บัญชีธุรกิจรับซื้อของเก่า รีไซเคิล และสินค้ามือสอง

ใช้ใบรับซื้อที่กิจการออกเองเป็นหลักฐาน แต่ต้องออกให้มีสาระครบจึงจะรับฟังได้ ในใบควรมีเลขที่เรียงต่อเนื่อง วันที่ ชื่อและเลขบัตรประจำตัวของผู้ขาย ที่อยู่ที่ติดต่อได้ ประเภทวัสดุตามรหัสที่กิจการกำหนด น้ำหนักหรือจำนวน ราคาต่อหน่วย ยอดเงิน วิธีจ่ายเงิน และลายมือชื่อผู้ขายพร้อมลายมือชื่อพนักงานผู้รับของ แนบสำเนาบัตรและภาพถ่ายวัสดุที่รับซื้อในรายการที่มูลค่าสูง เอกสารชุดนี้คือสิ่งที่เจ้าหน้าที่ใช้ตรวจว่ารายจ่ายเกิดขึ้นจริงและจ่ายให้ใคร

แยกหน้าที่คนชั่ง คนตีราคา และคนจ่ายเงินออกจากกันเป็นอย่างน้อย และเปิดวงเงินสดย่อยประจำวันที่กำหนดเพดานไว้ ปลายวันให้นับเงินคงเหลือเทียบกับยอดตามใบรับซื้อทั้งหมด ผลต่างต้องอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้งไม่ว่าจำนวนน้อยแค่ไหน สำหรับรายการเกินเพดานที่กำหนด ให้จ่ายผ่านบัญชีธนาคารเข้าชื่อผู้ขายโดยตรง เพราะหลักฐานการโอนคือสิ่งที่ยืนยันตัวผู้รับได้ดีที่สุด และควรทบทวนรายชื่อผู้ขายที่รับเงินสูงสุดสิบรายทุกเดือนเพื่อดูว่ามีการแตกรายการเพื่อเลี่ยงเพดานหรือไม่

ทุกครั้งที่รถเข้าออกต้องมีบัตรชั่งที่บันทึกน้ำหนักรถเปล่า น้ำหนักรวม เวลาเข้าและออก ทะเบียนรถ และเลขที่ใบรับซื้อหรือใบส่งของที่เกี่ยวข้อง เลขบัตรชั่งต้องอ้างอิงได้ทั้งขาซื้อและขาขาย เพราะยอดกำไรของธุรกิจนี้ขึ้นกับน้ำหนักเป็นหลัก ควรสอบเทียบเครื่องชั่งตามรอบและเก็บใบรับรองไว้ ส่วนความชื้นหรือสิ่งเจือปนที่ทำให้หักน้ำหนักได้ต้องมีเกณฑ์เขียนไว้ล่วงหน้าและบันทึกเปอร์เซ็นต์ที่หักในบัตรชั่ง ไม่ใช่ตกลงปากเปล่าหน้างาน เพราะภายหลังจะอธิบายผลต่างกับลูกค้าและกับผู้ตรวจไม่ได้

ตั้งรหัสตามสิ่งที่กำหนดราคาขายจริง ไม่ใช่ตามชื่อที่คนหน้าลานเรียกกัน โดยแยกตามชนิดวัสดุ ระดับความสะอาด และรูปแบบที่ส่งมอบ เช่น อัดก้อนหรือหลวม เพราะสามอย่างนี้ทำให้ราคาต่างกันชัดเจน จำนวนรหัสควรพอเหมาะ ประมาณสามสิบถึงหกสิบรหัสใช้ได้ในลานขนาดกลาง หากตั้งละเอียดเกินไปพนักงานจะกรอกผิดและข้อมูลจะเชื่อถือไม่ได้ ที่สำคัญคือห้ามมีสองรหัสสำหรับของเดียวกัน และเมื่อเลิกใช้รหัสใดให้ปิดการใช้แต่ไม่ลบ เพื่อรักษาความต่อเนื่องของข้อมูลย้อนหลัง

ใช้วิธีวัดปริมาณทางกายภาพร่วมกับต้นทุนถัวเฉลี่ยของรอบนั้น ปริมาณได้จากการวัดขนาดกองคูณด้วยค่าความหนาแน่นของวัสดุที่กิจการทดสอบไว้เอง หรือจากการนับจำนวนก้อนอัดคูณน้ำหนักเฉลี่ยต่อก้อนซึ่งต้องสุ่มชั่งจริงเพื่อยืนยัน ต้นทุนต่อหน่วยใช้ถัวเฉลี่ยเคลื่อนที่ต่อรหัสวัสดุ เพราะราคารับซื้อขยับตลอด ต้องเก็บกระดาษทำการที่แสดงวิธีวัด ผู้วัด วันที่ และภาพถ่ายกองไว้ทุกรอบปิดบัญชี และหากราคาตลาดปลายงวดต่ำกว่าต้นทุน ต้องปรับลดมูลค่าลงเท่าราคาที่คาดว่าจะขายได้สุทธิ

