หนังสือมอบอำนาจ เขียนให้ใช้ได้จริงกับที่ดิน ธนาคาร ศาล และหน่วยราชการ

มาตรา 801 ให้ตัวแทนที่ได้รับมอบอำนาจทั่วไปทำกิจในทางจัดการแทนได้ทุกอย่าง ยกเว้นหกเรื่องที่ต้องมอบอำนาจเฉพาะการเท่านั้น คือ ขายหรือจำนองอสังหาริมทรัพย์ ให้เช่าอสังหาริมทรัพย์เกินสามปี ให้โดยเสน่หา ประนีประนอมยอมความ ยื่นฟ้องต่อศาล และมอบข้อพิพาทให้อนุญาโตตุลาการ นอกจากนั้นมาตรา 798 วางหลักว่าถ้ากิจการใดกฎหมายบังคับให้ทำเป็นหนังสือ การตั้งตัวแทนไปทำกิจการนั้นก็ต้องทำเป็นหนังสือด้วย ผลในทางปฏิบัติคือหนังสือที่เขียนว่าให้ทำการแทนได้ทุกอย่างไม่พอสำหรับการขายบ้าน จำนองที่ดิน หรือฟ้องคดี ต้องระบุเรื่องนั้นลงไปตรง ๆ

เพราะแต่ละหน่วยงานต้องการให้อำนาจผูกกับธุรกรรมของตน กรมที่ดินมีแบบ ท.ด.21 สำหรับที่ดินที่มีโฉนดและสิ่งปลูกสร้าง แบบแยกสำหรับที่ดินที่ยังไม่มีโฉนด และแบบ อ.ช.21 สำหรับห้องชุด กรมที่ดินอธิบายว่าจะใช้กระดาษอื่นก็ได้ถ้ามีสาระสำคัญครบ แต่แนะนำให้ใช้แบบพิมพ์ของกรมเพราะรายการชัดและตรวจง่าย ธนาคารมักบังคับแบบของตนเอง งานจดทะเบียนบริษัทต้องอ้างถึงเรื่องที่ยื่น และงานศาลมีใบแต่งทนายเป็นเอกสารเฉพาะ วิธีที่เร็วที่สุดคือถามหน่วยงานปลายทางก่อนลงนามว่ารับแบบไหน และขอสำเนาแบบล่าสุดจากหน่วยงานนั้นโดยตรง

ระบุนิติกรรมให้ตรง เช่น ขาย จำนอง ไถ่ถอน หรือรับโอนมรดก ระบุทรัพย์ให้ตรงกับเลขโฉนดหรือหนังสือกรรมสิทธิ์ห้องชุด ระบุราคาหรือวงเงินถ้ามี และกำหนดช่วงเวลาที่อำนาจใช้ได้ ถ้าให้รับเงินหรือรับเอกสารต้นฉบับแทนให้แยกเป็นข้อเฉพาะ คำเตือนของกรมที่ดินที่ควรทำตามคือ กรอกข้อความด้วยลายมือและหมึกเดียวกัน ถ้าแก้ไขต้องระบุจำนวนคำที่ขีดฆ่าหรือเติมและลงชื่อกำกับทุกแห่ง และห้ามลงชื่อในแบบที่ยังกรอกไม่ครบหรือกระดาษเปล่าเด็ดขาด ข้อความที่ควรตัดทิ้งคือให้ทำการอื่นใดได้ตามที่ผู้รับมอบเห็นสมควร เพราะเปิดช่องให้ใช้อำนาจเกินเจตนาและเป็นที่มาของข้อพิพาทจำนวนมาก

สำหรับงานที่ดิน กรมที่ดินให้มีพยานอย่างน้อย 1 คน แต่ถ้าผู้มอบพิมพ์ลายนิ้วมือแทนการลงชื่อ ต้องมีพยาน 2 คน และพยานต้องลงลายมือชื่อ จะพิมพ์ลายนิ้วมือไม่ได้ ถ้าคู่สมรสเป็นผู้รับมอบ อีกฝ่ายควรลงชื่อเป็นพยานพร้อมทำหนังสือยินยอม ส่วนอากรแสตมป์ตามบัญชีอัตราอากรรายการที่ 7 และข้อหารือกรมสรรพากร คือ มอบให้คนเดียวหรือหลายคนร่วมกันทำการครั้งเดียว 10 บาท มอบให้คนเดียวหรือหลายคนร่วมกันทำการมากกว่าครั้งเดียว 30 บาท และถ้ามอบให้หลายคนต่างคนต่างทำการได้หลายครั้ง คิดคนละ 30 บาท ใบแต่งทนายและใบมอบอำนาจที่ทนายให้เสมียนไปดำเนินคดีในศาลได้รับยกเว้น สาเหตุที่ถูกตีกลับบ่อยคือติดอากรไม่ครบตามจำนวนผู้รับมอบที่ทำการแยกกันได้

