งานบัญชีรายเดือน เอกสารที่ต้องส่งและกำหนดยื่นแต่ละเดือน

หลักๆ คือใบกำกับภาษีขายและซื้อของเดือนนั้น ใบเสร็จรับเงินและใบสำคัญจ่าย รายการเดินบัญชีธนาคารทุกบัญชี สลิปเงินเดือนและรายงานประกันสังคม สัญญาใหม่ที่เพิ่งลงนาม และสำเนาใบนำส่งภาษีของเดือนก่อนหน้าเพื่อใช้ตรวจสอบต่อเนื่อง ยิ่งส่งครบเร็วเท่าไร ยอดที่ปิดได้ก็ยิ่งใกล้ความจริงมากขึ้นเท่านั้น

แบบหัก ณ ที่จ่ายทั้งสามประเภทยื่นภายในวันที่เจ็ดของเดือนถัดไปหากยื่นกระดาษ และขยายออกไปอีกแปดวันหากยื่นผ่านระบบออนไลน์ของกรมสรรพากร ภ.ง.ด.1 คือเงินเดือนพนักงาน ภ.ง.ด.3 คือเงินได้บุคคลธรรมดาอื่น เช่น ค่าบริการฟรีแลนซ์ และ ภ.ง.ด.53 คือเงินได้ที่จ่ายให้นิติบุคคล พลาดกำหนดแม้ยอดหักเป็นศูนย์ก็ยังมีค่าปรับตามประเภทแบบ

ยื่นภายในวันที่สิบห้าของเดือนถัดไปหากยื่นกระดาษที่สำนักงานสรรพากรพื้นที่ และขยายเป็นวันที่ยี่สิบสามหากยื่นผ่านระบบออนไลน์ ต้องยื่นทุกเดือนแม้ไม่มีรายได้หรือไม่มีภาษีต้องชำระ เพราะแบบเปล่าก็ยังเป็นหน้าที่ตามกฎหมาย การเว้นไว้เฉยๆ สะสมเป็นค่าปรับหลายเดือนโดยที่เจ้าของกิจการมักไม่รู้ตัวจนถึงตอนปิดงบ

นายจ้างต้องนำส่งเงินสมทบทั้งส่วนของนายจ้างและลูกจ้างภายในวันที่สิบห้าของเดือนถัดจากเดือนที่จ่ายค่าจ้าง พร้อมยื่นแบบรายชื่อผู้ประกันตนที่มีการเปลี่ยนแปลง เช่น พนักงานเข้าใหม่หรือลาออก การนำส่งช้าเกิดเงินเพิ่มเป็นรายวันและอาจกระทบสิทธิประโยชน์ของพนักงานหากสำนักงานประกันสังคมยังไม่รับรู้ยอด

กระทบยอดธนาคารทุกบัญชีกับสมุดเงินสด ตรวจลูกหนี้เจ้าหนี้คงค้างว่าไม่มีรายการค้างนานผิดปกติ บันทึกค่าเสื่อมราคาและค่าใช้จ่ายค้างจ่ายตามเกณฑ์คงค้าง จับคู่ภาษีซื้อภาษีขายกับแบบที่ยื่นไปแล้ว แล้วจึงออกงบทดลองให้เจ้าของทบทวนก่อนล็อกยอดเดือนนั้น ขั้นตอนนี้ต่างจากการปิดงบประจำปีตรงที่เน้นความเร็วมากกว่าความละเอียดสูงสุด

Excel พอไหวสำหรับกิจการที่มีรายการน้อยมากและไม่มีสต๊อก แต่พอมีพนักงานหรือใบกำกับภาษีหลักสิบใบต่อเดือน โปรแกรมคลาวด์ช่วยลดความผิดพลาดจากการคีย์ซ้ำ เชื่อมกับธนาคารเพื่อดึงรายการอัตโนมัติ และให้เจ้าของเรียกดูยอดแบบสดได้จากมือถือ จุดที่ต้องเลือกให้ดีคือระบบต้องรองรับผังบัญชีที่ตรงกับรายงานภาษีไทย ไม่ใช่แปลจากระบบต่างประเทศตรงๆ

ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ต้องเก็บไฟล์ต้นฉบับที่มีลายมือชื่อดิจิทัลตามที่ส่งเข้าระบบของกรมสรรพากรจริง ไม่ใช่ภาพถ่ายหน้าจอหรือไฟล์ที่แปลงรูปแบบใหม่ ควรตั้งชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ให้ค้นหาย้อนกลับไปยังเลขที่ใบกำกับได้ทันที เพราะถ้าถูกขอตรวจแล้วหาไฟล์ต้นฉบับไม่พบ ภาษีซื้อรายการนั้นมีความเสี่ยงถูกปฏิเสธ

จุดที่พลาดบ่อยคือค่าใช้จ่ายที่จ่ายด้วยเงินสดย่อยไม่มีใบเสร็จ สลิปโอนเงินที่ไม่มีใบกำกับภาษีตามมา ค่าใช้จ่ายส่วนตัวของเจ้าของที่ปนกับบัญชีบริษัท และสัญญาเช่าหรือสัญญาบริการที่ลงนามแล้วแต่ไม่เคยส่งสำเนาให้ผู้ทำบัญชี รายการเหล่านี้ทำให้ปิดบัญชีล่าช้าและมักถูกตั้งเป็นรายจ่ายต้องห้ามเมื่อไม่มีหลักฐานรองรับ

อย่างน้อยควรได้งบกำไรขาดทุนเทียบเดือนก่อนหน้า งบทดลองสรุปยอดคงเหลือสำคัญ อายุลูกหนี้และเจ้าหนี้ค้างชำระ และยอดเงินสดคงเหลือของแต่ละบัญชีธนาคาร หากกิจการมีสต๊อกควรมีรายงานสินค้าคงเหลือแนบด้วย รายงานที่มาโดยไม่มีคำอธิบายตัวเลขผิดปกติมักถูกเปิดอ่านผ่านๆ แล้วพลาดสัญญาณเตือนล่วงหน้า

กำหนดวงเงินคงที่ต่อรอบ เช่น เติมเมื่อใช้ไปแล้วถึงเกณฑ์ที่ตั้งไว้ ทุกครั้งที่จ่ายต้องมีใบสำคัญจ่ายพร้อมใบเสร็จแนบ ไม่จ่ายจากเงินสดในลิ้นชักโดยไม่มีเอกสาร และควรกระทบยอดเงินสดคงเหลือกับสมุดบันทึกทุกสัปดาห์ไม่ใช่รอถึงสิ้นเดือน เพราะยิ่งทิ้งไว้นาน ยิ่งหาที่มาของผลต่างยาก

เลขที่ที่ขาดช่วงโดยไม่มีคำอธิบาย เช่น ใบที่ยกเลิกแต่ไม่ได้เก็บต้นฉบับไว้ครบ มักถูกตั้งข้อสังเกตเวลาตรวจสอบว่ามีรายได้ที่ไม่ได้บันทึก แนวทางที่ปลอดภัยคือเก็บใบที่ยกเลิกไว้ทั้งชุดพร้อมเหตุผล และให้ผู้ทำบัญชีสรุปรายการเลขที่ที่ขาดช่วงพร้อมคำอธิบายแนบไปกับรายงานภาษีขายทุกเดือน

อย่างน้อยเดือนละครั้งก่อนปิดบัญชี แต่กิจการที่มีธุรกรรมหนาแน่นควรทำทุกสัปดาห์เพื่อจับความผิดพลาดตั้งแต่ต้น เช่น ค่าธรรมเนียมธนาคารที่ยังไม่บันทึก เช็คค้างจ่ายที่ยังไม่ขึ้นเงิน หรือรายการที่ธนาคารหักผิดพลาด การปล่อยให้ค้างหลายเดือนทำให้การหาสาเหตุผลต่างกลายเป็นงานสืบสวนแทนที่จะเป็นงานตรวจสอบตามปกติ

ควรมีบัญชีเงินให้กู้ยืมกรรมการหรือเงินกู้ยืมจากกรรมการแยกต่างหาก บันทึกทุกครั้งที่มีการโอนพร้อมวันที่และจำนวนเงิน หากเป็นเงินให้กู้ยืมแก่กรรมการที่ไม่มีดอกเบี้ย สรรพากรมีแนวทางประเมินดอกเบี้ยตามราคาตลาดได้ การปล่อยให้ยอดคงค้างสะสมข้ามปีโดยไม่มีสัญญาก็เป็นจุดที่มักถูกตั้งคำถามตอนตรวจสอบ

