บัญชีร้านขายยาและผู้จัดจำหน่ายเครื่องมือแพทย์

แยกรายได้ตามช่องทางที่ราคาและเงื่อนไขชำระต่างกัน เช่น ขายหน้าร้าน ขายส่งให้คลินิก ขายให้โรงพยาบาลรัฐ และขายผ่านช่องทางออนไลน์ ด้านสินค้าให้แยกกลุ่มตามประเภทการควบคุม เพราะแต่ละกลุ่มมีข้อกำหนดการบันทึกและรายงานไม่เท่ากัน จากนั้นจึงตั้งบัญชีค่าใช้จ่ายที่ผูกกับการรักษาใบอนุญาต เช่น ค่าเก็บรักษาในอุณหภูมิควบคุมและค่าสอบเทียบเครื่องมือ เพื่อให้เห็นต้นทุนการปฏิบัติตามกฎอย่างแท้จริง

รหัสหนึ่งรายการควรเชื่อมกับเลขทะเบียนผลิตภัณฑ์ ชื่อผู้ผลิต ขนาดบรรจุ หน่วยที่ใช้ขายกับหน่วยที่ใช้รับเข้า และธงบอกว่าต้องรายงานต่อหน่วยงานหรือไม่ เมื่อรหัสครบถ้วนแบบนี้ ระบบจะออกรายงานที่ใช้ยื่นได้โดยไม่ต้องจัดทำซ้ำอีกชุด สิ่งที่ต้องระวังคือการเปิดรหัสใหม่ซ้ำกับของเดิมเพราะพนักงานหาไม่เจอ ซึ่งทำให้ยอดคงเหลือกระจายและนับสต๊อกไม่ตรง

ควรบันทึกถึงระดับรุ่นการผลิตสำหรับสินค้าที่มีวันหมดอายุหรืออาจถูกเรียกคืน เพราะเมื่อผู้ผลิตประกาศเรียกคืนรุ่นใด ท่านต้องระบุได้ทันทีว่ารับมาเท่าไร ขายไปให้ใครแล้วเท่าไร และคงเหลือที่ใด การบันทึกเพียงยอดรวมทำให้ต้องรื้อเอกสารย้อนหลังและเสี่ยงถูกตั้งคำถามเรื่องการควบคุม ระบบที่ตัดจ่ายตามลำดับหมดอายุก่อนออกก่อนยังช่วยลดมูลค่าที่ต้องตัดทิ้งลงอย่างชัดเจน

ต้องมีเอกสารสามชิ้นประกอบกัน คือรายการสินค้าที่ตัดพร้อมรุ่นและจำนวน หลักฐานการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ และหลักฐานการทำลายหรือส่งคืนที่ระบุวันเวลาและผู้ร่วมเป็นพยาน ถ้าเป็นการส่งคืนผู้ผลิตให้แนบใบรับคืนและใบลดหนี้ที่ได้รับ การตัดบัญชีโดยมีแต่ตัวเลขในระบบมักถูกปรับปรุงในการตรวจ เพราะไม่มีสิ่งใดยืนยันว่าสินค้าออกไปจากการครอบครองจริง

รวมราคาสินค้าตามใบกำกับของผู้ขาย ค่าขนส่งระหว่างประเทศ ค่าประกันภัย อากรขาเข้า ค่าดำเนินพิธีการ ค่าขนถ่ายและค่าเก็บรักษาช่วงรอปล่อย รวมทั้งค่าใช้จ่ายด้านการขึ้นทะเบียนที่ผูกกับล็อตนั้นโดยตรง ปันส่วนตามน้ำหนักหรือมูลค่าตามที่สะท้อนความเป็นจริงของล็อต และใช้เกณฑ์เดิมอย่างสม่ำเสมอ การทิ้งค่าใช้จ่ายเหล่านี้ไว้เป็นค่าใช้จ่ายรวมทำให้กำไรต่อรายการเพี้ยนและตั้งราคาขายพลาด

ใช่ และเป็นจุดที่ผิดกันบ่อย เพราะกลุ่มสินค้าและบริการที่เกี่ยวกับการรักษาพยาบาลมีการปฏิบัติไม่เหมือนกันทั้งหมด บางรายการเสียภาษีตามปกติ บางรายการได้รับยกเว้น จึงต้องตั้งธงในระบบสินค้าตั้งแต่วันเปิดรหัส ไม่ใช่มาตัดสินตอนออกใบกำกับ และถ้ามีทั้งรายการที่เสียและยกเว้นในกิจการเดียว ต้องมีวิธีปันภาษีซื้อที่อธิบายได้และใช้เหมือนกันทุกเดือน

