รับรองเอกสารทางการแพทย์และหนังสือยินยอมรักษา

ไม่ใช่ครับ บทบาทของทนายความผู้ทำคำรับรองคือยืนยันว่าผู้ลงนามมาแสดงตัวและได้ลงลายมือชื่อต่อหน้า หรือยืนยันว่าเอกสารชุดสำเนาเหมือนกับฉบับที่นำมาให้ดู เนื้อหาทางการแพทย์เป็นความรับผิดชอบของแพทย์ผู้ออกเอกสารและสถานพยาบาล หากปลายทางต้องการยืนยันเนื้อหาต้องขอให้แพทย์ลงนามรับรองและให้สถานพยาบาลประทับตราไว้ก่อน

เริ่มที่สถานพยาบาลเสมอ ขอฉบับที่แพทย์ลงนามพร้อมตราของสถานพยาบาลและวันที่ออก โดยระบุจุดประสงค์การใช้งานให้เจ้าหน้าที่ทราบเพื่อให้ออกในรูปแบบที่ปลายทางรับได้ เมื่อได้เอกสารครบจึงนำมาให้ทนายความดำเนินการตามรูปแบบที่หน่วยงานปลายทางกำหนด การย้อนลำดับมักทำให้ต้องขอเอกสารใหม่ทั้งชุด

กรณีนี้ต้องพิจารณาอำนาจของผู้ลงนามก่อน หากมีหนังสือมอบอำนาจที่ทำไว้ขณะผู้ป่วยยังมีสติสัมปชัญญะ ให้แสดงฉบับนั้นพร้อมเอกสารแสดงตน หากไม่มี ผู้ดูแลอาจต้องอาศัยคำสั่งศาลตั้งผู้อนุบาลหรือผู้พิทักษ์ตามสภาพของผู้ป่วย ทนายความรับรองการลงนามได้เฉพาะเมื่อผู้ลงนามมีอำนาจปรากฏตามเอกสารที่นำมาแสดง

คำตอบต่างกันไปตามผู้รับเอกสาร โรงพยาบาลหลายแห่งพิมพ์ฉบับสองภาษาให้ได้ทันทีซึ่งช่วยตัดขั้นตอนกลางออก ถ้ามีแต่ฉบับภาษาไทย ให้เลือกช่องทางแปลตามที่ผู้รับกำหนด กรณีออสเตรเลียและนิวซีแลนด์กำหนดให้นักแปลที่ถือทะเบียน NAATI เป็นผู้รับรองคำแปล กรณียื่นในไทยให้กรมการกงสุลเป็นผู้รับรอง ส่วนรหัสโรคควรคงไว้ตามต้นฉบับเพื่อลดคำถามปลายทาง

สถานพยาบาลจะออกให้เฉพาะเจ้าของประวัติหรือผู้ที่มีหนังสือยินยอมจากเจ้าของประวัติ หรือผู้มีอำนาจตามกฎหมาย เพราะเป็นข้อมูลอ่อนไหวที่ได้รับความคุ้มครองตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล การเตรียมหนังสือยินยอมที่ระบุขอบเขตข้อมูล ผู้รับ และวัตถุประสงค์ไว้ชัดเจนจะทำให้ขั้นตอนขอเอกสารไม่ติดขัด และใช้เป็นฐานให้ทนายความรับรองการลงนามได้

ต้องผ่านเมื่อปลายทางต้องการให้ยืนยันตราและลายมือชื่อของผู้รับรองในไทย ซึ่งเป็นกรณีทั่วไปของการยื่นต่อหน่วยงานรัฐ บริษัทประกันต่างประเทศ หรือสถาบันการแพทย์ปลายทาง เมื่อผ่านชั้นนี้แล้วจึงแยกทางเดินตามสถานะภาคีอนุสัญญาของประเทศผู้รับ ถ้าเป็นภาคีจะจบด้วยการออก Apostille ถ้าไม่ใช่ต้องนำไปรับรองที่คณะผู้แทนทางการทูตของประเทศนั้นซึ่งตั้งอยู่ในไทย

โดยทั่วไปประกอบด้วยใบรับรองแพทย์ที่ระบุการวินิจฉัยและช่วงเวลารักษา สรุปประวัติการรักษา ใบเสร็จรับเงินและรายการค่าใช้จ่ายแยกหมวด สำเนาหนังสือเดินทางหรือเอกสารแสดงตน และแบบฟอร์มเคลมของผู้รับประกัน ควรถามผู้รับประกันว่าต้องการฉบับรับรองระดับใดก่อนดำเนินการ เพราะบางรายรับสำเนารับรองโดยสถานพยาบาลเท่านั้น