สร้างรายงานที่แสดงต่อหนึ่งรหัสวัสดุว่ารับซื้อกี่กิโลกรัมที่ราคาเฉลี่ยเท่าไร ขายออกกี่กิโลกรัมที่ราคาเฉลี่ยเท่าไร และมีต้นทุนแปรสภาพเท่าไร ต้นทุนแปรสภาพต้องรวมค่าแรงคัดแยก ค่าไฟเครื่องอัด ค่าน้ำมันรถตัก ค่าขนส่งออก และค่าเสื่อมเครื่องจักรที่ปันส่วนตามชั่วโมงเดินเครื่อง ตัวเลขที่ทำให้เจ้าของตัดสินใจได้คือส่วนต่างต่อกิโลกรัมหลังหักต้นทุนแปรสภาพ เพราะวัสดุที่ส่วนต่างราคาดูสูงบางชนิดใช้แรงคัดแยกมากจนเหลือน้อยกว่าวัสดุที่ส่วนต่างต่ำแต่แทบไม่ต้องจัดการ

หน้าที่หักภาษีขึ้นกับประเภทของเงินที่จ่ายและสถานะของผู้รับ การจ่ายค่าซื้อสินค้าโดยทั่วไปไม่เข้าข่ายหัก แต่การจ่ายค่าบริการ เช่น ค่าจ้างรื้อถอน ค่าจ้างขนส่ง ค่าจ้างคัดแยกโดยผู้รับจ้างภายนอก และค่าเช่าเครื่องจักรหรือพื้นที่ เข้าข่ายและมีอัตราต่างกันตามประเภท ปัญหาที่พบบ่อยคือใบรับซื้อใบเดียวรวมทั้งค่าของและค่าขนมาไว้ยอดเดียว ทำให้แยกฐานหักไม่ได้ วิธีแก้คือแยกบรรทัดค่าของกับค่าบริการตั้งแต่ต้นทาง และเก็บหนังสือรับรองการหักภาษีที่ออกให้ผู้รับไว้ครบทุกฉบับ

เมื่อรายรับจากการขายถึงเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนดก็ต้องจดทะเบียน และต้องออกใบกำกับภาษีให้ผู้ซื้อทุกครั้ง ปัญหาเฉพาะของธุรกิจนี้คือภาษีซื้อมีน้อย เพราะรับซื้อวัตถุดิบจากบุคคลธรรมดาที่ออกใบกำกับภาษีไม่ได้ ผลคือภาระที่ต้องนำส่งสูงกว่าที่เจ้าของคาด จึงต้องวางแผนกระแสเงินสดล่วงหน้าโดยกันเงินส่วนนี้ไว้ทุกรอบ ไม่ใช่รอถึงกำหนดยื่นแล้วหาเงิน และควรตรวจให้แน่ใจว่าใบกำกับที่ได้จากค่าไฟ ค่าน้ำมัน ค่าอะไหล่เครื่องจักร และค่าขนส่งออกนามกิจการถูกต้องครบถ้วน เพราะเป็นภาษีซื้อกลุ่มหลักที่มี

ต้องตรงกันในระดับที่กระทบกันได้ทันที เพราะกิจการรับซื้อของเก่าและกิจการที่จัดการวัสดุบางประเภทมีหน้าที่จัดทำทะเบียนการรับซื้อและการจำหน่ายตามที่หน่วยงานกำกับกำหนด หากทะเบียนนั้นบันทึกน้ำหนักหรือรายการต่างจากบัญชี จะเกิดคำถามทั้งสองทาง วิธีที่ทำให้เรื่องนี้ง่ายคือให้ทะเบียนดึงจากข้อมูลชุดเดียวกับบัญชี โดยใช้เลขที่ใบรับซื้อและบัตรชั่งเป็นตัวเชื่อม แล้วสอบยอดรวมรายเดือนระหว่างทะเบียน รายงานภาษี และบัญชีแยกประเภทสินค้า เก็บกระดาษสอบยอดไว้เป็นหลักฐานว่าตรวจแล้ว