กรมที่ดินแนะนำให้หนังสือมอบอำนาจที่ทำในต่างประเทศได้รับการรับรองจากสถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลไทย หรือจากโนตารีพับลิกหรือผู้ที่กฎหมายท้องถิ่นให้อำนาจเป็นพยานเอกสาร ทางที่ตรงที่สุดคือลงนามต่อหน้าเจ้าหน้าที่กงสุลไทย ถ้าใช้โนตารีท้องถิ่นต้องผ่านขั้นรับรองต่อตามที่ประเทศนั้นกำหนด ปัจจุบันยังเป็นการรับรองต่อเป็นทอดไปถึงสถานทูตไทย และตั้งแต่ 28 ก.พ. 2570 ซึ่งอนุสัญญา Apostille มีผลกับไทย เอกสารจากประเทศภาคีจะใช้ Apostille แทนได้ ถ้าเอกสารไม่ใช่ภาษาไทยต้องแปลและรับรองคำแปลก่อนยื่น และควรเผื่อเวลาส่งต้นฉบับกลับมา เพราะหลายหน่วยงานไม่รับสแกน ตรวจด้วยว่าบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางที่ใช้อ้างอิงยังไม่หมดอายุ

หนังสือรับรองบริษัทที่ออกไม่เกินระยะเวลาที่หน่วยงานปลายทางกำหนด สำเนาบัตรของกรรมการผู้มีอำนาจและของผู้รับมอบพร้อมลงชื่อรับรอง และประทับตราบริษัทเฉพาะเมื่อหนังสือรับรองระบุว่าต้องประทับตรา ถ้าอำนาจลงนามเป็นกรรมการสองคนร่วมกัน ทั้งสองคนต้องลงนามในหนังสือมอบอำนาจฉบับเดียวกัน ไม่ใช่คนหนึ่งลงก่อนแล้วอีกคนลงตามภายหลังในเอกสารอื่น อากรแสตมป์ใช้อัตราเดียวกับบุคคลธรรมดา คือ 10 บาทสำหรับครั้งเดียว และ 30 บาทสำหรับหลายครั้ง ถ้ากรรมการผู้ลงนามพ้นตำแหน่งระหว่างทาง ควรตรวจกับหน่วยงานว่ายังรับหนังสือเดิมหรือต้องออกใหม่ โดยเฉพาะงานที่ใช้เวลานาน

มาตรา 826 ให้สัญญาตัวแทนระงับเมื่อตัวการถอน ตัวแทนบอกเลิก หรือเมื่อฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งตาย ตกเป็นผู้ไร้ความสามารถ หรือล้มละลาย เว้นแต่ขัดกับข้อสัญญาหรือสภาพของกิจการ ศาลฎีกาในคำพิพากษาที่ 357/2554 วินิจฉัยว่าเมื่อผู้มอบตายก่อนไปจดทะเบียนขายที่ดิน หนังสือมอบอำนาจสิ้นผลและการโอนไม่สมบูรณ์ มาตรา 827 ให้ถอนได้ทุกเมื่อ แต่ถ้าถอนในเวลาที่ไม่สะดวกแก่อีกฝ่ายอาจต้องรับผิดในความเสียหาย การถอนจะยกขึ้นต่อสู้ตัวแทนได้ต่อเมื่อบอกกล่าวหรือตัวแทนรู้แล้วตามมาตรา 830 และจะยกขึ้นต่อสู้บุคคลภายนอกที่ทำการโดยสุจริตไม่ได้ เว้นแต่เขาไม่รู้เพราะประมาทเลินเล่อเองตามมาตรา 831 จึงควรบอกเลิกเป็นหนังสือพร้อมหลักฐานการส่ง แจ้งทุกหน่วยงานและคู่สัญญาที่เคยเห็นเอกสาร และเรียกคืนต้นฉบับตามมาตรา 832

กรมที่ดินเตือนว่าการมอบอำนาจเรื่องที่ดินเป็นจุดที่เกิดการฉ้อโกงได้ง่าย มาตรการที่ใช้ได้จริงคือมอบเฉพาะธุรกรรมเดียว ระบุชื่อผู้ซื้อหรือผู้รับจำนอง ราคา และเลขโฉนด ขีดฆ่าช่องว่างที่ไม่ใช้ เก็บสำเนาที่ลงชื่อแล้วไว้เอง ส่งต้นฉบับถึงผู้รับมอบโดยตรงแทนการผ่านคนกลาง และให้ผู้รับมอบส่งสำเนาเอกสารที่ได้จากสำนักงานที่ดินกลับมาหลังจดทะเบียน ห้ามส่งบัตรประชาชนตัวจริงหรือลงชื่อในกระดาษเปล่าให้ใครเก็บไว้ล่วงหน้า และถ้าสงสัยว่าเอกสารถูกนำไปใช้ผิด ให้แจ้งสำนักงานที่ดินที่ทรัพย์ตั้งอยู่เป็นหนังสือทันที พร้อมแจ้งความ เพื่อให้มีหลักฐานว่าบุคคลภายนอกควรรู้ถึงการถอนอำนาจแล้ว