เปลี่ยนสำนักงานบัญชีหรือผู้ทำบัญชี ตรวจอะไรก่อนเซ็นรับงาน

ยื่นแบบภาษีช้าซ้ำๆ จนเกิดค่าปรับสะสม ขอดูสมุดบัญชีหรือรายงานแล้วได้คำตอบช้าเกินควร ตอบคำถามเรื่องตัวเลขไม่ได้ในทันทีเมื่อเจ้าของถาม หรือพบว่าชื่อผู้ทำบัญชีที่ลงในงบไม่ตรงกับคนที่ติดต่องานจริง แต่ละข้อเดี่ยวๆ อาจพอรับได้ แต่เมื่อเกิดร่วมกันหลายข้อควรเริ่มมองหาทีมใหม่โดยไม่ต้องรอสิ้นปี

ตรวจได้จากระบบตรวจสอบผู้ทำบัญชีของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าโดยใช้เลขบัตรประชาชนหรือชื่อ-สกุล ระบบจะแสดงว่าคุณสมบัติยังใช้ได้ ชั่วโมงพัฒนาความรู้ต่อเนื่องเป็นไปตามเกณฑ์หรือไม่ และจำนวนกิจการที่รับผิดชอบอยู่ในปัจจุบัน หากผู้ทำบัญชีปฏิเสธที่จะให้เลขทะเบียนตรวจสอบเอง ถือเป็นสัญญาณที่ต้องระวัง

จัดทำเป็นรายการที่ตรวจนับซ้ำได้ทีละบรรทัด เริ่มจากงบทดลองและงบการเงินของทุกปีที่ยื่นไปแล้ว ตามด้วยแบบภาษีทุกประเภทคู่กับใบเสร็จรับเงินภาษีแต่ละฉบับ บัญชีทรัพย์สินถาวรพร้อมยอดค่าเสื่อมสะสม สรุปยอดลูกหนี้และเจ้าหนี้ที่ยังไม่ปิด รหัสผ่านของระบบยื่นภาษีออนไลน์และโปรแกรมบัญชีที่ใช้งานอยู่ และกล่องเอกสารต้นฉบับที่นับจำนวนแฟ้มไว้แล้ว ปิดท้ายด้วยการให้ผู้รับมอบและผู้ส่งมอบเซ็นชื่อกำกับวันที่ในทุกบรรทัดของรายการ

เทียบยอดยกมาแต่ละบัญชีกับงบการเงินฉบับสุดท้ายที่ยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลของปีก่อน หากตัวเลขในสองแหล่งนี้ตรงกันจึงถือว่าเป็นฐานที่ใช้ได้ ผลต่างที่พบบ่อยมาจากลูกหนี้ที่ไม่เคยตัดหนี้สูญ สินค้าคงเหลือที่ไม่เคยตรวจนับจริง และยอดเงินกู้ยืมกรรมการที่บันทึกไม่ตรงกับสัญญา

ไม่ได้ทำให้เปลี่ยนไม่ได้ แต่ทำให้ขั้นตอนแรกของทีมใหม่ต้องเป็นการไล่จัดทำงบย้อนหลังทุกปีที่ขาดก่อนจะเดินหน้าเดือนปัจจุบันได้ ต้องให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแสดงความเห็นเป็นรายปีและนำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าตามลำดับ แต่ละปีที่ล่าช้ามีค่าปรับแยกกัน จึงควรวางแผนงบประมาณสำหรับการตามเก็บส่วนนี้ไว้ล่วงหน้า

