประเด็นที่ต้องแยกให้ชัดคือภาระภาษีมูลค่าเพิ่มอาจเกิดขึ้นเมื่อได้รับเงินแม้ยังไม่รับรู้รายได้ทางบัญชี ผู้รับเหมาที่ไม่แยกสองเรื่องนี้มักนำส่งภาษีขาดในเดือนที่รับเงินก้อนใหญ่

แยกกลุ่มตามอายุการใช้งานที่ต่างกันจริง เครื่องจักรหนักกับเครื่องมือเล็กไม่ควรอยู่กลุ่มเดียว และควรกำหนดเกณฑ์มูลค่าขั้นต่ำที่จะบันทึกเป็นสินทรัพย์ เครื่องมือที่หายบ่อยควรมีทะเบียนควบคุมการเบิกคืน เพราะการตัดจ่ายเป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดโดยไม่มีทะเบียนทำให้อธิบายรายจ่ายซ้ำซ้อนได้ยากตอนถูกตรวจ

ภาษีมูลค่าเพิ่มคิดจากมูลค่าบริการทั้งจำนวนตามงวดงาน ไม่ได้ลดลงเพราะผู้ว่าจ้างหักเงินประกันไว้ ดังนั้นในเดือนนั้นเราต้องนำส่งภาษีจากยอดเต็มแม้ได้รับเงินไม่ครบ เป็นเหตุที่ผู้รับเหมาควรวางแผนสภาพคล่องเผื่อส่วนนี้ไว้ ไม่ใช่คำนวณกระแสเงินสดจากยอดที่โอนเข้าบัญชีเท่านั้น

ต้องมีคำสั่งเปลี่ยนแปลงงานเป็นลายลักษณ์อักษรที่ระบุขอบเขต ราคา และผลต่อกำหนดเวลา ก่อนลงมือทำ การทำงานเพิ่มตามคำสั่งปากเปล่าแล้วมาเรียกเก็บภายหลังเป็นสาเหตุข้อพิพาทที่พบมากที่สุดในงานก่อสร้าง ฝ่ายบัญชีควรปฏิเสธการตั้งลูกหนี้จากงานเพิ่มที่ยังไม่มีเอกสารรองรับ เพื่อไม่ให้รายได้ที่เก็บไม่ได้ค้างในงบ

มักขอดูสัญญาทุกฉบับ ประมาณการต้นทุนล่าสุดพร้อมเหตุที่ปรับ ใบรับรองปริมาณงานจากผู้ควบคุมงาน ทะเบียนเงินประกัน และเอกสารผู้รับเหมาช่วง เมื่อชุดนี้ครบ การสอบทานผ่านได้เร็ว แต่ถ้าประมาณการต้นทุนไม่มีร่องรอยการทบทวน ผู้สอบบัญชีจะตั้งคำถามกับกำไรทุกงวดที่รายงานไป

ปิดเอกสารหน้างานภายในสัปดาห์แรกของเดือนถัดไป ตรวจใบเบิกวัสดุกับรหัสโครงการ สรุปปริมาณงานที่รับรองแล้ว ปรับประมาณการต้นทุนที่เปลี่ยน แล้วออกรายงานกำไรขั้นต้นรายโครงการให้ผู้บริหารอ่านก่อนกลางเดือน รอบสั้นแบบนี้ทำให้แก้ปัญหาโครงการได้ตอนที่ยังแก้ได้ ไม่ใช่ตอนปิดปี