เพิ่มสามเรื่อง หนึ่งคือการรับรู้รายได้ตามเงื่อนไขการส่งมอบที่ตกลงในสัญญา ซึ่งกำหนดว่าความเสี่ยงโอนเมื่อใดและค่าใช้จ่ายใดเป็นของผู้ขาย สองคือการแปลงค่าเงินตราต่างประเทศ ต้องบันทึกอัตราวันที่รับรู้รายได้ อัตราวันที่รับชำระ และผลต่างที่เกิดขึ้นแยกรายการ สามคือต้นทุนที่เกิดหลังออกจากลาน เช่น ค่าตรวจวิเคราะห์คุณภาพ ค่าตู้ ค่าเอกสารส่งออก และค่าประกันภัยขนส่ง ซึ่งต้องปันส่วนเข้าต้นทุนของงวดที่รับรู้รายได้ให้ตรงกัน ไม่ใช่ตัดเป็นค่าใช้จ่ายรวมทั้งเดือน

ต่างที่หน่วยของสินค้า ร้านที่ขายเป็นชิ้น เช่น เครื่องใช้ไฟฟ้า โทรศัพท์ เครื่องมือช่าง หรือเฟอร์นิเจอร์ ควรใช้ต้นทุนเฉพาะเจาะจงต่อชิ้น โดยให้เลขรายการเดียวต่อสินค้าหนึ่งชิ้นแล้วผูกต้นทุนซื้อ ค่าซ่อมและอะไหล่ที่ใส่เพิ่ม กับราคาขายเข้าเลขนั้น ทำให้เห็นกำไรต่อชิ้นและเห็นสินค้าที่ค้างนานจนควรลดราคา ควรบันทึกสภาพสินค้าและหมายเลขเครื่องไว้ด้วย เพราะจำเป็นทั้งต่อการรับประกันที่ร้านให้เองและต่อการตรวจสอบแหล่งที่มา ส่วนสินค้าที่ซ่อมไม่คุ้มและถอดขายเป็นอะไหล่ ให้ตัดโอนต้นทุนส่วนที่เหลือไปกลุ่มอะไหล่แทนการตัดทิ้งทั้งชิ้น

ห้าฉบับเพียงพอ หนึ่งคือส่วนต่างต่อกิโลกรัมแยกตามรหัสวัสดุเทียบสามเดือนย้อนหลัง สองคือปริมาณคงเหลือและอายุของกองเพื่อเห็นวัสดุที่ค้างนานระหว่างที่ราคาตก สามคือการเทียบยอดเงินสดจ่ายกับใบรับซื้อรายวันพร้อมผลต่างที่อธิบายแล้ว สี่คือชั่วโมงเดินเครื่องกับปริมาณที่ผลิตได้เพื่อดูประสิทธิภาพและค่าไฟต่อตัน ห้าคือลูกหนี้แยกอายุหนี้เฉพาะลูกค้าโรงงานที่ซื้อเชื่อ เพราะความเสี่ยงของธุรกิจนี้อยู่ที่จ่ายเงินสดออกทันทีแต่เก็บเงินเข้าช้า

เตรียมห้ากลุ่ม กลุ่มแรกคือใบรับซื้อทั้งเล่มเรียงเลขต่อเนื่องพร้อมสำเนาบัตรผู้ขายตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ กลุ่มสองคือบัตรชั่งทั้งขาเข้าและขาออกที่อ้างอิงถึงเอกสารการซื้อขายได้ กลุ่มสามคือเอกสารการจ่ายเงิน ทั้งรายงานเงินสดย่อยและหลักฐานการโอน กลุ่มสี่คือกระดาษทำการตรวจนับและตีราคาสินค้าคงเหลือพร้อมภาพถ่าย กลุ่มห้าคือทะเบียนตามที่หน่วยงานกำกับกำหนดพร้อมกระดาษสอบยอดกับบัญชี เมื่อห้ากลุ่มนี้อ้างอิงถึงกันได้ด้วยเลขเดียวกัน คำถามจะจบเร็วกว่าการอธิบายด้วยคำพูดหลายรอบ

ส่งตัวอย่างใบรับซื้อและบัตรชั่งที่ใช้อยู่ ผังรหัสวัสดุปัจจุบัน รายงานสรุปน้ำหนักซื้อขายสามเดือนล่าสุด รายการเครื่องจักรพร้อมปีที่ได้มา ทะเบียนใบอนุญาตที่ถือไว้ สำเนารายการเดินบัญชีธนาคารและสรุปเงินสดย่อย รวมถึงงบการเงินและแบบภาษีปีล่าสุดถ้ามี ข้อมูลชุดนี้ทำให้ประเมินได้ทันทีว่าจุดรั่วอยู่ที่หลักฐานการซื้อ การคุมน้ำหนัก หรือการตีราคาสินค้าคงเหลือ และวางระบบให้ตรงจุดได้ตั้งแต่เดือนแรก