ต้นฉบับเอกสารทางบัญชีเป็นกรรมสิทธิ์ของกิจการเสมอ สำนักงานบัญชีเป็นเพียงผู้เก็บรักษาไว้ชั่วคราว ขั้นตอนแรกคือส่งหนังสือทวงถามอย่างเป็นทางการระบุรายการเอกสารที่ต้องการและวันครบกำหนดส่งมอบ พร้อมเก็บหลักฐานการจัดส่งไว้ หากยังเพิกเฉยสามารถยื่นเรื่องร้องเรียนต่อสภาวิชาชีพบัญชีควบคู่กับการฟ้องเรียกเอกสารคืนและเรียกค่าเสียหายจากความล่าช้าที่เกิดขึ้น ระหว่างที่รอ ทีมบัญชีชุดใหม่สามารถประกอบข้อมูลชั่วคราวขึ้นจากแบบภาษีที่ดาวน์โหลดจากระบบและรายการเดินบัญชีธนาคาร เพื่อให้งานของเดือนปัจจุบันเดินหน้าต่อได้

ทำได้ และในบางกรณีควรทำทันทีแทนที่จะรอสิ้นรอบ จุดที่ควรวางแผนล่วงหน้าคือกำหนดวันตัดยอดให้ตรงกับสิ้นเดือนที่แบบภาษีมูลค่าเพิ่มได้ยื่นไปแล้ว เพื่อให้มีจุดอ้างอิงตัวเลขที่ทั้งสองฝ่ายไม่มีข้อโต้แย้ง ส่วนการเปลี่ยนชื่อผู้ทำบัญชีในระบบทะเบียนของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้แจ้งทันทีที่คนใหม่เริ่มงานจริง ไม่ใช่รอถึงวันยื่นงบประจำปี

ต้องเป็นคนละคนกันตามหลักความเป็นอิสระ ผู้ทำบัญชีจัดทำบัญชีและงบระหว่างปี ส่วนผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบและแสดงความเห็นต่องบเมื่อสิ้นรอบ เมื่อเปลี่ยนผู้ทำบัญชีใหม่ ควรแนะนำให้ผู้สอบบัญชีคนเดิมทราบล่วงหน้าและส่งสำเนากระดาษทำการปีก่อนให้ทีมใหม่ เพื่อให้การตรวจสอบปีถัดไปเชื่อมโยงกับฐานเดิมได้โดยไม่ต้องเริ่มนับหนึ่งใหม่ทั้งหมด

ควรเปลี่ยนรหัสผ่านของระบบที่เป็นชื่อกิจการทันทีที่สำนักงานเดิมพ้นสถานะผู้ดูแล และตรวจสอบว่าใบมอบอำนาจอิเล็กทรอนิกส์สำหรับยื่นแบบภาษีที่เคยให้สำนักงานเดิมไว้ถูกยกเลิกแล้วจริง ก่อนออกใบมอบอำนาจใหม่ให้ทีมที่เข้ามาทำหน้าที่แทน การลืมขั้นตอนนี้ทำให้บัญชีเก่ายังมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลกิจการได้ต่อแม้เลิกจ้างไปแล้ว

มี กฎหมายว่าด้วยการบัญชีกำหนดเพดานจำนวนกิจการที่ผู้ทำบัญชีหนึ่งคนรับผิดชอบได้พร้อมกัน เพื่อให้มั่นใจว่ามีเวลาดูแลแต่ละรายอย่างเพียงพอ หากพบว่าคนที่จะมารับงานมีชื่อผูกอยู่กับกิจการจำนวนมากเกินเกณฑ์แล้ว ควรถามตรงๆ ว่าใครเป็นคนลงมือทำงานจริงในแต่ละวัน

การให้ทำงานรอบเดือนแรกภายใต้เงื่อนไขที่ตกลงกันชัดเจนเป็นแนวทางที่สมเหตุสมผล เพราะเห็นได้เร็วว่าทีมใหม่จัดการเอกสารและตอบคำถามได้เร็วแค่ไหน แต่ควรเลือกเดือนที่ไม่ใช่ช่วงยื่นแบบภาษีครึ่งปีหรือปิดงบประจำปี เพื่อไม่ให้ความกดดันของกำหนดเวลาบดบังการประเมินคุณภาพงานจริง

