Question 1

Which documents go to the bookkeeper every month?

Accepted Answer

Mainly the month's sales and purchase tax invoices, receipts and payment vouchers, bank statements for every account, payslips and the social security report, any freshly signed contracts, and last month's filed return copies for continuity checks. The sooner the full set arrives, the closer the closed figures track reality.

Question 2

When are PND 1, PND 3 and PND 53 due?

Accepted Answer

All three withholding returns are due by the seventh of the following month on paper, with an extra eight days when filed through the Revenue Department's e-filing system. PND 1 covers employee salaries, PND 3 covers other individual payees such as freelancers, and PND 53 covers payments made to juristic persons. Missing the date carries a fine by return type even when the withheld amount is zero.

Question 3

On which date each month is PP.30 due?

Accepted Answer

Due by the fifteenth of the following month when filed on paper at the area Revenue Office, extended to the twenty-third when filed online. It is required every month even with no revenue or no tax payable, since a nil return remains a statutory duty. Leaving it blank quietly stacks up fines across months that owners often only notice at year-end closing.

Question 4

By which date must social security contributions be remitted?

Accepted Answer

The employer must remit both the employer and employee contribution shares by the fifteenth of the month following the payroll month, together with the list of any insured-person changes such as new hires or resignations. Late remittance draws a daily surcharge and can delay an employee's benefit entitlement if the Social Security Office has not yet recorded the payment.

Question 5

What does monthly closing actually involve?

Accepted Answer

Reconcile every bank account against the cash book, review outstanding receivables and payables for unusually aged items, post depreciation and accruals on an accrual basis, match input and output VAT to what was actually filed, then issue a trial balance for the owner to review before locking the month. Unlike year-end closing, this step favours speed over maximum granularity.

Question 6

Is cloud accounting software required, or is Excel enough?

Accepted Answer

Spreadsheets work for very low transaction volumes with no inventory, but once there are employees or dozens of invoices a month, cloud software cuts re-keying errors, pulls bank feeds automatically, and lets the owner check live balances from a phone. Pick one whose chart of accounts maps to Thai tax reporting rather than a straight translation of a foreign system.

Question 7

How does storing an e-Tax Invoice differ from a paper one?

Accepted Answer

An e-Tax Invoice must be kept as the original digitally signed file exactly as submitted to the Revenue Department's system, not a screenshot or a reformatted copy. Name files and folders so each one can be traced instantly back to its invoice number, because if the original cannot be produced on request, that input tax credit risks being disallowed.

Question 8

Where do business owners most often send incomplete records?

Accepted Answer

The recurring gaps are petty-cash spending with no receipt, bank transfer slips never followed up with the matching tax invoice, the owner's personal spending mixed into the company account, and signed leases or service contracts whose copies never reach the bookkeeper. These slow the close and often end up disallowed as expenses for lack of supporting evidence.

Question 9

Which reports should an owner receive every month?

Accepted Answer

At minimum a profit-and-loss statement compared with the prior month, a trial balance summarising key balances, an aged receivables and payables listing, and the cash position of each bank account. Businesses carrying stock should also get an inventory report. A report package with no note explaining unusual swings tends to get skimmed and the early warning signs get missed.

Question 10

How should petty cash be managed for accurate recording?

Accepted Answer

Set a fixed float and top it up once it drops to a preset level. Every disbursement needs a payment voucher with the receipt attached, never cash paid straight from a drawer with no paperwork, and the float should be counted against the log weekly rather than waiting for month-end, since the longer a gap sits, the harder its source is to trace.

Question 11

What happens when a tax invoice number sequence skips?

Accepted Answer

An unexplained gap in the numbering — for instance a voided invoice whose original was not fully retained — often draws a suspicion of unrecorded revenue during a review. The safe practice is to keep every voided invoice with its reason on file, and have the bookkeeper list the gaps with an explanation alongside the monthly sales tax report.

Question 12

How often should bank reconciliation be done?

Accepted Answer

At minimum once a month before closing, though a business with heavy transaction volume should do it weekly to catch errors early, such as unrecorded bank fees, outstanding cheques not yet cleared, or an incorrect bank deduction. Letting it slip for several months turns tracing the variance into an investigation instead of routine checking.

