รับรองเอกสารขนส่งทางทะเลและการค้าระหว่างประเทศ

ที่พบบ่อยคือหนังสือมอบอำนาจให้ตัวแทนดำเนินพิธีการและรับสินค้า หนังสือค้ำประกันการส่งมอบสินค้าเมื่อไม่มีใบตราส่งต้นฉบับ คำแถลงยืนยันข้อเท็จจริงเรื่องสินค้าเสียหาย หนังสือยืนยันอำนาจลงนามของกรรมการ และสำเนาเอกสารบริษัทที่ปลายทางขอให้รับรองว่าตรงกับต้นฉบับ

ต้องทำคำแถลงข้อเท็จจริงว่าต้นฉบับสูญหายอย่างไรและอยู่ในความครอบครองของผู้ใดเป็นครั้งสุดท้าย พร้อมหนังสือค้ำประกันความเสียหายต่อสายเรือ โดยทั่วไปสายเรือจะกำหนดแบบของตนเองและมักขอให้ธนาคารร่วมค้ำประกันด้วย หน้าที่ของทนายคือรับรองลายมือชื่อและคำสาบานของผู้ลงนาม ไม่ใช่รับรองว่าข้อเท็จจริงในคำแถลงเป็นความจริง

ต้องระบุชื่อผู้รับมอบอำนาจตามบัตรประจำตัว ขอบเขตอำนาจที่ชัดเจนว่าทำได้ถึงขั้นใด เลขที่ใบตราส่งหรือเลขตู้ที่เกี่ยวข้อง ระยะเวลาที่มอบอำนาจ และลายมือชื่อกรรมการผู้มีอำนาจตามหนังสือรับรองบริษัท หากปลายทางเป็นหน่วยงานต่างประเทศ ควรตรวจแบบที่หน่วยงานนั้นกำหนดก่อนลงนาม เพราะการแก้ไขหลังรับรองแล้วต้องเริ่มขั้นตอนใหม่ทั้งชุด

ใช้เอกสารรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคลฉบับที่คัดใหม่ภายในกรอบอายุที่ผู้รับกำหนด ซึ่งส่วนใหญ่ขอไม่เกินครึ่งปี ควบคู่กับบัตรประจำตัวหรือหนังสือเดินทางตัวจริงของกรรมการผู้ลงนาม หากผู้ลงนามเป็นพนักงานที่ได้รับมอบอำนาจต่อ ต้องมีหนังสือมอบอำนาจชั้นต้นจากกรรมการและรายงานการประชุมที่ให้อำนาจนั้น พร้อมตราประทับบริษัทหากหนังสือรับรองระบุว่าต้องใช้

ใช้ประกอบการเรียกร้องกับผู้รับประกันภัยหรือผู้ขนส่ง โดยผู้ลงนามยืนยันสิ่งที่ตนพบเห็นด้วยตนเอง เช่น สภาพตู้เมื่อเปิด จำนวนหน่วยที่เสียหาย และเวลาสถานที่ที่ตรวจพบ ควรแนบภาพถ่ายที่มีวันเวลา รายงานการตรวจสภาพ และใบรับสินค้าที่มีบันทึกข้อสงวนไว้ด้วย เพราะคำแถลงลอย ๆ ที่ไม่มีเอกสารประกอบมักไม่เพียงพอสำหรับการพิจารณาค่าสินไหม

ได้ โดยผู้ถือเอกสารต้องนำต้นฉบับมาแสดงให้ทนายเห็น ทนายทำสำเนาขึ้นจากเล่มหรือฉบับจริงที่เห็น แล้วลงข้อความคำรับรองเป็นภาษาอังกฤษ พร้อมลายเซ็นและตราประจำตัว เอกสารที่ธนาคารขอบ่อยคือหนังสือรับรองบริษัท บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม และหนังสือเดินทางของผู้มีอำนาจลงนาม ควรถามธนาคารก่อนว่าต้องผ่านขั้นรับรองของหน่วยงานรัฐเพิ่มหรือไม่

เป็นข้อผูกพันทางแพ่งของผู้ออกที่จะรับผิดชดใช้ความเสียหายให้สายเรือ หากมีผู้อื่นถือใบตราส่งต้นฉบับมาเรียกสินค้าภายหลัง ความรับผิดนี้มักไม่จำกัดจำนวนและไม่มีกำหนดเวลาสิ้นสุดที่ชัดเจนในหลายแบบฟอร์ม ผู้บริหารจึงควรให้ทนายอ่านถ้อยคำก่อนลงนาม ไม่ใช่ลงนามเพราะเป็นแบบมาตรฐานของสายเรือ

