สวัสดิการพนักงานกับภาษี อะไรถือเป็นเงินได้ อะไรลงเป็นค่าใช้จ่ายบริษัทได้

มาตรา 40 (1) ประมวลรัษฎากรนับเงิน ทรัพย์สิน หรือประโยชน์ใดที่ได้เนื่องจากการจ้างแรงงานเป็นเงินได้ของลูกจ้าง ดังนั้นจุดตั้งต้นคือสวัสดิการเกือบทุกอย่างเป็นเงินได้ เว้นแต่มีบทยกเว้นระบุไว้ชัด เช่น ในมาตรา 42 หรือกฎกระทรวง ฉบับที่ 126 ข้อหารือ กค 0706(กม.05)/1705 ยืนยันว่าอาหารที่บริษัทจัดให้ รถสองแถวรับส่ง ค่าทัศนศึกษาประจำปี และเงินรางวัลอายุงาน ล้วนเป็นประโยชน์เพิ่มตามมาตรา 40 (1) การให้ทั่วถึงตามระเบียบช่วยฝั่งบริษัทในการหักรายจ่าย แต่ไม่ได้ทำให้ฝั่งพนักงานพ้นภาษีเอง

ไม่ต้อง ถ้าเข้ากฎกระทรวง ฉบับที่ 126 ข้อ 2 (4) ซึ่งยกเว้นเงินที่นายจ้างจ่ายให้หรือจ่ายแทนลูกจ้างเป็นค่ารักษาพยาบาลของลูกจ้าง สามีหรือภริยา บุพการี หรือผู้สืบสันดานที่อยู่ในความอุปการะ เฉพาะการรักษาในประเทศไทย และกรณีลูกจ้างต้องรักษาในต่างประเทศขณะไปปฏิบัติงานชั่วคราวเมื่อจ่ายไปทั้งหมดในการนั้น วิธีที่ตรวจสอบง่ายคือบริษัทจ่ายให้สถานพยาบาลโดยตรงหรือคืนตามใบเสร็จ การจ่ายเงินเหมาเป็นค่ารักษาทุกเดือนโดยไม่ผูกกับค่ารักษาจริงไม่ใช่ค่ารักษาพยาบาลตามข้อนี้

ต้องแยกส่วน กรมสรรพากรวินิจฉัยในข้อหารือ กค 0811/9107 ว่าเบี้ยประกันชีวิตและสุขภาพหมู่ที่นายจ้างออกให้เป็นประโยชน์เพิ่มตามมาตรา 40 (1) แต่กฎกระทรวง ฉบับที่ 126 ข้อ 2 (77) ยกเว้นเฉพาะเบี้ยประกันภัยกลุ่มที่มีกำหนดเวลาไม่เกินหนึ่งปี กับบริษัทประกันที่ประกอบกิจการในไทย ในส่วนที่คุ้มครองค่ารักษาพยาบาลของลูกจ้างและครอบครัวตามที่กำหนด ตามข้อหารือ กค 0702/4944 ส่วนที่เป็นความคุ้มครองชีวิต ทุพพลภาพ หรืออุบัติเหตุที่จ่ายเป็นเงินทดแทนจึงยังเป็นเงินได้ ควรขอให้บริษัทประกันแยกเบี้ยตามความคุ้มครองไว้ในใบแจ้งหนี้ เพื่อให้ฝ่ายเงินเดือนรวมคำนวณได้ถูก

เงินค่าเช่าบ้านที่จ่ายเป็นเงินสดเป็นเงินได้ตามมาตรา 40 (1) โดยตรง ส่วนการให้อยู่โดยไม่เสียค่าเช่า คำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.23/2533 กำหนดมูลค่าไว้ว่า ถ้าเป็นบ้านของนายจ้าง ให้คิดประโยชน์เพิ่มร้อยละ 20 ของเงินเดือนหรือค่าจ้างรวมเงินเพิ่มตลอดปี ไม่รวมโบนัสรายปี เช่น ค่าจ้างทั้งปี 600,000 บาท มูลค่าที่ต้องรวมคือ 120,000 บาท ถ้าเป็นบ้านที่นายจ้างเช่ามาอีกต่อหนึ่ง ให้คิดตามค่าเช่าที่นายจ้างจ่ายจริง และถ้าหลายคนอยู่ร่วมกันให้เฉลี่ยตามส่วนค่าจ้าง คำสั่งเดียวกันระบุว่าบ้านเช่าของผู้บริหารที่บริษัทออกค่าน้ำ ค่าไฟ และค่าใช้จ่ายในบ้าน ถือเป็นประโยชน์ของผู้บริหารทั้งหมดแม้จะใช้ประชุมหรือรับรองลูกค้าบ้างเป็นครั้งคราว

คำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.59/2538 วางหลักว่า เบี้ยเลี้ยงที่ได้เพราะเดินทางไปปฏิบัติงานนอกสำนักงานเป็นครั้งคราวได้รับยกเว้นตามมาตรา 42 (1) ถ้าจ่ายในอัตราไม่เกินอัตราเบี้ยเลี้ยงสูงสุดที่ทางราชการจ่ายให้ข้าราชการแบบเหมาจ่าย ให้ถือว่าใช้ไปทั้งหมดโดยไม่ต้องมีหลักฐานการจ่าย ส่วนที่เกินอัตรานั้นและพิสูจน์ไม่ได้ต้องรวมเป็นเงินได้ ตัวอย่างสมมติ จ่ายวันละ 500 บาทเป็นเวลาสี่วัน และอัตราสูงสุดของทางราชการที่ใช้เทียบในกรณีนั้นเป็นวันละ 270 บาท ส่วนที่ต้องรวมคือ 920 บาท ควรตรวจอัตราราชการที่ใช้บังคับในวันเดินทางจริงทุกครั้ง ทั้งนี้ต้องมีหลักฐานการอนุมัติให้เดินทางที่ระบุลักษณะงานและระยะเวลา ส่วนเงินที่จ่ายทุกเดือนไม่ว่าเดินทางหรือไม่ ไม่ใช่เบี้ยเลี้ยงเดินทางเป็นครั้งคราวตามคำสั่งนี้

ข้อหารือของกรมสรรพากร เช่น กค 0811(กม.02)/1681 และ กค 0706/6969 วางเงื่อนไขให้ได้รับยกเว้นตามมาตรา 42 (1) ว่าบริษัทต้องมีระเบียบอนุญาตให้เบิก มีหนังสืออนุญาตและบันทึกการเดินทางว่าไปจากที่ใดถึงที่ใด ระยะทางเท่าใด ชื่อเจ้าของรถและเลขทะเบียน พร้อมใบเสร็จค่าน้ำมันที่ระบุทะเบียนรถ ส่วนที่บริษัทจ่ายเกินจำนวนที่ใช้จริงเป็นเงินได้ของพนักงานตามมาตรา 40 (1) และเป็นรายจ่ายส่วนตัวที่บริษัทหักไม่ได้ตามมาตรา 65 ตรี (3) ค่าน้ำมันเหมาจ่ายรายเดือนโดยไม่มีบันทึกการเดินทางจึงมักถูกนับเป็นเงินได้ทั้งจำนวน

การใช้ส่วนตัวเป็นประโยชน์ที่ได้เนื่องจากการจ้างแรงงานตามหลักมาตรา 40 (1) และค่าใช้จ่ายส่วนที่เกิดจากการใช้ส่วนตัวมีลักษณะเป็นรายจ่ายส่วนตัวในฝั่งบริษัท ทางปฏิบัติที่อธิบายได้ง่ายคือเขียนระเบียบว่ารถใช้เพื่องานเป็นหลัก ให้จดบันทึกการเดินทางพร้อมเลขไมล์ และกำหนดว่าการใช้ส่วนตัวต้องขออนุญาตและให้พนักงานรับภาระค่าใช้จ่ายส่วนนั้น ถ้าเลือกให้ใช้ส่วนตัวได้เป็นสวัสดิการ ควรกำหนดวิธีคิดมูลค่าไว้ในระเบียบและรวมเป็นเงินได้อย่างสม่ำเสมอ เพราะไม่มีบทยกเว้นเฉพาะสำหรับรถประจำตำแหน่งในแหล่งที่เราตรวจ

ข้อหารือ กค 0706/8707 แยกไว้ว่า ถ้าบริษัทจ่ายเบี้ยประกันชีวิตให้กรรมการทุกคนเป็นการทั่วไปตามระเบียบ บริษัทหักเป็นรายจ่ายได้ ไม่ต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (3) และ (13) แต่เบี้ยนั้นเป็นเงินได้ตามมาตรา 40 (1) ของกรรมการ ส่วนเบี้ยที่จ่ายแทนผู้ถือหุ้นซึ่งไม่ได้ทำงานให้บริษัท เป็นรายจ่ายส่วนตัวหรือการให้โดยเสน่หาที่บริษัทหักไม่ได้ เช่นเดียวกับข้อหารือ กค 0706/397 ที่ยอมให้หักเบี้ยประกันชีวิตพนักงานเมื่อจ่ายให้ทุกคนตามระเบียบสวัสดิการ กิจการครอบครัวที่ผู้ถือหุ้นไม่ได้เป็นพนักงานจึงควรตรวจสถานะบุคคลก่อนตั้งสวัสดิการ