Question 13

How should director money moving in and out mid-month be recorded?

Accepted Answer

Keep a dedicated director loan receivable or payable account, logging every transfer with its date and amount. An interest-free loan to a director can be assessed by the Revenue Department at a market interest rate. Letting the balance accumulate across years with no loan agreement is one of the points examiners raise most often.

Question 14

Must overseas advisory fees be reported every month?

Accepted Answer

Each time a payment goes abroad for services or royalties, the withholding tax and VAT self-assessment obligation attaches to the month the payment is actually made, not a quarter-end summary. Bundling several months into one filing pushes past earlier deadlines without anyone noticing.

Question 15

Who is authorised to submit the monthly tax returns?

Accepted Answer

The company's authorised director carries the legal responsibility, but may delegate filing to a bookkeeper or accounting firm through the online system using an electronic power of attorney registered with the Revenue Department. Legal liability stays with the company even when a third party files on its behalf.

Question 16

What extra must be reported when hiring mid-month?

Accepted Answer

Register the new employee with the Social Security Office within thirty days of the start date, and begin withholding tax on the very first pay run. If the employee earned from a previous employer in the same year, request that employer's withholding certificate so the cumulative calculation starts off correct.

Question 17

Does a seasonal business with income-free months still file?

Accepted Answer

VAT and withholding returns remain due every month for as long as the registration is active, even in a quiet month with no income or withholdable payments — filed as nil returns. Skipping the off-season months is the most common cause of accumulated fines in seasonal businesses, because owners assume a quiet month needs no filing.

Question 18

How should a mid-month asset purchase be reported to the bookkeeper?

Accepted Answer

Send the purchase tax invoice along with the asset category, the date it actually entered service, and its estimated useful life, so it can be entered in the fixed-asset register and depreciated from the month of use under accounting rules, not the purchase date. Confusing the purchase date with the in-service date is the most common cause of miscalculated depreciation.

Question 19

How does outsourcing differ from an in-house bookkeeper?

Accepted Answer

An in-house bookkeeper suits a business with document volume high enough to need someone on site daily, but carries salary, benefits, and the risk of sudden resignation. An outside firm suits small-to-mid businesses wanting team continuity and a backup bookkeeper when the main one is unavailable. Both routes still need a properly registered bookkeeper.

Question 20

What happens when a supplier issues the tax invoice later than the purchase month?

Accepted Answer

Input tax follows the month printed on the invoice, not the month goods were received. A late-arriving invoice can still be claimed within the statutory window counted from its invoice date, but chase suppliers to issue on time regardless, since accumulating delays throw off the monthly input tax reconciliation against the purchase ledger.

Question 21

How should a monthly P&L and cash flow be read differently?

Accepted Answer

The profit-and-loss statement recognises income and expense on an accrual basis, so it can show a profit before cash actually arrives, while the cash-flow report shows money actually moving. Owners who watch profit alone are often caught off guard when the bank balance tightens despite a healthy-looking P&L, so ask for both together every month.

Question 22

Is there a short checklist for closing the month?

Accepted Answer

A workable order is: gather all documents before the fifth of the following month, reconcile bank and cash, post depreciation and accruals, match input and output VAT to the return about to be filed, issue a trial balance for owner review, then lock the month before submitting that month's returns. Reversing the order — filing before reconciling the bank — tends to force a later amendment.

Question 23

How long must monthly accounting records be retained?

Accepted Answer

The Accounting Act sets a minimum retention period of five years, counted from the closing date, for the books and their supporting documents, with the Director-General empowered to extend that window to no more than seven years in particular cases of necessity. Digital records must stay accessible and printable for the whole of that period — a paper copy alone tucked away in a folder does not satisfy the requirement.

Question 24

Must a multi-branch business close accounts separately per branch each month?

Accepted Answer

A branch-level trial balance is useful for reading each location's performance, but VAT filing can either be consolidated at head office or filed separately per registered establishment, depending on what was declared to the Revenue Department at the outset. Switching method mid-year is possible but requires a prior change notification through the proper steps.

Question 25

What extra must be sent when a corporate credit card is used instead of cash?

