สินค้าคงเหลือและการตรวจนับสต๊อก

ที่ใช้กันทั่วไปคือเข้าก่อนออกก่อนและถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก โดยต้องเลือกวิธีที่เหมาะกับลักษณะสินค้าและใช้ต่อเนื่องทุกงวด การเปลี่ยนวิธีกลางทางต้องมีเหตุผลรองรับและเปิดเผยผลกระทบในหมายเหตุประกอบงบ ส่วนวิธีที่อิงต้นทุนล่าสุดเป็นหลักไม่เป็นที่ยอมรับตามมาตรฐานที่ใช้ในไทย จึงไม่ควรตั้งค่าไว้ในระบบโดยไม่ตรวจ

รวมราคาซื้อหลังหักส่วนลดการค้า ค่าระวางและค่าใช้จ่ายนำของเข้ามาถึงคลัง รวมภาระภาษีอากรส่วนที่ขอคืนไม่ได้ และค่าใช้จ่ายที่ทำให้สินค้าอยู่ในสภาพพร้อมขาย ส่วนค่าขนส่งขาออกไปหาลูกค้า ค่าใช้จ่ายการขาย และดอกเบี้ยเงินกู้ทั่วไปไม่รวมอยู่ในต้นทุน การนำค่าใช้จ่ายขาออกไปรวมทำให้มูลค่าสต๊อกสูงเกินจริงและกำไรในงวดผิดไปทั้งงวด

จัดพื้นที่และติดป้ายแยกโซนให้ชัด ปิดการรับเข้าและตัดจ่ายชั่วคราวในช่วงนับหรือกำหนดจุดตัดเอกสารให้แน่นอน พิมพ์ใบนับที่ไม่แสดงยอดตามบัญชีเพื่อไม่ให้ผู้นับเดาตาม แยกของที่ฝากขายและของลูกค้าออกจากของบริษัท และแจ้งผู้สอบบัญชีล่วงหน้าตามกรอบเวลาที่ตกลง เพื่อให้เข้าร่วมสังเกตการณ์ได้

หากสินค้าคงเหลือเป็นรายการที่มีสาระสำคัญต่องบการเงิน ผู้สอบบัญชีมักเข้าร่วมสังเกตการณ์และสุ่มนับซ้ำเอง หากไม่ได้เข้าร่วมในวันนับ จะต้องใช้วิธีตรวจสอบอื่นทดแทนซึ่งใช้เวลามากกว่าและอาจกระทบความเห็นในรายงาน กิจการจึงควรนัดวันนับล่วงหน้าและอย่าเลื่อนวันโดยไม่แจ้ง

ยังไม่ปรับบัญชีทันที ให้นับซ้ำเฉพาะรายการที่ต่างก่อน แล้วสอบกลับไปหาสาเหตุ เช่น เอกสารรับเข้าที่ยังไม่บันทึก การเบิกที่ไม่ผ่านระบบ ของอยู่ผิดโซน หรือหน่วยนับไม่ตรงกัน เมื่อสรุปสาเหตุแล้วจึงบันทึกปรับปรุงพร้อมเอกสารอนุมัติ ผลต่างที่ไม่มีคำอธิบายควรบันทึกแยกให้เห็นเป็นรายการเพื่อใช้ปรับปรุงระบบควบคุมในรอบถัดไป

ต้องมีหลักฐานว่าของนั้นเสียหายจริงและมีการดำเนินการตามขั้นตอนของกิจการ เช่น รายงานตรวจสภาพ อนุมัติของผู้มีอำนาจ ภาพถ่าย และหลักฐานการทำลายหรือการจำหน่ายออก สำหรับด้านภาษี การทำลายสินค้าที่ต้องการให้ถือเป็นรายจ่ายมีขั้นตอนที่ต้องแจ้งและมีพยานตามแนวปฏิบัติของกรมสรรพากร ควรวางแผนก่อนทำลาย ไม่ใช่หาหลักฐานย้อนหลัง

ทางบัญชีต้องวัดมูลค่าด้วยราคาที่ต่ำกว่าระหว่างต้นทุนกับมูลค่าสุทธิที่จะได้รับ จึงต้องประมาณราคาขายที่เป็นไปได้จริงหักค่าใช้จ่ายในการขายออก การตั้งค่าเผื่อลดมูลค่าควรอิงข้อมูลอายุสต๊อกและประวัติการขายจริง ส่วนด้านภาษี ผลขาดทุนจากการลดมูลค่าที่ยังไม่ได้ขายหรือทำลายมักยังไม่ถือเป็นรายจ่าย จึงเกิดผลต่างที่ต้องกระทบยอดในการคำนวณภาษี