ทุกครั้งที่จ่ายเงินไปต่างประเทศสำหรับค่าบริการหรือค่าสิทธิ ต้องพิจารณาการนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายและภาษีมูลค่าเพิ่มในเดือนที่จ่ายจริง ไม่ใช่รวมยอดไปรายงานปลายไตรมาส เพราะกำหนดยื่นผูกกับเดือนที่จ่ายเงินแต่ละครั้ง การรวบยอดทำทีเดียวทำให้พลาดกำหนดของเดือนก่อนหน้าโดยไม่รู้ตัว

กรรมการผู้มีอำนาจของบริษัทเป็นผู้รับผิดชอบตามกฎหมาย แต่สามารถมอบอำนาจให้ผู้ทำบัญชีหรือสำนักงานบัญชียื่นแทนผ่านระบบออนไลน์ได้โดยใช้ใบมอบอำนาจอิเล็กทรอนิกส์ที่จดทะเบียนไว้กับกรมสรรพากร ความรับผิดทางกฎหมายยังคงอยู่ที่บริษัทแม้จะให้บุคคลภายนอกยื่นแทนก็ตาม

ต้องขึ้นทะเบียนลูกจ้างใหม่กับสำนักงานประกันสังคมภายในสามสิบวันนับแต่วันเริ่มงาน และเริ่มคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากเงินเดือนงวดแรกทันที หากพนักงานมีเงินได้จากนายจ้างเดิมในปีเดียวกัน ควรขอหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายจากที่เก่ามาคำนวณยอดสะสมให้ถูกต้องตั้งแต่ต้น

ต้องยื่นแบบภาษีมูลค่าเพิ่มและแบบหัก ณ ที่จ่ายทุกเดือนตราบใดที่ยังจดทะเบียนอยู่ แม้เดือนนั้นไม่มีรายได้หรือไม่มีการจ่ายเงินที่ต้องหักภาษี ก็ยื่นเป็นแบบเปล่า การขาดส่งช่วงนอกฤดูเป็นสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของค่าปรับสะสมในธุรกิจกลุ่มนี้ เพราะเจ้าของมักคิดว่าเดือนเงียบไม่ต้องยื่น

ส่งใบกำกับภาษีซื้อพร้อมรายละเอียดว่าเป็นทรัพย์สินประเภทใด วันที่เริ่มใช้งานจริง และอายุการใช้งานโดยประมาณ เพื่อให้บันทึกเข้าทะเบียนสินทรัพย์และคำนวณค่าเสื่อมราคาตั้งแต่เดือนที่เริ่มใช้งานตามหลักเกณฑ์ทางบัญชี ไม่ใช่ตั้งแต่วันที่ซื้อ ความสับสนระหว่างวันที่ซื้อกับวันที่เริ่มใช้งานเป็นจุดที่ทำให้ค่าเสื่อมผิดบ่อยที่สุด

พนักงานภายในเหมาะกับกิจการที่มีปริมาณเอกสารมากจนต้องมีคนประจำคอยจัดการทุกวัน แต่ต้องแบกภาระเงินเดือน สวัสดิการ และความเสี่ยงเมื่อลาออกกะทันหัน สำนักงานภายนอกเหมาะกับกิจการขนาดกลางลงมาที่ต้องการความต่อเนื่องของทีมงานและมีผู้ทำบัญชีสำรองเมื่อคนหลักลาป่วย ทั้งสองแบบต้องมีผู้ทำบัญชีที่ขึ้นทะเบียนถูกต้องเหมือนกัน

ภาษีซื้อใช้ได้ตามเดือนที่ระบุในใบกำกับภาษี ไม่ใช่เดือนที่รับสินค้าจริง หากได้รับใบกำกับล่าช้าข้ามเดือน ยังนำมาใช้เครดิตภาษีซื้อได้ภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดนับแต่วันที่ในใบกำกับ แต่ควรทวงถามผู้ขายให้ออกตรงเดือนเสมอ เพราะความล่าช้าสะสมทำให้กระทบยอดภาษีซื้อรายเดือนไม่ตรงกับที่บันทึกไว้ในบัญชีซื้อสินค้า

งบกำไรขาดทุนรับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายตามเกณฑ์คงค้าง จึงอาจแสดงกำไรทั้งที่เงินสดยังไม่เข้ามือ ส่วนรายงานกระแสเงินสดแสดงเงินที่รับจ่ายจริง เจ้าของที่ดูแค่กำไรอย่างเดียวมักตกใจภายหลังเมื่อบัญชีธนาคารตึงตัวทั้งที่งบกำไรขาดทุนดูดี จึงควรขอทั้งสองฉบับคู่กันทุกเดือน