จัดทำคำแปลโดยผู้แปลที่ระบุตัวได้ แล้วให้ผู้แปลลงนามรับรองความถูกต้องของคำแปลต่อหน้าทนาย ทนายจะรับรองลายมือชื่อผู้แปล ทำให้ชุดเอกสารมีทั้งต้นฉบับ คำแปล และคำรับรองเรียงต่อกัน สำหรับภาษาที่ปลายทางกำหนดเฉพาะ เช่น จีน อาหรับ หรือเยอรมัน ควรตรวจว่าปลายทางยอมรับคำแปลที่ทำในไทยหรือกำหนดให้แปลในประเทศของตน

ขึ้นอยู่กับผู้รับปลายทาง หากเป็นคู่ค้าเอกชนหรือสายเรือ ตราของทนายมักเพียงพอ แต่หากต้องยื่นต่อหน่วยงานราชการหรือศาลต่างประเทศ ต้องเดินขั้นนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลก่อน แล้วปิดท้ายด้วย Apostille สำหรับประเทศในระบบนั้น หรือด้วยการรับรองของสถานทูตประเทศผู้รับหากอยู่นอกระบบ ควรถามปลายทางให้ชัดก่อนเพื่อเลี่ยงการเดินเอกสารสองรอบ

ชั้นของทนายปิดจบภายในวันทำการเดียวได้ เมื่อร่างและสำเนาเอกสารนิติบุคคลถูกส่งมาให้ตรวจไว้ก่อน และผู้ลงนามเดินทางมาถึงโดยถือบัตรฉบับจริง สิ่งที่ควบคุมไม่ได้คือคิวของหน่วยงานราชการหากเอกสารต้องผ่านขั้นนั้น ในกรณีเร่งด่วนเราจัดนัดพบนอกสถานที่ที่ท่าเรือหรือสำนักงานของลูกค้าในกรุงเทพและปริมณฑลได้ตามการนัดหมายล่วงหน้า

แยกการรับรองออกเป็นสองชุด โดยกรรมการที่อยู่ในไทยลงนามต่อหน้าทนายในประเทศ ส่วนกรรมการที่อยู่ต่างประเทศลงนามต่อหน้าผู้มีอำนาจรับรองในประเทศนั้นแล้วผ่านขั้นรับรองของประเทศนั้นก่อนส่งกลับมารวมชุด ต้องตรวจว่าปลายทางยอมรับการลงนามแยกฉบับหรือกำหนดให้ลงนามในเอกสารฉบับเดียวกัน เพราะเงื่อนไขนี้ต่างกันตามผู้รับ

งานพิธีการภายในประเทศโดยทั่วไปใช้เอกสารมอบอำนาจตามแบบของหน่วยงานและไม่จำเป็นต้องมีตราของทนาย แต่กรณีที่เอกสารต้องนำไปใช้ต่อในต่างประเทศ หรือกรณีที่เกิดข้อพิพาทและต้องยืนยันข้อเท็จจริงเป็นคำแถลง การรับรองโดยทนายจะเพิ่มน้ำหนักของเอกสารและเป็นที่ยอมรับของคู่กรณีมากกว่าหนังสือภายในของบริษัท

ฐานคิดคือจำนวนฉบับและจำนวนลายเซ็นที่ต้องรับรอง ไม่ผูกกับราคาสินค้าในตู้แต่อย่างใด งานที่ต้องยกร่างหรือขัดถ้อยคำของหนังสือค้ำประกันและหนังสือมอบอำนาจจะมีรายการค่ายกร่างต่างหาก การเดินทางไปรับรองที่ท่าเรือหรือที่ทำการลูกค้า และการปิดงานให้ทันเที่ยวเรือ จะมีส่วนเพิ่มตามระยะทางกับกรอบเวลาที่กำหนด โดยยอดทั้งหมดจะยืนยันเป็นเอกสารให้ก่อนลงมือทำ

เราตรวจแบบที่สายเรือหรือปลายทางกำหนด ร่างหนังสือมอบอำนาจและคำแถลงให้ตรงกับข้อเท็จจริงที่มีหลักฐานรองรับ รับรองลายมือชื่อและสำเนาเอกสารบริษัท จัดเรียงชุดเอกสารตามลำดับที่ผู้รับกำหนด และประสานขั้นรับรองของหน่วยงานรัฐต่อเนื่องให้จนถึงรูปแบบที่ปลายทางยอมรับ พร้อมให้ความเห็นก่อนลงนามในเอกสารที่สร้างภาระรับผิดไม่จำกัด