บัญชีโรงพิมพ์และผู้ผลิตบรรจุภัณฑ์

ควรเก็บเป็นรายใบสั่ง เพราะงานพิมพ์แต่ละใบใช้ทรัพยากรต่างกันมาก วิธีที่ใช้ได้จริงคือออกเลขงานตั้งแต่รับใบสั่ง แล้วผูกทุกอย่างเข้ากับเลขนั้น ทั้งกระดาษที่เบิก หมึกและน้ำยา แม่พิมพ์ที่ทำใหม่ ชั่วโมงเครื่องพิมพ์และเครื่องหลังพิมพ์ ค่าจ้างงานนอกเช่นเคลือบหรือปั๊มนูน และค่าขนส่ง เมื่อปิดงานจะเห็นกำไรของงานนั้นจริง ๆ ส่วนการรวมทั้งเดือนจะซ่อนงานที่ขาดทุนไว้ใต้งานที่กำไร ทำให้ตั้งราคาครั้งต่อไปผิดซ้ำเดิมโดยไม่มีใครรู้

เลือกวิธีคิดต้นทุนคงค้างที่ใช้ได้สม่ำเสมอ เช่น ถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก และบันทึกการรับเข้าเป็นรายล็อตพร้อมน้ำหนัก ขนาด แกรม และผู้ขาย เพื่อให้ราคาที่ตัดเข้างานสะท้อนของที่ใช้จริง สิ่งที่ควรระวังคือการเบิกกระดาษล็อตราคาสูงไปทำงานที่เสนอราคาด้วยต้นทุนล็อตเก่า ซึ่งทำให้กำไรที่คิดไว้หายไป ทางแก้คือให้ฝ่ายขายเห็นต้นทุนกระดาษปัจจุบันก่อนเสนอราคา และทบทวนตารางราคาทุกครั้งที่ต้นทุนกระดาษเปลี่ยนเกินเกณฑ์ที่กำหนดไว้

แยกเศษที่เกิดตามปกติของกระบวนการ เช่น การปรับสีตอนเริ่มเดินเครื่อง ออกจากงานเสียที่เกิดจากความผิดพลาด เพราะสองอย่างนี้บอกเรื่องต่างกัน เศษปกติควรรวมอยู่ในอัตราที่ใช้ตั้งราคา ส่วนงานเสียควรบันทึกแยกพร้อมสาเหตุและเครื่องที่เกิด เพื่อให้เห็นว่าต้องแก้ที่คนหรือที่เครื่อง ส่วนงานพิมพ์เกินที่เก็บไว้ ควรระบุว่าลูกค้าจะรับซื้อหรือเป็นของโรงพิมพ์ เพราะมีผลต่อการถือเป็นสินค้าคงเหลือหรือการตัดเป็นค่าใช้จ่ายเมื่อไม่มีผู้ซื้อ

ขึ้นกับว่าใช้ได้เพียงงานเดียวหรือใช้ซ้ำหลายรอบและมีมูลค่าพอสมควร ของที่ใช้เฉพาะงานนั้นและทิ้งหลังจบงานเหมาะจะเป็นต้นทุนของงานนั้นตรง ๆ ส่วนแม่พิมพ์ที่ลูกค้าสั่งซ้ำทุกไตรมาสและเก็บไว้ใช้ต่อหลายปี ควรพิจารณาบันทึกเป็นทรัพย์สินแล้วตัดมูลค่าตามอายุการใช้หรือจำนวนรอบที่คาดว่าจะใช้ สิ่งที่ต้องชัดคือใครเป็นเจ้าของ เพราะบางรายลูกค้าจ่ายค่าแม่พิมพ์แล้วถือเป็นของลูกค้า กรณีนั้นโรงพิมพ์เป็นเพียงผู้เก็บรักษาและต้องมีทะเบียนแยกให้ตรวจได้

