บัญชีและภาษีของมูลนิธิ สมาคม และองค์กรไม่แสวงหากำไร

ต้องทำบัญชีและมีผู้สอบบัญชีตรวจสอบเช่นกัน แต่รูปแบบรายงานต่างจากบริษัท เพราะเน้นแสดงแหล่งที่มาของเงินและการใช้ไปตามวัตถุประสงค์ที่จดทะเบียนไว้ ไม่ได้เน้นกำไรขาดทุนเพื่อผู้ถือหุ้น รายงานที่จัดทำเสร็จต้องเสนอที่ประชุมใหญ่และนำส่งนายทะเบียนตามรอบปีที่กำหนดไว้ในข้อบังคับ

แนวทางที่ใช้ได้จริงคือออกใบรับเงินเรียงเลขต่อเนื่องทุกรายการ ระบุผู้ให้ วันที่ ช่องทางที่ได้รับ และเงื่อนไขการใช้หากผู้ให้กำหนดไว้ แล้วแยกบัญชีย่อยระหว่างบริจาคทั่วไปกับบริจาคที่ระบุวัตถุประสงค์เฉพาะ การแยกตั้งแต่ต้นทำให้ปลายปีพิสูจน์ได้ว่าเงินที่มีเงื่อนไขถูกใช้ตรงตามที่ผู้ให้ตั้งใจ

ไม่เสียสถานะเพียงเพราะมีรายรับ แต่ประเด็นอยู่ที่กิจกรรมนั้นสนับสนุนวัตถุประสงค์ที่จดทะเบียนไว้หรือไม่ และผลตอบแทนไม่ตกไปสู่กรรมการเป็นส่วนตัว การจัดอบรม จำหน่ายของที่ระลึก หรือให้เช่าพื้นที่ จึงควรมีมติคณะกรรมการรองรับและแยกต้นทุนรายกิจกรรมไว้ เพื่ออธิบายได้ว่าส่วนเกินถูกนำกลับไปใช้ในงานหลัก

องค์กรที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคลยังอยู่ในระบบภาษีและมีหน้าที่ยื่นแบบตามรอบบัญชี แม้จะไม่มีส่วนเกินเหลือก็ต้องยื่นแสดงผล ส่วนการได้รับยกเว้นภาษีสำหรับรายรับบางประเภทเป็นเรื่องที่ต้องดูประกาศที่ใช้กับองค์กรลักษณะนั้นเป็นรายกรณี ไม่ใช่สิทธิที่ติดมากับการเป็นมูลนิธิโดยอัตโนมัติ

ผู้ให้จะใช้สิทธิได้เมื่อองค์กรอยู่ในรายชื่อที่ประกาศกำหนดให้เงินบริจาคหักลดหย่อนได้ ซึ่งเป็นการยื่นขอแยกจากการจดทะเบียนตั้งองค์กร ระหว่างที่ยังไม่ได้รับการประกาศ องค์กรรับบริจาคได้ตามปกติแต่ไม่ควรแจ้งผู้ให้ว่านำไปหักได้ เพราะจะกลายเป็นข้อโต้แย้งภายหลังเมื่อผู้ให้ถูกตรวจสอบ

ต้องหักตามประเภทเงินที่จ่ายเช่นเดียวกับองค์กรอื่น เพราะหน้าที่หักภาษีผูกกับสถานะผู้จ่ายเงิน ไม่ได้ยกเว้นให้เพราะเป็นงานการกุศล จุดที่มักพลาดคือการจ่ายค่าตอบแทนวิทยากรเป็นเงินสดในงานกิจกรรมโดยไม่ออกหนังสือรับรองการหัก ทำให้ปลายปีกระทบยอดกับแบบยื่นไม่ตรงและต้องตามแก้ย้อนหลัง

เมื่อมีลูกจ้างประจำก็มีหน้าที่ขึ้นทะเบียนและนำส่งเงินสมทบตามกำหนดรายเดือน สิ่งที่ควรทำคู่กันคือแยกให้ชัดว่าใครเป็นลูกจ้าง ใครเป็นอาสาสมัคร และใครรับงานเป็นครั้งคราว เพราะการเรียกรวมทุกคนว่าอาสาสมัครขณะจ่ายเงินประจำทุกเดือนเป็นสาเหตุที่พบบ่อยของการถูกเรียกเงินสมทบย้อนหลัง