Accepted Answer

Send that month's card statement together with the receipt or tax invoice for every line item charged, so the bookkeeper can separate spending with a reclaimable input tax from spending with no supporting document. A charge with no matching receipt is typically parked as a disallowed expense for tax purposes until the paperwork turns up.

Question 26

How does keeping e-Tax Invoice files differ from keeping a paper tax invoice?

Accepted Answer

Keep the original digitally signed electronic file intact, not merely a printout, since a printed copy does not count as the legal original. Back the files up separately from day-to-day machines and name them so they can be traced by tax month, because an examiner may ask for the original file directly during a review.

Question 27

What must be reported to the bookkeeper immediately when an employee resigns mid-month?

Accepted Answer

Report the last working day and the actual amount owed, such as unpaid wages and unused leave, so the final withholding tax figure is calculated correctly, and file the employee's exit with social security within the statutory window. Also issue the cumulative withholding certificate the employee will need for their own year-end personal filing.

Question 28

Besides the trial balance, what should the owner's monthly management pack contain?

Accepted Answer

It should include receivables aged by how overdue each is, payables approaching their due dates, actual cash inflow and outflow against what was forecast, and next month's tax amount due so cash can be set aside ahead of time. Unlike the trial balance, this pack is built around decisions the owner needs to make this month, not just accounting balances.

งานบัญชีรายเดือน เอกสารที่ต้องส่งและกำหนดยื่นแต่ละเดือน

ลัดไปยังคำถามในหมวดนี้

แปลเอกสารและรับรองคำแปล

คำแปล NAATI สำหรับออสเตรเลีย

รับรองเอกสารโดยทนาย Notary Public

รับรองนิติกรณ์กรมการกงสุลและสถานทูต

Apostille ตามอนุสัญญาเฮก 1961

วีซ่าและใบอนุญาตทำงาน

หนังสือรับรองความประพฤติและตรวจประวัติอาชญากรรม

จดทะเบียนสมรสและเอกสารครอบครัว

บัญชี ภาษี และงบการเงินสำหรับธุรกิจในไทย

จดทะเบียนบริษัทและการถือหุ้นของชาวต่างชาติ

บัตรเดินทางนักธุรกิจเอเปค (APEC Business Travel Card)

นิติกรณ์เอกสารรายประเทศปลายทาง

เอกสารการศึกษาและใบรับรองวิชาชีพ

ทะเบียนราษฎร หย่า และรับบุตรบุญธรรม

งานแปลเฉพาะทาง สัญญา การแพทย์ และเอกสารคดี

บริการล่ามในงานราชการ ศาล และการเจรจาธุรกิจ

ที่ดิน คอนโด และสัญญาเช่าสำหรับผู้ซื้อชาวต่างชาติ

พันธสัญญา มรดก และการจัดการทรัพย์สินข้ามประเทศ

สัญญาจ้าง เลิกจ้าง และคดีแรงงาน

ส่งเสริมการลงทุน BOI และใบอนุญาตประกอบธุรกิจต่างชาติ

ภาษีบุคคลธรรมดาของชาวต่างชาติและการแลกเปลี่ยนข้อมูลบัญชี

ประกันสังคม กองทุนเงินทดแทน และสิทธิของลูกจ้างต่างชาติ

เครื่องหมายการค้า ลิขสิทธิ์ และทรัพย์สินทางปัญญา

ร่างและตรวจสัญญาธุรกิจ

บังคับคดีและสืบทรัพย์

คดีอาญาและการประกันตัว

ใบอนุญาตประกอบกิจการและ อย.