ยังเป็นของผู้ฝากขายจนกว่าจะขายให้ลูกค้าปลายทาง ผู้รับฝากจึงไม่บันทึกเป็นสินค้าคงเหลือของตนแต่ต้องคุมทะเบียนแยกไว้และตรวจนับให้ตรงกับรายงานของผู้ฝาก ความสับสนในเรื่องนี้ทำให้ยอดสต๊อกและยอดขายของทั้งสองฝ่ายซ้อนทับกัน ควรมีสัญญาระบุจุดโอนกรรมสิทธิ์และรูปแบบรายงานให้ชัดตั้งแต่เริ่มค้าขาย

ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขการส่งมอบที่ตกลงไว้ หากกรรมสิทธิ์และความเสี่ยงโอนตั้งแต่ท่าต้นทาง ของนั้นเป็นสต๊อกของผู้ซื้อแล้วแม้ยังไม่ถึงคลัง หากโอนเมื่อส่งถึงปลายทาง ก็ยังเป็นของผู้ขาย จึงต้องดูใบตราส่งและเงื่อนไขในใบสั่งซื้อประกอบกัน รายการกลุ่มนี้ควรทำตารางสรุปแยกไว้ทุกปีเพราะเป็นจุดที่ผู้สอบบัญชีขอดูแน่นอน

ทำได้และมักได้ผลดีกว่าในกิจการที่มีรายการมาก โดยแบ่งกลุ่มสินค้าตามมูลค่าและความเคลื่อนไหว แล้วกำหนดความถี่ให้กลุ่มมูลค่าสูงถูกนับบ่อยขึ้น เงื่อนไขคือต้องมีเอกสารแผนการนับ ผลการนับ และการติดตามผลต่างอย่างเป็นระบบ เพื่อให้ผู้สอบบัญชีเชื่อถือระบบควบคุมและใช้ผลนับหมุนเวียนประกอบการตรวจได้

มีได้ เพราะสินค้าที่ขาดจากรายงานสินค้าและวัตถุดิบโดยไม่มีคำอธิบายอาจถูกถือว่ามีการจำหน่ายออกไปแล้ว ซึ่งนำไปสู่การประเมินภาษีขาย การมีรายงานสินค้าที่บันทึกครบถ้วน เอกสารอนุมัติผลต่าง และหลักฐานสาเหตุจึงเป็นเกราะป้องกันสำคัญ ไม่ควรปรับยอดในระบบให้ตรงกันเงียบ ๆ โดยไม่มีเอกสารรองรับ

ต้องกำหนดขั้นความสำเร็จของแต่ละสถานีงานและวิธีคิดต้นทุนแปลงสภาพที่สะสมไว้จนถึงจุดนั้น การนับต้องบันทึกทั้งจำนวนชิ้นและขั้นตอนที่ผ่านมาแล้ว พร้อมสูตรการผลิตที่เป็นปัจจุบัน หากสูตรการผลิตในระบบไม่ตรงกับหน้างาน ต้นทุนต่อหน่วยจะคลาดเคลื่อนทั้งสาย ซึ่งกระทบทั้งมูลค่าสต๊อกและกำไรขั้นต้นที่รายงาน

ยังต้องนับ เพราะโปรแกรมแสดงยอดตามเอกสารที่บันทึกเข้าไป ไม่ใช่ของที่มีอยู่จริง ความต่างเกิดจากการเบิกไม่ผ่านระบบ การรับของก่อนเอกสาร ของแตกหักหน้างาน และการคืนสินค้าที่ยังไม่บันทึก การนับจริงจึงเป็นการทดสอบว่าขั้นตอนบันทึกทำงานครบวงจรหรือไม่ ไม่ใช่เพียงพิธีปลายปี

เราออกแบบขั้นตอนการนับและแบบฟอร์มให้เหมาะกับลักษณะสินค้า เข้าร่วมควบคุมการนับปลายปี สอบกลับผลต่างและจัดทำเอกสารปรับปรุงที่อธิบายได้ ตรวจวิธีคิดต้นทุนในระบบให้ตรงกับที่เปิดเผยในงบ จัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบให้ครบตามที่กฎหมายกำหนด และเตรียมกระดาษทำการสำหรับผู้สอบบัญชีให้พร้อมก่อนเข้าตรวจ