ลำดับที่ใช้ได้จริงคือรวบรวมเอกสารให้ครบก่อนวันที่ห้าของเดือนถัดไป กระทบยอดธนาคารและเงินสด บันทึกค่าเสื่อมและค่าใช้จ่ายค้างจ่าย จับคู่ภาษีซื้อขายกับแบบที่จะยื่น ออกงบทดลองให้เจ้าของทบทวน แล้วจึงล็อกยอดก่อนยื่นแบบภาษีของเดือนนั้น การสลับลำดับ เช่น ยื่นแบบก่อนกระทบยอดธนาคาร มักทำให้ต้องยื่นเพิ่มเติมภายหลัง

พระราชบัญญัติการบัญชีกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบขั้นต่ำไว้ที่ห้าปีโดยเริ่มนับจากวันที่ปิดบัญชี ซึ่งอธิบดีมีอำนาจสั่งขยายเป็นไม่เกินเจ็ดปีเมื่อมีเหตุจำเป็นเฉพาะกรณี ส่วนไฟล์อิเล็กทรอนิกส์นั้นต้องคงสภาพให้เปิดดูและสั่งพิมพ์ได้จริงตลอดระยะเวลาที่กำหนดไว้ การมีเพียงสำเนากระดาษเก็บเข้าแฟ้มไม่ถือว่าเพียงพอ

ควรจัดทำงบทดลองแยกรายสาขาเพื่อดูผลดำเนินงานของแต่ละจุด แต่การยื่นแบบภาษีมูลค่าเพิ่มทำได้ทั้งแบบรวมยื่นที่สำนักงานใหญ่หรือแยกยื่นตามสถานประกอบการที่จดทะเบียนไว้ ขึ้นอยู่กับที่ได้แจ้งไว้กับกรมสรรพากรตั้งแต่ต้น การเปลี่ยนวิธีกลางปีทำได้แต่ต้องแจ้งเปลี่ยนแปลงล่วงหน้าตามขั้นตอน

ส่งใบแจ้งยอดบัตรเครดิตของรอบเดือนนั้นพร้อมใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีของทุกรายการที่ตัดผ่านบัตร เพื่อให้ผู้ทำบัญชีแยกรายจ่ายที่มีภาษีซื้อขอคืนได้ออกจากรายจ่ายที่ไม่มีเอกสารรองรับ รายการที่ตัดผ่านบัตรแต่หาใบเสร็จไม่เจอมักถูกกันไว้เป็นรายจ่ายต้องห้ามทางภาษีจนกว่าจะหาเอกสารมาแนบเพิ่ม

ต้องเก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ต้นฉบับที่ลงลายมือชื่อดิจิทัลไว้ครบ ไม่ใช่แค่ไฟล์ที่พิมพ์ออกมาเป็นกระดาษ เพราะไฟล์ที่พิมพ์แล้วไม่ถือเป็นต้นฉบับตามกฎหมาย ควรสำรองไฟล์แยกจากเครื่องที่ใช้งานประจำวันและตั้งชื่อไฟล์ให้ค้นย้อนตามเดือนภาษีได้ง่าย เพราะเจ้าพนักงานอาจขอไฟล์ต้นฉบับโดยตรงเวลาตรวจสอบ

แจ้งวันทำงานวันสุดท้ายและยอดเงินที่ต้องจ่ายจริง เช่น ค่าจ้างค้างจ่ายและวันหยุดพักผ่อนที่ยังไม่ได้ใช้ เพื่อคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายงวดสุดท้ายให้ถูกต้อง และแจ้งออกจากระบบประกันสังคมภายในกำหนดที่กฎหมายวางไว้ พร้อมออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายสะสมให้พนักงานนำไปใช้ยื่นภาษีปลายปีของตนเอง

ควรมีอายุลูกหนี้คงค้างแยกตามช่วงเวลาค้างชำระ อายุเจ้าหนี้ที่ใกล้ครบกำหนด สรุปกระแสเงินสดรับจ่ายจริงเทียบกับที่ประมาณการไว้ และยอดภาษีที่จะต้องชำระในเดือนถัดไปเพื่อสำรองเงินไว้ล่วงหน้า รายงานชุดนี้ต่างจากงบทดลองตรงที่เน้นสิ่งที่ต้องตัดสินใจในเดือนนี้ ไม่ใช่แค่ยอดคงเหลือทางบัญชี