โบนัสเป็นเงินได้จากการจ้างแรงงานที่ต้องรวมคำนวณและหักภาษี ณ ที่จ่ายในงวดที่จ่าย ควรคำนวณยอดหักโดยประมาณเงินได้ทั้งปีใหม่หลังรวมโบนัส เพื่อไม่ให้พนักงานถูกหักผิดคาดหรือขาดไปตอนสิ้นปี ของขวัญหรือรางวัลที่ให้เพราะเป็นพนักงาน ทั้งทอง บัตรกำนัล หรือสิ่งของ มีลักษณะเป็นประโยชน์ตามมาตรา 40 (1) เหมือนเงินรางวัลอายุงานในข้อหารือข้างต้น จึงควรบันทึกมูลค่าตามราคาตลาดไว้ในระบบเงินเดือนของผู้รับ แทนการถือว่าของมูลค่าน้อยพ้นภาษีเองโดยไม่มีบทยกเว้นรองรับ

เงินสมทบผู้ประกันตนมาตรา 33 คิดร้อยละ 5 จากค่าจ้างในกรอบฐานขั้นต่ำและขั้นสูง ตามกฎกระทรวงที่มีผลตั้งแต่ 1 มกราคม 2569 ฐานอยู่ระหว่าง 1,650 ถึง 17,500 บาทต่อเดือนในปี 2569–2571 ยอดที่หักจากลูกจ้างแต่ละเดือนจึงไม่เกิน 875 บาท โดยนายจ้างต้องสมทบอีกส่วนหนึ่งในจำนวนเท่ากัน ช่วงถัดไปเพดานปรับเป็น 20,000 บาท (ปี 2572 ถึง 2574) แล้วเป็น 23,000 บาทนับจากปี 2575 เป็นต้นไป เงินที่จ่ายประจำทุกงวดเป็นค่าตอบแทนการทำงานมีแนวโน้มถูกนับเป็นค่าจ้าง ขณะที่การคืนค่าใช้จ่ายจริงตามหลักฐานไม่ใช่ค่าตอบแทน ผลกระทบจึงชัดเจนเฉพาะพนักงานที่ค่าจ้างยังต่ำกว่าเพดาน ควรตรวจกับสำนักงานประกันสังคมเมื่อมีเงินเพิ่มประเภทใหม่

สวัสดิการที่จ่ายเพื่อกิจการ ให้พนักงานเป็นการทั่วไปตามระเบียบที่เขียนไว้ล่วงหน้า และมีหลักฐานการจ่าย มักหักได้ตามแนวข้อหารือที่ยกมา แม้บางรายการจะเป็นเงินได้ของพนักงานก็ตาม รายจ่ายที่มีลักษณะส่วนตัวหรือให้โดยเสน่หาต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (3) เช่น ค่าน้ำมันส่วนที่เกินการใช้จริง หรือสวัสดิการที่ให้ผู้ถือหุ้นซึ่งไม่ได้ทำงาน การหักภาษีฝั่งพนักงานกับการหักรายจ่ายฝั่งบริษัทจึงเป็นคนละคำถาม ระเบียบที่ดีควรระบุผู้มีสิทธิ วงเงิน เอกสารเบิก และผลทางภาษีของแต่ละรายการไว้ด้วยกัน

เราร่างระเบียบสวัสดิการที่ระบุผู้มีสิทธิ วงเงิน และเอกสารประกอบการเบิก พร้อมผังผลภาษีของแต่ละรายการว่าเป็นเงินได้ ได้รับยกเว้นตามบทใด หรือหักเป็นรายจ่ายบริษัทได้หรือไม่ ตั้งค่าประเภทเงินได้ในระบบเงินเดือนให้ตรงกับระเบียบ แยกเบี้ยประกันกลุ่มตามความคุ้มครอง และทบทวนงวดที่ผ่านมาว่ามีรายการใดหักไว้ผิดจนควรยื่นแก้ไขก่อนถูกตรวจ ผลงานนี้เป็นการจัดเอกสารและคำนวณตามกฎหมายที่ตรวจไว้ ไม่ใช่คำวินิจฉัยของกรมสรรพากร ขอใบเสนอราคาได้จากเจ้าหน้าที่ตามขอบเขตงานจริง