เบิกได้เฉพาะรายจ่ายที่เกิดขึ้นจริงเพื่องานขององค์กรและมีหลักฐานประกอบ โดยควรมีระเบียบภายในกำหนดเพดานและผู้อนุมัติที่ไม่ใช่ตัวผู้เบิกเอง สิ่งที่ผู้สอบบัญชีมองหาคือความสม่ำเสมอของการอนุมัติมากกว่าจำนวนเงิน เพราะรายการที่กรรมการคนเดียวอนุมัติให้ตัวเองจะถูกตั้งข้อสังเกตแม้ยอดจะไม่สูง

แสดงแยกเป็นกองทุนที่มีข้อจำกัดการใช้ พร้อมหมายเหตุบอกยอดยกมา ยอดที่ได้รับ ยอดที่ใช้ไปในปี และยอดคงเหลือ ผู้อ่านงบจะดูตรงนี้เพื่อประเมินว่าองค์กรถือเงินที่ยังไม่ได้ใช้ไว้มากน้อยเพียงใด หากมีเงินคงเหลือสูงต่อเนื่องหลายปี ควรอธิบายแผนการใช้ในหมายเหตุไปด้วยเพื่อลดข้อสงสัย

บันทึกด้วยมูลค่าที่ประเมินได้อย่างมีเหตุผลในวันรับ พร้อมเก็บหลักฐานวิธีประเมินไว้ เช่น ราคาตลาดของสิ่งของลักษณะเดียวกันหรือรายงานผู้ประเมินสำหรับทรัพย์สินใหญ่ ทรัพย์สินที่ใช้งานต่อเนื่องต้องเข้าทะเบียนสินทรัพย์และคิดค่าเสื่อมราคาตามอายุการใช้งานเหมือนทรัพย์สินที่ซื้อมา

กำหนดส่งผูกกับวันประชุมใหญ่ที่อนุมัติงบ ซึ่งข้อบังคับของแต่ละองค์กรกำหนดกรอบไว้ต่างกัน แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือปิดบัญชีให้ผู้สอบตรวจเสร็จล่วงหน้าราวสองเดือนก่อนวันประชุมใหญ่โดยประมาณ เพื่อมีเวลาแก้ไขตามข้อสังเกตและจัดส่งเอกสารเชิญประชุมได้ตามกำหนดในข้อบังคับ

เมื่อขอจดแก้วัตถุประสงค์และได้รับอนุมัติแล้ว กิจกรรมใหม่จึงเริ่มบันทึกได้ในกรอบใหม่ แต่เงินที่รับมาก่อนโดยระบุวัตถุประสงค์เดิมยังต้องใช้ตามเงื่อนไขที่ผู้ให้กำหนด หากต้องการเปลี่ยนการใช้เงินก้อนนั้นควรขอความยินยอมจากผู้ให้เป็นหนังสือ และบันทึกมติคณะกรรมการประกอบไว้ในแฟ้มเดียวกัน

ชุดที่ทำให้งานเดินเร็วคือสมุดรับบริจาคพร้อมสำเนาใบรับ รายการเคลื่อนไหวบัญชีธนาคารทุกบัญชีครบทั้งปี ทะเบียนสินทรัพย์ มติคณะกรรมการที่อนุมัติรายจ่ายสำคัญ และสัญญาจ้างหรือข้อตกลงกับผู้ให้บริการ ถ้าจัดแฟ้มตามเดือนไว้ตั้งแต่ต้นปี งานตรวจมักใช้เวลาสั้นลงอย่างเห็นได้ชัด

ต้องชำระหนี้สินให้เสร็จก่อน แล้วโอนส่วนที่เหลือไปตามที่ข้อบังคับกำหนดไว้ ซึ่งโดยทั่วไประบุให้ส่งต่อองค์กรที่มีวัตถุประสงค์ใกล้เคียง ไม่ใช่แบ่งคืนกรรมการหรือสมาชิก งานบัญชีในขั้นนี้คือจัดทำงบชำระบัญชีแสดงรายการทรัพย์สิน หนี้สิน และผู้รับโอนปลายทาง ให้นายทะเบียนตรวจได้ครบถ้วน