นำค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับการเดินเครื่องมารวมกันแล้วหารด้วยชั่วโมงที่คาดว่าจะเดินได้จริงในช่วงเวลานั้น รายการที่มักรวมได้แก่ ค่าเสื่อมของเครื่อง ค่าเช่าพื้นที่ส่วนที่เครื่องตั้งอยู่ ค่าไฟที่ใช้เดินเครื่อง ค่าบำรุงรักษาและอะไหล่สิ้นเปลือง ค่าจ้างช่างประจำเครื่อง ตัวเลขที่พลาดบ่อยคือใช้ชั่วโมงตามกำลังผลิตสูงสุดเป็นตัวหาร ทำให้อัตราต่ำกว่าความจริงและตั้งราคาต่ำเกินไป ควรใช้ชั่วโมงที่เดินได้จริงโดยหักเวลาปรับตั้ง ซ่อม และวันหยุดออกก่อน

สาเหตุที่พบบ่อยคือลูกค้าแก้แบบหลังทำแม่พิมพ์แล้ว เปลี่ยนชนิดกระดาษ เพิ่มงานหลังพิมพ์ เปลี่ยนจำนวน หรือเร่งงานจนต้องเดินเครื่องนอกเวลา ทางแก้ทางบัญชีคือกำหนดให้ทุกการเปลี่ยนแปลงต้องมีใบสั่งแก้ไขที่ลูกค้ายืนยัน และผูกใบสั่งแก้ไขเข้ากับเลขงานเดิม เมื่อออกใบแจ้งหนี้จะอ้างอิงได้ครบว่าเพิ่มอะไรเพราะเหตุใด ลดข้อโต้แย้งเรื่องยอด และทำให้กำไรของงานที่บันทึกไว้ตรงกับสิ่งที่เกิดขึ้นในโรงงานจริง

ดูเงื่อนไขการส่งมอบและการโอนความเสี่ยงในเอกสารสั่งซื้อ หากตกลงว่าสินค้าถือว่าส่งมอบแล้วและลูกค้ารับความเสี่ยงตั้งแต่พิมพ์เสร็จ โดยโรงพิมพ์เก็บรักษาให้ในฐานะผู้รับฝาก ก็อาจรับรู้รายได้ได้เมื่อครบเงื่อนไขที่ตกลงและระบุชัดว่าของชุดใดเป็นของลูกค้ารายใด แต่ถ้าเงื่อนไขคือรับรู้เมื่อส่งถึงมือ ต้องรอจนส่งมอบ ประเด็นสำคัญคือมีเอกสารยืนยันข้อตกลงและมีการแยกกองสินค้าอย่างเห็นได้ ไม่ใช่กองรวมกับสินค้าของโรงพิมพ์เอง

ขึ้นกับลักษณะของงานว่าเป็นการขายสินค้าที่ผลิตตามแบบหรือเป็นการรับจ้างทำของ ซึ่งอัตราและหน้าที่หักต่างกัน จุดที่ต้องระวังคือใบแจ้งหนี้ที่รวมหลายอย่างในบรรทัดเดียว เช่น ค่ากระดาษ ค่าพิมพ์ ค่าออกแบบ และค่าขนส่ง ทำให้คู่ค้าหักไม่ตรง ทางปฏิบัติที่ดีคือแยกบรรทัดตามลักษณะรายการให้ชัด และตกลงวิธีปฏิบัติกับลูกค้ารายใหญ่ไว้ล่วงหน้าเป็นลายลักษณ์อักษร พร้อมเก็บหนังสือรับรองการหักภาษีให้ครบทุกฉบับเพื่อใช้ตอนยื่นแบบ

บันทึกเป็นต้นทุนของเลขงานนั้นโดยตรงพร้อมแนบใบส่งของและใบแจ้งหนี้ของผู้รับจ้าง และควบคุมของที่ส่งออกไปด้วยใบส่งวัสดุที่ระบุจำนวนออกและจำนวนรับกลับ เพราะหากของหายหรือเสียระหว่างทางต้องรู้ว่าใครรับภาระ อีกจุดที่ควรวางระบบคือเวลาที่ใช้รอคิวโรงงานภายนอก เพราะทำให้งานส่งช้าและกระทบเงินสด การจดวันส่งออกและวันรับกลับทุกครั้งช่วยประเมินว่าผู้รับจ้างรายใดควรใช้ต่อและรายใดควรเปลี่ยน