อายุการใช้งานกำหนดโดยผู้รับเอกสาร เช่น สายการบินหรือหน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองปลายทาง ซึ่งส่วนใหญ่รับเอกสารที่ออกใหม่ในช่วงเวลาสั้นก่อนเดินทาง จึงควรตรวจเงื่อนไขกับผู้รับก่อนแล้วจัดลำดับให้การรับรองเสร็จใกล้วันเดินทางพอดี การรับรองเร็วเกินไปทำให้เอกสารหมดอายุก่อนใช้และต้องเริ่มกระบวนการใหม่ทั้งชุด

รับรองได้ในฐานะสำเนาที่ตรงกับต้นฉบับที่นำมาแสดง หรือรับรองลายมือชื่อของผู้ทำถ้อยแถลงที่แนบมาด้วย แต่ปลายทางหลายแห่งต้องการฉบับที่ออกโดยหน่วยบริการที่ให้วัคซีนหรือหน่วยงานสาธารณสุขโดยตรง จึงควรขอฉบับทางการก่อนเป็นอันดับแรก และเก็บสมุดบันทึกฉบับจริงไว้แสดงในวันดำเนินการรับรองด้วย

สาเหตุที่พบบ่อยคือชื่อสะกดไม่ตรงหนังสือเดินทาง ไม่มีตราของสถานพยาบาลหรือลายมือชื่อแพทย์ วันที่ออกเก่าเกินเงื่อนไขปลายทาง สำเนาสแกนไม่ชัดจนอ่านตัวเลขไม่ได้ และคำแปลใช้ชื่อสถานพยาบาลไม่ตรงชื่อทางการที่จดทะเบียน การตรวจทั้งห้าจุดก่อนเข้าขั้นรับรองช่วยลดการเดินทางซ้ำได้มากที่สุด

ต้องแสดงความสัมพันธ์และอำนาจปกครอง ได้แก่ สูติบัตรของเด็ก เอกสารแสดงตนของผู้ใช้อำนาจปกครอง และหากบิดามารดาไม่ได้ลงนามทั้งสองฝ่ายอาจต้องมีหนังสือยินยอมของฝ่ายที่ไม่มาหรือคำสั่งศาลกำหนดอำนาจปกครอง ปลายทางที่เกี่ยวกับการเดินทางหรือการรักษาต่อเนื่องมักตรวจจุดนี้ละเอียดกว่ากรณีผู้ใหญ่

โดยประมาณ การขอเอกสารจากสถานพยาบาลใช้เวลาไม่กี่วันทำการขึ้นกับรอบการออกเอกสารของแผนกเวชระเบียน ขั้นรับรองลายมือชื่อโดยทนายความทำได้ภายในวันเดียวเมื่อเอกสารและผู้ลงนามพร้อม ส่วนขั้นกรมการกงสุลและสถานทูตขึ้นกับคิวของแต่ละแห่ง กรอบเวลาที่ให้ไว้ยังไม่ได้บวกช่วงรอคิวของแต่ละแห่ง จึงควรสอบถามกำหนดจริงก่อนวางแผนเดินทาง

ขึ้นกับปลายทาง หลายแห่งยังต้องการฉบับพิมพ์ที่มีลายมือชื่อและตราจริงเพื่อให้เข้ากระบวนการรับรองชั้นถัดไปได้ หากมีเฉพาะไฟล์ ให้ขอให้สถานพยาบาลพิมพ์และลงนามรับรองความถูกต้องของฉบับพิมพ์นั้น แล้วใช้ฉบับดังกล่าวเดินเรื่องต่อ การนำไฟล์ไปพิมพ์เองโดยไม่มีการรับรองจากผู้ออกมักไม่ผ่านขั้นตอนต่อไป

เราตรวจเงื่อนไขของหน่วยงานปลายทางก่อนเริ่ม จัดลำดับขั้นให้ถูกตั้งแต่สถานพยาบาลจนถึงการรับรองชั้นสุดท้าย ตรวจการสะกดชื่อให้ตรงหนังสือเดินทาง จัดทำหนังสือยินยอมหรือหนังสือมอบอำนาจให้ครอบคลุมขอบเขตที่ต้องใช้ รับรองลายมือชื่อและสำเนาตามรูปแบบที่กำหนด และประสานยื่นต่อกรมการกงสุลหรือสถานทูตตามเส้นทางของประเทศปลายทาง