รับรองเอกสารเครื่องหมายการค้าและทรัพย์สินทางปัญญาเพื่อใช้ต่างประเทศ

ขึ้นอยู่กับประเทศที่ยื่น หลายประเทศรับหนังสือมอบอำนาจที่ลงนามโดยผู้มีอำนาจของบริษัทเท่านั้น แต่อีกหลายประเทศกำหนดให้มีการรับรองลายมือชื่อและบางแห่งต้องรับรองต่อจากนั้นที่กระทรวงการต่างประเทศและสถานทูต วิธีที่ไม่เสียเวลาคือขอแบบฟอร์มและข้อกำหนดจากตัวแทนในประเทศปลายทางก่อน แล้วจัดชั้นการรับรองให้ครบในคราวเดียว เพราะการยื่นแล้วถูกตีกลับมักทำให้เสียลำดับวันยื่นคำขอ

ต้องระบุคู่สัญญาให้ตรงกับทะเบียน เลขคำขอหรือเลขทะเบียนทุกรายการที่โอน ขอบเขตประเทศและรายการสินค้าบริการที่ครอบคลุม วันที่มีผล และค่าตอบแทนหากมี จากนั้นผู้ลงนามทั้งสองฝ่ายหรือฝ่ายผู้โอนตามที่ปลายทางกำหนดลงนามต่อหน้าเพื่อรับรองลายมือชื่อ ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือชื่อผู้โอนในเอกสารไม่ตรงกับชื่อในทะเบียนเพราะบริษัทเคยเปลี่ยนชื่อ ซึ่งต้องแนบหลักฐานการเปลี่ยนชื่อประกอบด้วย

เป็นถ้อยแถลงของผู้มีอำนาจว่าเครื่องหมายถูกใช้กับสินค้าหรือบริการรายการใด ในช่วงเวลาใด และในลักษณะใด โดยแนบหลักฐานประกอบ เช่น ภาพบรรจุภัณฑ์ หน้าเว็บขาย และใบกำกับสินค้า การรับรองจะยืนยันว่าผู้ให้ถ้อยแถลงมาแสดงตนและลงนามจริงต่อหน้า ไม่ใช่การรับรองว่าข้อความเป็นความจริง ผู้ลงนามจึงต้องตรวจถ้อยคำอย่างระมัดระวังเพราะหลายประเทศถือว่าการให้ถ้อยแถลงเท็จมีผลต่อความสมบูรณ์ของทะเบียน

เอกสารควรอธิบายงานให้ระบุได้ชัด เช่น ชื่องาน รูปแบบไฟล์ วันที่สร้าง และแนบตัวอย่างงานเป็นภาคผนวก พร้อมระบุว่าโอนสิทธิใดบ้าง โอนตลอดอายุความคุ้มครองหรือมีกำหนดเวลา และสิทธิในการดัดแปลงอยู่กับฝ่ายใด เมื่อผู้สร้างสรรค์เป็นบุคคลธรรมดาควรแนบสำเนาบัตรประจำตัวและลงนามต่อหน้าเพื่อรับรอง เพราะผู้รับโอนต่างประเทศมักต้องใช้ยืนยันสายการได้มาของสิทธิเมื่อยื่นจดหรือขอสินเชื่อ

ทำได้ในลักษณะรับรองว่าสำเนาที่แสดงตรงกับต้นฉบับที่นำมาแสดงในวันนั้น โดยทั่วไปจะพิมพ์ส่วนที่ต้องการออกมาเป็นเอกสาร ระบุจำนวนหน้า ค่าตรวจสอบไฟล์ และวันเวลาที่ตรวจ ประโยชน์คือใช้เป็นหลักฐานประกอบว่างานมีอยู่แล้วก่อนวันดังกล่าว ซึ่งช่วยในข้อพิพาทเรื่องลำดับการสร้างสรรค์ แต่ไม่ใช่การจดทะเบียนสิทธิและไม่ทำให้ได้สิทธิที่ยังไม่มี จึงควรใช้ประกอบกับการยื่นจดตามระบบของประเทศเป้าหมาย

ส่วนที่รับรองคือลายมือชื่อของผู้ลงนามและอำนาจในการลงนามแทนนิติบุคคล โดยตรวจจากหนังสือรับรองและมติที่ประชุมหากมีข้อกำหนดให้ต้องมี เนื้อหาสัญญาเป็นข้อตกลงระหว่างคู่สัญญาที่ต้องตรวจทางกฎหมายแยกจากการรับรอง เอกสารที่ควรเตรียมคู่กันคือตารางแนบท้ายที่ระบุเครื่องหมายหรือผลงานที่อนุญาต อาณาเขต ระยะเวลา และเงื่อนไขการควบคุมคุณภาพ ซึ่งหน่วยงานทะเบียนบางประเทศเรียกดูเมื่อบันทึกการอนุญาต

มี และเป็นเหตุผลหลักที่งานรับรองประเภทนี้มักเร่ง การขอถือวันยื่นคำขอแรกเป็นวันเริ่มต้นในประเทศอื่นมีกรอบเวลาจำกัดนับจากวันยื่นครั้งแรก โดยประมาณตามความตกลงระหว่างประเทศที่ใช้กับแต่ละประเภทสิทธิ หากเอกสารมอบอำนาจไม่พร้อมทันกำหนด อาจเสียประโยชน์จากวันยื่นเดิมและเปิดช่องให้ผู้อื่นยื่นทับ จึงควรเริ่มจัดชั้นรับรองทันทีที่ทราบว่าจะขยายไปประเทศใด