ของที่ลูกค้าเป็นเจ้าของไม่ใช่สินค้าคงเหลือของโรงพิมพ์ จึงไม่ควรตีมูลค่าเข้างบ แต่ต้องมีทะเบียนควบคุมแยกที่ระบุเจ้าของ จำนวนรับเข้า จำนวนใช้ไป เศษเสีย และจำนวนคงเหลือ พร้อมเงื่อนไขว่าหากเสียหายจะรับผิดเพียงใด เพราะข้อพิพาทมักเกิดตอนของลูกค้าเสียระหว่างพิมพ์ นอกจากนี้ควรระบุในใบแจ้งหนี้ให้ชัดว่าคิดค่าบริการเฉพาะค่าพิมพ์ ไม่รวมค่าวัสดุ เพื่อให้เอกสารสอดคล้องกับข้อเท็จจริงและตรวจสอบย้อนหลังได้

ควรทบทวนเมื่อใดก็ตามที่ต้นทุนหลักขยับเกินเกณฑ์ที่ตั้งไว้ เช่น ราคากระดาษ ค่าไฟ หรือค่าแรง และควรทบทวนตามรอบอย่างน้อยทุกไตรมาสแม้ต้นทุนดูนิ่ง เพราะส่วนผสมของงานที่รับเปลี่ยนไปเรื่อย วิธีที่ใช้ได้คือดูกำไรรายงานที่ปิดแล้วย้อนหลังสามเดือน จัดกลุ่มตามประเภทงานและขนาดจำนวนพิมพ์ แล้วดูว่ากลุ่มใดกำไรบางจนไม่คุ้มเวลาเครื่อง ข้อมูลนี้ใช้เจรจากับลูกค้าได้ตรงประเด็นกว่าการขึ้นราคาทั้งกระดานซึ่งมักทำให้เสียงานที่ยังกำไรดีไปด้วย

ห้าอย่างที่ให้ภาพเร็วที่สุดคือ งานที่ปิดสัปดาห์นี้และกำไรของแต่ละงาน ชั่วโมงเครื่องที่ใช้เทียบกับชั่วโมงที่มี อัตรางานเสียแยกตามเครื่อง ยอดค้างรับจากลูกค้าเรียงตามอายุหนี้ และกระดาษคงเหลือของรายการที่ใช้บ่อยเทียบกับงานที่รับไว้แล้ว ตัวเลขชุดนี้บอกได้ทั้งเรื่องกำไร คุณภาพ และเงินสดในคราวเดียว หากเห็นว่าชั่วโมงเครื่องเต็มแต่กำไรไม่ขึ้น มักหมายถึงราคาหรือส่วนผสมงานมีปัญหา ซึ่งควรแก้ที่การรับงานมากกว่าการเร่งเดินเครื่องเพิ่ม

นับกระดาษและวัสดุหลักตามชนิด ขนาด และแกรม โดยชั่งหรือวัดจริงไม่ใช่ประมาณ นับหมึกและน้ำยาคงเหลือ นับงานที่พิมพ์แล้วยังไม่ส่งพร้อมระบุเลขงาน นับงานที่อยู่ระหว่างทำและประเมินขั้นที่ทำไปแล้ว ตรวจทะเบียนแม่พิมพ์ว่าตัวที่เลิกใช้ถูกตัดมูลค่าออกแล้ว และแยกของลูกค้าออกจากของบริษัทให้เห็นชัด สุดท้ายเก็บภาพถ่ายและใบนับที่มีผู้นับและผู้ตรวจลงชื่อ เพราะแฟ้มชุดนี้เป็นหลักฐานที่ผู้ตรวจสอบภายนอกและพนักงานเจ้าหน้าที่มักเรียกดูเมื่อสอบถามมูลค่าสินค้าคงเหลือในภายหลัง