ควรขอไฟล์ต้นฉบับที่แก้ไขได้ เช่น ไฟล์สำรองของโปรแกรมบัญชีหรือไฟล์ตารางคำนวณ ไม่ใช่แค่ไฟล์ PDF สำหรับอ่านอย่างเดียว หากสำนักงานเดิมอ้างว่าไม่มีไฟล์ต้นฉบับ ให้ระบุในหนังสือทวงถามว่าเป็นความรับผิดชอบของผู้ให้บริการเดิมที่ต้องรักษาข้อมูลไว้ในรูปแบบที่ใช้ต่อได้ ไม่ใช่ภาระของกิจการที่ต้องคีย์ข้อมูลใหม่ทั้งหมดจากศูนย์

มีผลถ้าไม่ได้ส่งกระดาษทำการและคำอธิบายรายการปรับปรุงปีก่อนให้ทีมใหม่ครบถ้วน เพราะผู้สอบบัญชีต้องอ้างอิงยอดยกมาที่ผ่านการตรวจสอบแล้วเป็นฐาน หากขาดช่วงนี้ ผู้สอบบัญชีอาจต้องขยายขอบเขตการตรวจยอดต้นปีเพิ่มขึ้น ซึ่งมักทำให้ค่าใช้จ่ายและระยะเวลาการตรวจสอบยาวนานกว่าปีปกติ

งบที่ยื่นไปแล้วยังมีผลตามกฎหมายในฐานะที่ยื่นไว้ แต่ความไม่ตรงกันนี้อาจกลายเป็นประเด็นหากถูกตรวจสอบภายหลังและเจ้าพนักงานสอบถามความน่าเชื่อถือของผู้จัดทำ แนวทางที่ควรทำคือบันทึกข้อเท็จจริงที่พบไว้เป็นลายลักษณ์อักษร แจ้งผู้สอบบัญชีคนปัจจุบันให้ทราบ และเลือกผู้ทำบัญชีคนใหม่ที่ตรวจสอบตัวตนได้ชัดเจนสำหรับปีถัดไป

เพราะทีมใหม่ต้องใช้เวลาไล่กระทบยอดย้อนหลัง แก้ไขรายการที่บันทึกผิดหลักการบัญชี และบางครั้งต้องจัดทำงบที่ค้างส่งให้ครบก่อนจะเริ่มงานเดือนปัจจุบันได้ตามปกติ งานลักษณะนี้ใช้เวลามากกว่างานบัญชีรายเดือนทั่วไปเพราะเป็นงานสืบสาวหาสาเหตุ ไม่ใช่งานบันทึกตามรอบตามปกติ เมื่อกระทบยอดเสร็จแล้วต้นทุนงานรายเดือนจะกลับสู่ระดับปกติ

ควรทำสัญญาไม่เปิดเผยข้อมูลกับทีมใหม่ก่อนส่งมอบเอกสารที่มีข้อมูลอ่อนไหว เช่น เงินเดือนพนักงานหรือโครงสร้างผู้ถือหุ้น และควรตกลงล่วงหน้ากับสำนักงานเดิมว่าจะทำลายหรือส่งคืนสำเนาที่เก็บไว้ในเครื่องหรือระบบคลาวด์ของตนอย่างไรหลังพ้นสถานะผู้ให้บริการ การปล่อยให้สำเนาข้อมูลกระจายอยู่หลายที่เป็นความเสี่ยงที่มักถูกมองข้าม

แนวปฏิบัติทั่วไปแยกสองเรื่องออกจากกัน ค่าบริการที่ค้างเป็นข้อพิพาททางแพ่งระหว่างคู่สัญญา ส่วนเอกสารต้นฉบับทางบัญชียังคงเป็นทรัพย์สินของกิจการที่ต้องส่งคืนตามหน้าที่ หากสำนักงานเดิมยึดเอกสารไว้เพื่อบีบให้จ่ายหนี้ กิจการยังสามารถเรียกร้องให้ส่งคืนได้ผ่านช่องทางร้องเรียนสภาวิชาชีพ พร้อมเจรจาชำระหนี้ค้างแยกเป็นอีกเรื่องหนึ่ง