จัดทำทะเบียนวางบิลแยกตามหน่วยงานผู้ซื้อ โดยบันทึกวันส่งของ วันวางบิล เลขที่เอกสารรับของของผู้ซื้อ รอบการตั้งเบิก และวันที่คาดว่าจะได้รับเงิน เพราะรอบเบิกของแต่ละแห่งต่างกันและมักผูกกับเอกสารครบถ้วน หากเอกสารขาดเพียงชิ้นเดียว รอบเบิกจะเลื่อนไปทั้งรอบ ทะเบียนนี้ทำให้ทีมการเงินตามได้ทันเวลาและประมาณการเงินสดได้ใกล้ความจริงมากขึ้น

สินค้าที่ยังไม่ถูกใช้หรือยังไม่ถูกเบิกยังเป็นสินค้าคงเหลือของผู้จัดจำหน่าย จึงต้องแสดงเป็นสต๊อกนอกสถานที่โดยระบุสถานที่เก็บและผู้รับผิดชอบ รายได้จะรับรู้เมื่อผู้ซื้อใช้หรือรับโอนตามเงื่อนไขที่ตกลง สิ่งที่ต้องทำเป็นประจำคือการยืนยันยอดกับหน่วยงานนั้นเป็นรอบ เพื่อให้ตัวเลขในระบบตรงกับของจริง และป้องกันการสูญหายที่มารู้ตัวตอนสิ้นปี

นับทั้งคลังอย่างน้อยปีละครั้งพร้อมกระดาษทำการที่ลงชื่อผู้นับและผู้ทาน และนับหมุนเวียนรายการที่มูลค่าสูงหรือใกล้หมดอายุเป็นรายเดือน การนับหมุนเวียนช่วยจับความคลาดก่อนจะกลายเป็นผลต่างก้อนใหญ่ปลายปี เมื่อพบผลต่างให้บันทึกสาเหตุไว้ทุกครั้ง เช่น รับเข้าผิดหน่วย ตัดจ่ายผิดรหัส หรือของแตกหักระหว่างขนย้าย เพราะสาเหตุที่บันทึกไว้คือข้อมูลสำหรับแก้ระบบ

ทำได้ และควรทำ เพราะถ้าออกจากฐานข้อมูลเดียวกันตัวเลขจะไม่ขัดกันเอง วิธีคือกำหนดให้ทุกการเคลื่อนไหวของสินค้ากลุ่มที่ต้องรายงานผ่านเอกสารที่มีเลขกำกับ ไม่มีการปรับยอดโดยไม่มีเอกสาร แล้วสร้างรายงานตามรูปแบบที่หน่วยงานกำหนดจากข้อมูลชุดนั้น การจัดทำรายงานแยกด้วยตารางคำนวณต่างหากคือสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของตัวเลขที่ไม่ตรงกันเมื่อถูกตรวจ

แยกรหัสสำหรับสินค้าที่ใช้เป็นตัวอย่างหรือสาธิตออกจากสินค้าขาย และต้องมีใบเบิกที่ระบุผู้รับ วัตถุประสงค์ และสถานที่ใช้งาน เพราะรายการเหล่านี้มีผลทางภาษีและเป็นจุดที่ถูกตรวจว่าใช้ในกิจการจริงหรือไม่ การเบิกโดยไม่มีผู้รับที่ระบุตัวได้มักถูกโต้แย้ง ควรกำหนดวงเงินและผู้อนุมัติไว้เป็นนโยบายเพื่อให้การเบิกอยู่ในกรอบที่ตรวจสอบได้

สามเรื่องแรกคือความสอดคล้องระหว่างยอดสินค้าคงเหลือในบัญชีกับทะเบียนที่ยื่นต่อหน่วยงาน ความสมเหตุสมผลของมูลค่าที่ตัดทิ้งเทียบกับปริมาณซื้อ และเอกสารรองรับการขายในช่องทางที่ราคาต่างจากราคาปกติมาก ถ้าสามเรื่องนี้มีเอกสารครบและอธิบายได้ การตรวจมักผ่านเร็ว จึงควรจัดแฟ้มสามชุดนี้ให้พร้อมก่อนถึงรอบตรวจทุกปี

กำไรขั้นต้นแยกตามกลุ่มสินค้าและช่องทาง อายุลูกหนี้แยกตามหน่วยงานผู้ซื้อ มูลค่าสินค้าที่จะหมดอายุภายในสามและหกเดือน อัตราการหมุนของสินค้าแต่ละกลุ่ม และประมาณการเงินสดที่อ้างอิงรอบเบิกจริงของลูกค้ารายใหญ่ ชุดนี้ทำให้เจ้าของเห็นได้ทันว่าควรเร่งระบายรายการใด ควรหยุดสั่งรายการใด และเดือนใดที่เงินสดจะตึงจนต้องเตรียมวงเงินไว้ล่วงหน้า