PDPA และการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

ภาษีที่ดิน สิ่งปลูกสร้าง และค่าโอน

ล้มละลายและฟื้นฟูกิจการ

อุบัติเหตุ ประกันภัย และการเรียกค่าเสียหาย

e-Tax Invoice และระบบภาษีดิจิทัล

พิธีการศุลกากร นำเข้า-ส่งออก

แฟรนไชส์ ไลเซนส์ และตัวแทนจำหน่าย

อนุญาโตตุลาการและการไกล่เกลี่ย

ขายออนไลน์และธุรกิจดิจิทัล

ครอบครัวข้ามชาติ หย่า และอำนาจปกครองบุตร

หน้าที่รายงานตัวและการรักษาสถานะคนต่างชาติ

โอนเงินเข้าออกประเทศและหลักฐานแหล่งเงิน

สัญญาก่อสร้างและงานรับเหมา

สมาคม มูลนิธิ และองค์กรไม่แสวงหากำไร

ขอ อย. อาหาร เครื่องสำอาง และผลิตภัณฑ์สมุนไพร

วีซ่าพำนักระยะยาวในไทย

ใบอนุญาตทำงานและหน้าที่ของนายจ้าง

ภาษีรายได้ดิจิทัลและสินทรัพย์ดิจิทัล

ใบอนุญาตขนส่งและโลจิสติกส์

ใบอนุญาตโรงแรม สถานบริการ และสุรา

ภาษีมูลค่าเพิ่มและใบกำกับภาษี

ใบอนุญาตโรงงานและนิคมอุตสาหกรรม

ใบอนุญาตฟินเทค การชำระเงินและสินทรัพย์ดิจิทัล

ใบอนุญาตคลินิก สปาและธุรกิจสุขภาพ

การเปิดบัญชีธนาคารและการเข้าถึงสินเชื่อของชาวต่างชาติ

ใบขับขี่ การจดทะเบียนรถและการนำรถเข้าประเทศ

ใบสำคัญถิ่นที่อยู่ถาวรและการแปลงสัญชาติ

ใบอนุญาตธุรกิจนำเที่ยวและบัตรมัคคุเทศก์

นิติบุคคลอาคารชุดและหมู่บ้านจัดสรร

การไปทำงานต่างประเทศของแรงงานไทย

ใบอนุญาตโรงเรียนเอกชนและสถาบันกวดวิชา

ที่ดินเกษตรกรรมและเอกสารสิทธิ์แต่ละชั้น

ติดตั้งโซลาร์และใบอนุญาตด้านพลังงาน

งานเงินเดือน สลิปพนักงาน และภาษีหัก ณ ที่จ่ายรายเดือน

ขั้นตอนคดีแพ่งในศาลไทย ตั้งแต่ยื่นฟ้องถึงชั้นฎีกา

หมิ่นประมาท ข้อความออนไลน์ และความผิดทางคอมพิวเตอร์

ถูกสรรพากรตรวจสอบภาษี การประเมิน และการอุทธรณ์

งบการเงิน การสอบบัญชี และการรายงานให้บริษัทแม่

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ใช้อัตราไหน ยื่นแบบใด และแก้ผิดพลาดอย่างไร

ราคาโอนระหว่างบริษัทในเครือ เอกสารที่ต้องมีและวิธีตั้งราคา

ไกล่เกลี่ยและทำสัญญาประนีประนอม ทางจบคดีที่เร็วกว่าการสืบพยาน

ฟ้องหน่วยงานรัฐในศาลปกครอง เงื่อนไข ระยะเวลา และสิ่งที่ขอได้

ข้อพิพาทผู้ถือหุ้นและกรรมการ แก้ทางไหนได้ก่อนถึงศาล

คดีผู้บริโภค ฟ้องร้านหรือถูกลูกค้าฟ้อง ต้องเตรียมอะไร

ภาษีเงินได้นิติบุคคล ยื่นครึ่งปีและปลายปีให้ไม่ถูกปรับ

ย้ายสำนักงานบัญชีหรือเปลี่ยนระบบกลางปี ทำอย่างไรไม่ให้ข้อมูลหาย

งานเลขานุการบริษัท ทะเบียนกรรมการ ประชุมผู้ถือหุ้น และการนำส่งงบ

อากรแสตมป์ ตราสารที่ต้องติด อัตรา และผลเมื่อไม่ปิดอากร

สินค้าคงเหลือและต้นทุน ตรวจนับสต๊อก วิธีคิดต้นทุน และผลต่างที่อธิบายได้

หนังสือมอบอำนาจ เขียนให้ใช้ได้จริงกับที่ดิน ธนาคาร ศาล และหน่วยราชการ

ปิดงบย้อนหลังและงบค้างส่ง ทำให้กลับมาสะอาดได้อย่างไร