ช่วงหลังปิดงบประจำปีและยื่นแบบ ภ.ง.ด.50 เสร็จแล้วเป็นจังหวะที่สะดวกที่สุด เพราะยอดยกมาชุดใหม่อ้างอิงจากงบที่ตรวจสอบและยื่นแล้วโดยไม่มีรายการค้างระหว่างทาง หากจำเป็นต้องย้ายกลางปีเพราะปัญหาคุณภาพงาน ควรเลือกตัดยอด ณ สิ้นเดือนที่ยื่นแบบภาษีมูลค่าเพิ่มไปแล้วเพื่อให้มีจุดอ้างอิงชัดเจน ไม่ควรรอจนใกล้กำหนดยื่นงบประจำปีเพราะทีมใหม่จะไม่มีเวลาตรวจทานความถูกต้องของข้อมูลที่ได้รับมา

กิจการต้องแจ้งเปลี่ยนแปลงผู้ทำบัญชีผ่านระบบ e-Accountant ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายในระยะเวลาที่กฎหมายว่าด้วยการบัญชีกำหนดนับจากวันที่ผู้ทำบัญชีคนใหม่เริ่มปฏิบัติงานจริง โดยระบุเลขทะเบียนผู้ทำบัญชีคนใหม่แทนคนเดิม หากไม่แจ้งเปลี่ยนแปลงให้ตรงกับความเป็นจริง งบการเงินที่ยื่นในปีนั้นอาจถูกตั้งข้อสังเกตว่าผู้ลงชื่อไม่ใช่ผู้จัดทำจริง ซึ่งเป็นความผิดของทั้งกิจการและผู้ทำบัญชีที่ยังปล่อยให้ใช้ชื่อ

ต้องผ่านมติที่ประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นเพื่อแต่งตั้งผู้สอบบัญชีคนใหม่และกำหนดค่าตอบแทน เนื่องจากกฎหมายว่าด้วยบริษัทกำหนดให้การแต่งตั้งผู้สอบบัญชีเป็นอำนาจของที่ประชุมผู้ถือหุ้น ไม่ใช่อำนาจของกรรมการเพียงลำพัง ควรแจ้งผู้สอบบัญชีคนเดิมทราบล่วงหน้าอย่างเป็นทางการเพื่อให้มีเวลาส่งมอบกระดาษทำการปีก่อนให้ผู้สอบบัญชีคนใหม่ และบันทึกการเปลี่ยนแปลงนี้ไว้ในรายงานการประชุมให้ชัดเจน

เข้าสู่ระบบ e-Filing ด้วยเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของกิจการเองแล้วรีเซ็ตรหัสผ่านทันทีที่สำนักงานเดิมพ้นสถานะผู้ดูแล เพื่อตัดสิทธิ์การเข้าถึงเดิมออกทั้งหมด หากเคยมอบอำนาจให้สำนักงานเดิมยื่นแบบแทนผ่านระบบ ต้องยกเลิกหนังสือมอบอำนาจนั้นที่สำนักงานสรรพากรพื้นที่ก่อนมอบอำนาจให้ทีมใหม่ การปล่อยให้บัญชีเดิมยังใช้งานได้เปิดช่องให้เข้าถึงข้อมูลยื่นแบบของกิจการได้ต่อแม้เลิกจ้างไปแล้ว

ความรับผิดทางภาษีต่อกรมสรรพากรยังคงเป็นของกิจการในฐานะผู้เสียภาษีเสมอ ไม่ว่าใครเป็นผู้จัดทำบัญชีให้ ส่วนความรับผิดของสำนักงานบัญชีเดิมต่อความเสียหายที่เกิดจากความประมาทเลินเล่อเป็นเรื่องทางแพ่งที่ต้องพิสูจน์แยกต่างหากตามสัญญาว่าจ้างที่เคยตกลงกันไว้ ทีมใหม่ควรบันทึกข้อผิดพลาดที่พบเป็นลายลักษณ์อักษรพร้อมวันที่ตรวจพบ เพื่อใช้เป็นหลักฐานทั้งในการแก้ไขแบบภาษีย้อนหลังและในการเรียกร้องค่าเสียหายหากจะดำเนินการ