ผู้ที่มีอำนาจตามที่ระบุในหนังสือรับรองนิติบุคคลฉบับล่าสุด รวมถึงเงื่อนไขเรื่องจำนวนผู้ลงนามและการประทับตรา หากมอบให้พนักงานลงนามแทนต้องมีหนังสือมอบอำนาจภายในที่ชัดเจนและอยู่ในขอบเขตที่มอบไว้ กรณีบริษัทต่างชาติเป็นผู้ถือสิทธิ ต้องมีเอกสารแสดงอำนาจของผู้ลงนามตามกฎหมายของประเทศนั้นพร้อมคำแปล จุดนี้เป็นสาเหตุที่เอกสารถูกตีกลับบ่อยกว่าเรื่องเนื้อหาสัญญา

หากเอกสารต้นทางเป็นภาษาไทยและปลายทางไม่รับ ต้องแปลเป็นภาษาที่กำหนด โดยหลายประเทศรับคำแปลที่ผู้แปลรับรองความถูกต้องพร้อมข้อมูลติดต่อ และบางประเทศกำหนดให้ผู้แปลลงนามต่อหน้าเพื่อรับรองลายมือชื่อเพิ่มอีกชั้น ควรใช้ศัพท์ทางทะเบียนให้ตรงกับที่ปลายทางใช้ เช่น ประเภทสินค้าบริการตามระบบจำแนก เพราะคำแปลที่คลาดเคลื่อนอาจทำให้ขอบเขตสิทธิที่บันทึกไม่ตรงตามที่ตกลง

ใช้ได้เป็นพยานเอกสารประกอบ เช่น คำให้การของผู้บริหารเรื่องการใช้เครื่องหมายมาก่อน สำเนาสื่อโฆษณาที่รับรองตรงตามต้นฉบับ และหนังสือยืนยันยอดขายที่ผู้จัดทำลงนามต่อหน้า น้ำหนักของพยานขึ้นกับความชัดเจนของวันที่และความเชื่อมโยงกับเครื่องหมายที่พิพาท การรับรองช่วยลดข้อโต้แย้งเรื่องความแท้ของเอกสาร แต่ไม่ได้ทำให้ข้อเท็จจริงที่อ่อนกลายเป็นข้อเท็จจริงที่หนักแน่น

โดยทั่วไปต้องมีต้นฉบับรับรองแยกตามจำนวนประเทศ เพราะหน่วยงานทะเบียนมักเก็บต้นฉบับไว้ในสำนวน การเตรียมพร้อมกันในคราวเดียวจึงประหยัดกว่าการทยอยทำ เพราะลดรอบการรับรองต่อที่กระทรวงการต่างประเทศและสถานทูต ควรทำตารางคุมว่าประเทศใดต้องการชั้นรับรองระดับไหน ต้องแปลภาษาใด และกำหนดวันยื่นเมื่อใด แล้วจัดคิวเอกสารตามวันที่ใกล้ที่สุดก่อน

การรับรองลายมือชื่อต้องอาศัยการแสดงตนและลงนามให้เห็น จึงทำกับเอกสารที่ลงนามด้วยมือบนกระดาษ กรณีที่ต้นเรื่องลงนามอิเล็กทรอนิกส์ไว้แล้ว ทางเลือกคือพิมพ์ออกมาแล้วให้ผู้ลงนามลงนามใหม่ต่อหน้า หรือใช้การรับรองสำเนาเอกสารที่ปรากฏต่อหน้าแทน โดยควรถามปลายทางก่อนว่ารูปแบบใดที่ยอมรับ เพราะบางหน่วยงานรับเฉพาะลายมือชื่อสดพร้อมการรับรองต่อเป็นชั้น

การรับรองลายมือชื่อทำได้ภายในวันเดียวเมื่อเอกสารและผู้ลงนามพร้อม ส่วนขั้นรับรองต่อที่กระทรวงการต่างประเทศใช้เวลาเพิ่มอีกไม่กี่วันทำการ สำหรับชั้นสถานทูตต้องดูคิวนัดของแต่ละประเทศซึ่งไม่เท่ากันเลย โดยประมาณควรเผื่อรวมประมาณหนึ่งถึงสองสัปดาห์สำหรับชุดที่ต้องรับรองครบทุกชั้น หากมีกำหนดวันยื่นบังคับอยู่ ควรแจ้งวันนั้นตั้งแต่ติดต่อครั้งแรกเพื่อจัดลำดับงานให้ทัน

เริ่มจากอ่านข้อกำหนดของตัวแทนปลายทางแล้วสรุปเป็นรายการเอกสารที่ต้องใช้ ตรวจอำนาจลงนามกับหนังสือรับรอง จัดทำร่างหนังสือมอบอำนาจหรือหนังสือโอนสิทธิให้ตรงตามรูปแบบที่ปลายทางกำหนด นัดวันลงนามและรับรองลายมือชื่อ แล้วประสานขั้นรับรองต่อจนได้ชุดที่ส่งออกได้ พร้อมเก็บสำเนาชุดสมบูรณ์ไว้ให้ใช้อ้างอิงในการยื่นประเทศถัดไป