เปลี่ยนได้ แต่ควรแจ้งเจ้าพนักงานผู้ดำเนินการตรวจสอบให้ทราบชื่อผู้ติดต่อคนใหม่อย่างเป็นทางการเพื่อไม่ให้การนัดหมายหรือส่งเอกสารสะดุด สำนักงานเดิมควรส่งมอบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับประเด็นที่กำลังถูกตรวจสอบเป็นลำดับแรกก่อนเอกสารอื่น พร้อมสรุปประเด็นที่เคยชี้แจงไปแล้วให้ทีมใหม่ทราบ เพื่อไม่ให้คำชี้แจงในนัดต่อไปขัดแย้งกับที่เคยให้ไว้ก่อนหน้า

สำนักงานใหม่มีสิทธิกำหนดขอบเขตงานที่รับผิดชอบตามสัญญาว่าจ้างฉบับใหม่ และปฏิเสธที่จะแก้ไขปีเก่าได้หากไม่ได้ตกลงราคาหรือขอบเขตงานนั้นไว้ล่วงหน้า ก่อนเซ็นสัญญาจึงควรระบุให้ชัดว่าปีที่ต้องแก้ไขย้อนหลังรวมอยู่ในขอบเขตงานหรือแยกเป็นงานเพิ่มเติมต่างหาก เพื่อไม่ให้เกิดข้อโต้แย้งเมื่อพบปัญหาที่สะสมมาจากสำนักงานเดิมภายหลังเริ่มงานไปแล้ว

สำนักงานบัญชีที่เป็นนิติบุคคลต้องขึ้นทะเบียนเป็นผู้ให้บริการทำบัญชีกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าแยกต่างหากจากใบอนุญาตของผู้ทำบัญชีแต่ละคนที่ปฏิบัติงานในนามสำนักงาน จึงควรตรวจทั้งสองชั้น คือสถานะการขึ้นทะเบียนของสำนักงานและใบอนุญาตของผู้ทำบัญชีตัวจริงที่จะลงชื่อในงบ ผู้ทำบัญชีรายบุคคลอิสระที่ไม่สังกัดสำนักงานใดต้องตรวจสอบเฉพาะใบอนุญาตส่วนบุคคลของตนเองผ่านระบบเดียวกัน

ควรระบุกำหนดวันส่งงบทดลองและรายงานภาษีแต่ละเดือนให้ชัดเจน ช่องทางและเวลาที่ตอบคำถามของเจ้าของกิจการ รายการเอกสารที่จะได้รับคืนหากเลิกจ้างในอนาคต และเงื่อนไขการเก็บไฟล์ต้นฉบับที่แก้ไขได้แทนที่จะเป็น PDF อย่างเดียว การระบุเงื่อนไขเหล่านี้ไว้ตั้งแต่ต้นช่วยให้การย้ายครั้งต่อไปหากเกิดขึ้นทำได้ราบรื่นกว่าครั้งนี้มาก

ไม่ต้องแจ้งเปลี่ยนแปลงต่อกรมสรรพากรโดยตรงเพราะผู้ยื่นแบบในนามผู้เสียภาษียังคงเป็นกิจการเอง ไม่ใช่สำนักงานบัญชี แต่ต้องยกเลิกหนังสือมอบอำนาจอิเล็กทรอนิกส์ที่เคยให้สำนักงานเดิมยื่นแบบแทน แล้วออกหนังสือมอบอำนาจฉบับใหม่ให้ทีมใหม่หากต้องการให้ยื่นแบบแทนต่อไป ควรตรวจสอบผ่านระบบว่ามอบอำนาจฉบับเดิมถูกยกเลิกแล้วจริงก่อนเดือนที่ต้องยื่นแบบถัดไป